8. CẤU TRÚC CỦA LUÂN VĂN
2.1.3 Kinh phí bổ sung
Hàng năm do nhu cầu tài liệu của bạn đọc và hoạt động học tập giảng dạy của giảng viên và sinh viên mà Trung tâm Thông tin Thƣ viện đề nghị bổ sung theo sát các nội dung đó. Kinh phí bổ sung của các năm khác nhau và không có mức quy định cụ thể. Với số liệu thống kê của các năm từ 2005 – 2011 chỉ ra rất rõ số lƣợng cũng nhƣ tỷ lệ bổ sung của các năm là khác nhau và kinh phí phân bổ cho các giai đoạn cũng khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu cũng nhƣ các chỉ đạo của Nhà trƣờng. Qua số liệu thống kê về số đầu ấn phẩm đƣợc bổ sung trong các năm 2005- 2011 khá ổn định. Duy chỉ có hai năm 2006 và 2009 là con số bổ sung tài liệu tăng vọt do nguồn sách của quỹ AP(Atlantic Philanthropies) về Y học tăng cao nên lƣợng bổ sung của các năm này cũng tăng cao. Đây cũng là một nguồn bổ sung hiệu quả và thiết thực cho Trung tâm trong những năm vừa qua.
Bổ sung theo các năm Số lƣợng đầu
ấn phẩm (bản ) Tỷ lệ phần trăm (%) 2005 1091 7.62 2006 4170 29.14 2007 2179 15.23 2008 947 6.62 2009 2200 15.37 2010 1741 12.17 2011 1983 13.86
48
Hình 2.10 Lượng bổ sung tài liệu theo các năm
Theo định kỳ, Trung tâm tiến hành công tác thành lý tài liệu vào giữa tháng 7 hàng năm. Công tác này đƣợc thực hiện trong nhóm công tác nghiệp vụ thƣ viện triển khai khi sinh viên đã nghỉ hè.
Với nội dung các tài liệu cũ, không có giá trị sử dụng đối với bạn đọc nhƣ các báo, tạp chí cũ, các tài liệu cũ nát, lâu năm, và đã có xuất bản mới thay thế thì tài liệu đƣợc thanh lọc cẩn thận, kỹ càng. Các tài liệu đƣợc đƣa vào danh sách thanh lý chủ yếu là các sách mà các số liệu thống kê về y tế không còn đƣợc sát thực và đã có các số liệu mới thay thế. Các tài liệu thanh lý đƣợc lập danh mục và xin ý kiến Nhà trƣờng để có thể cung cấp miễn phí cho học viên nếu có nhu cầu, ngoài ra đây cũng đƣợc coi là nguồn tƣ liệu tham gia trao đổi hữu hiệu với các đầu mối trong hệ thống nếu có quan tam đến các số liệu thống kê của các năm cũ. Việc thanh lý tài liệu còn giúp Trung tâm có thêm diện tích kho để bổ sung các tài liệu mới. Công tác này đòi hỏi khá nhiều công sức và thời gian do vậy hầu nhƣ cán bộ Trung tâm không có thời gian nghỉ hè và phải nghỉ phục vụ bạn đọc để tiến hành thanh lý. (Một số hình ảnh thanh lý tài liệu của Trung tâm đƣợc thể hiện ở phần phụ lục).
49
2.2 Công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm
2.2.1Tổ chức quá trình xử lý tài liệu
Định nghĩa xử lý thông tin nói chung, xử lý tài liệu nói riêng: Là việc biến đổi thông tin từ dạng thức ban đầu thành dạng thức mới nhằm đáp ứng các nhiệm vụ của hoạt động thông tin.
