Đối với một tổ chức kinh tế, bộ máy quản lý thường được chia làm nhiều phòng ban, mỗi phòng ban đều có một chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng chúng có quan hệ tác
động qua lại lẫn nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh và cấu thành nên bộ máyquản lý chặt chẽ của tổ chức (Sơ đồ 2.1). Công ty hoạt động theo mô hình công ty cổ phần, đứng đầu là ĐHĐCĐ, HĐQT gồm 5 thành viên, Ban kiểm soát gồm 3 thành viên, Ban giám đốc gồm 1 Tổng giám đốc và 2 Phó tổng giám đốc.
Nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn của các bộ phận và sự phân cấp quản lý tại công ty Pharimexco như sau:
Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền bỏ phiếu hoặc người được cổ đông ủy quyền.
Quyền hạn và trách nhiệm của ĐHĐCĐ:
- ĐHĐCĐ quyền thông qua bổ sung, sửa đổi Điều lệ.
- Thông qua định hướng phát triển công ty.
- Thông qua BCTC hàng năm, các báo cáo của Ban kiểm soát, của HĐQT.
- Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phẩn của từng loại được quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần.
- Quyết định số lượng thành viên của HĐQT, và Ban kiểm soát; phê chuẩn việc HĐQT bổ nhiệm Tổng Giám đốc và một số quyền khác tại Điều lệ của công ty...
Hội đồng quản trị: là cơ quan quản trị cao nhất tại công ty. Người đại diện theo pháp luật của công ty là Chủ tịch HĐQT.
Quyền hạn và trách nhiệm của HĐQT:
- Thành viên HĐQT được cổ đông bầu ra có toàn quyền nhân danh công ty để giải quyết mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ
- Đưa ra các quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty.
- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty.
- Giám sát, chỉ đạo Ban giám đốc và người quảnlý khác trong điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty trách nhiệm trước ĐHCĐ về kết quả hoạt động của công ty.
Với quyền hạn và trách nhiệm của HĐQT công ty như trên có thể nhận thấy đây là một trung tâm đầu tư của công ty. HĐQT nắm toàn quyền quyết định đối với việc huy động vốn và đầu tư (mở rộng) các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Ban kiểm soát: là cơ quan trực thuộc ĐHĐCĐ, do ĐHĐCĐ bầu ra.
Quyền hạn và trách nhiệm của ban kiểm soát:
Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý trong việc điều hành hoạt động kinh doanh, BCTC của công ty. Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước ĐHĐCĐ và pháp luật về mọi hoạt động và những công việc chuyên môn nghiệp vụ của mình.
Kiểm toán nội bộ: là cơ quan chuyên môn của Tổng giám đốc, được phân quyền như sau:
Quyền và nghĩa vụ của kiểm toán nội bộ:
- Kiểm toán nội bộ có quyền và nghĩa vụ phân tích và đánh giá đầy đủ về các thủ tục, quy trình, hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ đã được lãnh đạo của đơn vị và bộ phận kiểm toán thiết lập. Thường xuyên kiểm tra sổ sách, phân tích, nhận xét tình hình tài chính, kế toán, đánh giá hiệu quả hoạt động SXKD nhằm cảnh báo phòng ngừa rủi ro và đề xuất các biện pháp chấn chỉnh, xử lý, hạn chế cácthiệt hại, góp phầp quản lý an toàn tài sản, tiền vốn trong nột bộ công ty.
Ban giám đốc: bao gồm một Tổng giám đốc và hai Phó tổng giám đốc được phân quyền cụ thể như sau:
Quyền hạn và trách nhiệm:
o Tổng giám đốc: do HĐQT bầu ra, là người lãnh đạo quản lý và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động SXKD hàng ngày của công ty theo quyết định của HĐQT, nghị quyết của ĐHĐCĐ, điều lệ và các quy định pháp luật có liên quan. Chịu trách nhiệm trước HĐQT về quyền và nghĩa vụ được giao. Hiện tại, tại Pharimexco Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc
o Phó tổng giám đốc kỹ thuật và sản xuất: chịu trách nhiệm về kỹ thuật, sản xuất. Có quyền trực tiếp quản lý điều hành các hoạt động kỹ thuật, sản xuất tại công ty.
doanh tất cả các lĩnh vực sản phẩm tham gia vào thị trường của công ty, bao gồm các công ty con, công ty liên kết. Có quyền trực tiếp chỉ đạo các chi nhánh, hiệu thuốc và phòng ban dưới quyền trực thuộc trong hoạt động tiêu thụ sản phẩm của công ty.
