8. CẤU TRÚC CỦA LUÂN VĂN
1.4 Trung tâm Thông tin-Thƣ viện trƣớc nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu
cứu khoa học của Trƣờng
1.4.1 Sơ lược lịch sử ra đời của Trung tâm
Trung tâm Thông tin Thƣ viện trƣờng Đại học Y tế cộng cộng đƣợc xây dựng và phát triển trên cơ sở thƣ viện trƣờng Cán bộ quản lý y tế (tiền thân của trƣờng ĐH YTCC hiện nay).
Trung tâm đƣợc thành lập theo quyết định số 65/2001/QĐ-TTg ngày 26/4/2001 của thủ tƣớng Chính phủ về việc thành lập trƣờng Đại học Y tế công cộng.
Quyết định số 2175/QĐ-BYT ngày 11/6/2001 của Bộ trƣởng Bộ Y tế về việc ban hành Quy chế tạm thời về Tổ chức và hoạt động của Trƣờng Đại học Y tế công cộng.
Trong đó nêu rõ việc thành lập các phòng ban, Trung tâm trực thuộc Trƣờng có cả Trung tâm Thông tin Thƣ viện.
Trƣớc năm 2003, Trung tâm nằm trong sự quản lý của Phòng đào tạo đại học của Trƣờng.
Từ năm 2003, Thƣ viện đã tách ra khỏi Phòng Đào tạo thành Trung tâm Thông tin Thƣ viện có con dấu riêng và cán bộ chuyên trách.
1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của Trung tâm
Chức năng của Trung tâm: Trung tâm Thông tin Thƣ viện có chức năng
đảm bảo việc thu thập, lƣu trữ và phổ biến, cung cấp thông tin khoa học về y tế công cộng, cũng nhƣ hỗ trợ khai thác hiệu quả những nguồn thông tin phục vụ cho công tác giảng dạy học tập và NCKH của cán bộ, giảng viên, sinh viên nhà trƣờng cũng nhƣ các bạn đọc bên ngoài có quan tâm.
Nhiệm vụ cụ thể:
Bổ sung-trao đổi, phân tích-xử lý, bảo quản các loại hình tài liệu, xây dựng, hoàn thiện hệ thống tra cứu, tìm kiếm phù hợp, hƣớng dẫn bạn đọc truy cập, khai thác kho tƣ liệu một cách hiệu quả.
27 - Dịch vụ mƣợn trả, mƣợn liên thƣ viện
- Hỗ trợ tra cứu trực tuyến, trực tiếp hoặc qua thƣ điện tử - Cung cấp thông tin theo yêu cầu
- Đào tạo:
+ Đào tạo định kỳ: Định kỳ hàng tuần có các buổi hƣớng dẫn miễn phí cho bạn đọc có nhu cầu về các chủ đề khác nhau: Các kỹ năng tìm kiếm cơ bản; Hƣớng dẫn tìm kiếm, đánh giá các nguồn tin YTCC; Hƣớng dẫn tra cứu trên một số cơ sở dữ liệu nhất định nhƣ: HINARI, PubMed, EBSCO; Hƣớng dẫn viết thƣ mục tài liệu tham khảo cho các nghiên cứu khoa học...
+ Đào tạo cho sinh viên mới nhập học: Tham gia phối hợp với phòng Quản lý sinh viên và/ hoặc BM Tin học giảng dạy cho sinh viên mới nhập học kiến thức cơ bản về sử dụng thƣ viện.
+ Đào tạo kỹ năng trình bày và truy cập thông tin cho học viên cao học và nghiên cứu sinh
- Các dịch vụ photocopy, cho thuê giáo trình....
- Đảm bảo việc truy cập thông suốt tới các nguồn thông tin đa dạng - Hỗ trợ môi trƣờng học tập, nghiên cứu thuận lợi cho bạn đọc
Mở rộng hợp tác quốc tế, phát triển các cơ hội đào tạo cho cán bộ, các cơ hội mở rộng nguồn tin, bổ sung vốn tài liệu, phát triển cơ sở vật chất...
