8. CẤU TRÚC CỦA LUÂN VĂN
1.7 Vai trò của hoạt động thông tin – thƣ viện tại Trƣờng Đại học Y tế công
công cộng.
1.7.1 Vai trò của hoạt động thông tin- thư viện trong các trường đại học
Trong lịch sử tồn tại của mình, thƣ viện trƣờng học từ lâu đã khẳng định đƣợc chỗ đứng của mình trong việc giảng dạy và học tập của giáo viên và học sinh trong các trƣờng đại học. Thƣ viện có tác động tích cực trong nhiều hoạt động khác nhau của Nhà trƣờng. Hiệu quả của thƣ viện sẽ đem lại hiệu quả thiết thực trong quá trình học tập, nghiên cứu của các đối tƣợng trong nhà trƣờng là điều không thể phủ nhận. Hoạt động thƣ viện hiệu quả sẽ dẫn đến kết quả học tập tốt hơn. Sự hợp tác, phối kết hợp giữa giáo viên và cán bộ thƣ viện có ảnh hƣởng đến việc học tập của học sinh, đặc biệt là về mặt chuẩn bị giáo án môn học, việc bổ sung tài liệu của thƣ viện, việc cung cấp các cơ hội phát triển nghề nghiệp cho giáo viên.
43
1.7.2 Hoạt động Thông tin – Thư viện của Trường Đại học Y tế công cộng cũng như các trường đại học khác có tầm quan trọng đặc biệt.
Trung tâm Thông tin Thƣ viện trƣờng Đại học Y tế công cộng cung cấp nguồn thông tin trong và ngoài nƣớc về lĩnh vực y tế công cộng.
Cụ thể Trung tâm Thông tin Thƣ viện đóng góp vào việc học tập và giảng dạy đó là: “Hình thành môi trường học tập kiểu mới; cung cấp những kinh nghiệm học tập đa dạng; hỗ trợ việc phát triển kỹ năng một cách có hệ thống; cung cấp điểm truy cập tới nhiều nguồn thông tin khác nhau; khuyến khích và hỗ trợ việc học tập; tạo cơ hội tiếp cận chương trình học một cách bình đẳng; nâng cao sự tự tin và khả năng học tập độc lập của sinh viên; và cung cấp dịch vụ hướng nghiệp”. [Trích dẫn].
Ngoài ra thƣ viện còn có sự kết hợp hữu cơ với các bộ môn, các giáo viên trong việc lựa chọn tài liệu bổ sung cho các môn học nhằm tạo cơ hội cho người
học và bạn đọc tiếp cận chương trình học một cách bình đẳng. Thƣ viện Y tế công
cộng còn góp phần hình thành môi trường học tập kiểu mới kết hợp với phƣơng pháp học dựa trên vấn đề PBL (Problem based learning) của nhà Trƣờng sinh viên có cơ hội phát huy tính sáng tạo và chủ động trong con đƣờng chinh phục kiến thức. Với hệ thống khai thác tối đa các CSDL về Y tế trong và ngoài nƣớc, chỉ ra phương
pháp khai thác kiến thức và cách thức truy cập cho bạn đọc khi đến với Trung tâm,
qua đó đã cung cấp điểm truy cập tới nhiều nguồn thông tin khác nhau, thông qua đó cung cấp những kinh nghiệm học tập đa dạng, đồng thời hỗ trợ việc phát triển kỹ
44
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – THƢ VIỆN TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC Y TẾ CÔNG CỘNG
2.1 Công tác phát triển nguồn tài liệu
Công tác phát triển nguồn tài liệu hay nói một cách khác chính là công tác bổ sung vốn tài liệu là công việc quan trọng có tính chất quyết định đến toàn bộ hoạt động của một trung tâm thông tin. Với hàng loạt các dịch bệnh đang diễn ra hàng ngày, hàng giờ trên thế giới và các thông tin khoa học nói chung, thông tin y học nói riêng ngày một mới và update thì việc thông tin cũ bị lỗi thời là điều hiển nhiên phải xảy ra, nhƣ vậy việc cập nhật các thông tin mới là hết sức cần thiết trong mỗi một cơ quan thông tin.
Việc bổ sung các tài liệu mới là hết sức cần thiết với việc đáp ứng nhu cầu thông tin luôn thay đổi trong xã hội của các cơ quan thông tin trong công tác phục vụ bạn đọc. Đây cũng là sự sống còn của mỗi một cơ quan thông tin thƣ viện bởi lẽ nếu nguồn tin không cập nhật, không mới và tính nỗi thời cao thì sẽ không những không thu hút đƣợc bạn đọc đến với mình mà bạn đọc sẽ rời bỏ khỏi nơi không thể đáp ứng nhu cầu tin cho họ học tập và nghiên cứu. Việc này đồng nghĩa với việc cơ quan thông tin sẽ tự xóa bỏ vai trò tồn tại của mình. Theo báo cáo thống kê về tình hình dịch bệnh trong nƣớc của Bộ Y tế thì con số này tăng nhanh trong các năm gần đây đòi hỏi Bộ/ Ngành, và Nhà trƣờng cần có các thông tin kịp thời, hữu ích cho công tác học tập, giảng dạy và nghiên cứu trong lĩnh vực y tế dự phòng của mình.
