8. CẤU TRÚC CỦA LUÂN VĂN
3.1.1 Củng cố và khai thác nguồn lực thông tin
Phải nói rằng nói đến hiệu quả hoạt động của cơ quan TT – TV trƣớc hết phải nói đến chất lƣợng và sự đầy đủ các nguồn thông tin. Để một cơ quan TT – TV hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ của mình trƣớc tiên đòi hỏi cơ quan đó phải xây dựng đƣợc vốn tài liệu đầy đủ, lớn mạnh về số lƣợng, phong phú về chủng loại, với chất lƣợng tốt, phù hợp với yêu cầu ngày càng cao của NDT.
Trong những năm qua, đƣợc sự quan tâm của lãnh đạo Nhà trƣờng, Trung tâm đã xây dựng cho mình một nguồn tin khá phong phú về chủng loại và phù hợp với chƣơng trình và phƣơng pháp giảng dạy trong lĩnh vực y tế công cộng của Nhà trƣờng. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của công nghệ, của khoa học và sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ thông tin, đã đặt ra những hạn chế cho nguồn tin tại Trung tâm. Đó là những hạn chế về số lƣợng, chất lƣợng và tính thời sự của thông tin về các lĩnh vực nghiên cứu và đào tạo. Chính những hạn chế này đã kìm hãm khả năng đáp ứng thông tin cho bạn đọc. Vì vậy, một trong những mục tiêu quan trọng nhất hiện nay đặt ra với Trung tâm là phải tăng cƣờng nguồn lực thông tin tại cơ quan mình.
Trung tâm cần khai thác các nguồn tin điện tử trên các trang web của các tổ chức quốc tế về lĩnh vực Y tế công cộng cung cấp cho các ngƣời dùng.
Củng cố nguồn lực thông tin
Với nguồn lực thông tin hiện có, Trung tâm phải có kế hoạch thanh lọc, thanh lý những tài liệu cũ, nát, không còn giá trị sử dụng. Làm tốt công tác này, kho tài liệu của Trung tâm không những không bị giảm đi về chất lƣợng mà còn tạo điều kiện tăng diện tích kho để bảo quản tốt các tài liệu mới bổ sung.
Vấn đề bổ sung tài liệu đƣợc Trung tâm tiến hành thƣờng xuyên, có kế hoạch gắn liền với nhu cầu của NDT.
84
Cơ sở dữ liệu điện tử khi mua về cũng cần đƣợc quản lý chặt chẽ và có những thông báo đến bạn đọc để bạn đọc dễ dàng tiếp cận, sử dụng nguồn tin phù hợp với nhu cầu tin của mình. Hơn nữa, Trung tâm cũng cần có các hoạt động để nhằm thu hút NDT tiếp cận với các sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm một cách thƣờng xuyên tích cực hơn nữa. Giúp NDT tham gia các khóa đào tạo miễn phí của Trung tâm, tham gia hỏi đáp nhiều hơn và khai thác hiệu quả hơn các nguồn tin điện tử rất hữu ích có phổ biến trên trang web của Trung tâm.
3.1.2 Tăng cường khả năng chia sẻ thông tin
Trung tâm TT- TV đã liên kết với một số trƣờng và Trung tâm thông tin thƣ viện trong hệ thống các trƣờng Y Dƣợc trong cả nƣớc nhằm trao đổi kinh nghiệm trong việc quản lý, đào tạo và hợp tác liên thƣ việc cũng nhƣ trao đổi tài liệu y học trong hệ thống. Đây cũng là các đơn vị cùng tham gia trong quá trình đào tạo trainner để trainning cho các cán bộ làm việc tại thƣ viện hoặc trung tâm thông tin từ các trƣờng đại học hàng đầu trong lĩnh vực y tế ở Việt Nam. Cụ thể là các Trƣờng nhƣ:
- Học viện Quân y
- Học viện Y Dƣợc học cổ truyền Việt Nam - Trung tâm học liệu Đại học Cần Thơ - Trung tâm học liệu Đại học Đà Nẵng - Trung tâm học liệu Đại học Huế
- Trung tâm học liệu Đại học Thái Nguyên - Trƣờng ĐH Dƣợc Hà Nội
- Trƣờng ĐH Điều dƣỡng Nam Định - Trƣờng ĐH Kỹ thuật y tế Hải Dƣơng - Trƣờng ĐH Tây Nguyên
- Trƣờng ĐH Thăng Long - Trƣờng ĐH Y Dƣợc Cần Thơ - Trƣờng ĐH Y Dƣợc Huế
85 - Trƣờng ĐH Y Dƣợc TP. Hồ Chí Minh - Trƣờng ĐH Y Hà Nội - Trƣờng ĐH Y Hải Phòng - Trƣờng ĐH Y khoa Phạm Ngọc Thạch - Trƣờng ĐH Y Thái Bình
- Viện Thông tin Thƣ viện Y học Trung ƣơng
Các cơ sở này sẽ tiếp thu kiến thức và kinh nghiệm để triển khai công tác khai thác thông tin cho đơn vị mình. Tiếp đến là sẽ rút kinh nghiệm và phổ biến kiến thức, chia sẻ cho bạn đọc tại cơ sở mình với các nội dung đã đƣợc đào tạo. Việc này giúp cho các đơn vị Y – Dƣợc có thêm các kiến thức mới, nâng cao đƣợc nghiệp vụ cuả mình và giúp đào tạo ngƣời dùng tin tại cơ sở đƣợc tốt hơn. Qua đó cũng tăng cƣờng khả năng hợp tác và chia sẽ thông tin của Trung tâm với các đơn vị bạn. Và các đơn vị hợp tác, chia sẻ cùng nhau đều có những lợi ích nhất định trong công tác tăng cƣờng hơn nữa hoạt động thông tin thƣ viện của đơn vị mình.