Với số lƣợng tài liệu hiện nay khoảng gần 17.000 tài liệu thuộc các loại hình đa dạng: sách, luận văn, băng, đĩa từ, v.v..., có nội dung rất cập nhật và hoàn chỉnh về các khía cạnh của y tế công cộng, Trung tâm Thông tin Thƣ viện cam kết hỗ trợ tốt nhất cho bạn đọc và cho các hoạt động giảng dạy, nghiên cứu khoa học cũng nhƣ sự phát triển chung của nhà trƣờng, để từng bƣớc phấn đấu trở thành trung tâm thông tin chuyên ngành về y tế công cộng lớn trong cả nƣớc.
Thƣ viện phục vụ gần 1.500 cán bộ, giảng viên, sinh viên nhà trƣờng, ngoài ra còn có các đối tƣợng là những nhà nghiên cứu, làm việc trong lĩnh vực y tế công cộng trong cả nƣớc hoặc những ngành có liên quan. Tại Trung tâm bạn đọc có thể tra cứu thông tin trên Internet và/hoặc các cơ sở dữ liệu lớn nhƣ HINARI, PubMed,
28
MedlinePlus, và các cơ sở dữ liệu khác thông qua hệ thống Internet không dây tại thƣ viện.
Trong một ngôi trƣờng thông tin mở, việc hỗ trợ cập nhật các thông tin, kiến thức Y tế công cộng phục vụ cho học tập giảng dạy và nghiên cứu khoa học đƣợc đảm bảo.
Thƣ viện có đầy đủ các đầu sách, tài liệu cập nhật của các tác giả có uy tín thuộc các chuyên ngành Y tế công cộng trên thế giới. Qua hệ thống mạng nội bộ của trƣờng giảng viên, cán bộ và sinh viên nhà trƣờng có thể truy cập mạng lƣới Internet tốc độc cao miễn phí phục vụ mục đích học tập và nghiên cứu.
1.4.3 Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ của Trung tâm
Trung tâm hiện có 05 cán bộ trong đó 02 cán bộ có trình độ thạc sỹ thƣ viện tốt nghiệp nƣớc ngoài cụ thể là tốt nghiệp khóa học về Thông tin Khoa học về Thƣ viện (Medical Library) tại SIMMONS của Mỹ. 03 cán bộ đang chuẩn bị hoàn thành khóa học thạc sỹ thƣ viện trong nƣớc. Trong đó, do đặc thù công việc nên tất cả các cán bộ là nữ giới ở độ tuổi khá trẻ từ 25 đến 45 tuổi.
Đội ngũ cán bộ trẻ, năng động, nhiệt tình trong công việc và có tính kiên trì, chịu khó học hỏi và mầy mò kiến thức mới. Bên cạnh đó các cán bộ của Trung tâm đều có nghiệp vụ thƣ viện, đều đƣợc đào tạo về thƣ viện cùng với môi trƣờng làm việc nên có các kỹ năng tốt trong công việc.
Thạc sỹ nƣớc ngoài
Thạc sỹ trong nƣớc Tổng số
Số lƣợng 02 03 05
Cơ cấu (%) 40% 60% 100
Bảng 1.2 Cơ cấu cán bộ của Trung tâm
Trung tâm đƣợc cơ cấu thành 02 kho. Kho Đóng và kho Mở. Kho Đóng có 03 cán bộ. Với đặc điểm là lƣu trữ và phục vụ các tài liệu giáo trình phôto, các tài liệu nội sinh của các bộ môn chuyển lên chƣa chính thức in thành sách để phục vụ bạn đọc. Bên cạnh đó còn lƣu trữ nhiều luận văn, luận án của các năm học. Kho Mở
29
có 02 cán bộ, là nơi lƣu trữ và phục vụ các tài liệu tham khảo là tiếng Việt, tiếng Anh, các sách tra cứu, từ điển, bách khoa toàn thƣ, báo tạp chí về Y tế và chuyên ngành Y tế công cộng… Chịu trách nhiệm quản lý chung cả hai kho là Giám đốc của Trung tâm.
