với khách hàng và kiểm sốt nội bộ Cơng ty tốt. Mặc dù áp lực cạnh tranh đối với các cơng ty kiểm tốn khác nhưng do hiệu quả làm việc tốt của đội ngũ KTV, khả năng thân thiện với khách hàng, chất lượng BCKT đưa ra là đáng tin cậy, mức phí áp dụng phù hợp với giá cả kiểm tốn trên thị trường nên hầu như trong những năm gần đây, các khách hàng của Uniaudit đều là khách hàng quen và khách hàng mới, mặc dù cĩ 1 số khách hàng ký hợp đồng với Uniaudit trong vài năm, sau đĩ chọn Cơng ty kiểm tốn khác nhưng năm sau lại quay trở lại với Uniaudit. U&I luơn đặt tính chính xác, trung thực, sự khách quan trong BCKT và lợi ích khách hàng lên hàng đầu, đáng là 1 Cơng ty kiểm tốn nên được lựa chọn hàng đầu.
3.5 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ QUY TRÌNH KIỂM TỐN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CƠNG TY TNHH KIỂM TỐN U&I CÁO TÀI CHÍNH TẠI CƠNG TY TNHH KIỂM TỐN U&I
3.5.1 Giới thiệu về quy trình kiểm tốn báo cáo tài chính của UNIAUDIT: UNIAUDIT:
3.5.1.1 Giai đoạn chuẩn bị kiểm tốn
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
- Yêu cầu của khách hàng được tiếp nhận thơng qua điện thoại, fax, thư mời hoặc tiếp xúc trực tiếp với khách hàng.
- Trong mọi trường hợp, yêu cầu của khách hàng phải được báo cáo trực tiếp cho Ban Giám đốc Cơng ty để xem xét và phân cơng khảo sát.
Bước 2: Thực hiện khảo sát khách hàng
Nội dung khảo sát:
- Thu thập đầy đủ thơng tin theo mẫu chung của Cơng ty.
- Thu thập thêm các thơng tin khác căn cứ vào đặc điểm và yêu cầu riêng của khách hàng.
48
- Đánh giá chung về hồ sơ sổ sách của khách hàng (phức tạp, rõ ràng, tổ chức và vai trị của hệ thống kiểm sốt nội bộ).
- Các thơng tin quan trọng khác như: khách hàng đang bị kiện tụng, khách hàng đang bị phá sản, tranh chấp nội bộ...cần đặc biệt chú ý và ghi nhận vào mẫu khảo sát.
Người thực hiện khảo sát:
Ban Giám đốc hoặc Chủ nhiệm kiểm tốn được chỉ định cĩ trách nhiệm thực hiện khảo sát yêu cầu của khách hàng.
Lập Báo cáo kết quả khảo sát:
- Kết quả khảo sát được ghi theo mẫu “Báo cáo khảo sát” thống nhất của Cơng ty.
- Báo cáo khảo sát phải ghi chép rõ ràng, đánh giá về mức độ phức tạp của hồ sơ, dự kiến thời gian, nhân sự.
- Báo cáo khảo sát phải ghi rõ lý do khơng ký hợp đồng với khách hàng trong trường hợp kiểm tốn cĩ thể gặp nhiều rủi ro.
- Báo cáo khảo sát trình lên Ban Giám đốc xem xét và chỉ đạo thực hiện.
Bước 3: Gửi thư chào giá
Đối với Khách hàng mới:
- Căn cứ vào báo cáo khảo sát, Ban Giám đốc sẽ xem xét và quyết định giá phí. Ý kiến của Ban Giám đốc sẽ được ghi trực tiếp vào báo cáo khảo sát và chuyển cho Bộ phận hành chính - kế tốn.
- Bộ phận hành chính - kế tốn căn cứ vào báo cáo khảo sát đã cĩ ý kiến của Giám đốc tiến hành soạn thư báo giá.
