Do công tác kiểm soát chi phí tại công ty chưa thật chặt chẽ. Nhà quản lý cần thường xuyên phần tích tình hình tài chính của công ty, nhận diện chi phí phát sinh, xác định nhân tố ảnh hưởng đến các khoản mục chi phí nhằm đề ra các giải pháp kịp thời, phù hợp, đảm bảo mục tiêu lợi nhuận của công ty. Để đạt được điều này, các báo cáo chi phí cần có sự liên kết với nhau để giúp nhà quản lý nhìn nhận vấn đề một cách rõ ràng. Các báo cáo chi phí cần có sự chi tiết đến từng nhà máy và sự phân tích biến động ở từng loại chi phí.
Tại công ty, trung tâm chi phí bao gồm trung tâm chi phí định mức được và trung tâm chi phí không định mức được. Mỗi loại trung tâm chi phí có mẫu biểu báo cáo khác nhau thể hiện thành quả hoạt động phù hợp.
Trung tâm chi phí định mức: các báo cáo thành quả tại trung tâm chi phí định mức có thể được trình bày dưới đây. Các báo cáo này được lập chi tiết từ cấp thấp nhất
Bảng 3.3: Báo cáo phân tích biến động chi phí NVLTT tại nhà máy sản xuất Dược phẩm Quý IV/2014 (Số liệu chi tiết trình bày tại Phụ lục 15)
Từ bảng báo cáo này, ta có thể thấy được nguyên nhân gây ra biến động là do ảnh hưởng chủ yếu bởi yếu tố nào để có phương hướng khắc phục. Ví dụ: sự biến động chi phí NVL trực tiếp chủ yếu là do yếu tố giá gây ra, lúc này, nhà quản trị cần yêu cầu bộ phận cung ứng vật tư báo cáo tại sao giá lại biến động như vậy.
Tương tự báo cáo về phân tích biến động chi phí NVLTT, thiết lập các báo cáo phân tích biến động về chi phí NCTT và chi phí SXC.
Bảng 3.4 Báo cáo phân tích biến động về chi phí nhân công trực tiếp tại nhà máy sản xuất Dược phẩm Quý IV/2014
Bảng 3.5 Báo cáo phân tích biến động về biến phí sản xuất chung tại nhà máy sản xuất Dược phẩm Quý IV/2014
Bảng 3.6 Báo cáo phân tích biến động về định phí sản xuất chung tại nhà máy sản xuất Dược phẩm Quý IV/2014
(Chi tiết các bảng trên trình bày tại Phụ lục 16)
Tập hợp thông tin về chi phí NVLTT, chi phí NCTT và chi phí SXC về kết quả thực hiện và kế hoạch đề ra từ các báo cáo trên (Bảng 3.3, 3.4,3.5,3.6),thiết lập bảng 3.7 Báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm chi phí sản xuất tại nhà máy sản xuất Dược phẩm. Thông qua báo cáo này ta thấy được tình hình biến động của các loại chi phí phục vụ trực tiếp sản xuất ở công ty. Từ đó có những đánh giá đối với sự chênh lệch (nếu có) của các loại chi phí này.
Bảng 3.7: Báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm chi phí sản xuất tại nhà máy sản xuất Dược phẩm Quý IV/2014 (Số liệu chi tiết trình bày tại Phụ lục 17)
Các báo cáo tại mỗi nhà máy sản xuất được tập hợp lại, báo cáo lên nhà quản lý chịu trách nhiệm cao nhất của trung tâm chi phí này là Phó tổng giám đốc phụ trách kỹ thuật sản xuất.
Bảng 3.8:Báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm chi phí sản xuất Quý IV/2014 Chi phí có thể kiểm soát được Thực tế Dự toán linh hoạt
Chênh lệch dự toán linh hoạt Dự toán tĩnh Chênh lệch khối lượng 1. Chi phí NVL trực tiếp 2. Chi phí nhân công trực tiếp 3. Chi phí sản xuất chung - Biến phí sản xuất chung - Định phí sản xuất chung
Tổng cộng
Số liệu chi tiết trình bày tại Phụ lục 18
Ngoài ra còn kết hợp báo cáo tổng hợp chi phí sản xuất theo từng mặt hàng để việc đánh giá thành quả quản lý tại trung tâm chi phí được rõ ràng.
Bảng 3.9: Báo cáo tổng hợp chi phí sản xuất các mặt hàng Quý IV/2014
Số liệu chi tiết trình bày tại Phụ lục 18
Trung tâm chi phí không định mức được: Khác với báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm chi phí định mức, báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm chi phí không định mức chỉ có thể so sánh giữa chi phí thực hiện và chi phí kế hoạch, qua đó đánh giá chênh lệch phát sinh mà không thể phân tích được lượng và giá.
Bảng 3.10: Báo cáo đánh giá thành quả của trung tâm chi phí không định mức được Quý IV/2014 (Chi tiết trình bày tại Phụ lục 19)