Bên cạnh đó Trung tâm cũng cần tham gia chia sẻ và trao đổi tài liệu là sách in về lĩnh vực y tế cho các cơ sở đào tạo về y trong cả nƣớc nhƣ Trƣờng Đại học Y Hà Nội, Trƣờng Đại học y Thái Nguyên, ….Hơn nữa, qua kết quả của những việc đã làm đƣợc trong công tác chia sẽ nguồn lực thông tin của Trung tâm với các cơ sở đào tạo về Y- Dƣợc trong cả nƣớc nói chung về Y tế công cộng nói riêng thì bƣớc đầu cũng có những phản hồi tích cực và hiệu quả. Tuy nhiên, để nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động, sắp tới Trung tâm sẽ tiếp tục thực hiện việc chia sẻ nguồn tài liệu sách về y học cho các Trung tâm, các Thƣ viện trên cả nƣớc trong nguồn sách SABRE đƣợc hỗ trợ với số lƣợng lớn của AP(Atlantic Philanthropies). Có nhƣ vậy nguồn lực thông tin trong lĩnh vực Y Dƣợc sẽ đƣợc tăng theo cấp số nhân.
86
3.2 Đa dạng hoá các loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin – tƣ liệu
3.2.1 Đa dạng hoá các sản phẩm của Trung tâm
Mặc dù Trung tâm Thông tin Thƣ viện trƣờng Đại học Y tế công cộng đƣợc đánh giá khá cao trong hệ thống các trƣờng Y - Dƣợc nói riêng, các trƣờng đại học nói chung nhƣng cán bộ lãnh đạo nhà trƣờng cũng nhƣ các cán bộ thƣ viện luôn tâm niệm hoàn thiện hơn nữa công tác thƣ viện về mọi mặt nhằm góp phần tích cực trong công tác đào tạo, nghiên cứu, giảng dạy của nhà trƣờng trong giai đoạn mới.
Muốn làm đƣợc nhƣ vậy bản thân trung tâm cần nỗ lực hơn nữa trong các khâu của thƣ viện đặc biệt là cần đa dạng hóa các loại hình sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của ngƣời đọc, ngƣời dùng tin.
Trong thời gian tới nhà trƣờng sẽ chuyển hƣớng đào tạo tín chỉ cho các khóa mới, do vậy việc cung cấp thông tin của trung tâm cho ngƣời dùng đặc biệt là sinh viên, học viên cũng cần có những thay đổi nhất định. Điều này đã đƣợc ban lanh đạo nhà trƣờng, Giám đốc thƣ viện cùng các nhân viên có một quá trình chuẩn bị, tham khảo ý kiến, học hỏi kinh nghiệm và sáng tạo ý tƣởng mới trong điều kiện thực tế của trƣờng nói chung, của trung tâm nói rêng để đƣa ra các phƣơng án cụ thể và xây dựng kế hoạch cho các loại hình sản phẩm dịch vụ mới của Trung tâm trong điều kiện mới.
Kế hoạch sẽ triển khai số hóa một số giáo trình phôto thành tài liệu số và đƣa vào elearning của Nhà trƣờng để tất cả các học viên và sinh viên Nhà trƣờng sẽ không phải đến thƣ viện để mƣợn tài liệu giáo trình tại kho đóng nhƣ trƣớc nữa. Việc này phù hợp với việc đào tạo tín chỉ của Nhà trƣờng. Nhƣ vậy, với các môn học khác nhau các em vẫn có thể có sẵn tài liệu trên elearning để phục vụ cho công tác học tập, nghiên cứu của mình. Đây là một ý tƣởng vừa giảm thiểu các công đoạn thủ công của thƣ viện, giúp nhanh chóng tin học hóa thƣ viện cũng là nhằm tăng khả năng tự học và phù hợp với chủ trƣơng đào tạo dựa trên vấn đề PBL(Problem based learning) của Nhà trƣờng.