- Thư báo giá được soạn thảo theo mẫu thống nhất của Cơng ty với nội dung chính sau:
Tĩm tắt yêu cầu của khách hàng.
Phạm vi cơng việc và phương pháp làm việc của Cơng ty đối với yêu cầu của khách hàng, những giới hạn trong cơng tác kiểm tốn.
Các loại báo cáo kiểm tốn sẽ gửi đến khách hàng. Giá phí đề nghị.
Các yêu cầu cụ thể khác theo yêu cầu của khách hàng cần đưa vào thư báo giá như thời gian hồn tất cơng việc kiểm tốn....
49 Đối với Khách hàng cũ:
- Sau khi phát hành báo cáo kiểm tốn của năm trước, Bộ phận nghiệp vụ cĩ trách nhiệm liên hệ thường xuyên với khách hàng đã được phân cơng phục vụ để đề nghị ký hợp đồng cho năm tiếp theo.
- Căn cứ vào cơng việc thực tế đã thực hiện trong năm trước và dự đốn những thay đổi của năm nay, Bộ phận nghiệp vụ lập tờ trình cho Ban Giám đốc nêu rõ những thay đổi về khối lượng, mức độ phức tạp,...so với năm trước, giá phí và các vấn đề khác cĩ liên quan.
- Sau khi cĩ ý kiến của Ban Giám đốc, bộ phận hành chính - kế tốn sẽ soạn thư báo giá gởi cho khách hàng.
- Đối với khách hàng do Baker Tilly giới thiệu, thư báo giá sau khi bổ sung thêm các thơng tin (nếu cần) do cơng ty thành viên Baker Tilly cung cấp, sẽ được gửi tới khách hàng theo trình tự quy định như trên.
- Thư báo giá được lập thành 2 bộ (mỗi bộ gồm 1 bản tiếng Việt và 1 bản tiếng Anh hoặc tiếng Hoa). Một bộ gởi đến khách hàng, một bộ lưu tại Bộ phận hành chính - kế tốn. Bộ phận hành chính - kế tốn thực hiện việc gởi thư báo giá tới khách hàng.
Bước 4: Lập hợp đồng kiểm tốn
Nhận hồi báo của khách hàng:
- Hồi báo của khách hàng cĩ thể bằng thư hoặc bằng điện thoại. - Hồi báo của khách hàng được báo cáo trực tiếp cho Ban Giám đốc. Lập và chuyển hợp đồng cho khách hàng:
- Căn cứ thư báo giá, ý kiến của khách hàng, ý kiến chỉ đạo của Giám đốc, Bộ phận hành chính - kế tốn lập hợp đồng kiểm tốn theo mẫu thống nhất của Cơng ty bằng 04 bộ tiếng Việt và tiếng Anh hoặc tiếng Hoa. Sau đĩ trình Giám đốc ký và gởi đến khách hàng.
- Sau khi nhận lại hợp đồng đã được khách hàng ký, lưu 1 bộ tiếng Việt và tiếng Anh (nếu cĩ), chuyển qua phịng nghiệp vụ được phân cơng thực hiện hợp đồng một bộ photo để tham khảo khi thực hiện cơng tác kiểm tốn (sau đĩ được lưu vào hồ sơ kiểm tốn theo quy định của Cơng ty).
Thu ứng trước phí kiểm tốn:
- Kế tốn trưởng của Cơng ty căn cứ vào quyết định phân cơng nhĩm thực hiện hợp đồng và thời gian thực hiện để làm thủ tục thu tiền ứng trước của khách hàng.
50
Bước 5: Tổ chức nhĩm kiểm tốn
Lập quyết định phân cơng
- Nguyên tắc lập quyết định phân cơng: Phân cơng theo nhĩm.
Trưởng nhĩm kiểm tốn phải là Nhân viên cao cấp trở lên.
Tùy theo quy mơ khách hàng mà số lượng nhân viên được phân cơng thực hiện.
