8. CẤU TRÚC CỦA LUÂN VĂN
2.4.2 Hạ tầng công nghệ thông tin
Đƣợc sự quan tâm của lãnh đạo Nhà trƣờng, Trung tâm đã đƣợc trang bị hạ tầng công nghệ thông tin tƣơng đối hiện đại. Với số lƣợng máy tính lên đến 13 chiếc để phục vụ bạn đọc tra cứu thƣ viện cũng nhƣ để truy cập các nguồn tin điện tử về Y tế. 100% cán bộ của Trung tâm đƣợc trang bị hệ thống máy tính nối mạng cùng với các thiết bị kèm nhƣ: máy in, máy đọc mã vạch, máy quét, máy in mã vạch, máy kiểm kê… phục vụ cho cán bộ thƣ viện trong công tác, phục vụ bạn đọc, nghiệp vụ của mình.
Các máy tính này đều đƣợc nối mạng, để bạn đọc có thể tra cứu không chỉ mục lục trực tuyến của Trung tâm trong Trƣờng mà bạn đọc còn tra cứu đƣợc tới các nguồn tin trong và ngoài nƣớc.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin và trang bị hạ tầng công nghệ của Trung tâm giúp thay đổi rất tích cực mọi hoạt động của Trung tâm.
Ngoài ra, Nhà trƣờng còn trang bị một hệ thống mạng không dây phủ rộng trong toàn trƣờng, bạn đọc có thể truy cập mạng internet mọi lúc mọi nơi trong trƣờng. Sinh viện, học viên, cán bộ không cần đến thƣ viện mà ngồi ngay trong khuôn viên Trƣờng hoặc ký túc xá, giảng đƣờng cũng có thể truy cập Internet và tra cứu tài liệu một cách thuận lợi, dễ dàng. Bạn đọc ngoài trƣờng và bạn đọc từ xa cũng dễ dàng tiếp cận và tra cứu tài liệu của Trung tâm khi cần tất cả nhờ hệ thống mạng Internet, mạng Lan, mạng wan của Trung tâm. Cũng nhờ hệ thống mạng này mà dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu của bạn đọc từ xa của Trung tâm cũng đƣợc khai thác tối đa và tiện lợi cho ngƣời dùng.
64
Gần đây, Trung tâm cũng đƣợc đầu tƣ máy photo quẹt thẻ giúp bạn đọc và cán bộ thƣ viện tiết kiệm tối đa thời gian trong hoạt động cũng nhƣ tra tìm tài liệu của mình. Bạn đọc chỉ cần có thẻ đã đƣợc nạp theo mã số sinh viên của mình và tự photo tài liệu theo quy định của Trung tâm. Hình thức này giúp bạn đọc đƣợc cung cấp ngay tài liệu tham khảo khi cần mà không mất nhiều thời gian đi lại chờ đợi cán bộ Trung tâm photo theo thứ tự đăng ký.
Hệ thống máy tính và phần mềm quản lý tài liệu cũng nhƣ quản lý các khâu mƣợn trả tài liệu của bạn đọc đƣợc áp dụng tối đa vào công tác lƣu thông mà quy trình mƣợn trả cũng đƣợc chuyên môn hóa, tin học hóa tiết kiệm thời gian của bạn đọc và cán bộ thƣ viện. Quy trình đó đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Quy trình mượn tài liệu
Trong đó với quy trình mƣợn tài liệu bạn đọc chỉ vào thƣ viện, xuất trình thẻ sinh viên(trong đó đã có mã sinh viên đƣợc tích hợp làm mã bạn đọc của thƣ viện). Nếu bạn đọc có nhu cầu mƣợn sách sẽ tự tra cứu và lấy sách lên bàn, bật màn hình vi tính lên theo dõi mã tài khoản của mình và mã sách đang mƣợn, theo dõi ghi nhận đúng tài liệu mƣợn và ghi nhận hạn trả. Bạn đọc nhận và kiểm tra tài liệu trƣớc khi rời khỏi bàn thủ thƣ. Bạn đọc có quyền yêu cầu thủ thƣ ký xác nhận lại tình trạng tài liệu vào phiếu tình trạng tài liệu có dán ở mặt trong của trang bìa cuối. Với thủ thƣ: yêu cầu bạn đọc xuất trình thẻ và tài liệu cần ghi mƣợn. Bíp thẻ bạn đọc vào máy để xác nhận mã thẻ bạn đọc hợp lệ bằng máy barcode. Kiểm tra và thông báo cho bạn đọc tài liệu đang mƣợn, thông báo hết hạn ngạch mƣợn tài liệu nếu có. Sau đó ghi từng mã tài liệu đƣợc yêu cầu mƣợn bằng máy đọc số đăng ký cá biệt của tài liệu bằng máy barcode. Nhắc bạn đọc hạn trả tài liệu đã đƣợc ghi ở phiếu hạn trả tài liệu cuối trang bìa của tài liệu. Tiếp đó là thủ thƣ khử từ trƣớc khi đƣa tài liệu cho bạn đọc mang tài liệu mƣợn về. Yêu cầu bạn đọc kiểm tra tài liệu trƣớc khi rời khỏi quầy thủ thƣ.