Văn phòng công ty: hoạt động theo sự chỉ đạo của Tổng giám đốc, đứng đầu là trưởng văn phòng.
Quyền hạn và trách nhiệm:
- Hỗ trợ Tổng giám đốc trong việc quản lý, bồi dưỡng và tuyển dụng nhân viên, , chăm lo đời sống của công nhân viên cả về vật chất lẫn tinh thần (tổ chức khen thưởng, kỷ luật, phát động phong trào thi đua,...).
- Sắp xếp lao động vào dây chuyền sản xuất một cách hợp lý để đạt được hiệu quả lao động cao nhất.
- Trực tiếp chỉ đạo, điều hành công tác bảo vệ, an toàn phòng cháy, chữa cháy cho tất cả các cơ sở sản xuất kinh doanh trong công ty.
Ban quan hệ cổ đông (IR): được chínnh thức thành lập trong năm vừa qua. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về mọi hoạt động của phòng. Có trách nhiệm giải đáp thắc mắc hay yêu cầc của nhà đầu tư, phân tích đánh giá thị hiếu của nhà đầu tư đối với cổ phiếu củs công ty; công bố thông tin cổ phiếu của công ty đến các cổ đông.
Phòng tài chính – kế toán: Chịu trách nhiệm trực tiếp với Tổng giám đốc vềtrách nhiệm về quyền hạn được giao, đứng đầu là kế toán trưởng.
Quyền hạn và trách nhiệm:
- Lập hoạch tài chính, các dự án thu chi, kiểm soát tài chính của công ty.
- Kiểm tra giá thành sản phẩm, quản lý vốn và nguồn vốn, tổng hợp kết quả kinh doanh.
- Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch công ty.
- Cung cấp thông tin về tình hình tài chính hiện tại cho Ban giám đốc biết. - Lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu, quản lý số liệu kế toán, lập báo cáo kế toán cung cấp thông tin cho ĐHĐCĐ, Ban kiểm soát, HĐQT, Ban giám đốc công ty,
thực hiện việc khai báo và nộp thuế đầy đủ cho cơ quan thuế.
Phòng công nghệ thông tin (IT): quản lý các phần mềm công ty đang sử dụng, kiểm tra và bảo trì thường xuyên các phần mềm đồng thời cập nhật công nghệ mới vào quá trình sử dụng các phần mềm. Tham mưu cho Tổng giám đốc về việc cải tiến các phần mềm phù hợp với tình hình hoạt động hiện tại của công ty. Bảo đảm phần mềm công ty sử dụng vận hành suôn sẻ, không phát sinh hư hỏng gây gián đoạn công việc, có tính bảo mật cao tránh bị xâm nhập bởi người không phận sự hoặc bị xâm nhập từ bên ngoài.
Phòng kế hoạch tổng hợp: tham mưu giúp cho Ban Tổng giám đốc công ty điều hành công tác kế hoạch như: xây dựng kế hoạch chiến lược, kế hoạch phát triển SXKD trung và dài hạn, đề xuất các giải pháp, biện pháp để chỉ đạo, đôn đốc các đơn vị thực hiện các kế hoạch đề ra; tổ chức công tác thống kê và soạn thảo các báo cáo cho ban giám đốc.
Phòng xuất nhập khẩu: có nhiệm vụ tìm đối tác, nhà cung cấp nước ngoài theo nhu cầu, chính sách của công ty; chịu trách nhiệm về các hoạt động liên quan đến lĩnh vực xuất nhập khẩu diễn ra tại công ty.
Phòng cung ứng vật tư: thực hiện việc cung ứng vật tư, nguyên liệu, phụ liệu, bao bì phục vụ sản xuất kinh doanh kịp thời, đồng bộ, đúng kế hoạch, bảo đảm chất lượng, có khối lượng dự trữ hợp lý...thực hiện chế độ quyết toán vật tư theo lô sản phẩm, theo định mức tiêu hao cho từng sản phẩm, tiết kiệm vật tư trong sản xuất, theo dõi thực hiện và thanh lý hợp đồng mua bán vật tư, nguyên liệu với khách hàng, giữ gìn uy tín và sự tín nhiệm của khách hàng đối với công ty.
Phòng đảm bảo chất lượng (QA): lưu trữ công thức pha chế thuốc, COA,…Có hồ sơ lưu trữ để đối chiếu nhằm kiểm tra tính tuân thủ theo hệ thống, thiết lập hệ thống đảm bảo chất lượng phù hợp theo yêu cầu của GMP và ISO 9001:2008, ISO IEC 17025, GDP. Kết hợp với Phòng kiểm tra chất lượng để có thể thu hồi sản phẩm nếu không phù hợp quy định đã thiết lập ở trên.