Công tác xử lý tài liệu đƣợc thực hiện theo quy trình và phối kết hợp của các cán bộ thƣ viện trong các khâu. Khi tài liệu đƣợc về đến Trung tâm, kho Đóng sẽ tiến hành biên mục tài liệu và xử lý nội dung tài liệu theo đúng các quy định và chuẩn nghiệp vụ thƣ viện. Tài liệu đƣợc xử lý và lƣu trữ trong cơ sở dữ liệu (CSDL) trực tuyến OPAC của phần mềm Libol của thƣ viện. Tài liệu sẽ đƣợc lựa chọn theo mức độ cấp thiết xử lý trƣớc nhƣ các tài liệu giảng dạy trong cùng kỳ học, các tài liệu là giáo trình cho sinh viên và học viên sau đó là các tài liệu tham khảo đƣợc biên mục và sử dụng phần mềm Libol quản lý thƣ viện.
Tài liệu đƣợc biên mục theo các trƣờng cơ bản của MARC21, bạn đọc có thể truy cập theo nhiều điểm truy cập khác nhau và dễ dàng tìm thấy tài liệu. Với các trƣờng tác giả, tên tài liệu, từ khóa, năm xuất bản…
Đặc biệt với Luận văn trong thời vừa qua Trung tâm đang tiến hành xây dựng kho luận văn số hóa và đang tiến hành số hóa một phần luận văn đó là phần mục lục và tóm tắt luận văn để cung cấp các thông tin gần nhất cho bạn đọc. Đặc biệt hình thức số hóa này của Trung tâm sẽ rất tiện lợi với bạn đọc ở xa nhƣ bạn đọc ngoài, các học viên, sinh viên ở các tỉnh …có thể tra cứu tài liệu trên mục lục trực tuyến OPAC của thƣ viện. Việc này dễ dàng cho bạn đọc sử dụng dịch vụ cung cấp thông tin từ xa của bạn đọc.
DDC, MARC21 và AACR2 là những tiêu chuẩn đƣợc
2.2.2 Các chuẩn xử lý tài liệu
Hội nhập và phát triển đem lại những xu thế và lợi ích lớn cho các nƣớc đang phát triển và tích cực biết tiếp thu công nghệ cũng nhƣ kinh nghiệm của các nƣớc đi trƣớc trên mọi lĩnh vực. Trong lĩnh vực thông tin thƣ viện cũng vậy. Sự thống nhất các chuẩn xử lý tài liệu là vấn đề cần thiết để dễ dàng chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan Thông tin Thƣ viện trong và ngoài nƣớc.
50
sử dụng rộng rãi ở nhiều nƣớc trên thế giới. Nắm rõ đƣợc tinh thần đó TT TTTV Trƣờng đại học Y tế công cộng đã triển khai xử lý tài liệu trên cơ sở của các chuẩn nghiệp vụ trên nhằm giúp NDT có thể dễ dàng truy cập đƣợc đến các thƣ viện trong nƣớc và trên thế giới.
Khung phân loại thập phân DeWey (DDC)
DDC đƣợc xây dựng dựa trên các nguyên tắc hợp lý, làm nó trở nên một công cụ tổ chức tri thức tổng hợp lý tƣởng: các ký hiệu có ý nghĩa bằng các số Arập đƣợc toàn thế giới thừa nhận, các môn loại đƣợc xác định rõ, hệ phân cấp đƣợc phát triển tốt và có một mạng lƣới các mối quan hệ giữa các đề tài. Trong Khung DDC, các môn loại (lớp) cơ bản đƣợc tổ chức theo ngành hoặc lĩnh vực nghiên cứu. Ở lớp bao quát nhất DDC đƣợc chia thành 10 lớp chính, kết hợp với nhau bao quát toàn bộ thế giới tri thức. Mỗi lớp chính đƣợc chia thành 10 phân lớp, và mỗi phân lớp lại đƣợc chia thành 10 phân đoạn.
Cấu trúc chính của DDC đƣợc trình bày trong các bảng tóm lƣợc DDC ở trƣớc các bảng chính. Bảng tóm lƣợc thứ nhất chứa 10 lớp chính. Bảng tóm lƣợc thứ hai chứa một trăm phân lớp. Bảng tóm lƣợc thứ ba chứa một ngàn phân đoạn. Bảng tóm lƣợc thứ nhất và thứ hai đƣợc cung cấp nhằm mục đích xem lƣớt, và các đề mục không nhất thiết phải tƣơng xứng với tên của phân đoạn tìm thấy trong bảng chính.