Với các sản phẩm hiện có: - Mục lục tra cứu trực tuyến
87 - CSDL trực tuyến
- Website thƣ viện - Nguồn tin điện tử
Bên cạnh đó là việc hình thành và xây dựng kho sách điện tử tại Trung tâm. Hiện nay, Giám đốc Trung tâm đã chủ trƣơng xây dựng kho sách điện tử về Y tế công cộng trong cung cấp cho bạn đọc trong quá trình học tập và nghiên cứu của mình. Các tài liệu điện tử này bao gồm cả tiếng Anh và tiếng Việt tồn tại ở dạng toàn văn PDF đƣợc xử lý theo đúng chuẩn nghiệp vụ của thƣ viện. Sau đó đƣợc đƣa lên lƣu trữ tại kho MEDIA, một kho lƣu trữ tài liệu điện tử của Trƣờng Đại học y tế công cộng. Tất cả các bạn đọc của Thƣ viện đều có thể truy cập và sử dụng kho tài liệu sách điện tử này một cách chủ động và hiệu quả. Bởi lẽ đây là các tài liệu quý, hiếm chƣa hoặc không đƣợc in thành sách, chủ yếu tồn tại dƣới dạng điện tử và lƣu hành nội bộ trong các trang Wed của các Tổ chức quốc tế trong và ngoài nƣớc về Y học và Y tế công cộng ( nhƣ WHO, cục AIDS, ...). Bạn đọc chỉ cần truy cập vào trang OPAC, tra tìm tài liệu theo nhu cầu, các thông tin về tài liệu và tài liệu tài liệu điện tử nếu có sẽ đƣợc cung câp đầy đủ, có dẫn đƣờng link đến kho lƣu trữ MEDIA để bạn đọc có thể dễ dàng tiếp cận và khai thác.
Số hóa một phần hoặc toàn bộ tài liệu là Luận văn của TT. Với phƣơng châm phục vụ tối đa nhu cầu bạn đọc trong trƣờng có thể trực tiếp tham khảo tài liệu tại TT cũng nhƣ các bạn đọc từ xa và các lớp đào tạo tại các tỉnh, thành trong cả nƣớc của nhà Trƣờng, TT đã tiến hành số hóa một phần hoặc toàn bộ nguồn tài liệu là luận văn, một nguồn tài liệu xám của nhà trƣờng.
Là một trƣờng đại học tiếp cận nhiều với các nền văn minh thế giới, thì luật bản quyền cũng đƣợc lãnh đạo nhà Trƣờng và TT lƣu ý đến. Do vậy, theo nội quy sử dụng thƣ viện của Trƣờng Đại học Y tế công cộng thì với nguồn tài liệu xám là luận văn, luận án có lƣu trữ trong thƣ viện bạn đọc chỉ đƣợc phép đọc tại chỗ và yêu cầu phô tô 10% số trang của tài liệu. Bởi vây, việc số hóa một phần luận văn cũng phải đảm bảo tiêu chí này. Các tài liệu đƣợc số hóa sẽ lƣu dƣới dạng PDF và đăng tải cùng các thông tin tài liệu trên trang OPAC của phần mềm quản lý thu viện. Việc
88
này vừa đảm bảo cho bạn đọc có thể tiếp cận nguồn tài liệu xám ở mọi nơi, mọi lúc, không nhất thiết phải đến thƣ viện để đọc, vừa đảm bảo giữ bản quyền của nguồn tài liệu xám theo đúng nội quy của lãnh đạo nhà Trƣờng cũng nhƣ lãnh đạo Trung tâm thống nhất.
Nhƣ vậy, Trung tâm đã bƣớc đầu số hóa một số các giáo trình đào tạo theo tín chỉ, số hóa một phần luận văn tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho công tác tra cứu, tham khảo tài liệu của các bạn đọc trong trƣờng cũng nhƣ các bạn đọc ngoài trƣờng và các lớp đào tạo từ xa không có điều kiện đến tham khảo trực tiếp tại trung tâm.
3.2.2 Nâng cao chất lượng dịch vụ thông tin
Thời gian gần đây, Trung tâm cũng tập trung phát triển dịch vụ thông tin phục vụ công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu của Trong chiến lƣợc phát triển văn hóa đến năm 2020 của nƣớc ta đã nêu rất rõ: “Mô hình tổ chức và phƣơng thức hoạt động của thƣ viện nƣớc ta là kết hợp giữa thƣ viện truyền thống và thƣ viện điện tử/thƣ viện số, trong đó, việc sử dụng mạng máy tính để lƣu giữ, khai thác thông tin và xây dựng thƣ viện số là xu hƣớng quan trọng nhất trong việc phát triển tự động hoá các thƣ viện.
