3.2.2.1 Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
Phòng Kế toán HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT
TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Chi nhánh Vị Thanh Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh Chi nhánh Sóc Trăng Chi nhánh Phú Quốc Phòng Công nghệ Thông tin Phòng Tổ chức - Hành chính Chi nhánh Bạc Liêu Cty TNHH MTV TM - DV HAMACO Phòng Kinh doanh Sơn Phòng Kế hoạch - KD. VLXD Phòng Kinh doanh Dầu nhờn Phòng Kinh doanh Gas Phòng Kinh doanh Cát đá Cty TNHH MTV Thiên An
Cửa hàng Xăng dầu HAMACO
25
3.2.2.2 Ban kiểm soát
Ban kiểm soát chịu trách nhiệm giám sát các thành viên trong hội đồng quản trị.
3.2.2.3 Tổng giám đốc
Tổng giám đốc là ngƣời lãnh đạo cao nhất của công ty, chịu trách nhiệm về việc điều hành kinh doanh của toàn công ty.
3.2.2.4 Phó tổng giám đốc
Phó tổng giám đốc chịu sự chỉ đạo trực tiếp của tổng giám đốc, giúp tổng giám đốc trong việc quản lý công ty, phụ trách đôn đốc kiểm tra các phòng ban và theo dõi các hoạt động kinh doanh của công ty.
3.2.2.5 Phòng tổ chức hành chánh
Phòng tổ chức hành chánh gồm:
Trưởng phòng: Quản lý, điều hành chung. Trực tiếp điều hành và kiểm tra các hoạt động về chính sách tuyển dụng, đào tạo, lao động - tiền lƣơng, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, công tác thi đua - khen thƣởng trong toàn công ty.
Phó trưởng phòng: Phụ trách công tác Hành chính theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các hoạt động hành chính, bảo vệ, an toàn vệ sinh lao động trong toàn công ty.
Các nhân viên chuyên môn: Thực hiện nhiệm vụ theo bảng mô tả công việc.
Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu:
- Quản lý, tổ chức, điều hành, kiểm tra các họat động về chính sách tuyển dụng và điều phối lao động:
Hoạch định chiến lƣợc phát triển nguồn nhân lực phù hợp với từng giai đoạn phát triển của công ty.
Thực hiện quy trình tuyển dụng.
Tổng hợp nhu cầu bổ sung nhân sự trong công ty.
Lập kế họach và thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân sự.
Tham mƣu và đề xuất về công tác điều động cán bộ, nhân viên cho ban lãnh đạo công ty.
26
Đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch tuyển dụng hằng năm.
- Quản lý, tổ chức, điều hành và kiểm tra các họat động về chính sách đào tạo:
Thực hiện Quy trình đào tạo.
Đánh giá trình độ chuyên môn, năng lực cán bộ, nhân viên.
Nghiên cứu nội dung, kỹ năng cần đào tạo, đề xuất các đối tƣợng cần đào tạo, đào tạo lại, bồi dƣỡng/tập huấn để nâng cao kỹ năng cần thiết nhằm hoàn thành công việc đƣợc giao.
Lập kế hoạch, chƣơng trình, nội dung và dự trù kinh phí đào tạo hằng năm.
Hƣớng dẫn các đơn vị đánh giá kết quả, hiệu quả sau đào tạo của cán bộ, nhân viên.
Đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch đào tạo hằng năm. - Quản lý, tổ chức, thực hiện và kiểm tra các họat động về chế độ, chính sách lƣơng bổng, đãi ngộ, thi đua – khen thƣởng:
Quản lý lực lƣợng lao động toàn công ty.
Xây dựng Nội quy Lao động, Quy chế làm việc trong công ty.
Xây dựng các chính sách về lƣơng bổng, đãi ngộ BHXH, BHYT, Bảo hộ lao động…
Xây dựng thang bảng lƣơng, theo dõi, kiểm tra và đề xuất việc điều chỉnh lƣơng.
Xây dựng chính sách và tiêu chuẩn thi đua - khen thƣởng, kỷ luật. - Quản lý, điều hành công tác Hành chính - Văn phòng trong công ty:
Tổ chức lực lƣợng bảo vệ chung trong công ty.
Tổ chức, điều hành họat động Hành chính, Văn phòng nhƣ: văn thƣ, tài liệu, thông tin, báo cáo, phục vụ hậu cần, lễ tân, hội nghị…
Duy trì công tác an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ, bảo vệ môi trƣờng trong toàn công ty.
Tổng hợp, thống kê dữ liệu, lƣu trữ hồ sơ tài liệu.
27
Tham gia soạn thảo các văn bản hành chính.
Hƣớng dẫn thực hiện các chế độ, chính sách của Nhà nƣớc liên quan đến hoạt động của công ty và các chỉ thị của lãnh đạo công ty.