Mười lớp chính của khung DDC
000 Tin học, thông tin và tác phẩm tổng quát 100 Triết học và Tâm lý học 200 Tôn giáo 300 Khoa học xã hội 400 Ngôn ngữ 500 Khoa học 600 Công nghệ
700 Nghệ thuật và vui chơi giải trí 800 Văn học
51
Nội dung của các lớp trong Khung phân loại DDC
Lớp 000 là lớp chung nhất và đƣợc sử dụng cho những tác phẩm không giới hạn ở bất kỳ một ngành cụ thể nào, ví dụ: Bách khoa thƣ, báo, xuất bản phẩm định kỳ tổng quát. Lớp này cũng đƣợc dùng cho một số chuyên ngành bàn về tri thức và thông tin, ví dụ: tin học, thƣ viện và thông tin học, nghề báo chí. Mỗi lớp chính khác (100-900) bao gồm một ngành chính hoặc một nhóm ngành liên quan.
Lớp 100 bao quát triết học, cận tâm lý học, thuyết huyền bí và tâm lý học. Lớp 200 dành cho tôn giáo. Cả triết học và tôn giáo đều bàn tới bản chất tột cùng của sự tồn tại và các mối quan hệ, nhƣng tôn giáo xử lý những đề tài này trong ngữ cảnh của sách khải huyền, thần thánh và sự thờ cúng.
Lớp 300 bao quát các khoa học xã hội. Lớp 300 bao gồm xã hội học, nhân loại học, khoa học thống kê, khoa học chính trị, kinh tế, pháp luật, hành chính công, các vấn đề xã hội và dịch vụ xã hội, giáo dục, thƣơng mại, các phƣơng tiện thông tin (liên lạc), giao thông vận tải và phong tục.
Lớp 400 bao gồm ngôn ngữ, ngôn ngữ học, và các ngôn ngữ cụ thể. Văn học xếp theo ngôn ngữ sẽ nằm ở lớp 800.
Lớp 500 dành cho khoa học tự nhiên và toán học. Khoa học tự nhiên mô tả và tìm cách giải thích thế giới chúng ta đang sống.
Lớp 600 là công nghệ. Công nghệ bao gồm các lĩnh vực sử dụng khoa học để khai thác thế giới tự nhiên và tài nguyên của nó vì lợi ích của nhân loại.
Lớp 700 bao quát các nghệ thuật: nghệ thuật nói chung, mỹ thuật và nghệ thuật trang trí, âm nhạc và nghệ thuật biểu diễn. Vui chowi giải trí bao gồm các môn thể thao và trò chơi, cũng đƣợc xếp vào 700.
Lớp 800 bao quát văn học và bao gồm tu từ văn học, văn xuôi, thơ ca, kịch …Văn học dân gian cùng với phong tục đƣợc xếp vào 300.
52
Lớp 900 dành cho lịch sử và địa lý. Khi tác phẩm kể về các sự kiện đã xảy ra hoặc tƣờng thuật hiện trạng ở một nơi hoặc một vùng đặc biệt thì tác phẩm đó đƣợc xếp vào 900. Lịch sử một chủ đề cụ thể sẽ đƣợc xếp theo chủ đề đó.
Vì các phần cử DDC đƣợc sắp xếp theo ngành chứ không theo chủ đề nên một chủ đề có thể xuất hiện ở nhiều môn loại (lớp). Chẳng hạn “Dịch tễ học” có các khía cạnh nằm ở nhiều ngành. Ví dụ nhƣ lịch sử hình thành dịch tễ, các biện pháp công cộng nhằm ngăn ngừa ốm đau về thể chất, tỷ lệ mắc bệnh và các biện pháp công cộng để phòng bệnh thì sẽ nằm ở 614.4, hay 614.5. Còn vấn đề dịch vụ với ngƣời ốm đau thể chất, tuyên truyền y tế về sức khỏe cộng đồng thì xếp vào 362.1.
