4.2.2.1 Hạch toán chi tiết
Do thời gian nghiên cứu có hạn, nên đề tài tập trung nghiên cứu và phân tích tình hình hạch toán lƣơng và các khoản trích theo lƣơng phòng Kế hoạch – Kinh doanh của Công ty TNHH hai thành viên Hải sản 404. Bộ phận này chịu trách nhiệm giao dịch với khách hàng trong và ngoài nƣớc, soạn thảo các hợp đồng xuất khẩu, trực tiếp thực hiện công tác xuất nhập khẩu vật tƣ hàng hóa của công ty.
59
Đây là bộ phận thuộc khối quản lý của Công ty, đƣợc tính lƣơng bằng hình thức tính lƣơng theo sản phẩm gián tiếp. Số liệu phân tích đƣợc thu thập trong tháng 6 năm 2013.
Sau đây là danh sách nhân viên phòng Kế hoạch – Kinh doanh: Bảng 4.5 Danh sách nhân viên phòng kế toán
STT Họ và tên Chức vụ Hệ số lƣơng
1 Nguyễn Thị Xuân Hƣơng Trƣởng phòng 6.28
2 Bùi Thị Kim Thủy Phó phòng 4.96
3 Trần Minh Phúc Phó phòng 4.96
4 Lƣu Thị Bích Hà Thủ tục Hải quan 3.57
5 Trần Thị Thanh Nhàn Thủ kho 3.26
6 Nguyễn Thị Tánh Thủ kho
Nguồn: phòng Tổ chức công ty TNHH HTV HS 404
* Trình tự hạch toán
- Công ty chỉ thanh toán lƣơng cho nhân viên một lần trong tháng, nên đầu tháng công ty không thực hiện chi ứng cho nhân viên mà chỉ chi tạm ứng khi nhân viên có nhu cầu ứng lƣơng.
- Đầu tháng, trƣởng phòng tiến hành chấm công cho nhân viên bộ phận mình theo những quy định của bảng chấm công (xem phụ lục 1- trang 84). Cuối tháng, khi công tác chấm công hoàn tất, bảng chấm cống sẽ đƣợc công khai để nhân viên xem xét, kiểm tra và ký nhận.
- Đến ngày 20 trở đi, những nhân viên có nhu cầu ứng lƣơng liên hệ trực tiếp đến phòng kế toán để ứng lƣơng. Kế toán lập giấy đề nghị tạm ứng ( mẫu số 03-TT, ban hành theo QĐ 15 ngày 20/3/2006 của BTC) và trình lên ban giám đốc Công ty. Nếu giám đốc duyệt, kế toán lập phiếu chi để thủ quỹ chi tạm ứng cho nhân viên. Trong tháng 6 năm 2013, phòng Kế hoạch – Kinh doanh phát sinh 3 trƣờng hợp ứng lƣơng là Nguyễn Thị Xuân Hƣơng (1.000.000 đồng), Bùi Thị Kim Thủy (500.000 đồng) và Lƣu Thị Bích Hà (150.000 đồng).
- Cuối tháng, trƣởng bộ phận ký vào bảng chấm công, cũng nhƣ những bộ phận khác, tập hợp các chứng từ liên quan nhƣ giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu nghỉ
60
hƣởng BHXH, đơn xin nghỉ phép năm,… và chuyển về phòng kế toán. Tại đây, bộ phận kế toán sẽ lập bảng thanh toán lƣơng, bảng trích các khoản theo lƣơng cho từng bộ phận và lập bảng tổng hợp lƣơng cho toàn công ty. Trong tháng 6 năm 2013, phòng Kế hoạch - Kinh doanh không có phát sinh trƣờng hợp nghỉ hƣởng BHXH.