Nắm rõ đƣợc các quy luật tồn tại và phát triển đó, trung tâm thông tin thƣ viện trƣờng Đại học Y tế công cộng luôn chú ý đến công tác bổ sung tài liệu nhƣ một khâu quan trọng trong toàn bộ hoạt động của mình.
2.1.1 Nguồn bổ sung tài liệu
Trung tâm Thông tin Thƣ viện trƣờng Đại học Y tế công cộng gắn chặt với công tác đào tạo, nghiên cứu của nhà trƣờng. Hơn nữa các mối quan hệ hợp tác của Nhà trƣờng với các tổ chức y tế, các trƣờng đại học y tế công cộng trên thế giới rất luôn đƣợc mở rộng và phát triển mạnh. Trên cơ sở các mối quan hệ hợp tác nghiên
45
cứu, đào tạo với các trƣờng, các tổ chức quốc tế có trao đổi và biếu tặng các tài liệu liên quan nhƣ dự án trao đổi và hợp tác về phòng chống ung thƣ do thuốc lá gây nên, dự án phòng chống HIV tại cộng đồng, dự án phòng chống tai nạn và thƣơng tích trong cộng đồng, các dự án này đều có các tài liệu nghiên cứu và sách, báo tài liệu tặng biếu có lƣu trữ tại Trung tâm. Các nguồn tài liệu có các ký hiệu:
Sách của các dự án
Sách AP
Sách Xu
Sách Ax
Sách Bộ y tế
Sách mua theo các yêu cầu của các khoa, bộ môn.
Ngoài ra, thời gian gần đây TT cũng triển khai kho sách điện tử và bƣớc đầu xây dựng CSDL toàn văn luận văn cung cấp thêm các nguồn thông tin về tƣ liệu điện tử cho bạn đọc đặc biệt là nguồn tài liệu nƣớc ngoài. Phần lớn các tài liệu này đƣợc tìm kiếm tại một số trang mạng uy tín của CSDL về y tế, các sách từ trang HINARi, PUBMED, MEDLINE, hoặc các trang trong nƣớc nhƣ của Bộ Y tế, WHO... nhằm phục vụ có hiệu quả hơn nữa cho công tác đào tạo nghiên cứu của cán bộ và học viên.
Nhƣ vậy, nguồn bổ sung vốn tài liệu của Trung tâm chủ yếu qua các nguồn: Mua, nhận biếu tặng từ các tổ chức, cá nhân và trao đổi. Ngoài ra còn nguồn tin nội sinh đƣợc tạo ra từ giảng viên, sinh viên, học viên và sinh viên Nhà trƣờng.
2.1.2 Diện bổ sung tài liệu
Diện bổ sung tài liệu của trung tâm đƣợc sự hỗ trợ tích cực của các khoa, bộ môn, các nhà chuyên môn về y tế công cộng cùng kết hợp với cán bộ thƣ viện trong việc lựa chọn các lĩnh vực, các tài liệu có liên quan trong lĩnh vực y tế công cộng.
Mua:
+ Đối với tài liệu là sách: Trên cơ sở yêu cầu thực tế về công tác giảng dạy và hoạt động nghiên cứu của thầy và trò nhà trƣờng cũng nhƣ ở các bộ môn, khoa và các trung tâm đề xuất với Ban giám hiệu, thƣ viện sẽ lập danh sách và yêu cầu tài
46
chính nhà trƣờng đặt mua các tài liệu của các nhà xuất bản trong nƣớc nhƣ: Chính trị Quốc gia, Lao động xã hội, Thống kê, Bộ y tế… hay các nhà xuất bản nƣớc ngoài có uy tín nhƣ: World Health Organization, Open University Press, Blackwell, Wiley…
+ Đối với tài liệu là báo, tạp chí: Hàng tháng, hàng quý, TT sẽ đặt mua các báo tạp chí phù hợp với chuyên ngành đào tạo của nhà trƣờng nhƣ tạp chí Thuốc và sức khỏe, HIV/AIDS, Y học Việt Nam, Y học thực hành, Y học dự phòng, Dinh dƣỡng và sức khỏe, Ký sinh trùng, Cây thuốc quý, …, các báo AIDS và cộng đồng, Sức khỏe đời sống…
Các đề cƣơng, bài giảng môn học do giáo viên, giảng viên nhà trƣờng biên soạn Thu nhận tài liệu nội bộ:
sau khi đƣợc in ấn đều đƣợc đƣa lên thƣ viện lƣu trữ và phổ biến cho sinh viên, học viên nhà trƣờng dùng làm giáo trình mƣợn và đọc cho bạn đọc. Đây là nguồn tài liệu hữu ích cho công tác giảng dạy và học tập tại nhà trƣờng.
