2.1.4.1 Chứng từ sử dụng để tính lương và các khoản trích theo lương
Theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC về Chế độ Kế tốn doanh nghiệp quy định danh mục các chứng từ kế tốn về lao động, tiền lƣơng gồm:
Bảng danh mục các chứng từ kế tốn
Bảng 2.3 Bảng danh mục các chứng từ kế tốn dùng tính lƣơng và các khoản trích theo lƣơng
TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU
Bảng chấm cơng 01a-LĐTL
Bảng chấm cơng làm thêm giờ 01b-LĐTL
Bảng thanh tốn tiền lƣơng 02-LĐTL
Bảng thanh tốn tiền thƣởng 03-LĐTL
Giấy đi đƣờng 04-LĐTL
Phiều xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành 05-LĐTL Bảng thanh tốn tiền làm thêm giờ 06-LĐTL Bảng thanh tốn tiền thuê ngồi 07-LĐTL
Hợp đồng giao khốn 08-LĐTL
Biên bảng thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khốn 09-LĐTL Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng 10-LĐTL
TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU Bảng phân bổ tiền lƣơng và Bảo hiểm xã hội 11-LĐTL Các giấy tờ khác cĩ liên quan
Nguồn: Quyết định 15/2006 – Bộ Tài Chính về chế độ kế tốn doanh nghiệp
2.1.4.2 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 334 - phải trả cơng nhân viên.
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh tốn các khoản phải trả cho cơng nhân viên của doanh nghiệp về tiền lƣơng, tiền thƣởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của cơng nhân viên và lao động thuê ngồi .
* Kết cấu tài khoản 334 - Bên nợ
+ Các khoản tiền lƣơng, tiền cơng, tiền thƣởng, bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trƣớc cho cơng nhân viên .
+ Các khoản khấu trừ vào tiền lƣơng, tiền cơng của cơng nhân viên. + Kết chuyển số tiền cơng nhân viên chƣa nhận
- Bên cĩ :
+ Phản ánh số tiền phải trả cơng nhân viên ở đầu kì.
+ Các khoản tiền cơng, tiền lƣơng, tiền thƣởng và các khoản khác phải trả, phải chi cho cơng nhân viên và lao động thuê ngồi.
- SDCK bên Cĩ: các khoản tiền lƣơng, tiền cơng, tiền thƣởng và các khoản khác cịn phải trả, cịn phải chi cho cơng nhân viên và lao động thuê ngồi.
- Tài khoản này cĩ thể cĩ số dƣ bên nợ trong trƣờng hợp rất các biệt phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số tiền phải trả về tiền lƣơng, tiền cơng, tiền thƣởng và các khoản khác cho cán bộ cơng nhân viên.
- Tài khoản 334 – Phải trả ngƣời lao động, cĩ 2 tài khoản cấp 2:
+ Tài khoản 3341 – Phải trả cơng nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh tốn các khoản phải trả cho cơng nhân viên của doanh nghiệp về tiền lƣơng, tiền thƣởng cĩ tính chất lƣơng, BHXH, và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của cơng nhân viên.
+ Tài khoản 3348 – Phải trả ngƣời lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh tốn các khoản phải trả cho ngƣời lao động khác ngồi cơng nhân viên của doanh nghiệp và tiền cơng, tiền thƣởng (nếu cĩ) cĩ tính chất về tiền cơng và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của ngƣời lao động.
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh tốn về các khoản phải trả, phải nộp ngồi nội dung đã phản ánh ở các tài khoản thuộc nhĩm TK 33 (từ TK 331 đến TK 337). Tài khoản này cũng đƣợc dùng để hạch tốn doanh thu nhận trƣớc về các dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng, chênh lệch đánh giá lại tài sản đƣa đi gĩp vốn liên doanh và các khoản chênh lệch giá phát sinh trong giao dịch bán lại tài sản là thuê tài chính hoặc thuê hoạt động.
* Kết cấu TK 338
- Bên Nợ
+ Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bảng xử lý.
+ Bảo hiểm xã hội phải trả cho cơng nhân viên. + Kinh phí cơng đồn chi tại đơn vị.
+ Sổ BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.
+ Doanh thu chƣa thực hiện tính cho từng kỳ kế tốn, trả lại tiền nhận trƣớc cho khách hàng khi khơng tiếp tục việc cho thuê tài sản.
+ Số phân bổ chênh lệch tỷ giá hối đối phát sinh và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ cĩ gốc ngoại tệ (trƣờng hợp lãi tỷ giá) của các hoạt động đầu tƣ xây dựng cơ bản (giai đoạn trƣớc hoạt động) khi hồn thành đầu tƣ để phân bổ dần vào doanh thu tài chính.