Mặc dù chỉ với 05 cán bộ nhƣng Trung tâm cũng có tổ chức Đảng ủy, Công đoàn và đoàn thanh niên, tham gia tích cực các hoạt động và phong trào của nhà Trƣờng.
1.4.4 Đặc điểm cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin
Với diện tích 270m2, chia làm hai kho: kho Đóng và Kho Mở, mỗi kho có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt. Trung tâm kế thừa và phát triển những mô hình thƣ viện Đại học hiện đại trong nƣớc và quốc tế, với nhiều trang thiết bị tiên tiến, tạo điều kiện tiếp cận các thông tin một cách dễ dàng nhất cho độc giả. Cụ thể: Kho Mở gồm có:
Máy tính tra cứu: 05 chiếc Máy tính làm việc: 03 chiếc Máy đọc mã vạch: 02 chiếc Máy khử từ: 01 chiếc
Phần mềm Libol phiên bản 5.5 để quản lý công tác lƣu thông, mƣợn trả, giữ chỗ và tra cứu tài liệu và phân hệ bạn đọc của trong thƣ viện
Phần mềm kiểm kê và máy kiểm kê 01. Máy điều hòa cây: 03 chiếc
Cổng từ 01 chiếc Quạt trần: 06 chiếc Quạt cây: 01 chiếc Máy phát wifi: 02 chiếc
Đèn điện: 32 chiếc đủ cung cấp ánh sáng cho bạn đọc trong phòng Bàn học: 36 chiếc.
Bàn làm việc: 3 chiếc Ghế: 75 chiếc.
30
Với hệ thống máy tính tra cứu trong và ngoài trƣờng, hệ thống internet bao phủ với wifi trong toàn trƣờng, sinh viên có thể truy cập mạng internet mọi lúc, mọi nơi để tra cứu thông tin của thƣ viện cũng nhƣ các trang web điện tử về Y tế công cộng và các lĩnh vực xã hội có liên quan.
Kho Mở còn lƣu trữ các tài liệu là sách tra cứu, sách tham khảo tiếng Việt và tiếng Anh. Báo, tạp chí chuyên ngành về Y tế công cộng. Trong đó các tài liệu là sách đƣợc phân loại theo khung phân loại DDC, xếp giá ngay ngắn gọn gàng theo chỉ số phân loại từ trái qua phải, từ bé đến lớn và từ trên xuống dƣới thuận lợi cho việc tìm kiếm. Cùng với hệ thống biển chỉ dẫn cụ thể cho từng khu vực tài liệu, tạo điều kiện dễ dàng cho bạn đọc trong việc lựa chọn và tiếp cận tài liệu.
Kho Đóng gồm có:
Máy tính tra cứu: 08 Máy tính làm việc: 05 Ghế làm việc: 05 chiếc Máy điều hòa cây: 02 chiếc Quạt cây: 03 chiếc
Quạt trần: 06 chiếc
Hệ thống chiếu sáng 18 chiếc đèn
Phần mềm Libol quản lý công tác bổ sung, biên mục modul quản lý… Máy in thẻ bạn đọc ngoài: 01 chiếc
Máy in nhãn barcode: 01 chiếc phục vụ cho công tác nghiệp vụ Máy in: 01 chiếc
Máy Photo quẹt thẻ: 01 chiếc Máy hút bụi 01 chiếc
Bàn học và tra cứu: 10 chiếc Ghế: 15 chiếc
Kho Đóng: Thực hiện công tác bổ sung tài liệu, nhận sách của Bộ Y tế cũng nhƣ các đơn vị trong và ngoài trƣờng. Làm công tác nghiệp vụ thƣ viện; phân loại tài liệu, định từ khóa, tạo biểu ghi thƣ mục, xếp giá tà liệu, chuyển kho.Phục vụ bạn
31
đọc tham khảo các tài liệu là Luận án, Luận văn, nội dung bài giảng đã đƣợc hội đồng khoa học nhà trƣờng thông qua, các sách giáo trình photo và các sách tham khảo là các tài liệu nội sinh của các khoa trong Trƣờng. Kho Đóng còn có danh mục tài liệu sách bán, danh mục luận văn, danh mục các tài liệu tham khảo giúp cho bạn đọc có thể tiếp cận và tra tìm tài liệu theo cả hình thức điện tử trên Mục lục tra cứu OPAC hoặc trên cả phƣơng diện truyền thống.