Phòng kế toán lập bảng thanh toán lƣơng phòng Kế hoạch – Kinh doanh nhƣ sau:
61
Bảng 4.6 Bảng thanh toán lƣơng tháng 06 năm 2013 của phòng Kế hoạch – Kinh doanh
Đơn vị tính: Đồng Nguồn: phòng Tổ chức công ty TNHH HTV HS 404 STT HỌ VÀ TÊN CẤP BẬC CÔNG VIỆC NGÀY VÀO LÀM VIỆC TỔNG HỆ SỐ LƢƠNG TỐI THIỂU THÀNH TIỀN Phép năm, phụ cấp, khác, chờ hƣu Tổng thu nhập Lƣơng cơ bản Tổng cộng các khoản phải nộp Trừ ứng lƣơng Ủng hộ “Tình đồng đội” Tiền lƣơng đƣợc lĩnh Ký nhận 1 Nguyễn Thị Xuân Hƣơng Trƣởng phòng 09/04 6,28 1.592.610 10.001.591 - 10.001.591 7.200.900 504.063 1.000.000 276.958 8.220.570 2 Bùi Thị Kim Thủy Phó phòng 10/11 4,96 1.592.610 6.987.883 720.865 7.708.748 6.247.500 437.325 500.000 240.288 6.531.135 3 Trần Minh Phúc Phó phòng 09/97 4,96 1.592.610 6.987.883 593.654 7.581.536 5.145.000 360.150 - 197.885 7.023.502 4 Lƣu Thị Bích Hà Thủ Tục HQ 07/97 3,57 1.592.610 4.373.552 1.441.731 5.815.283 6.247.500 437.325 150.000 240.288 4.987.669 5 Trần Thị Thanh Nhàn Thủ kho 03/02 3,26 1.592.610 5.191.909 - 5.191.909 2.887.500 274.313 - 111.058 4.806.538 6 Nguyễn Thị Tánh Thủ kho 05/09 - - 3.000.000 - 3.000.000 - - - - 3.000.000 Tổng cộng 23,03 36.542.817 2.756.250 39.299.067 27.728.400 2.013.176 1.650.000 1.066.477 34.569.414
62
Dựa trên bảng thanh toán lƣơng, kế toán tiến hành lập bảng các khoản trích theo lƣơng của phòng Kế hoạch – Kinh doanh nhƣ sau:
Bảng 4.7 Bảng trích các khoản theo lƣơng tháng 06 năm 2103
Đơn vị tính: Đồng
Nguồn: phòng Tổ chức công ty TNHH HTV HS 404
- Do Công ty TNHH HTV HS 404 là doanh nghiệp nhà nƣớc trực thuộc Quân khu 9, nên có chế độ đãi ngộ riêng cho những sĩ quan. Theo đó, những nhân viên nào là sĩ quan nhà nƣớc thì chỉ trích BHXH 7% theo lƣơng, các khoản còn lại do nhà nƣớc hỗ trợ, những nhân viên nào là công nhân viên Quốc Phòng thì trích BHXH 7%, BHYT 1,5%, các khoản còn lại do nhà nƣớc hỗ. Riêng những lao động làm theo hợp đồng thì tham gia hết tất cả các khoản.
- Riêng phòng Kế hoạch – Kinh doanh của Công ty có trƣờng hợp thủ kho Nguyễn Thị Tánh, vì là nhân viên hợp đồng, chƣa vào biên chế của công ty nên không đóng bảo hiểm và không đƣợc hƣởng chế độ ƣu đãi của Công ty.
- Tƣơng tự nhƣ phòng Kế hoạch – Kinh doanh, kế toán cũng lập bảng thanh toán lƣơng và bảng trích các khoản theo lƣơng của các bộ phận khác của toàn bộ Công ty. Dựa trên những bảng này kế toán lập bảng tổng hợp lƣơng và bảng phân bổ tiền lƣơng của toàn Công ty (xem phụ lục 2 và 3 – trang 85, 86).
STT HỌ VÀ TÊN CHỨC VỤ LƢƠNG CƠ BẢN BHXH 7% BHYT 1,5% BHTN 1% 1 Nguyễn Thị Xuân Hƣơng Trƣởng phòng 7.200.900 504.063 2
Bùi Thị Kim Thủy Phó
phòng 6.247.500 437.325 3 Trần Minh Phúc Phó phòng 5.145.000 360.150 4 Lƣu Thị Bích Hà Thủ Tục HQ 6.247.500 437.325 5 Trần Thị Thanh Nhàn Thủ kho 2.887.500 202.125 43.313 28.875 6 Nguyễn Thị Tánh Thủ kho - - - - TỔNG CỘNG 27.728.400 1.940.988 43.313 28.875
63
- Sau khi tính toán và lập các bảng tổng hợp lƣơng, kế toán chuyển các bảng tổng hợp này đến cho giám đốc xem xét, kiểm tra và ký phê duyệt. Bảng thanh toán và tổng hợp lƣơng đƣợc giám đốc phê duyệt đƣợc giao cho thủ quỹ của Công ty để thủ quỹ tiến hành chi trả lƣơng cho nhân viên. Tổ trƣởng các bộ phận là ngƣời chịu trách nhiệm nhận tiền lƣơng của bộ phận mình sau đó mang về phát lƣơng cho nhân viên bằng tiền mặt vào ngày 07 của đầu tháng sau.