+ Số phân bổ chênh lệch giữa giá đánh giá lại lớn hơn giá trị ghi sổ của tài sản đƣa đi gĩp vốn và cơ sở kinh doanh đồng kiểm sốt tƣơng ứng với phần lợi ích của bên gĩp vốn liên doanh.
+ Số phân bổ khoản chênh lệch giữa giá bán chậm, trả gĩp theo cam kết với giá bán trả tiền ngay (lãi trả chậm) và chi phí tài chính.
+ Kết chuyển chênh lệch giá bán lớn hơn giá trị cịn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê tài chính ghi giảm chi phí sản xuất kinh doanh.
+ Kết chuyển chênh lệch giá bán lớn hơn giá trị hợp lý của TSCĐ bán và thuê lại là thuê hoạt động ghi giảm chi phí sản xuất kinh doanh.
+ Kết chuyển số chênh lệch giữa giá đánh giá lại lớn hơn giá trị ghi sổ vật tƣ hàng hĩa đƣa đi gĩp vốn vào cơ sở kinh doanh đồng kiểm sốt tƣơng ứng với phần lợi ích của bên gĩp vốn liên doanh đƣợc ghi tăng thu nhập khác kho cơ sở kinh doanh đồng kiểm sốt bán số vật tƣ, hàng hĩa cho bên thứ ba.
+ Nộp vào Quỹ hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp số tiền thu hồi nợ phải thu đã thu đƣợc và thu tiền về nhƣợng bán, thanh lý tài sản đƣợc loại trừ khơng tính vào giá trị doanh nghiệp khi cổ phần hĩa doanh nghiệp Nhà nƣớc.
+ Kết chuyển chi phí cổ phần hĩa trừ (-) vào số tiền Nhà nƣớc thu đƣợc từ cổ phần hĩa cơng ty Nhà nƣớc.
+ Các khoản phải trả, phải nộp khác.
+ Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết
+ Giá trị tài sản thừa phải trả theo quyết định ghi trong biên bản xử lý do xác định đƣợc ngay nguyên nhân.
+ Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và chi phí SXKD (23%).
+ Khoản cơng nhân viên phải nộp về tiền nhà, điện, nƣớc đối với tập thể. + Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ trừ vào lƣơng của cơng nhân viên (9,5%).
+ Các khoản phải trả khác.
- SDCK bên Cĩ
+ Số tiền cịn phải trả, phải nộp
+ BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ nộp chƣa đủ cho cơ quan cấp trên hoặc số quỹ để lại cho đơn vị chi chƣa hết.
+ Giá trị tài sản thừa cịn chờ giải quyết.
- Tài khoản 388 – Phải trả, phải nộp khác cĩ thể cĩ số dƣ Nợ, phản ánh số phải trả, phải nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp.
- Tài khoản 388 – Phải trả, phải nộp khác cĩ 9 tài khoản cấp 2 + TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết
+ TK 3382 – Kinh phí cơng đồn + TK 3383 – Bảo hiểm xã hội + TK 3384 – Bảo hiểm y tế
+ TK 3385 – Phải trả về cổ phần hĩa
+ TK 3386 – Nhận ký quỹ, ký cƣợc ngắn hạn + TK 3387 – Doanh thu chƣa thực hiện + TK 3388 – Phải trả, phải nộp khác + TK 3389 – Bảo hiểm thất nghiệp
Tài khoản 335 – Chi phí phải trả
Tài khoản 335- chi phí phải trả dùng để phản ánh các khoản đƣợc ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhƣng thực tế chƣa chi trả trong kỳ này. Tài khoản này dùng để hạch tốn nhƣng đƣợc tính trƣớc vào chi phí sản xuất, kinh doanh kỳ này cho các đối tƣợng chịu chi phí để đảm bảo khi các khoản chi trả trƣớc phát sinh thực tế khơng gây đột biến cho chi phí sản xuất, kinh doanh. Việc hạch tốn các khoản chi phí phải trả vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phải thực hiện theo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ.
* Kết cấu tài khoản 335 – Chi phí phải trả - Bên Nợ
+ Các khoản chi phí thực tế phát sinh đƣợc tính vào chi phí phải trả. + Số chênh lệch về chi phí phải trả lớn hơn số chi phí thực tế đƣợc ghi giảm chi phí.
- Bên Cĩ
+ Chi phí phải trả dự tính trƣớc và ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh
- SDCK bên Cĩ
+ Chi phí phải trả đã tính vào chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh nhƣng thực tế chƣa phát sinh.