Quy trình trả tài liệu
Với bạn đọc: Đƣa tài liệu cần trả cho thủ thƣ. Chờ thủ thƣ ghi nhận mã tài liệu trên máy. Bạn đọc nhận lại tài liệu hỏng hoặc bồi hoàn nếu có theo quy định.
65
Theo dõi trên màn hình đã ghi nhận các tài liệu đã ghi. Công đoạn cuối cùng là hoàn tất tài liệu trả.
Với thủ thƣ: Thủ thƣ sẽ yêu cầu bạn đọc đƣa thẻ cùng tài liệu cần trả. Kiểm tra tài liệu, đối chiếu tài liệu với tình trạng trƣớc khi mƣợn trong phiếu tình trạng sách. Thủ thƣ tiến hành xử lý vi phạm với các tài liệu hƣ hỏng nếu có ngoài phiếu tình trạng tài liệu. Ghi từng tài liệu vào máy đọc barcode, hệ thống sẽ tự liên kết với tài khoản ngƣời mƣợn. Yêu cầu bạn đọc theo dõi trên màn hình xác nhận tài liệu ghi trả. Báo cho bạn đọc số tài liệu còn đang mƣợn nếu có hoặc quá hạn. Cuối cùng là thủ thƣ nạp từ lại cho tài liệu trƣớc khi xếp tài liệu lên giá.
Tại kho Đóng, các yêu cầu tin của bạn đọc đƣợc ghi trong phiếu Yêu cầu và nhân viên thƣ viện sẽ thực hiện lấy Luận văn và các tài liệu tham khảo photo cho bạn đọc mƣợn.
Theo số liệu thống kê về việc thỏa mãn nhu cầu tìn của mình, hầu hết các bạn đọc đều đánh giá tốt về thái độ phục vụ, tác phong và hiệu quả của cán bộ TT trong công tác phục vụ bạn đọc và thỏa mãn yêu cầu của độc giả. Vừa đủ kiên quyết áp dụng theo đúng nội quy sử dụng thƣ viện mà nhà trƣờng đề ra, vừa đủ thân thiện với bạn đọc để có các kênh thông tin và đảm bảo sự tƣơng tác hợp lý giữa bạn đọc và cán bộ TT trong công tác hoàn thiện hơn nữa hiệu quả hoạt động của mình. Đây cũng là mục tiêu trong hoạt động mà cán bộ và nhân viên TT đề ra và nghiêm túc thực hiện.
Ngoài ra, hình thức mƣợn tài liệu phôto tại kho Đóng thì sẽ đƣợc triển khai khi bạn đọc có yêu cầu và theo dõi theo danh sách lớp và hệ thống môn học. Loại hình này trong tƣơng lai khi nhà trƣờng áp dụng rộng rãi hình thức đào tạo theo tín chỉ thì bƣớc tiếp theo là TT sẽ số hóa loại hình tài liệu này trên cơ sở thu thập bản thảo tại các Khoa, Bộ môn để post lên Elearning của nhà trƣờng. Điều này đã đƣợc cán bộ, nhân viên TT bàn bạc vì hầu hết các tài liệu phôto này đều khá cũ nát và sẽ không đƣợc thay thế trong thời gian ngắn. Sắp tới TT sẽ lên kế hoạch thực hiện nhằm giảm thiểu hình thức mƣợn truyền thống, vừa tiện lợi cho NDT dễ dàng truy cập tài liệu một cách thuận lợi mọi nơi mọi lúc.
66