2.2.6.1 Nghiên cứu thị trườngvà lựa chọn đối tác
Nghiên cứu thị trường là việc thu thập và phân tích các dữ liệu về thị trường, người tiêu dùng, đối thủ cạnh tranh, kênh phân phối,… từ đó đưa ra các phương hướng chiến lược cho công ty. Nghiên cứu thị trường là một phần quan trọng không thể thiếu trong kết hoạch xuất khẩu của một công ty, nó giúp cho công ty có thể hoạch định được chiến lược xuất khẩu của mình, tìm ra những thị trường mục tiêu phù hợp với công ty, cũng như là nắm bắt được những cơ hội và hạn chế được những rủi ro từ phía thị trường đối vớicông ty. Nếu công ty là một công ty sản xuất trong nước thì việc nghiên cứu chỉ cần dừng ở giới hạn trong nước, nhưng đối với một công ty xuất khẩu sản phẩm sang nước ngoài thì cần phải nghiên cứu cả thị trường trong và ngoài nước.
+ Đối với thị trường trong nước, công ty cần phải nghiên cứu phân tích về các chính sách, luật pháp có liên quan đến ngành nghề kinh doanh, điều đó cóảnh hưởng thế nào về phía công ty(ưu đãi hay hạn chế), xem xét cơ sở hạ tầng trong nước để vạch ra kế hoạch sản xuất cũng như là vận chuyển hàng hoá. Bên cạnh đó, phân tích chiến lược và tiềm lực đối thủ cạnh tranh để cập nhật thay đổi về sản phẩm, giá cả, chất lượng,… tránh mất đi khách hàng và lôi kéo được khách hàng.
+ Đối với thị trường nước ngoài, cần phân tích về các luật định, rào cản, tiêu chuẩn, phong tục, tạp quán để tránh vi phạm vào gây mất uy tín và khách hàng, cũng như tình hình chính trị để tìm kiếm những thị trường tiềm năng hoặc rút lui khỏi thị trường, phân tích về đối thủ cạnh tranh để đưa ra các chiến lược phù hợp, tìm hiểu thêm về nhà các nhà nhập khẩu để lựa chọn đối tượng tốt nhất cho công ty.
Lựa chọn đối tác là việc sau khi đã thực hiện nghiên cứu thị trường, từ đó tìm ra cho mình một đối tác phù hợp, một nhà nhập khẩu đáng tin cậy và hợp tác lâu dài. Việc lựa chọn đối tác cũng rất quan trọng, phải tìm một nhà nhập khẩu có tính hợp tác cao lợi ích chia đều cho cả hai bên, tôn trọng công ty và công ty cũng hạn chế việc phụ thuộc quá nhiều vào nhà nhập khẩu.
2.2.6.2 Đánh giá hiệu quả thương vụ kinh doanh
Việc đánh giá hiệu quả thương vụ là một tiêu chí đánh giá thông qua tỷ suất huy động hàng xuất khẩu. Tỷ suất này là tổng chi phí (có tính lãi định mức) bằng tiền Việt Nam để thu được một đơn vị ngoại tệ.
Xe= Le/Fe
Xe: tỷ xuất huy động hàng xuất khẩu Le: số nội tệ phải bỏ ra để xuất khẩu Fe: số ngoại tệ thu từ xuất khẩu
Nếu tỷ suất huy động hàng xuất khẩu thấp hơn tỷ giá hối đoái dự kiến ở thời điểm thanh toán thì nên kinh doanh xuất khẩu. Còn ngược lại, nếu tỷ suất huy động hàng xuất khẩu cao hơn tỷ giá hối đoái dự kiến ở thời điểm thanh toán thì không nên kinh doanh xuất khẩu.
2.2.6.3 Tiến hành đàm phán
Sau khi nghiên cứu thị trường, lựa chọn đối tác và đánh giá hiệu quả của thương vụ thì bước tiếp theo là tiến hành đàm phán. Tiến hành đàm phán là việc người xuất khẩu và người nhập khẩu trao đổi với nhau về giá cả, số lượng, phẩm chất hàng hoá, phương thức vận chuyển, phương thức thanh toán,… nếu cả hai đều đồng ý với các yêu cầu của nhau thì có thể tiến đến ký kết hợp đồng, ngược lại thì chấm dứt không tiến hành ký kết hợp đồng. Thường thì việc đàm phán là trực tiếp hoặc qua thư thương mại.
Trên thực tế, việc giao dịch hàng hoá có thể trải qua các bước sau:
+ Hỏi hàng (enquiry): là lời đề nghị cho việc thiết lập giao dịch mà nhà nhập khẩu gửi cho nhà xuất khẩu, điều này đồng nghĩa với việc nhà nhập khẩu yêu cầu nhà xuất khẩu cho biết về giá cả và các điều kiện liên quan để có thể mua hàng. Xét về pháp lý, thì việc hỏi hàng không bị ràng buộc bởi luật pháp, nhà nhập khẩu sau khi nhận các thông tin từ nhà xuất khẩu có quyền mua hoặc không mua hàng đều được.