4.2.2.1 Hạch toán tổng hợp
Sau đây là minh họa một số nghiệp vụ kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng phát sinh tháng 06 năm 2013 và cách hạch toán (ĐVT: đồng):
* Kế toán tiền lương
(1) Tính lƣơng cho công nhân viên tháng 06/2013 + Tính lƣơng công nhân PX kho 2000T:
ĐK:
Nợ TK 627E 90.201.056
Có TK 334 90.201.056 + Tính lƣơng công nhân nuôi cá:
ĐK:
Nợ TK 627R 5.489.212
Có TK334 5.489.212 + Tính lƣơng nhân viên phụ trách bếp ăn: ĐK:
Nợ TK 6421 32.549.212
Có TK 334 32.549.212 + Tính lƣơng nhân viên bán hàng:
ĐK:
Nợ TK 6411 91.662.206
Có TK 334 91.662.206 + Tính lƣơng nhân viên quản lý doanh nghiệp: ĐK:
64 Nợ TK 6421 109.542.532
Có TK 334 109.542.532 + Tính lƣơng Giám đốc Công ty:
ĐK:
Nợ TK 6421 22.344.000
Có TK 334 22.344.000 + Tính lƣơng Hội đồng thành viên Công ty: ĐK:
Nợ TK 6421 78.788.633
Có TK 334 78.788.633
+ Tính lƣơng trực, lƣơng ngoài giờ của nhân viên quản lý doanh nghiệp: ĐK:
Nợ TK 6421 3.500.000
Có TK 334 3.500.000
(1*) Tính lƣơng chờ hƣu cho nhân viên quản lý doanh nghiệp + Tính lƣơng chờ hƣu của nhân viên quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 1388 10.398.696
Có TK 1612 10.398.696
(2) Trích 7% BHXH, 1,5% BHYT, 1% BHTN trừ vào tiên lƣơng của công nhân viên
+ Trừ 9.5% BHXH, BHYT, BHTN tính vào tiền lƣơng của nhân viên khối quản lý:
ĐK:
Nợ TK 334 13.974.152
Có TK 338 13.974.152
+ Trừ 9.5% BHXH, BHYT, BHTN tính vào tiền lƣơng của nhân viên phân xƣởng kho 2000T:
65 Nợ TK 334 7.098.903
Có TK 338 7.098.903
+ Trừ 9.5% BHXH, BHYT, BHTN tính vào tiền lƣơng của nhân viên phân xƣởng kho cơ điện:
ĐK:
Nợ TK 334 5.411.286 Có TK 338 5.411.286
+ Trừ 9.5% BHXH, BHYT, BHTN tính vào tiền lƣơng của nhân viên phân xƣởng chả cá:
ĐK:
Nợ TK 334 12.575.861
Có TK 338 12.575.861
+ Trừ 9.5% BHXH, BHYT, BHTN tính vào tiền lƣơng của nhân viên trực máy đá:
ĐK:
Nợ TK 334 1.145.130 Có TK 338 1.145.130
(3) Chi thanh toán lƣơng tháng 6/2013 cho công nhân viên bằng tiền mặt + Thanh toán lƣơng cho nhân viên khối quản lý:
Thanh toán lƣơng ĐK:
Nợ TK 334 220.941.797
Có TK 1111 220.941.797 (3*) Thanh toán lƣơng chờ hƣu cho nhân viên Thanh toán lƣơng chờ hƣu
ĐK:
Nợ TK 1612 10.398.696
66
+ Thanh toán lƣơng cho nhân viên phân xƣởng cơ điện: ĐK:
Nợ TK 334 63.129.961
Có TK 1111 63.129.961
+ Thanh toán lƣơng cho nhân viên phân xƣởng kho 2000T: ĐK:
Nợ TK 334 74.659.361
Có TK 1111 74.659.361
+ Thanh toán lƣơng cho nhân viên phân xƣởng chả cá: ĐK:
Nợ TK 334 137.217.585
Có TK 1111 137.217.585
+ Thanh toán lƣơng trực công ty, làm ngoài giờ của nhân viên khối quản lý: ĐK:
Nợ TK 334 3.500.000
Có TK 1111 3.500.000
* Kế toán các khoản trích theo lương