Phương pháp kế tốn
a) Kế tốn tổng hợp tiền lương và các khoản phải trả cho cơng nhân viên
- Hàng tháng, dựa vào bảng thanh tốn tiền lƣơng, tính số tiền lƣơng phải trả cho ngƣời lao động, kế tốn ghi:
Nợ TK 622 – Tiền lƣơng của cơng nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm Nợ TK 623 – Tiền lƣơng của nhân viên điều khiển máy thi cơng Nợ TK 627 – Tiền lƣơng của nhân viên quản lý phân xƣởng Nợ TK 641 – Tiền lƣơng của nhân viên bán hàng
Nợ TK 642 – Tiền lƣơng của nhân viên quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241 – Tiền lƣơng của cơng nhân xây dựng cơ bản
Cĩ TK 334 – Tổng tiền lƣơng phải trả cho ngƣời lao động trong kỳ - Khi ứng trƣớc tiền lƣơng cho ngƣời lao động, dựa vào chứng từ kế tốn ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả cơng nhân viên
Cĩ TK 111,112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
- Khi tính tiền ăn ca phải chi ra cho ngƣời lao động, kế tốn ghi:
Nợ TK 622 – Tiền ăn ca của cơng nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm Nợ TK 623 – Tiền ăn ca của nhân viên điều khiển máy thi cơng Nợ TK 627 – Tiền ăn ca của nhân viên quản lý phân xƣởng Nợ TK 641 – Tiền ăn ca của nhân viên bán hàng
Nợ TK 642 – Tiền ăn ca của nhân viên quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241 – Tiền ăn ca của cơng nhân xây dựng cơ bản
Cĩ TK 334 – Tổng tiền ăn ca phải trả cho ngƣời lao động trong kỳ - Trƣờng hợp trích trƣớc tiền lƣơng nghỉ phép của cơng nhân sản xuất, kế tốn ghi:
Cĩ TK 335 – Số tiền lƣơng nghỉ phép trích trƣớc định kỳ
- Hàng tháng, khi tiền lƣơng nghỉ phép thực tế phát sinh, dựa vào bảng lƣơng, kế tốn ghi:
Nợ TK 335- Số tiền thực tế phát sinh Cĩ TK 334 - Số tiền thực tế phát sinh
- Cuối năm, dựa vào số tiền thực tế phát sinh và số tiền lƣơng nghỉ phép dự kiến đã tạm trích đƣa vào chi phí để hồn tất tài khoản 335 – Chi phí phải trả
+ Nếu số tiền lƣơng nghỉ phép thực tế < tiền lƣơng nghỉ phép đã trích, kế tốn ghi:
Nợ TK 622 – Số chênh lệch lớn hơn Cĩ TK 335 – Số chênh lệch lớn hơn
+ Nếu số tiền lƣơng nghỉ phép thực tế > tiền lƣơng nghỉ phép đã trích, kế tốn ghi:
Nợ TK 335 – Số chênh lệch nhỏ hơn Cĩ TK 622 – Số chênh lệch nhỏ hơn
b) Kế tốn các khoản trích theo lương
- Hàng tháng trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ kế tốn ghi: Nợ TK 622 – Chi phí của cơng nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm Nợ TK 623 – Chi phí của nhân viên điều khiển máy thi cơng Nợ TK 627 – Chi phí của nhân viên quản lý phân xƣởng Nợ TK 641 – Chi phí của nhân viên bán hàng
Nợ TK 642 – Chi phí của nhân viên quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241 – Chi phí của cơng nhân xây dựng cơ bản
Cĩ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (23%)
- Khấu trừ vào tiền lƣơng của cơng nhân viên phần trách nhiệm nộp bảo hiểm
Nợ TK 334 – Phải trả cơng nhân viên (9,5%) Cĩ TK 3383 – Bảo hiểm xã hội ( 7%) Cĩ TK 3384 – Bảo hiểm y tế (1,5%) CĩTK 3389 – Bảo hiểm thất nghiệp (1%)
- Nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cho cơ quan quản lý theo quy định, kế tốn ghi:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
- Khi tính BHXH (nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động,…) cho ngƣời lao động, kế tốn ghi:
Nợ TK 3383 – Số BHXH phải thanh tốn trong kỳ Cĩ TK 334 – Số BHXH phải thanh tốn trong kỳ