Ký hiệu
Các số Arập đƣợc dùng để thể hiện mỗi phân loại (lớp) trong DDC. Chữ số đầu tiên trong mỗi chỉ số phân loại có ba chữ số thể hiện lớp chính. Chẳng hạn 500 thể hiện khoa học. Chữ số thứ hai trong mỗi chỉ số phân loại có ba chữ số chỉ phân lớp. Chẳng hạn, 500 đƣợc dùng cho các tác phẩm tổng quát về khoa học, 510 cho toán học, 520 cho vật lý học. Chữ số thứ ba trong mỗi chỉ số chỉ phân đoạn. Do đó, 530 đƣợc dùng cho các tác phẩm tổng quát về vật lý học., 531 cho cơ học cở điển, 532 cho cơ học chất lỏng. DDC quy ƣớc rằng không một chỉ số phân loại nào đƣợc có ít hơn ba chữ số. Các số 0 đƣợc dùng để lấp đầy chỉ số phân loại.
Do một số cán bộ của thƣ viện Y tế công cộng đƣợc đào tạo bài bản về nghiệp vụ thƣ viện ở nƣớc ngoài nên Thƣ viện trƣờng đã sớm áp dụng khung phân loại DDC khi còn khá mới tại Việt Nam nhằm mục tiêu thống nhất, chuẩn hóa, và hội nhập với cộng đồng thƣ viện thế giới.
Sau khi DDC 14 đƣợc dịch và đƣợc thƣ viện Quốc gia xuất bản các cán bộ mới của thƣ viện Y tế công cộng lần lƣợt đƣợc cử đi đào tạo và sử dụng thành thạo DDC 14 trong công tác nghiệp vụ của mình. Với những nhận thức chung về việc triển khai DDC
- Trƣớc hết là đã nâng cao đƣợc nhận thức về chuẩn hoá các vấn đề nghiệp vụ thƣ viện, đó chính là khởi đầu của một quá trình thay đổi trong hoạt động thƣ viện.
53
- Thông qua việc triển khai DDC, đƣợc đội ngũ cán bộ phân loại của TT đông đảo, nắm vững về cấu trúc, nguyên tắc phân loại và kỹ năng sử dụng khung DDC.
Hiện nay việc sử dụng DDC 14 đã đƣợc biên dịch sang tiếng Việt và đƣợc Vụ Thƣ viện Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch khuyến cáo sử dụng.
Đƣợc triển khai khá sớm sau khi Thƣ viện Quốc gia Việt Nam triển khai phổ biến và đào tạo các lớp tập huấn về DDC, Trung tâm TT-TV Trƣờng đại học Y tế công cộng cũng đã tiến hành áp dụng. Nhân viên trong Trung tâm cũng đã học hỏi kinh nghiệm, mày mò, tìm kiếm nhất là các trang web catalog của thế giới nhƣ Thƣ viện Quốc hội Mỹ, Thƣ viện Hoàng gia Anh... về cách biên mục tài liệu nƣớc ngoài và ứng dụng vào thực tế các môn loại của Y tế công cộng trong công tác biên mục, phân loại tài liệu. Kết quả là việc áp dụng DDC vào công tác phân loại tài liệu đƣợc tiến hành từ năm 2005. Đến nay, Trung tâm đã đƣợc phân loại theo DDC TT đã xử lý và phân loại đƣợc gần 6500 biểu ghi.
Macr 21 rút gọn cho dữ liệu thư mục (MARC21)
Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu thƣ mục là một chuẩn đƣợc sử dụng rộng rãi cho việc trình bày và trao đổi dữ liệu thƣ mục. Một biểu ghi MARC 21 bao gồm ba yếu tố: Cấu trúc biểu ghi, mã định danh nội dung và nội dung dữ liệu của biểu ghi.