(4) Trích 17% BHXH, 3% BHYT, 1% BHTN, 2% KPCĐ tính vào chi phí theo quy định + Trích KPCĐ tính vào chi phí tháng 06/2103: ĐK: Nợ TK 627E 1.804.021 Nợ TK 627R 109.784 Nợ TK 6421 6.970.459 (650.984 + 1.423.478 + 452.478 + 230.015 +2.190.851 + 2.022. 653) Nợ TK 1361 17.419.109 (2.974.318 + 13.251.630 + 1.193.161) Nợ TK 6411 1.833.244
67
Có TK 3382 28.136.617
+ Trích BHXH tính vào chi phí và trừ vào lƣơng tháng 06/2013: ĐK: Nợ TK 627E 13.087.263 Nợ TK 627R 1.326.969 Nợ TK 6421 35.799.666 (1.695.750 + 11.124.006 + 2.049.180 + 1.672.545 + 19.258.185) Nợ TK 1361 192.669.259 (18.182.010 + 108.846.482 + 9.013.597 + 44.819.139 + 3.711.481 + 8.096.550) Nợ TK 6411 9.133.488 Nợ TK 334 35.520.817 Có TK 3383 287.537.462
+ Trích BHYT tính vào chi phí và trừ vào lƣơng tháng 06/2013: Nợ TK 627E 2.093.490 Nợ TK 6421 2.890.756 (299.250 + 1.075.096 + 361.620 + 295.156 + 859.634) Nợ TK 1361 35.858.524 (3.030.615 + 19.208.203 + 1.590.635 + 9.604.101 + 795.317 + 1.629.653) Nợ TK 6411 486.046 Nợ TK 334A 7.611.604 Có TK 3384 48.940.420
+ Trích BHTN tính vào chi phí và trừ vào lƣơng tháng 06/2013: Nợ TK 627E 663.285 Nợ TK 6421 695.310 (72.870 + 293.265 + 120.540 + 34.335 + 174.300) Nợ TK 1361 15.727.752 (905.520 + 6.402.734 + 530. 212 + 6.402.734 + 530.212 + 956.340) Nợ TK 6411 162.015 Nợ TK 334A 3.163.755
68
Có TK 3389 20.412.117
* Quá trình ghi sổ sách kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty 338 334 627E (2) (1) 40.205.332 90.201.056 111 627R (3) (1) 499.449.304 5.489.212 6411 (1) 91.662.206 6421 (1) 246.724.377 1612 1388 (3*) (1*) 10.398.696 10.398.696
69
Giải thích:
(1) Tổng hợp tiền lƣơng phải trả cho CNV của công ty tháng 06/2013 ở các bộ phận.
(1*) Tính lƣơng chờ hƣu cho nhân viên quản lí doanh nghiệp.
(2) Trích 7% BHXH, 1,5% BHYT, 1% BHTN trừ vào lƣơng của CNV theo quy định.
(3) Chi thanh toán lƣơng và các khoản trích theo quy định tháng 06/2013. (3*) Thanh toán lƣơng chờ hƣu cho nhân viên quản lí doanh nghiệp.
111 338 (2, 3, 4, 9) 627E (6) (4) 36.315.982,5 17.648.059 627R (4) 1.436.753 6411 (4) 11.614.793 6421 (4) 46.356.191 1361 (5) 261.674.644
70
Giải thích:
(4) Trích 17% BHXH, 3% BHYT, 1% BHTN, 2% KPCĐ tính vào chi phí theo quy định
(5) Trích 17% BHXH, 3% BHYT, 1% BHTN, 2% KPCĐ tính vào chi phí của Xí nghiệp chả cá và Xí nghiệp bao bì.
(6) Nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cho cơ quan quản lý quỹ bằng tiền mặt.
Cuối tháng, từ bảng phân bổ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng, cùng bảng phân bổ tiền lƣơng, kế toán lập một số chứng từ ghi sổ. Các chứng từ này sẽ đƣợc tổng hợp vào sổ đăng ký chứng từ.
71