4.2.1.1 Tiền kế hoạch - Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
Đây là năm thứ 4 mà Cơng ty TNHH ABC mời Cơng ty TNHH Kiểm tốn U&I làm kiểm tốn cho Cơng ty nên hầu hết các hoạt động của Cơng ty TNHH ABC đều được U&I nắm rõ và vinh hạnh khi được ABC tin tưởng giao trách nhiệm kiểm tốn, để tăng thêm mối quan hệ thân thiết giữa 2 Cơng ty.
Mục đích kiểm tốn: Kiểm tốn BCTC và phát hành BCTC đã qua kiểm tốn cho Cơng ty khách hàng, cho nhà đầu tư, cơng bố lên website của Cơng ty, sàn giao dịch chứng khốn hoặc cho các đối tượng quan tâm đến Cơng ty tham khảo.
4.2.1.2 Thực hiện khảo sát khách hàng
Vì là khách hàng quen thuộc nên quá trình khảo sát khách hàng tại Cơng ty TNHH ABC cũng diễn ra thuận lợi và nhanh chĩng hơn, chỉ cần Cơng ty khách hàng thỏa mãn các thủ tục kiểm tốn cần thiết trong Chương trình kiểm tốn mẫu của VACPA A120 Chấp nhận, duy trì khách hàng cũ và đánh giá rủi ro hợp đồng:
- Báo cáo kiểm tốn về BCTC năm trước cĩ “ ý kiến kiểm tốn khơng phải là ý kiến chấp nhận tồn phần?
- Cĩ dấu hiệu nào cho thấy sự lặp lại của vấn đề dẫn đến ý kiến kiểm tốn như vậy trong năm nay khơng?
- Liệu cĩ các giới hạn về phạm vi kiểm tốn dẫn đến việc ngoại trừ/từ chối đưa ra ý kiến trên BCKT năm nay khơng?
67
- Cĩ nghi ngờ nào phát sinh trong quá trình làm việc liên quan đến tính chính trực của BGĐ DN khơng?
- DN cĩ hoạt động trong mơi trường pháp lý đặc biệt, hoạt động trong lĩnh vực suy thối, giảm mạnh về lợi nhuận.
- Cĩ vấn đề nào liên quan đến sự khơng tuân thủ pháp luật nghiêm trọng của BGĐ DN khơng?
- Cĩ nghi ngờ lớn về khả năng hoạt động liên tục của DN khơng? - …
4.2.1.3 Gửi thư chào giá
- Căn cứ vào cơng việc thực tế đã thực hiện trong năm trước và dự đốn những thay đổi của năm nay, Bộ phận nghiệp vụ lập tờ trình cho Ban Giám đốc nêu rõ những thay đổi về khối lượng, mức độ phức tạp,...so với năm trước, giá phí và các vấn đề khác cĩ liên quan.
- Thư báo giá được lập thành 2 bộ (mỗi bộ gồm 1 bản tiếng Việt và 1 bản tiếng Anh hoặc tiếng Hoa). Một bộ gởi đến khách hàng, một bộ lưu tại Bộ phận hành chính - kế tốn. Bộ phận hành chính - kế tốn thực hiện việc gởi thư báo giá tới khách hàng.
4.2.1.4 Lập hợp đồng kiểm tốn
Nhận hồi báo của khách hàng.
Lập và chuyển hợp đồng cho khách hàng:
- Căn cứ thư báo giá, ý kiến của khách hàng, ý kiến chỉ đạo của Giám đốc, Bộ phận hành chính - kế tốn lập hợp đồng kiểm tốn theo mẫu thống nhất của Cơng ty bằng 04 bộ tiếng Việt và tiếng Anh hoặc tiếng Hoa. Sau đĩ trình Giám đốc ký và gởi đến khách hàng.
- Sau khi nhận lại hợp đồng đã được khách hàng ký, lưu 1 bộ tiếng Việt và tiếng Anh (nếu cĩ), chuyển qua phịng nghiệp vụ được phân cơng thực hiện hợp đồng một bộ photo để tham khảo khi thực hiện cơng tác kiểm tốn.