- Giám đốc kiểm tốn hoặc Chủ nhiệm kiểm tốn được ủy quyền cĩ trách nhiệm tổ chức, điều hành việc thực hiện các hợp đồng kiểm tốn được phân cơng.
Tổ chức thực hiện cơng tác kiểm tốn:
Nhĩm trưởng cĩ trách nhiệm tổ chức thực hiện cơng tác kiểm tốn đối với khách hàng được phân cơng cho đến khi hồn tất cơng việc.
Bước 6: Lập kế hoạch kiểm tốn
Trách nhiệm của Nhĩm trưởng:
- Nhĩm trưởng với sự hỗ trợ của các thành viên trong nhĩm cĩ trách nhiệm lập kế hoạch kiểm tốn (Kế họach tổng thể và Chương trình kiểm tốn) đối với khách hàng được phân cơng kiểm tốn.
Chú ý: Chương trình kiểm tốn được lập cho khách hàng thường xuyên bao gồm cả kế hoạch kiểm tốn giữa niên độ, kế hoạch tham gia kiểm kê cuối niên độ.
Trách nhiệm của Chủ nhiệm kiểm tốn: - Xem xét và phê duyệt kế hoạch kiểm tốn.
- Báo cáo xin ý kiến chỉ đạo cụ thể của Giám đốc kiểm tốn.
3.5.1.2 Giai đoạn thực hiện kiểm tốn Bước 7: Thực hiện kiểm tốn tại Văn phịng
Thơng báo cho khách hàng:
- Trước khi triển khai cơng việc tại văn phịng của khách hàng, Nhĩm trưởng cĩ trách nhiệm soạn thư báo gới cho khách hàng để thơng báo ngày giờ, và nội dung dự định kiểm tốn.
- Chủ nhiệm kiểm tốn cĩ trách nhiệm ký và phát hành thư báo. Tổ chức cuộc họp đầu tiên:
51
- Nhĩm kiểm tốn cùng với Chủ nhiệm kiểm tốn hoặc Giám đốc kiểm tốn tổ chức cuộc họp đầu tiên với Ban Giám đốc khách hàng tại văn phịng khách hàng để trình bày phương pháp làm việc và các vấn đề cần sự hỗ trợ từ phía khách hàng.
- Thư giải trình được in thành 2 bản tiếng Việt và tiếng Anh (nếu cĩ) để gởi đến khách hàng ký và gởi lại cho Cơng ty 1 bản tiếng Việt và tiếng Anh (nếu cĩ).
Trách nhiệm của Nhĩm trưởng và các thành viên khác trong nhĩm kiểm tốn
Nhĩm trưởng cĩ trách nhiệm trực tiếp thực hiện cơng tác kiểm tốn và giám sát tồn bộ cơng việc của các thành viên trong nhĩm theo kế hoạch đã được duyệt để đảm bảo cơng việc kiểm tốn được thực hiện đúng chuẩn mực, qui định của Cơng ty.
Trách nhiệm của Chủ nhiệm kiểm tốn:
- Bám sát cơng việc của các nhĩm để cĩ biện pháp chỉ đạo kịp thời. - Báo cáo thường xuyên tiến độ thực hiện, những khĩ khăn với Ban Giám đốc để cĩ hướng chỉ đạo.
Hồn tất cơng việc tại Văn phịng khách hàng
- Sau khi hồn tất cơng việc tại Văn phịng khách hàng và được Chủ nhiệm kiểm tốn đồng ý, Nhĩm trưởng cĩ trách nhiệm thơng báo cho khách hàng về việc sẽ rút về Văn phịng Cơng ty để tổng hợp hồ sơ.
Lưu ý: Ngoại trừ những trường hợp đặc biệt được Chủ nhiệm kiểm tốn đồng ý, Nhĩm trưởng khơng được tự ý thỏa thuận các bút tốn điều chỉnh hoặc các đề nghị khác trong bước thực hiện này.
