2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu
Chủ yếu sử dụng số liệu thứ cấp do công ty TNHH hai thành viên Hải sản 404 cung cấp. Ngoài ra tác giả có tham khảo thêm từ sách, internet.
25
2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu
2.2.2.1 Đối với mục tiêu 1
Chủ yếu tác giả sử dụng phƣơng pháp tổng hợp, so sánh số tuyệt đối và số tƣơng đối để tìm hiểu mức độ biến động của lao động và tiền lƣơng tại Công ty qua các năm.
Tổng hợp các số liệu cần thiết để phân tích.
Phƣơng pháp so sánh là một phƣơng pháp đƣợc sử dụng rất rộng rãi trong phân tích kinh doanh. Sử dụng phƣơng pháp so sánh trong phân tích là đối chiếu các chỉ tiêu, các hiện tƣợng kinh tế đã đƣợc lƣợng hoá có cùng một nội dung, một tính chất tƣơng tự để xác định xu hƣớng và mức độ biến động của các chỉ tiêu đó. Nó cho phép chúng ta tổng hợp đƣợc những nét chung, tách ra đƣợc những nét riêng của các hiện tƣợng kinh tế đƣa ra so sánh, trên cơ sở đó đánh giá đƣợc các mặt phát triển hay các mặt kém phát triển, hiệu quả hay kém hiệu quả để tìm các giải pháp nhằm quản lý tối ƣu trong mỗi trƣờng hợp cụ thể.
+ Phƣơng pháp so sánh tuyệt đối: là kết quả của phép trừ giữa trị số của kỳ phân tích với kỳ gốc của các chỉ tiêu kinh tế.
ΔY = Y1 – Y0
Ghi chú:
Y0: Chỉ tiêu năm trƣớc Y1: Chỉ tiêu năm sau
ΔY: Phần chênh lệch tăng, giảm của các chỉ tiêu
Phƣơng pháp so sánh tuyệt đối là phƣơng pháp sử dụng số liệu năm tính so với số liệu năm trƣớc của các chỉ tiêu nhƣ : hình thức tác động vào đối tƣợng lao động (trực tiếp và gián tiếp) ; về giới tính (nam và nữ) ; về trình độ (đại học, trên đại học, cao đẳng, trung cấp)…. xem có biến động hay không để tìm ra nguyên nhân biến động của các chỉ tiêu, từ đó đề ra một số biện pháp khắc phục.
+ Phƣơng pháp so sánh tƣơng đối: Là kết quả giữa phép chia trị số của kỳ phân tích so với kỳ gốc của các chỉ tiêu kinh tế.
%Y= x 100 Ghi chú: Y0: Chỉ tiêu năm trƣớc
26 %Y: Tốc độ tăng trƣởng
ΔY: Phần chênh lệch tăng, giảm của các chỉ tiêu
Đây là phƣơng pháp dùng để làm rõ tình hình biến động của các chỉ tiêu, so sánh tốc độ tăng trƣởng của các chỉ tiêu giữa các năm và so sánh tốc độ tăng trƣởng giữa các chỉ tiêu. Từ đó tìm ra nguyên nhân phát sinh và đƣa ra biện pháp khắc phục.
2.2.2.2 Đối với mục tiêu 2
Tác giả sử dụng phƣơng pháp thay thế liên hoàn để phân tích tình hình sử dụng lao động cũng nhƣ công tác kế toán tiền lƣơng. Qua đó làm rõ sự biến động chi phí tiền lƣơng qua các năm.
2.2.2.3 Đối với mục tiêu 3
Dựa vào kết quả phân tích, so sánh số liệu bên trên, tham khảo các chính sách liên quan, tác giả sử dụng phƣơng pháp phân tích suy luận để đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lƣơng tại Công ty.
27
CHƢƠNG 3
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH HAI THÀNH VIÊN HẢI SẢN 404 VÀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA ĐƠN VỊ 3.1. LỊCH SỬ HÌNH VÀ PHÁT TRIỂN
3.1.1 Thông tin chung
Tên gọi chính: Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên hải sản 404 Tên thƣơng mại: Gepimex 404 Company
Địa chỉ: số 404, đƣờng Lê Hồng Phong, quận Bình Thủy, TP. Cần Thơ Điện thoại: 0710 3841083
Fax: 071.814017
Tài khoản: tại Ngân hàng Công thƣơng TP. Cần Thơ Tài khoản VNĐ: 710A.56209
Tài khoản USD: 710B.56209
Văn phòng đại diện: 557D Nguyễn Tri Phƣơng, quận 10, TP. HCM Website: www.gepimex404.com
3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
CT TNHH HTV HS 404 là một doanh nghiệp nhà nƣớc trực thuộc Quân khu 9, đƣợc thành lập ngày 20/11/1991 theo quyết định của Bộ Quốc Phòng, căn cứ theo quyết định 338/HĐBT của Hội đồng Bộ Trƣởng đồng ý thành lập có nhiệm vụ chế biến thủy hải sản xuất khẩu. Là đơn vị duy nhất của Quân khu 9 làm nhiệm vụ kinh doanh chế biến thủy hải sản xuất khẩu.