- Các khoản chi khác trừ vào tiền lƣơng của ngƣời lao động, dựa vào bảng lƣơng, kế tốn ghi:
Nợ TK 334 – Tiền lƣơng phải trừ của ngƣời lao động Cĩ TK 141 – Trừ tiền tạm ứng
Cĩ TK 1388 – Trừ tiền điện, nƣớc bồi thƣờng vật chất
Cĩ TK 3335 – Trừ tiền thuế thu nhập ngƣời lao động phải nộp
c) Kế tốn chi trả tiền lương, thưởng cho cơng nhân viên
- Nếu chi trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, dựa vào chứng từ kế tốn ghi:
Nợ TK 334 – Số tiền phải thanh tốn cho ngƣời lao động Cĩ TK 111,112 - Số tiền phải thanh tốn cho ngƣời lao động - Nếu chi trả bằng sản phẩm, hàng hĩa, dựa vào chứng từ kế tốn ghi + Trị giá sản phẩm, hàng hĩa xuất kho tính vào giá vốn hàng bán, kế tốn ghi:
NợTK 632 – Trị giá xuất kho Cĩ TK 155,156 – Trị giá xuất kho
+ Thanh tốn cho ngƣời lao động, dựa vào chứng từ bán hàng kế tốn ghi:
NợTK 334 – Giá bán và thuế GTGT
Cĩ TK 512 – Giá bán chƣa cĩ thuế GTGT Cĩ TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra
- Khi tính tiền thƣởng, phúc lợi cho ngƣời lao động, kế tốn ghi: Nợ TK 353 – Tiền thƣởng, phúc lợi phải trả
Cĩ TK 334 – Tiền thƣởng, phúc lợi phải trả
Kết luận: Cơng tác kế tốn tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng cĩ vai trị rất quan trọng, cĩ tác dụng làm địn bẩy kinh tế tác động trực tiếp đến ngƣời lao động khuyến khích ngƣời lao động tăng năng suất và hiệu quả trong cơng việc.
2.1.4.3 Các hình thức ghi sổ kế tốn
a) Khái niệm
Hình thức ghi sổ là việc lựa chọn hình thức ghi số kế tốn phù hợp với quy mơ, với điều kiện sản xuất kinh doanh của đơn vị đồng thời tuân thủ theo
những nguyên tắc ghi sổ kế tốn đáp ứng đƣợc yêu cầu về quản lý kinh tế tài chính.
b) Các hình thức ghi sổ kế tốn
Các DN lựa chọn 1 trong 5 hình thức sau đây:
- Hình thức nhật ký sổ cái:
+ Đƣợc áp dụng trong các đơn vị hành chính sự nghiệp nhƣ: trƣờng học, bệnh viện, quân đội, lực lƣợng vũ trang và các đơn vị hành chính từ trung ƣơng đến địa phƣơng.
+ Ƣu điểm: Quá trình ghi chép đơn giản và tiết kiệm đƣợc sức lao động + Nhƣợc điểm: Chứng từ áp dụng đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp, đơn vị thụ hƣởng cịn đối với các loại hình kinh doanh khác thì hình thức này khơng phản ánh đƣợc quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh theo các hoạt động chỉ tiêu kinh tế.
- Hình thức chứng từ ghi sổ:
+ Đƣợc áp dụng đối với các đơn vị vừa và nhỏ, các cơng ty TNHH, cơng ty tƣ nhân và các đơn vị vừa sản xuất vừa kinh doanh.
+ Ƣu điểm: việc ghi chép đơn giản phù hợp với việc hạch tốn bằng tay.
+ Nhƣợc điểm: kế tốn phải ghi chép nhiều lần vì vậy địi hỏi số lƣợng lao động nhiều.
- Hình thức nhật ký chung:
+ Đƣợc áp dụng với các doanh nghiệp cĩ quy mơ sản xuất lớn, thực hiện cơ giới hố trong hạch tốn kế tốn, địi hỏi ngƣời làm cơng tác kế tốn cĩ trình độ vững về chuyên mơn, thành thạo máy vi tính (thƣờng áp dụng đối với các doanh nghiệp liên doanh)
+ Ƣu điểm: ghi chép nhanh, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế ở trình độ cao. Vì vậy địi hỏi nghiệp vụ kế tốn phải vững về chuyên mơn và sử dụng thành thạo các phƣơng tiện hạch tốn.
- Hình thức nhật ký chứng từ:
+ Đƣợc áp dụng đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Hiện nay bộ thƣơng mại đang áp dụng hình thức này để quản lý kinh tế tài chính.
+ Ƣu điểm: Dễ ghi phù hợp với việc hạch tốn bằng tay và trên máy vi