Cấu trúc biểu ghi là một triển khai ứng dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 2709 – Khổ mẫu trao đổi thông tin ( Format for Information Exchange) và tiêu chuẩn tƣơng đƣơng của Hoa kỳ ANSI/NISO Z39.2 – Trao đổi thông tin thƣ mục (Bibliographic Information Interchange)
Định danh nội dung là các mã và quy ƣớc đƣợc thiết lập để xác định và đặc trƣng hóa các phàn tử dữ liệu bên trong biểu ghi, hỗ trợ việc thao tác với dữ liệu đó, đƣợc quy định cụ thể cho từng khổ mẫu trong tất cả các khổ mẫu MARC 21.
Nội dung của các yếu tố dữ liệu tạo thành biểu ghi MARC thông thƣờng đƣợc quy định bởi những chuẩn bên ngoài những khổ mẫu này. Thí dụ về các chuẩn đó là: Mô tả thƣ mục chuẩn quốc tế(ISBD), Quy tắc biên mục Anh – Mỹ (AACR2), Đề mục chủ đề của Thƣ viện Quốc hội Hoa Kỳ (LCSH), hoặc các quy tắc biên mục, các từ điển từ chuẩn và hệ thống phân loại đƣợc sử dụng bởi cơ quan tạo ra biểu
54
ghi. Nội dung của một số yếu tố dữ liệu mã hóa đƣợc quy định cụ thể cho từng khổ mẫu MARC.
MARC 21 là một khổ mẫu tích hợp có thể dùng chung cho các loại hình tài liệu thƣ viện không phải thiết kế các mẫu nhập tin khác nhau, mà chỉ cần thêm bớt các trƣờng dữ liệu đặc thù cho phù hợp; Khả năng chia sẻ và sử dụng các biểu ghi thƣ mục giữa các thƣ viện trong khối các trƣờng Y, Dƣợc với trƣờng Đại học Y tế công cộng đƣợc thực hiện dễ dàng. Không những thế còn giúp trao đổi dữ liệu giữa thƣ viện trƣờng Đại học Y tế công cộng với các thƣ viện trong nƣớc, trong khu vực và các thƣ viện trên thế giới một cách thuận lợi.
Tài liệu khổ mẫu MARC21 rút gọn xuất bản 2005 có bổ sung một số công cụ hỗ trợ tạo thống nhất cho ngƣời biên mục: danh mục mã ngôn ngữ theo tiêu chuẩn ISO 639-2; mã nƣớc theo tiêu chuẩn ISO 3166; từ và cụm từ viết tắt dùng trong biên mục; nguồn hệ thống phân loại, thuật ngữ.
Do đặc tính MARC21 chịu nhiều ảnh hƣởng của AACR2 do vậy việc thực hiện đồng bộ trong quá trình biên mục tài liệu của Trung tâm thông tin trƣờng đại học y tế công cộng . Bởi vậy, trong quá trính triển khai ứng dụng MARC21 vừa qua, nhiều quy định của AACR2 cũng đƣợc áp dụng, nhất là việc tạo các điểm truy cập bổ sung.
Quy tắc biên mục Anh - Mỹ(AACR2)
AACR2 là một bộ quy tắc biên mục nổi tiếng thế giới đã đƣợc cộng đồng thƣ viện Anh và Hoa Kỳ hợp tác biên soạn từ năm 1967. Năm 1978, các đại diện cộng đồng thƣ viện Anh, Canada, Hoa Kỳ và Oxtraylia đã thống nhát chỉnh lý AACR, biên soạn lại thành lần xuất bản mới với nhan đề Quy tắc Biên mục Anh- Mỹ, lần xuất bản thứ hai (Anglo American Cataloging Rule, Secand Edition), đƣợc viết tắt là AACR2. Bộ tài liệu AACR2, đƣợc coi nhƣ là (một hòn đá tảng trong lịch sử in ấn của tài liệu này)
AACR2 là Quy tắc biên mục Anh-Mỹ, không có nhiều khác biệt với ISBD