4.2.1.1 Danh mục chứng từ
Các chứng từ liên quan đến thanh toán tiền lƣơng theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng Bộ tài chính ban hành.
Hệ thống chứng từ đƣợc sử dụng trong hạch toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng của công ty gồm có:
-Bảng chấm công
-Bảng chấm công làm thêm giờ -Bảng tổng hợp tiền lƣơng -Bảng phân bổ tiền lƣơng -Bảng thanh toán tiền lƣơng -Phiếu nghỉ hƣởng BHXH
-Giấy xin nghỉ việc không hƣởng lƣơng -Hợp đồng giao khoán
-Phiếu xác nhận công việc hoàn thành
Để biết rõ hơn về các chứng từ này, ta đi vào tìm hiểu một số loại chứng từ chủ yếu.
a). Bảng chấm công
Hạch toán thời gian sử dụng lao động phải đảm bảo ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế hoặc ngừng việc, nghỉ việc của từng ngƣời lao động, từng đơn vị sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp.
Việc làm này có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý lao động, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động, làm căn cứ tính lƣơng, tính thƣởng chính xác cho từng lao động.
55
Chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong doanh nghiệp là “Bảng chấm công” (mẫu số 01a-LĐTL ). Bảng chấm công sử dụng để ghi chép thời gian thực tế làm việc, nghỉ việc, vắng mặt của ngƣời lao động theo từng ngày. Bảng chấm công phải lập riêng cho từng bộ phận (tổ sản xuất, phòng, ban…) và dùng trong một tháng (tƣơng ứng với kỳ tính lƣơng). Tổ trƣởng tổ sản xuất hoặc trƣởng các phòng ban là ngƣời trực tiếp ghi bảng chấm công căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc ở đơn vị mình. Bảng chấm công phải để tại một địa điểm công khai để ngƣời lao động giám sát đƣợc thời gian lao động của mình.
Kết cấu của bảng chấm công nhƣ sau:
- Cột 1,2: ghi số thứ tự, họ tên của từng ngƣời trong đơn vị.
- Cột 3 đến 33: Cột ngày trong tháng: đánh số từ 1 đến 31, ngƣời phụ trách bảng chấm công ghi các ký hiệu chấm công từ ngày đầu tiên đến ngày cuối cùng trong tháng.
- Cột 34: ghi tổng số công hƣởng lƣơng của từng ngƣời trong tháng.
b) Bảng chấm công làm thêm giờ
Mỗi bộ phận có phát sinh nhân viên làm thêm ngoài giờ làm việc theo quy định thì phải lập bảng chấm công làm thêm giờ theo quy định.
Bảng có kết cấu nhƣ sau:
- Cột 1, 2: số thứ tự và họ tên của từng nhân viên trong bộ phận.
- Cột 3 đến 33: các cột ngày trong tháng đánh số từ 1 đến 31: ghi số giờ làm thêm của các ngày, từ ngày một đến ngày cuối cùng của tháng.
- Cột 34: Tổng số giờ làm thêm của các ngày trong tháng.
c) Bảng tổng hợp tiền lương
Để kiểm soát tình hình thanh toán lƣơng của các bộ phận trong toàn công ty, kế toán đã ghi nhận tổng hợp lƣơng, thƣởng, các khoản phụ cấp của các bộ phận trong công ty vào bảng tổng hợp tiền lƣơng dựa trên bảng thanh toán lƣơng. Bảng tổng hợp lƣơng có kết cấu nhƣ sau:
Cột 1,2: số thứ tự và tên của các bộ phận trong công ty.
Cột 3,4,5: lần lƣợt là các cột tổng cộng tiền lƣơng, các khoản phụ cấp, tiền lƣơng ngoài giờ.
56
Cột 6: các khoản khấu trừ vào tiền lƣơng theo quy định. Cột 7: số tiền lƣơng mà CNV thực lĩnh.
Côt 8: cột ký nhận của CNV.
d) Bảng thanh toán tiền lương
Là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lƣơng, phụ cấp cho ngƣời lao động đồng thời làm căn cứ lên bảng tổng hợp lƣơng toàn công ty.
Bảng thanh toán lƣơng đƣợc lập hàng tháng theo từng bộ phận tƣơng ứng với bảng chấm công. Bảng có kết cấu nhƣ sau:
Cột 1, 2, 3: số thứ tự, họ tên và chức vụ của nhân viên trong bộ phận. Cột 4: hệ số lƣơng của từng nhân viên.