3.2.2.6 Phòng kế toán
Phòng kế toán gồm:
Kế toán trưởng: quản lý, chịu trách nhiệm điều hành công tác kế toán trong toàn công ty.
Các nhân viên: Thực hiện nhiệm vụ theo bảng mô tả công việc.
Chức năng:
- Xây dựng và thực hiện hệ thống kế toán công ty theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.
- Tổ chức hệ thống kế toán phù hợp với mô hình bộ máy quản lý của công ty, chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về hệ thống kế toán của Công ty.
- Nghiên cứu các chế độ chính sách về tài chính doanh nghiệp của Nhà nƣớc, Bộ ngành và địa phƣơng để xây dựng chiến lƣợc tài chính của Công ty.
Nhiệm vụ:
- Tổ chức công tác kế toán thuộc các phần hành của phòng kế toán. - Lập các báo cáo kế toán, thống kê, báo cáo định kỳ và Báo cáo tài chính của Công ty gửi đến các cơ quan hữu quan theo chế độ quy định. Tổ chức kiểm tra, đối chiếu, duyệt các báo cáo kế toán, thống kê của các đơn vị trực thuộc.
- Kiểm tra tính hiệu quả của các định mức lao động, tiền lƣơng, các chế độ chính sách đối với ngƣời lao động, các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh, hoạch định chiến lƣợc tài chính, xem xét vấn đề đầu tƣ tài sản cố định, xây dựng cơ bản, các dự toán chi phí, chi tiêu hành chính, sử dụng vật tƣ, tài sản trong công ty.
- Chấp hành các chính sách kinh tế, tài chính theo quy định Nhà nƣớc. Thực hiện chế độ thanh toán, quản lý tiền mặt, vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế. Chịu trách nhiệm quản lý và cấp phát hóa đơn bán hàng, theo dõi và báo cáo thuế theo qui định.
- Trực tiếp chỉ đạo và thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất, đánh giá lại tài sản theo qui định của Nhà nƣớc. Kiểm tra và đề xuất việc giải quyết, xử lý các khoản thiếu hụt, mất mát, hƣ hỏng, nợ không đòi đƣợc và các thiệt hại tài chính khác.
28
- Tổ chức kiểm tra, hƣớng dẫn công tác kế toán trong toàn công ty. Trực tiếp chấn chỉnh theo thẩm quyền. Tổ chức phổ biến, hƣớng dẫn các kế toán viên, thủ quỹ, thủ kho thực hiện đúng các quy định về chuyên môn và đề xuất biện pháp cải tiến nhằm hoàn thiện hệ thống kế toán công ty.
- Kịp thời phát hiện những sai sót, bất hợp lý hoặc vi phạm quy định nội bộ về định mức tài chính gây thiệt hại cho công ty.
- Dựa vào số liệu tài chính - kế toán để phân tích, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn của công ty. Tham gia nghiên cứu, cải tiến tổ chức mô hình kinh doanh, xây dựng các chỉ tiêu tài chính và thực hiện các chính sách tiết kiệm. Đề xuất các giải pháp sử dụng vốn hiệu quả nhằm bảo đảm lợi nhuận và phát huy chế độ tự chủ về tài chính của công ty.
3.2.2.7 Phòng kế hoạch kinh doanh VLXD
Chức năng:
- Tham mƣu cho Ban Tổng Giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh VLXD, phát triển thị trƣờng, tiêu thụ hàng hóa, quản lý các cửa hàng tại Cần Thơ.
Tạo nguồn hàng đáp ứng yêu cầu kinh doanh của công ty.
Xây dựng kế hoạch, tổ chức kinh doanh VLXD tại thị trƣờng Cần Thơ và các công trình ở khác khu vực lân cận.
Phát triển thị trƣờng.
- Tổ chức thực hiện công tác quản lý kho.
- Thực hiện công tác kiểm soát các thiết bị đo lƣờng.
- Tổ chức, quản lý và điều động các phƣơng tiện thủy, bộ vận chuyển hàng hóa ngành vật liệu xây dựng cho các đơn vị trong công ty.
Quản lý, điều động các phƣơng tiện vận chuyển của công ty giao. Kết hợp thuê ngoài đảm bảo đáp ứng nhu cầu vận chuyển nội bộ. - Tổ chức sửa chữa các phƣơng tiện vận chuyển trong công ty.
Nhiệm vụ:
- Thực hiện chiến lƣợc kinh doanh, giữ vững và phát triển thị phần, mở rộng địa bàn và phát triển mạng lƣới khách hàng mới, tăng cƣờng khả năng cạnh tranh, tăng doanh thu, nâng cao lợi nhuận và quảng bá thƣơng hiệu công ty.
29
Bộ phận cung ứng, thống kê:
- Phân tích, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp VLXD.
- Quản lý, cân đối nguồn hàng VLXD tại các kho công ty (Tất cả các kho tại Cần Thơ) nhập hàng hóa, điều phối hàng hóa kịp thời, chính xác và thuận lợi, nhằm đáp ứng yêu cầu kinh doanh của các đơn vị và chiến lƣợc dự trữ hàng.