Bên cạnh đó các thầy cô nhà trƣờng trong quá trình viết và làm dự án về y tế công cộng cũng có những tài liệu liên quan đƣợc biếu tặng hay trao đổi cá nhân đều gửi lên thƣ viện và phổ biến rỗng rãi cho các đối tƣợng bạn đọc quan tâm. Một số các tài liệu loại này nhƣ: Lancet- một tạp chí y tế công cộng trong khu vực, Studies in family planning…
Tài liệu trao đổi:
Trung tâm đã tranh thủ các mối quan hệ của mình với các tổ chức, các cá nhân, các cơ quan thông tin để tăng cƣờng hơn nữa nguồn tài liệu cho công tác bổ sung của TT. TT thƣờng xuyên nhận đƣợc các tài liệu của các nhà xuất bản Y học với các tạp chí chuyên ngành có uy tín nhƣ: Tạp chí Dƣợc học, tạp chí nghiên cứu y học, phòng chống sốt rét và các bệnh ký sinh trùng, tạp chí chính sách y tế… Ngoài ra TT còn nhận đƣợc các sách của quỹ Châu Á thông qua kênh của NASATI số này lên đến hàng nghìn cuốn qua các đợt.
Do đặc thù là một trƣờng đào tạo và nghiên cứu về lĩnh vực y tế dự phòng các tài liệu thƣờng xuyên đƣợc update theo xu hƣớng bệnh tật của toàn xã hội. Bởi
47
lẽ đó nên diện bổ sung tài liệu còn phụ thuộc một phần vào các báo cáo thống kê và báo cáo y tế của Bộ y tế, trên cơ sở các báo cáo tình hình dịch bệnh hàng năm và các nguy cơ ngoài cộng đồng làm căn cứ để lựa chọn, bổ sung tài liệu cho Trung tâm. Bên cạnh đó, các tài liệu liên quan phƣơng pháp giảng dạy, cách thức đào tạo mới, tiên tiến cũng đƣợc bổ sung, nghiên cứu và tiếp cận đề đƣa vào thực tiễn giảng dạy tại Trƣờng.
2.1.3 Kinh phí bổ sung
Hàng năm do nhu cầu tài liệu của bạn đọc và hoạt động học tập giảng dạy của giảng viên và sinh viên mà Trung tâm Thông tin Thƣ viện đề nghị bổ sung theo sát các nội dung đó. Kinh phí bổ sung của các năm khác nhau và không có mức quy định cụ thể. Với số liệu thống kê của các năm từ 2005 – 2011 chỉ ra rất rõ số lƣợng cũng nhƣ tỷ lệ bổ sung của các năm là khác nhau và kinh phí phân bổ cho các giai đoạn cũng khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu cũng nhƣ các chỉ đạo của Nhà trƣờng. Qua số liệu thống kê về số đầu ấn phẩm đƣợc bổ sung trong các năm 2005- 2011 khá ổn định. Duy chỉ có hai năm 2006 và 2009 là con số bổ sung tài liệu tăng vọt do nguồn sách của quỹ AP(Atlantic Philanthropies) về Y học tăng cao nên lƣợng bổ sung của các năm này cũng tăng cao. Đây cũng là một nguồn bổ sung hiệu quả và thiết thực cho Trung tâm trong những năm vừa qua.
Bổ sung theo các năm Số lƣợng đầu
ấn phẩm (bản ) Tỷ lệ phần trăm (%) 2005 1091 7.62 2006 4170 29.14 2007 2179 15.23 2008 947 6.62 2009 2200 15.37 2010 1741 12.17 2011 1983 13.86
48
Hình 2.10 Lượng bổ sung tài liệu theo các năm
Theo định kỳ, Trung tâm tiến hành công tác thành lý tài liệu vào giữa tháng 7 hàng năm. Công tác này đƣợc thực hiện trong nhóm công tác nghiệp vụ thƣ viện triển khai khi sinh viên đã nghỉ hè.