3.6.1.3 Giai đoạn hồn thành kiểm tốn
Bước 8: Hồn tất hồ sơ tại Văn phịng Cơng ty
Trách nhiệm của Nhĩm kiểm tốn
Nhĩm kiểm tốn cĩ trách nhiệm hồn tất hồ sơ theo quy định của Cơng ty để Chủ nhiệm kiểm tốn sốt xét và cho ý kiến.
Trách nhiệm của Chủ nhiệm kiểm tốn
- Chủ nhiệm kiểm tốn chịu trách nhiệm chỉ đạo, đơn đốc việc hồn tất hồ sơ kiểm tốn theo đúng thời hạn của kế hoạch kiểm tốn.
52 Các bút tốn điều chỉnh;
Chất lượng và hình thức các giấy làm việc lưu trong hồ sơ;
Các kỹ thuật kiểm tốn quan trọng đối với từng phần trong hồ sơ; Việc tuân thủ các quy định tổ chức hồ sơ kiểm tốn;
Nội dung báo cáo kiểm tốn;
Nội dung và hình thức tất cả các biểu mẫu trong báo cáo tài chính. Thơng báo cho khách hàng:
Sau khi hồ sơ kiểm tốn được Chủ nhiệm kiểm tốn xét duyệt, Nhĩm trưởng tiến hành thơng báo cho khách hàng các bút tốn điều chỉnh và thời gian phát hành báo cáo dự thảo và báo cáo chính thức cho khách hàng.
Đối với cơng tác xem xét giữa niên độ (khơng phát hành Báo cáo kiểm tốn)
Nhĩm trưởng cĩ nhiệm vụ soạn thư quản lý giữa niên độ trình Chủ nhiệm kiểm tốn sau đĩ trình cho Giám đốc kiểm tốn phê duyệt. Hồ sơ kiểm tốn giữa niên độ do Nhĩm trưởng chịu trách nhiệm và khơng phải thơng qua các cấp xét duyệt như kiểm tốn báo cáo tài chính cả năm.
Bước 9: Kiểm tra hồ sơ kiểm tốn
Duyệt hồ sơ:
- Căn cứ hồ sơ kiểm tốn đã được Chủ nhiệm kiểm tốn sốt xét, Giám đốc kiểm tốn phê duyệt tồn bộ dự thảo các báo cáo tài chính đã được kiểm tốn, Thư quản lý và chuyển lại cho bộ phận nghiệp vụ để hồn chỉnh.
- Đối với khách hàng nhạy cảm, sau khi hồ sơ kiểm tốn đã được hồn chỉnh theo chỉ đạo của Giám đốc kiểm tốn, hồ sơ kiểm tốn sẽ được chuyển qua Giám đốc để xem xét nhằm giảm thiểu rủi ro cho Cơng ty.
Giải quyết bất đồng về ý kiến kiểm tốn:
- Trong trường hợp cĩ sự bất đồng ý kiến kiểm tốn giữa Nhĩm trưởng, Chủ nhiệm kiểm tốn, Giám đốc kiểm tốn thì Giám đốc kiểm tốn cĩ trách nhiệm báo cáo Giám đốc để thành lập Hội đồng giải quyết và được ghi thành văn bản lưu trong hồ sơ kiểm tốn.
- Hội đồng bao gồm những thành viên sau đây: Giám đốc Cơng ty;
53
Nhĩm trưởng đang thực hiện hợp đồng kiểm tốn.
- Ý kiến Hội đồng là ý kiến thống nhất của ít nhất 2/3 số lượng thành viên nêu trên. Trong trường hợp khơng đạt được tỷ lệ 2/3 thì ý kiến của Giám đốc là quyết định.