Thu ứng trước phí kiểm tốn.
4.2.1.5 Tổ chức nhĩm kiểm tốn
Cơng ty TNHH Kiểm tốn U&I năm nay quyết định thay đổi tồn bộ nhĩm kiểm tốn năm rồi của Cơng ty TNHH ABC nhằm tạo ra kết quả kiểm tốn cao hơn và khách quan nhất. Nhĩm kiểm tốn Cơng ty TNHH ABC gồm các ơng (bà) cĩ tên sau đây:
68
Ơng Lê Hồi Phương - Giám đốc Kiểm tốn. Ơng Từ Thái Sơn – Chủ nhiệm Kiểm tốn cao cấp. Bà Dương Thu Trang - Kiểm tốn viên.
Bà Lương Thị Út - Trợ lý kiểm tốn. Ơng Nguyễn Tạo Hiếu - Trợ lý kiểm tốn.
4.2.1.6 Lập kế hoạch kiểm tốn
Về thời gian:
Thời gian kiểm tốn: Cơng ty ABC được thực hiện từ ngày 11/02/2014 đến 13/02/2014 tại Văn phịng làm việc của Cơng ty.
Thời gian dự kiến phát hành báo cáo dự thảo: 15 ngày sau khi kết thúc cuộc kiểm tốn.
Về phạm vi cơng việc:
- Kiểm tốn BCTC theo niên độ kết thúc ngày 31/12/2013.
- Phân tích sơ bộ BCTC của Cơng ty, giải thích những biến động lớn. - Tìm hiểu sơ bộ về Hệ thống kiểm sốt nội bộ của Cơng ty.
- Đánh giá rủi ro kiểm tốn và xác lập mức trọng yếu - cỡ mẫu.
- Lập kế hoạch kiểm tốn chi tiết: Thực hiện các thử nghiệm cơ bản kiểm tra BCTC và các khoản mục trên BCTC ( đặc biệt là các khoản ước tính kế tốn).
- Trao đổi với Cơng ty về những sai sĩt phát hiện và thực hiện các bút tốn điều chỉnh.
- Tổng hợp và phát hành BCTC dự thảo, sau khi được sự đồng ý của BGĐ 2 bên phát hành BCTC chính thức.
Tài liệu do khách hàng cung cấp:
- Bảng cân đối phát sinh và báo cáo tài chính trước kiểm tốn. - Hồ sơ pháp lý (giấy phép kinh doanh và giấy phép khác,...).
- Quyết định bổ nhiệm các thành viên trong BGĐ và BQT trong năm. - Biên bản họp/ Nghị quyết/ Báo cáo của BGĐ và BQT trong năm. - Điều lệ và quy chế nội bộ của Cơng ty.
69
4.2.1.7 Phân tích sơ bộ BCTC của 2 Cơng ty TNHH ABC
Phân tích bảng cân đối kế tốn năm 2013 so với năm 2012 của Cơng ty TNHH ABC: Xem phụ lục 05.
Nhận xét
[1] Số dư tiền 31/12/2013 giảm hơn 4,3 tỷ VNĐ so với số dư 01/01/2013 chủ yếu do trong năm khoản doanh thu giảm so với năm 2012, dẫn đến khoản tiền từ hoạt động sản xuất kinh doanh giảm.
[2] Số dư khoản tương đương tiền 31/12/2013 giảm hơn 4,4 tỷ VNĐ so với số dư 31/12/2012 chủ yếu do tăng các khoản tiền gửi kì hạn dưới 3 tháng tại các ngân hàng nhằm mục đích cầm cố, thế chấp, cho các khoản vay ngắn hạn, dài hạn trong năm 2013.
[3] Số dư khoản phải thu KH tại thời điểm 31/12/2013 tăng hơn 39 tỷ đồng so với số dư 01/01/2013 chủ yếu do tăng khoản phải thu Cơng ty mẹ tối hậu – ABC Corporation.