Song song với việc phát triển và xây dựng các sản phẩm của thƣ viện hiện có nhƣ: - DV mƣợn trả tải liệu
- DV đọc tại chỗ - DV in sao tài liệu - DV gia hạn giữ chỗ - DV chỉ dẫn nguồn - Đào tạo ngƣời dùng tin - Hỗ trợ tra cứu
Cùng với các dịch vụ mới trong tƣơng lai sẽ đƣợc triển khai: - Dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc
- Dịch vụ tƣ vấn khai thác thông tin - Dịch thuật
89
thấy và trò nhà trƣờng. Nhằm nâng chất lƣợng dịch vụ thông tin lãnh đạo Trung tâm cũng nhƣ các cán bộ thƣ viện luôn nỗ lực gắn kết với bạn đọc trong quá trình đƣa ra các dịch vụ đáp ứng NCT. Bạn đọc là đối tƣợng đánh cao nhất cho chất lƣợng các dịch vụ thông tin của Trung tâm tạo ra. Với các con số cụ thể về khả năng đáp ứng NCT của các dịch vụ thông tin tại Trung tâm, có thể thấy những đóng góp của cán bộ, nhân viên của Trung tâm trong thời gian qua.
3.3 Phát huy nhân tố con ngƣời trong hoạt động thông tin – thƣ viện
3.3.1 Nâng cao trình độ cán bộ Trung tâm
Là một Trung tâm thông tin của một trƣờng đại học có các mối quan hệ quốc tế với hầu hết các nƣớc phát triển mạnh về Y tế công cộng trong khu vực và trên thế giới, Trung tâm thƣ viện của trƣờng cũng là một Trung tâm đi đầu trong việc thực hiện chuẩn nghiệp vụ về thƣ viện. Với tinh thần hội nhập là để phát triển và tiến bộ, lãnh đạo Trung tâm luôn ý thức cao về việc nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ thƣ viện trong các khâu từ phục vụ bạn đọc, đến hỗ trợ tra cứu, bổ sung, xử lý nghiệp vụ, tra cứu các CSDL quốc tế về Y học nói chung và Y tế công cộng nói riêng của cán nhân viên. Do vậy, cán bộ thƣ viện thƣờng xuyên đƣợc cử đi tham dự các lớp tập huấn về chuẩn thƣ viện nhƣ lớp tập huấn và nâng cao năng lực cán bộ về AACR2, MARC21, các lớp đào tạo sử dụng và tập huấn về DDC của Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ, Thƣ viện Quốc gia Việt Nam...
Vừa qua Trƣờng Đại học Y tế công cộng (Việt Nam) cùng với mạng ấn phẩm khoa học quốc tế (INASP, Vƣơng quốc Anh) và mạng tài liệu và nguồn thông tin trực tuyến quốc tế (INFORM, Thụy Điển) cùng hợp tác triển khai chƣơng trình đào tạo và nâng cao năng lực cấp quốc gia về truy cập và sử dụng thông tin y tế dành cho các cán bộ thƣ viện, các nhà nghiên cứu và các cán bộ làm việc trong lĩnh vực y tế thuộc các trƣờng đại học của Việt Nam có các chƣơng trình và hoạt động liên quan đến y tế.
Chƣơng trình không chỉ góp phần thúc đẩy năng lực cán bộ của Trung tâm về lĩnh vực khai thác thông tin y tế trực tuyến mà còn góp phần thúc đẩy năng lực
90
cán bộ thông tin thƣ viện ngành y trong quá trình đào tạo nâng cao trình độ ngƣời dùng tin về y nói chung và y tế công cộng nói riêng.
3.3.2 Hướng dẫn đào tạo người dùng tin
Đƣợc sự đồng ý của Ban Giám hiệu, kể từ tháng 10 năm 2006, Trung tâm Thông tin-Thƣ viện liên tục tổ chức các lớp hƣớng dẫn tìm kiếm và sử dụng thông tin định kỳ vào 13h30 đến 15h00 thứ sáu hàng tuần, nhằm giúp bạn đọc có một cái nhìn tổng thể về những nguồn thông tin sẵn có, cách tìm kiếm và sử dụng thông tin một cách hiệu quả, hỗ trợ công việc học tập và nghiên cứu. Các kỹ năng tìm kiếm cơ bản; Hƣớng dẫn tìm kiếm, đánh giá các nguồn tin Y tế công cộng; Hƣớng dẫn tra cứu trên một số cơ sở dữ liệu nhất định nhƣ: HINARI, PubMed, EBSCO; Hƣớng