- Tổ chức tiếp nhận, truyền đạt thông tin, các chính sách của các nhà cung cấp đầy đủ và kịp thời cho các đơn vị.
- Nắm bắt thật chặt chẽ tình hình kho hàng, điều kiện giao nhận của các nhà cung cấp.
- Quản lý, báo cáo hàng tồn kho chặt chẻ, chính xác kịp thời theo yêu cầu.
- Quản lý, giám sát hoạt động phƣơng tiện vận chuyển nhằm giảm tối đa chi phí, theo dõi thời hạn bảo hiểm xe và giấy chứng nhận lƣu hành…
- Quản lý công tác Thu - Chi của tổ vận tải công ty.
- Kết hợp phòng tổ chức hành chánh xây dựng tiền lƣơng cho lái xe/tài công hoặc giao khoán trên từng phƣơng tiện.
- Lập kế hoạch bảo dƣỡng và tổ chức sửa chữa các phƣơng tiện vận chuyển theo định kỳ/đột xuất bảo đảm cho công tác vận chuyển hàng hoá đáp ứng theo yêu cầu các đơn vị kinh doanh.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch nhập xuất hàng hoá.
- Tổ chức bộ phận nghiệp vụ để thực hiện các công tác tiếp nhận, quản lý nhập - xuất kho hàng hoá theo yêu cầu.
- Lƣu trữ và bảo quản tốt chất lƣợng hàng hóa trong kho, sắp xếp hàng hoá trong kho phải theo đúng quy định về quy cách, chủng loại và quy trình kỹ thuật để tiện lợi cho việc nhập xuất hàng đƣợc chính xác và kịp thời.
- Thực hiện việc báo cáo tình hình hoạt động nhập - xuất - tồn theo qui định.
- Quản lý các phƣơng tiện xếp dỡ phục vụ việc nhập - xuất hàng hoá. - Lập kế hoạch và thực hiện công tác kiểm định, bảo trì, bảo dƣỡng và sửa chữa định kỳ các phƣơng tiện xếp dỡ phục vụ công tác kinh doanh.
30
- Lập kế hoạch và tiến hành kiểm định thiết bị đo theo định kỳ bảo đảm cho công tác nhập xuất hàng hoá chính xác nhằm đáp ứng theo yêu cầu các đơn vị kinh doanh.
Đơn vị bán hàng: (Bộ phận bán hàng và các cửa hàng)
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh VLXD cho từng tháng, từng quý, từng năm để thực hiện chiến lƣợc kinh doanh công ty giao.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và mục tiêu hành động của từng đơn vị.
- Theo dõi và giải quyết kịp thời các khiếu nại của khách.
- Xây dựng và thực hiện chính sách bán hàng, chăm sóc khách hàng của đơn vị.
3.2.2.8 Phòng kinh doanh Gas
Chức năng:
Trực tiếp kinh doanh ngành hàng gas, bếp gas tại khu vực ĐBSCL theo chỉ tiêu và kế hoạch của công ty giao.
Nhiệm vụ:
- Trực tiếp chủ động tiếp thị và phát triển thị trƣờng khu vực ĐBSCL. - Nghiên cứu và đánh giá thị trƣờng đang kinh doanh.
- Hoạch định chiến lƣợc kinh doanh cho từng thời điểm để phù hợp với thị trƣờng.
- Lập phƣơng thức hỗ trợ bán hàng cho đại lý và ngƣời tiêu dùng. - Nghiên cứu chính sách bán hàng của nhà cung cấp khi có sự thay đổi. - Phát triển hệ thống gas công nghiệp.
- Kiểm tra hệ thống phòng cháy chữa cháy của các kho thƣờng xuyên. - Thực hiện kế hoạch công ty giao đạt hiệu quả.
- Chấp hành đúng chế độ báo cáo theo chỉ đạo của công ty.
3.2.2.9 Phòng kinh doanh xăng dầu - dầu nhờn
Chức năng: Trực tiếp kinh doanh ngành hàng dầu nhờn tại khu vực ĐBSCL.
Nhiệm vụ:
31
- Nghiên cứu và đánh giá thị trƣờng đang kinh doanh.
- Hoạch định chiến lƣợc kinh doanh cho từng thời điểm để phù hợp với thị trƣờng.
- Lập phƣơng thức hỗ trợ bán hàng cho đại lý và ngƣời tiêu dùng. - Nghiên cứu chính sách bán hàng của nhà cung cấp khi có sự thay đổi. - Đề xuất với Ban Giám đốc và thực hiện các mục tiêu do công ty đƣa ra.
- Thay mặt công ty thực hiện các thỏa thuận với nhà cung cấp trong lĩnh vực kinh doanh dầu nhờn.
- Chấp hành đúng chế độ báo cáo theo chỉ đạo của công ty.