+ Phát giá hay chào hàng (offer): là việc nhà xuất khẩu đưa ra đề nghị được ký kết hợp đồng bán hàng với nhà nhập khẩu. Có hai loại chào hàng thông thường là chào hàng tự do và chào hàng cố định. Chào hàng tự do là việc chào hàng không bị ràng buộc với pháp luật, cũng không có thời gian quy định về việc cung cấp hàng hoá và được phát cho tất cả các nhà nhập khẩu tiềm năng, nếu ai trả giá cao nhất sẽ bán cho người đó hoặc trường hợp có lợi cho nhà xuất khẩu. Chào hàng cố định là việc nhà xuất khẩu chỉ chào hàng cho một nhà nhập khẩu nhất định, việc này ràng buộc về mặt pháp lý, nếu nhà nhập khẩu chấp nhận mua hàng thì nhà xuất khẩu phải thực hiện đúng những điều khoản đã được giao trong thư chào hàng nếu là sai sẽ có thể bị kiện và bồi thường, thời gian hiệu lực của thư chào hàng cố định thường là 30 ngày. Ngoài ra, còn có các loại thư chào hàng khác như thư chào hàng bảo vệ và thư chào hàng thăm dò.
+ Đặt hàng (order): là việc thể hiện ý muốn mua hàng của nhà nhập khẩu, nhà nhập khẩu sẽ đưa ra tên hàng, số lượng, giá cả, phẩm chất, thời gian giao hàng,… để nhà xuất khẩu xem xét có thể đáp ứng đủ yêu cầu của nhà nhập khẩu không, nếu nhà xuất khẩu đồng ý thì phải thực hiện đúng như các điều khoản đã được yêu cầu, nếu không làm đúng sẽ có thể bị kiện hoặc phải bồi thường.
+ Chấp nhận (acceptance): là việc nhà nhập khẩu đồng ý với thư chào hàng của nhà xuất khẩu và có thể tiến đến hợp đồng. Nếu nhà nhập khẩu đồng ý hoàn toàn thì sẽ gửi thư đồng ý hoàn toàn vô điều kiện và nhà xuất khẩu thực hiện hợp đồng theo những điều khoản được giao. Nếu nhà nhập khẩu chưa đồng ý hoàn toàn thì sử dụng thư đồng ý có điều kiện để đưa ra những điều khoản khác mà mình mong muốn hơn.
+ Xác nhận (confirmation): là việc khẳng định lại việc mua bán hàng hoá để tăng thêm tính chắc chắn của giao dịch, hai bên sẽ đồng ý hoàn toàn với các điều khoản đã thoả thuận. Khi giấy xác nhận được đưa thì các văn bản trước khi hai bên tiến hành ký kết hợp đồng sẽ không còn hiệu lực, nhưng nếu bên
nào vi phạm các điều khoản của giấy xác nhận thì vẫn sẽ phải chịu trách nhiệm về mặt pháp lý.
2.2.6.4 Tiến hành ký kết hợp đồng
Ký kết hợp đồng là việc sau khi hai bên đã thống nhất trong đàm phán, chấp nhận những thoả thuận của nhau và đưa ra các điều khoản chung. Sau khi ký kết các bên sẽ phải thực hiện đúng các điều khoản, nếu bên nào là sai sẽ phải chịu bồi thường hoặc bị kiện.
2.2.6.5 Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Sau khi ký kết hợp đồng, nhà xuất khẩu sẽ tổ chức thực hiện hợp đồng thông các bước sau:
+ Sản xuất/thu mua hàng: nhà xuất khẩu sẽ tổ chức thu mua hoặc sản xuất hàng hoá theo yêu cầu và phải đảm bảo đúng tiến độ quy định.
+ Kiểm tra L/C (nếu thanh toán bằng L/C): nhà xuất khẩu kiểm tra L/C có cùng ngân hàng với ngân hàng trong hợp đồng đã ký và đúng với các điều khoản đã thoả thuận không, nếu không thì yêu cầu bên nhập khẩu sửa lại.
+ Đóng gói, ghi ký mã hiệu cho hàng hoá: nhà xuất khẩu sẽ đóng gói và ghi ký mã hiệu cho sản phẩm chờ ngày tập kết để xuất hàng.
+ Tập hợp các chứng từ và xin các chứng nhận theo quy định của hợp đồng và pháp luật: nhà xuất khẩu thực đến các cơ quan quản lý Nhà nước quản lý về mặt hàng mà doanh nghiệp sản xuất hiện xin giấy phép xuất khẩu (nếu mặt hàng là loại hàng hoá cần giấy phép xuất khẩu), cũng như là các giấy tờ cần thiết theo hợp đồng và pháp luật, tổ chức tập hợp các chứng từ liên quan.
+ Ký kết hợp đồng vận tải, hợp đồng bảo hiểm: điều này phụ thuộc vào thoả thuận của hai bên trong hợp đồng, nếu theo thoả thuận nhà xuất khẩu làm việc này thì nhà xuất khẩu phải ký kết với công ty bảo hiểm, công ty vận tải để thực hiện đúng yêu cầu.
+ Làm thủ tục/khai báo hải quan cho lô hàng: nhà xuất khẩu tập kết hàng hoá làm thủ tục/khai báo với hải quan chờ duyệtđể xuất khẩu hàng.
+ Giao hàng cho người vận tải: sau khi được xét duyệt của hải quan nhà xuất khẩu giao hàng cho người vận chuyển và nhận B/L.
+ Gửi bộ chứng từ và B/L cho nhà nhập khẩu: nhà xuất khẩu gửi bộ chứng từ hàng hoá xuất khẩu và B/L cho người mua thông qua ngân hàng đại diện phục vụ cho mình.
+ Theo dõi quá trình vận chuyển: nhà xuất khẩu theo dõi quá trình vận chuyển nếu có thông tin gì thì cần phải thông báo cho người mua.
+ Nhận tiền thanh toán: nhà xuất khẩu đến ngân hàng đại diện nhận tiền thanh toán sau khi nhà nhập khẩu nhận được hàng và các thủ tục thanh toán được ngân hàng đại diện nhà xuất khẩu chấp nhận.
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp
Hình 2.1 Thủ tục xuất khẩu thông dụng