8. CẤU TRÚC CỦA LUÂN VĂN
2.2 Công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm
2.2.1Tổ chức quá trình xử lý tài liệu
Định nghĩa xử lý thông tin nói chung, xử lý tài liệu nói riêng: Là việc biến đổi thông tin từ dạng thức ban đầu thành dạng thức mới nhằm đáp ứng các nhiệm vụ của hoạt động thông tin.
Công tác xử lý tài liệu đƣợc thực hiện theo quy trình và phối kết hợp của các cán bộ thƣ viện trong các khâu. Khi tài liệu đƣợc về đến Trung tâm, kho Đóng sẽ tiến hành biên mục tài liệu và xử lý nội dung tài liệu theo đúng các quy định và chuẩn nghiệp vụ thƣ viện. Tài liệu đƣợc xử lý và lƣu trữ trong cơ sở dữ liệu (CSDL) trực tuyến OPAC của phần mềm Libol của thƣ viện. Tài liệu sẽ đƣợc lựa chọn theo mức độ cấp thiết xử lý trƣớc nhƣ các tài liệu giảng dạy trong cùng kỳ học, các tài liệu là giáo trình cho sinh viên và học viên sau đó là các tài liệu tham khảo đƣợc biên mục và sử dụng phần mềm Libol quản lý thƣ viện.
Tài liệu đƣợc biên mục theo các trƣờng cơ bản của MARC21, bạn đọc có thể truy cập theo nhiều điểm truy cập khác nhau và dễ dàng tìm thấy tài liệu. Với các trƣờng tác giả, tên tài liệu, từ khóa, năm xuất bản…
Đặc biệt với Luận văn trong thời vừa qua Trung tâm đang tiến hành xây dựng kho luận văn số hóa và đang tiến hành số hóa một phần luận văn đó là phần mục lục và tóm tắt luận văn để cung cấp các thông tin gần nhất cho bạn đọc. Đặc biệt hình thức số hóa này của Trung tâm sẽ rất tiện lợi với bạn đọc ở xa nhƣ bạn đọc ngoài, các học viên, sinh viên ở các tỉnh …có thể tra cứu tài liệu trên mục lục trực tuyến OPAC của thƣ viện. Việc này dễ dàng cho bạn đọc sử dụng dịch vụ cung cấp thông tin từ xa của bạn đọc.
DDC, MARC21 và AACR2 là những tiêu chuẩn đƣợc