Phòng kiểm tra chất lượng (QC): chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng của NVL, bao bì, bán thành phẩm theo tiêu chuẩn đã được xây dựng và phối hợp với
phòng đảm bảo chất lượng (QA) đánh giá sản phẩm trả về; giải quyết khiếu nại sản phẩm và các sai sót phát hiện trong mỗi lô sản phẩm; tổ chức hoạt động của phòng theo yêu cầu của GMP – WHO & ISO 9001:2008, ISO/IEC 17025, GDP, áp dụng kỹ thuật thống kê trong quản lý chất lượng và đảm báo kết quả thử nghiệm.
Sơ đồ 2.4: Quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm (Phụ lục 10)
Phòng nghiên cứu phát triển (R&D): đây là phòng chức năng khá quan trọng trong việc phát triển lâu dài của công ty và cũng là phòng mà công ty chú trọng đầu tư để thực hiện mục tiêu đề ra trong tương lai. Căn cứ thực tế nhu cầu từng thời điểm, các bộ phận kinh doanh, R&D và Marketing luôn phối hợp cùng nhau nghiên cứu cho ra đời sản phẩm mới phù hợp tình hình kinh doanh. Nghiên cứu sản xuất thử và thẩm định quy trình sản phẩm sản xuất cùng độ ổn định của sản phẩm.
Phòng kỹ thuật bảo trì: tại mỗi nhà máy đều có một tổ bảo trì chịu trách nhiệm kiểm tra tình hình máy móc sản xuất và sửa chữa kịp thời nhằm đảm bảo quy trình sản xuất được liên tục. Thực hiện công tác liên quan đến thiết bị kỹ thuật sản xuất và hệ thống thiết bị phụ trợ, phục vụ sản xuất, đảm bảo năng suất, chất lượng, an toàn, tiết kiệm và hiệu quả, đáp ứng nguyên tắc tiêu chuẩn GPS & ISO.
Tổng kho: cung ứng và lưu trữ NVL, thành phẩm phục vụ cho hoạt động sản xuất, do thủ kho quản lý, có quyền hạn đối với mọi hoạt động quản lý kho theo sự chỉ đạo của Phó tổng giám đốc kỹ thuật.
Các nhà máy sản xuất: đứng đầu là Phó tổng giám đốc sản xuất, ở mỗi nhà máy có một Giám đốc nhà máy chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất ở nhà máy họ quản lý, cụ thể được phân quyền như sau:
Quyền hạn và trách nhiệm:
- Chịu trách nhiệm về toàn bộ quy trình sản xuất sản phẩm tại nhà máy, tổ chức sản xuất các loại, các dạng sản phẩm theo tiêu chuẩn đã đăng ký với Cục quản lý Dược Việt Nam.
- Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ đảm bảo chất lượng, bảo quản máy móc thiết bị, tiết kiệm vật tư, năng lượng; thực hiện đúng các quy định về quy trình sản xuất,
nguyên tắc, tiêu chuẩn GMP, ISO và quy chế điều hành quản lý sản xuất do công ty đề ra. Các nhà máy sản xuất của công ty bao gồm:
Nhà máy sản xuất dược phẩm Non Betalactam đạt tiêu chuẩn GMP-WHO: sản xuất dược phẩm.
Nhà máy sản xuất kháng sinh nhóm Cephalosporins đạt tiêu chuẩn GMP-WHO: sản xuất kháng sinh và hỗ trợ cùng sản xuất dược phẩm.
Nhà máy sản xuất dụng cụ y tế VIKIMCO: sản xuất dụng cụ bơm, kim tiêm các kích cỡ và kim ép vĩ các loại,...
Nhà máy sản xuất viên nang cứng rỗng (capsule) VICANCAP: sản xuất viên nang rỗng các size từ 0 đến 4.
Các phòng ban trên đây được xem là những bộ phận phát sinh chi phí đối với bộ phận sản xuất và quản lý. Giám đốc các phòng ban có quyền và trách nhiệm kiểm soát chi phí phát sinh tại bộ phận mình quản lý. Việc kiểm soát này giúp các nhà quản lý có thể nắm được tình hình về chi phí phát sinh nhằm cho ra quyết định hợp lý tại từng thời điểm. Từ đó việc quản lý ngân sách tại bộ phận được hiệu quả mà vẫn đảm bảo hoàn thành mục tiêu của bộ phận mình.