Bước 10: Gửi bản Dự thảo Báo cáo kiểm tốn
Gửi bản Dự thảo
Sau khi dự thảo báo cáo tài chính đã được kiểm tốn, dự thảo thư quản lý được xem xét và phê duyệt của Giám đốc kiểm tốn, các dự thảo này được gửi đến khách hàng để lấy ý kiến bằng thư (theo mẫu). Riêng dự thảo báo cáo tài chính phải được đĩng thành tập và đĩng dấu dự thảo lên từng trang.
Lưu trữ bản Dự thảo
Các dự thảo sau khi cĩ ý kiến khách hàng được lưu một bộ vào hồ sơ kiểm tốn.
Hồn chỉnh báo cáo lần cuối cùng
Dự thảo báo cáo tài chính đã được kiểm tốn sau khi đã cĩ ý kiến của khách hàng được nhĩm kiểm tốn hồn chỉnh lại để trình cho Chủ nhiệm kiểm tốn và Giám đốc kiểm tốn phê duyệt trước khi gởi cho khách hàng để lấy ý kiến lần 2 (nếu cần).
Bước 11: Phát hành Báo cáo kiểm tốn chính thức
In ấn báo cáo:
Sau khi các dự thảo được khách hàng đồng ý, các Báo cáo tài chính được in ấn và đĩng thành tập theo số lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng và gửi đến khách hàng để ký trước trên báo biểu.
Chủ nhiệm kiểm tốn ký tên trên báo cáo:
Sau khi nhận lại các báo cáo tài chính đã kiểm tốn và thư giải trình đã được khách hàng ký, Chủ nhiệm kiểm tốn được Cơng ty phân cơng ký tên với tư cách là Kiểm tốn viên trên báo cáo kiểm tốn, riêng thư giải trình được lưu vào hồ sơ kiểm tốn theo quy định của Cơng ty.
Giám đốc kiểm tốn duyệt và trình ký chính thức:
Giám đốc kiểm tốn xem xét và ký tên Báo cáo tài chính đã được kiểm tốn, Thư quản lý và Bảng tổng hợp kiểm tra và phê chuẩn Báo cáo kiểm tốn.
54
Căn cứ vào tờ trình Giám đốc xem xét, phê duyệt và ký phát hành Báo cáo kiểm tốn.
Phát hành Báo cáo kiểm tốn:
Ngày ghi trên báo cáo kiểm tốn là ngày hồ sơ kiểm tốn được phê duyệt phát hành.
Báo cáo tài chính đã kiểm tốn được đĩng giáp lai theo qui định Cơng ty. Báo cáo tài chính đã kiểm tốn thơng thường được phát hành 8 bộ, trong đĩ 1 bộ lưu trong hồ sơ kiểm tốn.
Nhĩm trưởng chịu trách nhiệm giao Báo cáo kiểm tốn cho khách hàng. Thu phí kiểm tốn đợt cuối:
Phiếu giao nhận hồ sơ được lập thành 2 bản, 1 bản gởi cho khách hàng và 1 bản chuyển đến bộ phận kế tốn thực hiện thủ tục thu tiền khách hàng.
Bước 12: Theo dõi các vấn đề sau phát hành
Lưu trữ hồ sơ kiểm tốn:
Sau khi chuyển giao Báo cáo tài chính đã được kiểm tốn và Thư quản lý cho khách hàng, nhĩm kiểm tốn chuyển giao hồ sơ kiểm tốn cho bộ phận hành chính kế tốn để lưu trữ theo quy định của Cơng ty.
Theo dõi sau phát hành:
Sau khi phát hành báo cáo kiểm tốn cĩ thể cĩ những rủi ro đối với các Báo cáo tài chính đã được Cơng ty kiểm tốn nên cần theo dõi. Ngồi ra, các nhĩm kiểm tốn cĩ trách nhiệm theo dõi và tư vấn cho khách hàng các vấn đề phát sinh sau kiểm tốn, nhất là việc quyết tốn thuế.