Cột 5, 6: lƣơng cơ bản của từng nhân viên và ngày công trong tháng. Cột 7, 8: lƣơng thƣởng và phụ cấp.
Cột 9: tổng lƣơng = cột 5 + cột 7 + cột 8
Cột 10: các khoản khấu trừ vào lƣơng theo quy định. Cột 11: số tiền còn lại mà CNV thực lĩnh.
e) Phiếu nghỉ hưởng BHXH
Mục đích của chứng từ này là để xác định số ngày đƣợc nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn, nghỉ trông con ốm,… của ngƣời lao động; làm căn cứ tính trợ cấp BHXH trả thay lƣơng.
Phƣơng pháp ghi: mỗi lần ngƣời lao động đến khám ở bệnh viện, trạm xá hoặc cơ quan y tế (kể cả khám cho con), nếu bác sĩ thấy cần thiết phải cho nghỉ để điều trị thì lập phiếu này để cơ quan y tế lập phiếu nghỉ hƣởng BHXH.
Phiếu nghỉ hƣởng BHXH có kết cấu nhƣ sau: Cột A: ghi tên cơ quan y tế.
Cột B: ghi lý do nghỉ: bản thân ốm, nghỉ thai sản, tai nạn,… hay trông con ốm.
Cột 1: ghi ngày tháng khám.
Cột 2, 3, 4: số ngày đƣợc nghỉ, từ ngày… đến ngày… Cột C: Y bác sĩ cấp giấy nghĩ, ký tên, đóng dấu.
57
Cột 5: ghi số ngày thực tế ngƣời lao động đã nghỉ.
Cột D: xác nhận của ngƣời phụ trách bộ phận về số ngày nghỉ thực tế.
f) Hợp đồng giao khoán
Mục đích của hợp đồng giao khoán là xác nhận sự thỏa thuận giửa công ty và tổ, đội công nhân phụ trách giao hàng, quy định trách nhiệm, nghĩa vụ của đôi bên và những điều kiện khác nhƣ thời gian hoàn thành bàn giao, bồi thƣờng,…
Hợp đồng giao khoán có kết cấu nhƣ một hợp đồng kinh tế nhƣng đƣợc giảm lƣợc cho thuận tiện. Bao gồm các nội dung chính sau:
Tên công việc
Đại diện bên giao khoán Đại diện bên khoán Nội dung công việc
Nghĩa vụ và quyền lợi bên giao khoán Nghĩa vụ và quyền lợi bên khoán
Hiệu lực hợp đồng, thời điểm thanh lý và chữ ký.
g) Phiếu xác nhận công việc hoàn thành
Nhằm phục vụ cho công tác bàn giao sản phẩm và làm căn cứ tính lƣơng cho công nhân trực tiếp sản xuất.
Phiếu đƣợc lập dựa trên kết quả nghiệm thu của bộ phẩn kiểm tra chất lƣợng sản phẩm theo kết cấu nhƣ sau:
Cột 1, 2, 3: số thứ tự, tên sản phẩm hoặc nội dung công việc, đơn vị tính. Cột 4, 5, 6: số lƣợng, đơn giá, thành tiền.
4.2.1.2 Hệ thống sổ sách
Công ty TNHH 2TV Hải sản 404 áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ để phản ánh mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp nên sổ sách kế toán gồm có:
- Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ - Chứng từ ghi sổ
58 - Sổ cái
4.2.1.2 Hệ thống tài khoản sử dụng
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/1/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính ban hành. Trong đó, các tài khoản đƣợc sử dụng để hạch toán tiền lƣơng là:
- TK 334 – Phải trả công nhân viên - TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
Tài khoản 338 có các tài khoản cấp 2: TK 3382: Kinh phí công đoàn TK 3383: Bảo hiểm xã hội TK 3384: Bảo hiểm y tế
TK 3389: Bảo hiểm thất nghiệp - TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Tài khoản chi tiết đƣợc sử dụng trong hạch toán: TK 627E: phân xƣởng kho 2000T
TK 627R: ao nuôi cá - TK 641 – Chi phí bán hàng
- TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Ngoài ra, doanh nghiệp còn sử dụng các tài khoản: TK111, TK112, TK141, TK3331,…