Các giai đoạn phát triển của công ty:
Giai đoạn 1977-1984: trƣớc năm 1975 cơ sở này do quân đội ngụy quyền xây dựng và sử dụng. Sau giải phóng năm 1975 công ty đƣợc tái thành lập với tên gọi là “Đội công nghiệp nhẹ” sau đổi thành “Xƣởng chế biến 404” với nhiệm vụ chế biến những mặt hàng nhằm mục đích phục vụ cho tuyền tuyến. Các mặt hàng chủ yếu nhƣ lƣơng khô, thịt kho, lạp xƣởng, nƣớc mắm... các hoạt động trong thời gian này theo phƣơng thức bao cấp hoàn toàn. Năm 1982 công ty đƣợc đổi tên
28
thành “Xí nghiệp chế biến hải sản 404” với phƣơng thức hoạt động nữa kinh doanh nữa bao cấp và phải báo cáo tình hình lãi lỗ cho Quân khu 9.
Giai đoạn 1984-1993:
Do tình hình kinh tế cũng nhƣ đất nƣớc có nhiều thay đổi và từng bƣớc phát triển, công ty đã có tầm nhìn chiến lƣợc mạnh dạn đổi mới dây chuyền thiết bị hiện đại nhằm tăng năng suất và chất lƣợng sản phẩm, với những điều kiện thuận lợi đó xí nghiệp đã nâng cấp thành Công ty Xuất Nhập khẩu Tổng hợp 404 (GEPIMEX 404 COMPANY) theo quyết định số 076 của Bộ Quốc phòng. Đây là một xí nghiệp chuyển đổi hoàn toàn sang hạch toán độc lập chấp nhận cạnh tranh để tồn tại, vƣơn lên và phát triển.
Đến năm 1993 công ty đƣợc Bộ thƣơng mại cấp giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp số 1.12.1.1. để công ty chủ động trong việc xuất khẩu trực tiếp những mặt hang hải sản mà không cần xuất qua ủy thác.
Giai đoạn 1993 đến nay:
Ngày 28/10/2009, căn cứ vào tờ trình số 1040/TTr-KT của Phòng Kinh tế Quân khu về việc cho phép công ty Hải sản 404 liên kết với công ty Cổ phần XNK thủy sản Phƣơng Lan để chuyển thành CT TNHH HTV HS 404 đi vào hoạt động từ tháng 10 năm 2010.
Công ty luôn cố gắng không ngừng cải tiến kỹ thuật, thiết bị máy móc hiện đại và phòng kiểm nghiệm có khả năng kiểm tra các chỉ tiêu vi sinh học, choloramphenico có đội ngũ cán bộ kỹ thuật và công nhân có tay nghề cao. Sản phẩm của công ty luôn đảm bảo yêu cầu an toàn vệ sinh thực phẩm đƣợc xuất khẩu sang nhiều nƣớc trên thế giới nhƣ: Pháp, Đức, Tây Ban Nha, Hà Lan, Thụy Sỹ, Mỹ, Nga, Ai Cập, Ả Rập, Hàn Quốc, Hồng Kông, Singapore... Hiện nay công ty đang thực hiện chƣơng trình quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn HACCP, GMP, SSOP.
Hiện nay công ty còn liên doanh với công ty TOTALGAS, công ty TOTALGAS là đơn vị trực thuộc CT TNHH HTV HS 404 liên doanh với tập đoàn TOTAL GAS của Pháp. Các sản phẩm chính của công ty gồm cung ứng khí đốt hóa lõng cho nhiều lĩnh vực của ngành kinh doanh khí đốt nhƣ: cung cấp gas cho các cơ sở công nghiệp, tiểu công nghiệp, nhà hàng, hộ gia đình.
3.1.3 Chức năng, nhiệm vụ
29
Là một doanh nghiệp nhà nƣớc, CT TNHH HTV HS 404 có các chức năng sau: thu mua nguyên liệu, chế biến gia công nông sản, hải sản xuất khẩu, vận tải thủy bộ, dịch vụ kho đông lạnh 3000 tấn chứa hàng thủy hải sản xuất khẩu, kinh doanh gas hóa lõng, xăng, dầu, nhớt, nhập khẩu hàng hóa phục vụ sản xuất.
3.1.3.2 Nhiệm vụ:
Công ty có những nhiệm vụ sau:
Tổ chức thu mua, tiếp thị, chế biến nguyên liệu và xuất khẩu sản phẩm thủy sản theo đúng quy trình chế biến hàng xuất khẩu, đảm bảo số lƣợng, chất lƣợng và thời gian hợp đồng.