[4] TSCĐ hữu hình tăng chủ yếu do Cơng ty đầu tư mua sắm thêm máy mĩc thiết bị đổi mới cơng nghệ và phục vụ sản xuất kinh doanh trong năm 2013.
[5] Chi phí xây dựng cơ bản dở dang giảm hơn 16 tỷ đồng so với 01/01/2013 nguyên nhân do kết chuyển sang TSCĐ trong năm.
[6] Số dư khoản vay và nợ ngắn hạn 31/12/2013 tăng hơn 53 tỷ đồng so với 01/01/2013 chủ yếu do tăng khoản vay từ ngân hàng Chinatrust & ngân hàng Shanghai Commericial bank do Cơng ty bị lỗ, thiếu vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
[7] Số dư khoản phải trả người bán 31/12/2013 tăng hơn 94 tỷ đồng so với 01/01/2013 chủ yếu do tăng khoản phải trả Cơng ty mẹ ABC Corporation.
[8] Số dư lợi nhuận chưa phân phối tăng hơn 96 tỷ do lỗ thuần từ hoạt động kinh doanh năm 2013.
Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh năm 2013 so với năm 2012 Cơng ty TNHH ABC: Xem phụ lục 06.
Nhận xét
[1] Doanh thu năm 2013 giảm hơn 86 tỷ đồng so với năm 2012, nguyên nhân do giảm đơn đặt hàng từ Cơng ty mẹ-ABC Corporation. Tình hình kinh doanh do ảnh hưởng của nền kinh tế thế giới khĩ khăn hơn dẫn đến đơn đặt hàng cũng giảm xuống.
70
[2] Giá vốn tăng hơn 22 tỷ đồng so với năm 2012 trong khi doanh thu giảm cho thấy sự khơng phù hợp trong việc quản lý và tính tốn chi phí. Theo giải thích từ phía Cơng ty, do việc khơng update đơn giá định mức để tính tốn tiêu hao nguyên vật liệu nên thực tế cao hơn nhiều so với định mức và việc tính tốn giá thành khơng chính xác dẫn đến nguyên nhân trên.
[3] & [4] Thu nhập và chi phí khác đều giảm do thanh lý đĩa hỏng phát sinh trong năm ít hơn năm 2012.
Phân tích các chỉ số tài chính năm 2013 so với năm 2012 tại Cơng ty TNHH ABC: Xem phụ lục 07.
4.2.1.8 Tìm hiểu về hệ thống kiểm sốt nội bộ của 2 Cơng ty
Sau khi trao đổi trực tiếp với BGĐ, kế tốn trưởng, nhân viên Cơng ty và tìm hiểu bước sơ đầu về hệ thống kiểm sốt nội bộ của từng cơng ty khách hàng, Uniaudit quyết định áp dụng bảng câu hỏi để kiểm tra về hệ thống kiểm sốt nội bộ ở Cơng ty ABC. Các câu hỏi đặt ra về các khoản mục liên quan trực tiếp đến các khoản ước tính kế tốn, bao gồm: Khoản phải thu, Hàng tồn kho, Tài sản cố định, Các khoản đầu tư tài chính,… Mỗi câu hỏi đều cĩ 3 phần trả lời: “Cĩ”, “khơng” và “khơng áp dụng” sẽ được trình bày ở phụ lục 08. Các câu hỏi trả lời “cĩ”, khách quan cho thấy hệ thống kiểm sốt tốt, cịn các câu trả lời “khơng” cho thấy cần nên kiểm tra thêm bằng các thử nghiệm kiểm sốt, mức độ xảy ra sai sĩt trong HTKSNB là rất cao, cịn các câu trả lời “khơng áp dụng” thì ở mức trung bình, khơng cần quan tâm.
Đánh giá:Qua 21 câu hỏi được trình bày ở phụ lục 08 dành cho Cơng ty, ta cĩ bảng tổng hợp các câu trả lời như sau:
Bảng 4.1 Bảng trả lời câu hỏi của các nhân viên trong Cơng ty TNHH ABC mà KTV thu thập được
Nguồn: Số liệu thu thập được của Cơng ty TNHH Kiểm tốn U&I, 2013
Nhận xét: Số câu trả lời “cĩ” là 19 câu, số câu trả lời “khơng” là 1, số câu trả lời “khơng áp dụng” là 1, cho thấy đơn vị khách hàng cĩ hệ thống kiểm sốt nội bộ khá hữu hiệu.