Với nội dung các tài liệu cũ, không có giá trị sử dụng đối với bạn đọc nhƣ các báo, tạp chí cũ, các tài liệu cũ nát, lâu năm, và đã có xuất bản mới thay thế thì tài liệu đƣợc thanh lọc cẩn thận, kỹ càng. Các tài liệu đƣợc đƣa vào danh sách thanh lý chủ yếu là các sách mà các số liệu thống kê về y tế không còn đƣợc sát thực và đã có các số liệu mới thay thế. Các tài liệu thanh lý đƣợc lập danh mục và xin ý kiến Nhà trƣờng để có thể cung cấp miễn phí cho học viên nếu có nhu cầu, ngoài ra đây cũng đƣợc coi là nguồn tƣ liệu tham gia trao đổi hữu hiệu với các đầu mối trong hệ thống nếu có quan tam đến các số liệu thống kê của các năm cũ. Việc thanh lý tài liệu còn giúp Trung tâm có thêm diện tích kho để bổ sung các tài liệu mới. Công tác này đòi hỏi khá nhiều công sức và thời gian do vậy hầu nhƣ cán bộ Trung tâm không có thời gian nghỉ hè và phải nghỉ phục vụ bạn đọc để tiến hành thanh lý. (Một số hình ảnh thanh lý tài liệu của Trung tâm đƣợc thể hiện ở phần phụ lục).
49
2.2 Công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm
2.2.1Tổ chức quá trình xử lý tài liệu
Định nghĩa xử lý thông tin nói chung, xử lý tài liệu nói riêng: Là việc biến đổi thông tin từ dạng thức ban đầu thành dạng thức mới nhằm đáp ứng các nhiệm vụ của hoạt động thông tin.
Công tác xử lý tài liệu đƣợc thực hiện theo quy trình và phối kết hợp của các cán bộ thƣ viện trong các khâu. Khi tài liệu đƣợc về đến Trung tâm, kho Đóng sẽ tiến hành biên mục tài liệu và xử lý nội dung tài liệu theo đúng các quy định và chuẩn nghiệp vụ thƣ viện. Tài liệu đƣợc xử lý và lƣu trữ trong cơ sở dữ liệu (CSDL) trực tuyến OPAC của phần mềm Libol của thƣ viện. Tài liệu sẽ đƣợc lựa chọn theo mức độ cấp thiết xử lý trƣớc nhƣ các tài liệu giảng dạy trong cùng kỳ học, các tài liệu là giáo trình cho sinh viên và học viên sau đó là các tài liệu tham khảo đƣợc biên mục và sử dụng phần mềm Libol quản lý thƣ viện.
Tài liệu đƣợc biên mục theo các trƣờng cơ bản của MARC21, bạn đọc có thể truy cập theo nhiều điểm truy cập khác nhau và dễ dàng tìm thấy tài liệu. Với các trƣờng tác giả, tên tài liệu, từ khóa, năm xuất bản…
Đặc biệt với Luận văn trong thời vừa qua Trung tâm đang tiến hành xây dựng kho luận văn số hóa và đang tiến hành số hóa một phần luận văn đó là phần mục lục và tóm tắt luận văn để cung cấp các thông tin gần nhất cho bạn đọc. Đặc biệt hình thức số hóa này của Trung tâm sẽ rất tiện lợi với bạn đọc ở xa nhƣ bạn đọc ngoài, các học viên, sinh viên ở các tỉnh …có thể tra cứu tài liệu trên mục lục trực tuyến OPAC của thƣ viện. Việc này dễ dàng cho bạn đọc sử dụng dịch vụ cung cấp thông tin từ xa của bạn đọc.
DDC, MARC21 và AACR2 là những tiêu chuẩn đƣợc
2.2.2 Các chuẩn xử lý tài liệu
Hội nhập và phát triển đem lại những xu thế và lợi ích lớn cho các nƣớc đang phát triển và tích cực biết tiếp thu công nghệ cũng nhƣ kinh nghiệm của các nƣớc đi trƣớc trên mọi lĩnh vực. Trong lĩnh vực thông tin thƣ viện cũng vậy. Sự thống nhất các chuẩn xử lý tài liệu là vấn đề cần thiết để dễ dàng chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan Thông tin Thƣ viện trong và ngoài nƣớc.
50
sử dụng rộng rãi ở nhiều nƣớc trên thế giới. Nắm rõ đƣợc tinh thần đó TT TTTV Trƣờng đại học Y tế công cộng đã triển khai xử lý tài liệu trên cơ sở của các chuẩn nghiệp vụ trên nhằm giúp NDT có thể dễ dàng truy cập đƣợc đến các thƣ viện trong nƣớc và trên thế giới.
Khung phân loại thập phân DeWey (DDC)
DDC đƣợc xây dựng dựa trên các nguyên tắc hợp lý, làm nó trở nên một công cụ tổ chức tri thức tổng hợp lý tƣởng: các ký hiệu có ý nghĩa bằng các số Arập đƣợc toàn thế giới thừa nhận, các môn loại đƣợc xác định rõ, hệ phân cấp đƣợc phát