1.5 Đặc điểm nhu cầu tin của ngƣời dùng tin tại Trung tâm
Hình 1.3 Các nhóm bạn đọc của Trung tâm
Theo số liệu thống kê theo nhóm bạn đọc: Sinh viên chiếm tối đa lên đến 1652 sinh viên. Nhóm giảng viên: 33 giảng viên
Cán bộ: 32 cán bộ
32
Hình 1. 4 Cơ cấu giữa các nhóm bạn đọc.
Các nhóm dùng tin khác nhau thì nhu cầu dùng tin của bạn đọc đến thƣ viện cũng là khác nhau. Theo số liệu điều tra của tác giả về nhu cầu tin của ngƣời sử dụng thƣ viện nhƣ thời gian tham gia sử dụng thƣ viện, các loại hình tài liệu sử dụng tại thƣ viện, cách thức truy cập thông tin và khả năng khai thác các nguồn tin trong thƣ viện cũng là khác nhau. Với cơ cấu bạn đọc hiện tại của Trung tâm thì nhu cầu của các nhóm này cũng khác nhau.
1.5.1 Nhu cầu tin của nhóm cán bộ quản lý
Mặc dù lịch sử hình thành khá lâu, song với một trƣờng đại học hơn 10 năm tuổi thì lực lƣợng cán bộ quản lý không lớn (32/1.460, chiếm 2.2%). Tuy nhiên đây là nhóm bạn đọc đặc biệt quan trọng, họ vừa là ngƣời dùng tin vừa là chủ thể thông tin ở trƣờng. Những cán bộ lãnh đạo vừa thực hiện chức năng quản lý công tác mọi hoạt động của Nhà trƣờng, vừa là ngƣời xây dựng chiến lƣợc phát triển của trƣờng. Chính vì vậy, thông tin cho nhóm này mang tính tổng kết, dự báo. Lƣợng thông tin có diện rộng, khái quát trên các lĩnh vực khoa học giáo dục, khoa học xã hội và nhân văn, tài liệu chính trị kinh tế xã hội, các văn bản tài liệu của Đảng, Nhà nƣớc, đặc biệt là các thông tin liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến định hƣớng chính sách của nhà nƣớc, của Bộ Y tế về hệ thống Y tế công cộng trong nƣớc. Khi ra quyết định quản lý, điều hành các hoạt động của trƣờng, đây chính là nhóm ngƣời cần đƣợc cung cấp thông tin có giá trị cao, do vậy cán bộ thông tin cần khai thác
33
triệt để nguồn thông tin này bằng cách trao đổi, xin ý kiến nhằm tăng nguồn thông tin cho công tác thông tin.
1.5.2 Nhu cầu tin của nhóm cán bộ giảng dạy
Đây là những chủ thể thông tin năng động và quan trọng trong trƣờng chiếm tỷ lệ (32/1.460, chiếm 2.2% ). Họ vừa là những ngƣời cung cấp thông tin qua các bài giảng, các công trình nghiên cứu, các ý kiến đề xuất, tham luận tại hội nghị, hội thảo của trƣờng... vừa là những ngƣời dùng tin thƣờng xuyên của các bộ phận thông tin trong thƣ viện.