Trả lời Số câu trả lời Tỷ lệ
Cĩ 19 90,48%
Khơng 1 4,76%
71
4.2.1.9 Kết quả đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm sốt nội bộ
Ưu điểm:
Các loại ước tính kế tốn là một loại chỉ tiêu ước tính trên Bảng CĐKT và Báo cáo KQHĐKD, là những khoản mục rất quan trọng, Cơng ty đã thấy rõ được điều đĩ nên trong quá trình kiểm sốt nội bộ luơn thực hiện các thủ tục kiểm sốt:
+ Các chứng từ đươc xét duyệt bởi người cĩ thẩm quyền trước khi sử dụng, cĩ chữ ký duyệt rõ ràng.
+ Các chỉ tiêu về khoản phải thu, hàng tồn kho, đầu tư tài chính, TSCĐ cĩ quan hệ rất chặt chẽ với các chỉ tiêu phản ảnh trên bảng CĐKT và bảng KQHĐKD, vì thế Cơng ty đã thực hiện tốt trong việc cĩ đầy đủ các bộ phận chức năng tách biệt nhau đảm nhận các cơng việc riêng biệt và tuân thủ quy tắc bất kiêm nhiệm.
+ Sự luân chuyển chứng từ cĩ hệ thống và chứng từ được lưu trữ hợp lý nên cĩ khả năng ngăn chặn được sai sĩt cao.
Nhược điểm:
+ Khoản mục hàng hĩa: Các chênh lệch giữa giá dự tốn và giá thực tế khơng được áp dụng để xét duyệt và xử lý rõ ràng.
+ Việc chấp nhận đơn đặt hàng cần cĩ hồi báo với khách hàng để tránh tranh chấp trong tương lai, phiếu xuất kho cần lập thêm nhiều liên giao cho các bộ phận khác để dễ đối chiếu.
Cơng ty chưa trích lập dự phịng giảm giá HTK cho từng KH trong kỳ, chỉ những KH cĩ phát sinh trong từng nghiệp vụ mới trích lập cho KH đĩ. Vẫn chưa cập nhật lại thơng tin KH thường xuyên và cĩ các bảng sao kê cơng nợ KH để tiện theo dõi nợ và thu được tiền.
+ Chính sách thực hiện bảo hành sản phẩm, hàng hĩa cịn phức tạp trong các bước thực hiện nhằm tránh các chi phí khác phát sinh.
Đánh giá:
Thơng qua các thơng tin đã thu thập được từ bảng câu hỏi, KTV đánh giá sơ bộ các rủi ro như sau:
a. Rủi ro tiềm tàng:
- Trong kế tốn hiện đại, các ước tính kế tốn ngày càng được sử dụng phổ biến như một xu thế tất yếu. Ước tính kế tốn được hiểu là một giá trị gần đúng của một chỉ tiêu liên quan trên báo cáo tài chính được ước tính trong
72
trường hợp đã phát sinh nhưng chưa cĩ số liệu chính xác, chưa cĩ phương pháp tính tốn chính xác hơn hoặc một chỉ tiêu thực tế chưa phát sinh nhưng được ước tính và ghi nhận trước để được lập báo cáo tài chính.
- Rõ ràng nguy cơ sử dụng các ước tính kế tốn để phản ánh sai lệch thơng tin tài chính là cĩ thực, vậy mà người ta vẫn khơng tìm cách loại bỏ chúng. Việc sử dụng các ước tính trong kế tốn cĩ ảnh hưởng đến các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính và cĩ thể ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế TNDN đối với ngân sách nhà nước một cách đáng kể.