Làm thủ tục đăng ký kinh doanh và hoạt động theo đúng quy định của pháp luật, nhà nƣớc và Bộ quốc phòng.
Khai thác và sử dụng hiệu quả vốn, đảm bảo đầu tƣ, mở rộng đầu tƣ sản xuất, đổi mới thiết bị, tăng dần tích lũy.
Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng mua bán, gia công chế biến thủy hải sản giữa công ty và đơn vị khác.
Thực hiện tốt chính sách, chế độ quản lý tài sản, lao động, tiền lƣơng,... đảm bảo công bằng bình đẳng.
Chăm lo tốt đời sống các bộ nhân viên trong công ty, làm tốt công tác an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ an ninh.
30
3.2. ĐẶC ĐIỂM VỀ BỘ MÁY TỔ CHỨC 3.2.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức 3.2.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức
(Nguồn: phòng Tổ chức )
Hình 3.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức của CT TNHH HTV HS 404
3.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Do quy mô sản xuất kinh doanh tƣơng đối lớn và nhu cầu không ngừng phát triển kinh doanh mở rộng sản xuất, nâng cao chất lƣợng sản phẩm cho phù hợp với thị trƣờng. Công ty không ngừng cải tiến, đổi mới và hoàn thiện bộ máy tổ chức hoạt động và để phù hợp với sự phát triển không ngừng của thị trƣờng.
3.2.2.1 Ban giám đốc
Giám đốc: là ngƣời lãnh đạo cao nhất của công ty, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Giám đốc chỉ đạo công ty theo mục tiêu đã định. Mọi quyết định của giám đốc đều đặt lợi ích của công ty lên hàng đầu. Mặt khác, quyết định của giám đốc cũng ảnh hƣởng đến sự thành công hay thất bại của công ty.
31 Vai trò của giám đốc là:
Phụ trách công tác xuất nhập khẩu, đầu tƣ liên doanh liên kết.
Quản lý mua nguyên liệu, giá bán thành phẩm xuất khẩu, bán nội địa.
Giám đốc là ngƣời điều hành chỉ đạo mọi công việc của công ty, mọi quyết định phải đƣợc phê duyệt của giám đốc.
Phó giám đốc: đƣợc giám đốc phân công quản trị nội bộ công tác Đảng, công tác chính trị.
Phó giám đốc sản xuất: chịu trách nhiệm quản lý, chỉ đạo công tác sản xuất chế biến hàng ngày ở các xí nghiệp, nhà máy, theo dõi việc thực hiện định mức tiêu hao nguyên liệu, vật tƣ.
Phó giám đốc kế hoạch: chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi kế hoạch ở các phân xƣởng, kiểm tra thời gian thực hiện kế hoạch và báo cáo kết quả cho cấp trên, đồng thời soạn thảo các hợp đồng kinh tế, theo dõi việc thực hiện hợp đồng và kế hoạch kinh doanh.
3.2.2.2 Các phòng ban trực thuộc
Phòng kế toán: tổ chức công tác hạch toán kế toán, phân tích hoạt động kinh tế, tiền, vốn, việc sử dụng tài sản, hiệu quả HĐKD và đề xuất biện pháp quản lý tài chính.
Phòng kinh doanh & xuất nhập khẩu: soạn thảo các hợp đồng kinh tế, tổ chức thực hiện theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng xuất khẩu. Cung cấp toàn bộ số tài liệu cho việc điều hành sản xuất kinh doanh của Ban Giám đốc. Xây dựng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu. Chịu trách nhiệm về giao dịch với khách hàng trong và ngoài nƣớc. Nghiên cứu marketing, tìm hiểu phân phối thị trƣờng tiêu thụ. Trực tiếp công tác xuất nhập khẩu, làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa vật tƣ.
Phòng kế hoạch: dƣới sự chỉ đạo của Ban Giám đốc, tham mƣu cho Ban Giám đốc về xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh, lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch luân chuyển hàng hóa của công ty. Nghiên cứu thị trƣờng trong nƣớc. Triển khai đôn đốc thực hiện tiêu chí kế hoạch của công ty, báo cáo kết quả lên cấp trên. Soạn thảo các hợp đồng kinh tế và theo dõi thực hiện các hợp đồng. Cùng với phòng tài chính và phòng kinh doanh xuất khẩu theo dõi hoạt động của công ty.
32
+ Kho thành phẩm: gồm tổ trƣởng, tổ phó với nhiệm vụ thống kê, lên cơ cấu hàng hóa, kiểm tra hàng hóa và quản lý kho lạnh.
+ Phần xƣởng nƣớc đá: có nhiệm vụ sản xuất nƣớc đá phục vụ cho sản xuất của công ty và nhân dân trong vùng.