Thông tin cho nhóm này là những thông tin có tính chất chuyên môn sâu, có tính lý luận và thực tiễn, tính thời sự và liên quan tới các ngành, nghề đào tạo, chuyên môn đƣợc phân công giảng dạy. Hình thức phục vụ thƣờng là các thông tin chuyên đề, thƣ mục chuyên đề, thông tin chọn lọc về các ngành đào tạo của trƣờng. Hệ thống y tế công cộng trong và ngoài nƣớc hiện nay đƣợc đặc biệt chú ý, hơn nữa các cán bộ là giảng viên của trƣờng ĐHYTCC chủ yếu đƣợc đào tạo ở các nƣớc có nền y tế tiên tiến trên thế giới nhƣ: Mỹ, Hà Lan, Bỉ, Úc…do vậy nguồn tài liệu cung cấp cho đội ngũ này cần mới, cập nhật và chính xác. Các thông tin họ tiếp nhận đƣợc là các thông tin họ sẽ phục vụ cho công tác nghiên cứu và giảng dạy cho các học viên y tế công cộng. Do vậy nguồn cung cấp thông tin cho đối tƣợng là các giảng viên nhà trƣờng là các thông tin chuyên ngành y tế công cộng, các thông tin chuyên sâu có tính lý luận và thực tiễn, tính thời sự và trực tiếp là các thông tin về chuyên ngành đào tạo y tế công cộng. Đó là các thông tin về dịch tễ học, sức khỏe sinh sản, về quản lý y tế, kinh tế y tế, dân số học, sức khỏe môi trƣờng, về phục hồi chức năng, về phòng chống chấn thƣơng và tai nạn thƣơng tích…Do vậy, ngoài các nguồn tin chủ yếu trên thƣ viện, ngoài các cơ sở dữ liệu y học và y tế công cộng trong nƣớc thì cũng cần mầy mò tìm kiếm, khai thác và cung cấp các thông tin mới nhất, đầy đủ và chính xác nhất cho đội ngũ này. Thƣ viện cũng đóng một vai trò quan trọng trong công tác chỉ dẫn nguồn cũng nhƣ cung cấp các nguồn thông tin hiệu quả, tin cậy, phong phú cho đội ngũ giảng viên, trực tiếp hay gián tiếp phục vụ cho công tác đào tạo có chất lƣợng của nhà trƣờng. Những tài liệu có nội dung liên
34
quan đến phƣơng pháp sƣ phạm, công nghệ dạy học cũng là những tài liệu có tính chất quan trọng tới nhóm ngƣời dùng tin này.
1.5.3 Nhu cầu tin của nhóm nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên sinh viên
Học sinh, sinh viên là những ngƣời dùng tin đông đảo và biến động nhiều nhất trong trƣờng ĐHYTCC (tổng số HSSV hiện nay của trƣờng gần 1.400 chiếm 95% trong nhóm bạn đọc của Trung tâm. Việc đổi mới phƣơng pháp dạy - học đã khiến nhóm này ngày càng có những chuyển biến về phƣơng pháp học tập. Hiện nay phƣơng pháp tự học, tự nghiên cứu kết hợp với phƣơng pháp học và dạy dựa trên vấn đề gọi là phƣơng pháp giảng dạy Problem based learning (PBL) đang đƣợc chú trọng và quan tâm rất lớn của hầu hết sinh viên, học sinh trong trƣờng. Tuỳ theo từng chuyên ngành theo học mà thông tin, tài liệu cần phải phù hợp với nhu cầu cũng nhƣ cấp học của nhóm đối tƣợng này. Sắp tới Trƣờng sẽ tiến hành chuyển dần hình thức đào tạo niên chỉ sang đào tạo theo học chế tín chỉ, việc này đòi hỏi thƣ viện cũng có những thay đổi sát hợp với thức tế nhu cầu tin mới dƣới hình thức và mức độ mới.
Do phải học tập trên lớp, thời gian tự nghiên cứu còn ít nên thông tin phục vụ cho HSSV cần đáp ứng cụ thể, chi tiết và đầy đủ. Hình thức phục vụ cho họ chủ yếu