Ngoài ra còn các bộ phận khác thuộc công ty như:
Các công ty con: gồm Công ty TNHH MTV Dược phẩm Mekong và Công ty TNHH MTV VPC Sài Gòn có nhiệm vụ là công ty con của Pharimexco với ngành nghề kinh doanh chính là kinh doanh các loại dược phẩm, capsule các loại, dụng cụ, trang thiết bị y tế cho ngành dược. Chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm đến đối tác, bảo đảm về doanh thu thực hiện so với mục tiêu đặt ra. Hàng kỳ báo cáo kết quả kinh doanh cho Phó tổng giám đốc kinh doanh, báo cáo tài chính riêng cho công ty mẹ để thực hiện hợp nhất báo cáo tài chính theo quy định.
Các phòng kinh doanh: gồm phòng 04 phòng kinh doanh:
o Phòng kinh doanh dược phẩm.
o Phòng kinh doanh Capsule.
o Phòng kinh doanh dụng cụ y tế.
Quyền hạn và trách nhiệm:
Trưởng các phòng kinh doanh chịu sự quản lý trực tiếp của Phó tổng giám đốc kinh doanh về các mặt hàng đã và đang kinh doanh thuộc lĩnh vực kiểm soát của mình. Thực hiện đúng các quy định và kế hoạch kinh doanh của công ty; thiết lập, giao dịch trực tiếp hệ thống nhà phân phối, lập kế hoạch bán hàng theo từng kỳ (theo tháng, quý, năm) phù hợp với năng lực sản xuất của nhà máy, đáp ứng yêu cầu thị trường. Chịu trách nhiệm với Phó tổng giám đốc kinh doanh và báo cáo tình hình tiêu thụ thực tế so với kế hoạch đề ra.
Phòng Marketing: đứng đầu là giám đốc bộ phận, phân quyền cho trưởng 04 bộ phận của phòng gồm: bộ phận chiến lược cạnh tranh, bộ phận xúc tiến bán hàng, bộ phận dịch vụ khách hàng, bộ phận giám sát bán hàng với 10 cán bộ chuyên nghiệp và hơn 30 trình dược viên. Có trách nhiệm báo cáo với Phó giám đốc kinh doanh về tình hình và các hoạt động của phòng.
Các chi nhánh: Gồm 27 chi nhánh phân phối tại những vùng kinh tế, khu vực trên toàn quốc. Tại khu vực phía Bắc, khu vực miền Trung và Tây Nguyên, , khu vực Thành phố Hồ Chí Minh, khu vực miền Nam. (Phụ lục 12)
- Khu vực phía Bắc:
o Chi nhánh Hà Nội: gồm đại lý các tỉnh Ninh Bình, Hải Nam, Hải Dương, Hưng Yên, Thái Nguyên, Bắc Cạn, Cao Bằng, Vĩnh Phú, Phú Thọ, Bắc Ninh, Bắc Giang, Lạng Sơn, Tuyên Quang, Hà Giang, Yên Bái, Sơn La, Điện Biên, Lai Châu, Hòa Bình, Hà Nội.
o Chi nhánh Hải Phòng: gồm đại lý các tỉnh Quảng Ninh, Hải Phòng.Chi nhánh Thái Bình: gồm đại lý các tỉnh Thái Bình, Nam Định.
o Chi nhánh Thanh Hóa (tỉnh Thanh Hóa). - Tại khu vực miền Trung và Tây Nguyên:
o Chi nhánh Đà Nẵng: gồm đại lý các tỉnh Quảng Trị, Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam, Quảng Ngãi.
o Khu vực miền Trung ven biển: gồm đại lý các tỉnh Bình Định, Khánh Hòa, Phú Yên, Ninh Thuận, Bình Thuận.
o Chi nhánh Gia Lai: gồm đại lý các tỉnh Gia Lai, Kontum, Đắc Lắc. - Khu vực miền Nam
+ Tại khu vực miền Đông: gồm đại lý các tỉnh Tây Ninh, Bình Dương, Bình Phước, Đồng Nai, Vũng Tàu, Lâm Đồng, Đắc Nông.
+ Tại khu vực Thành phố Hồ Chí Minh:
o Chi nhánh Thành Phố : các đại lý ở 24 quận, huyện.
o Cửa hàng Quận 10. + Tại khu vực miền Tây:
o Khu vực 1: gồm đại lý các tỉnh Long An, Tiền Giang, Bến Tre, Đồng Tháp.
o Khu vực 2: gồm các chi nhánh.
Chi nhánh Cần Thơ: gồm đại lý các tỉnh Hậu Giang, Cần Thơ. Chi nhánh Sóc Trăng: gồm đại lý các tỉnh Sóc Trăng, Bạc Liêu. Chi nhánh An Giang (tỉnh An Giang).
Chi nhánh Kiên Giang (tỉnh Kiên Giang).