+ Kỹ thuật KCS: kiểm tra giám sát việc thực hiện chế độ kỹ thuật sản xuất, chế độ vệ sinh công nghệ thực phẩm, làm dấu những sản phẩm không đạt chất lƣợng. Thống kê các dạng sản phẩm xấu, từ đó phân tích các nguyên nhân làm cho sản phẩm xấu, những thiếu sót trong từng khâu và đề ra các biện pháp khắc phục. Tiếp nhận và xử lý khiếu nại, thắc mắc của khách hàng, kiến nghị lên cấp trên.
3.2.3 Nguồn tài chính
Công ty TNHH Hai Thành viên Hải sản 404 có hình thức sở hửu vốn gồm Công ty TNHH 1 TV 622 góp vốn 70% tƣơng đƣơng 58.733.000.000đ và Công ty cổ phần XNK TS Phƣơng Lan góp vốn 30% tƣơng đƣơng 25.171.000.000đ. Tổng số vốn góp là 83.904.000.000đ (bằng chữ: tám mƣơi ba tỷ chín trăm lẽ bốn triệu đồng chẵn). Vốn sở hữu bao gồm những thành phần vốn mà công ty có quyền khai thác, sử dụng lâu dài trong hoạt động xuất khẩu nói riêng và kinh doanh nói chung. Trong những năm gần đây nguồn vốn của công ty chủ yếu là từ Ngân sách nhà nƣớc, do Quân Khu cấp, vốn vay từ Ngân Hàng và vốn tự huy động.
3.2.4 Cơ sở vật chất trang thiết bị
Khu nhà xƣởng của công ty đƣợc xây dựng trong khuôn viên của công ty có diện tích 15.000m2. Với khu nhà xƣởng đƣợc bố trí ngay trong công ty là một thuận lợi đảm bảo đƣợc hiệu quả về thời gian và chất lƣợng quản lí.
Cơ sở vật chất của công ty là khá tốt có thể đáp ứng đƣợc tiêu chuẩn khắt khe của những thị trƣờng khó tính nhất. Công ty đã xây dựng đƣợc phòng thí nghiệm riêng đạt chuẩn quốc tế với đội ngũ kỹ thuật viên có trình độ chuyên môn cao. Với phòng thí nghiệm này công ty có thể chủ động kiểm tra chất lƣợng và các chỉ tiêu về cảm quan, vi sinh và hoá học đối với nguồn nguyên liệu đầu vào cũng nhƣ sản phẩm đầu ra. Bên cạnh đó, cơ sở nhà máy, phân xƣởng chế biến và một số máy móc do đã xây dựng và sử dụng lâu năm nên đã bắt đầu xuống cấp và hao mòn dẫn đến năng suất ở một số khâu bị giảm sút, do đó không đáp ứng đƣợc nhu cầu mở rộng hoạt động sản xuất chế biến.
33
3.3 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI ĐƠN VỊ
3.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán và chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận kế toán kế toán
Công ty TNHH hai thành viên Hải sản 404 là một doanh nghiệp hoạt động với quy mô lớn có nhiều phân xƣởng sản xuất tập trung tại công ty. Vì vậy, công ty áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán theo nguyên tắc tập trung, thống nhất dƣới sự chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trƣởng.
3.3.1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn: phòng Tổ chức
Hình 3.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của CT TNHH HTV HS 404
3.3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận kế toán
Công ty có nhiều bộ phận kế toán riêng biệt. Mỗi bộ phận có nhiệm vụ và chức năng khác nhau chịu trách nhiệm với phần việc mình làm.
Kế toán trƣởng: là ngƣời lãnh đạo cao nhất trong bộ máy kế toán, tham mƣu cho Giám đốc về các hoạt động kinh doanh, thƣờng xuyên kiểm tra các hoạt động kinh doanh, theo dõi và kịp thời phát hiện sai phạm để đƣa ra biện pháp khắc phục sửa chữa.
Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ khóa sổ, lập bảng cân đối kế toán, quyết toán thuế và lập báo cáo tài chính. Đồng thời xác định kết quả kinh doanh, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh.
KẾ TOÁN GIÁ THÀNH THỦ QUỸ KẾ TOÁN NGÂN HÀNG KẾ TOÁN THUẾ KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN TRƢỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN XNK
34
Kế toán xuất nhập khẩu: có nhiệm vụ xây dựng phƣơng pháp hoạt động sản xuất kinh doanh, nghiên cứu thị trƣờng, tìm khách hàng và bảo đảm hàng hóa xuất khẩu phải đúng theo hợp đồng.
Kế toán thanh toán: lập bảng lƣơng hàng tháng, theo dõi các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, các khoản phải thu, phải trả khác, đồng thời theo dõi và thu hồi tạm ứng, theo dõi và lập phiếu thu chi, theo dõi công nợ phải trả, phải thu khách hàng.