- Vì thế KTV đánh giá mức rủi ro tiềm tàng IR ở mức 85%.
b. Rủi ro kiểm sốt:
Hệ thống kiểm sốt nội bộ của đơn vị tuy cịn một số thiếu sĩt nhưng nhìn chung đơn vị thiết kế khá ổn vì thế kiểm tốn viên đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm sốt CR ở mức 30%.
c. Rủi ro kiểm tốn:
Để đảm bảo rủi ro kiểm tốn (AR) ở mức chấp nhận được, kiểm tốn viên chọn mức rủi ro kiểm tốn AR ở mức 5%.
d. Rủi ro phát hiện: DR = AR = 5% = 19,61% (4.1) CR x IR 30% x 85% 4.2.1.10 Xác lập mức trọng yếu
- Mức trọng yếu của tổng thể PM được xác lập bằng một tỷ lệ % dựa trên các chỉ tiêu như lợi nhuận trước thuế, doanh thu hay tổng tài sản và vốn.
- Mức trọng yếu được xác định là số nhỏ nhất của các mức lựa chọn với tỷ lệ quy định.
Lợi nhuận trước thuế x Tỷ lệ quy định (5-10%) Doanh thu x Tỷ lệ quy định (0,5-3%)
Tổng tài sản và vốn x Tỷ lệ quy định (2%)
Cơng ty TNHH ABC cĩ hoạt động chính là sản xuất và buơn bán băng đĩa nên Tài sản là chỉ tiêu rất quan trọng, do đĩ KTV chọn tài sản là cơ sở để xác lập mức trọng yếu cho tổng thể Báo cáo tài chính của đơn vị. Với cơ sở này thì mức trọng yếu của tổng thể được xác định là bằng 1,75% x Tổng tài sản
73
Mức trọng yếu khoản mục TE:
Bảng 4.2 Bảng mức trọng yếu khoản mục TE của Cơng ty TNHH ABC
ĐVT: đồng
Nguồn: Số liệu thu thập được từ KTV cơng ty U&I, 2013
Ngưỡng sai sĩt cĩ thể bỏ qua:
Bảng 4.3 Bảng ngưỡng sai sĩt cĩ thể bỏ qua của Cơng ty TNHH ABC
ĐVT: đồng Cơng ty TNHH ABC Tỷ lệ % chọn TE Ngưỡng sai sĩt bỏ qua Nợ phải thu 1,5 22.024.014.245 330.360.213,7 Hàng tồn kho 2,5 19.090.964.307 477.274.107,7
Các khoản đầu tư
tài chính 3,5 3.320.460.778 116.216.127,2
Tài sản cố định 4,0 29.576.116.020 1.183.044.641
Nguồn: Số liệu thu thập được từ KTV cơng ty U&I, 2013
Cơng ty TNHH ABC Tỷ lệ % chọn Mức tính tốn (tỷ lệ % x PM) Giá trị khoản mục Giá trị so sánh (10%xGT khoản mục) TE PM=42.251.594 .321 Nợ phải thu 65,5 27.674.794.28 1 220.240.142.4 54 22.024.014.24 5 22.024.014.24 5 Hàng tồn kho 54 22.815.860.93 1 190.909.643.0 65 19.090.964.30 7 19.090.964.30 7 Các khoản đầu tư tài chính 35 14.788.058.01 1 33.204.607.78 7 3.320.460.778 3.320.460.778 Tài sản cố định 70 29.576.116.02 0 1.341.071.188. 095 134.107.118.8 09 29.576.116.02 0
74
4.2.1.11 Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm sốt
Thiết kế thử nghiệm kiểm sốt cho Cơng ty TNHH ABC:
Bảng 4.4 Bảng thiết kế thử nghiệm kiểm sốt cho Cơng ty TNHH ABC
Sai phạm tiềm tàng Thủ tục kiểm sốt Thử nghiệm kiểm sốt
Các khoản phải thu khơng được ghi nhận kịp thời và chính xác làm cho dự phịng nợ phải thu khơng được ước tính chính xác
Cĩ bảng phân loại nợ phải thu và mức trích lập dự phịng phù hợp, các khoản phải thu chỉ được ghi