Chi phí là yếu tố vô cùng quan trọng đối với tất cả các DN. Pharimexco xác định công tác kiểm soát chi phí là một trong những nội dung quan trọng, thông tin về chi phí sản xuất là căn cứ để phòng kinh doanh của công ty và phòng kinh doanh của các đơn vị thành viên thuộc công ty xác định giá bán của sản phẩm do đơn vị mình sản xuất. Vì vậy công tác kiểm soát chi phí được công ty rất coi trọng.
Chi phí tại công ty nói riêng và tất cả các DN sản xuất nói chung thường chia thành chi phí quản lý, phục vụ/hỗ trợ sản xuất và chi phí sản xuất trực tiếp. Mỗi phòng ban trong công ty đều là một bộ phận phát sinh chi phí. Tùy theo chức năng mà có thể phân chia ra phòng ban nào phát sinh chi phí loại nào.
Bộ phận phát sinh chi phí quản lý của công ty bao gồm các phòng ban như phòng Kế toán – tài chính, Văn phòng đại diện, phòng kế hoạch tổng hợp, phòng Công nghệ thông tin, Ban quan hệ cổ đông, phòng kinh doanh, phòng marketing, tổng kho, chuỗi cung ứng …Tiêu chí đánh giá thành quả hoạt động của các phòng ban này là chi phí quản lý như điện, nước, internet, công tác phí, chi phí tiếp khách, chi phí và các khoản phúc lợi cho nhân viên… Thành quả hoạt động của các bộ phận này được đánh giá dựa trên sự so sánh chênh lệch giữ chi phí thực hiện và kế hoạch.
Bên cạnh đó còn có các bộ phận phát sinh chi phí gián tiếp như phòng kỹ thuật, phòng đảm bảo chất lượng, phòng kiểm tra chất lượng, phòng nghiên cứu phát triển, phòng bảo trì. Tuy các phòng ban này có phát sinh chi phí hỗ trợ cho việc sản xuất nhưng chi phí của nó chưa được phân bổ cho các bộ phận có liên quan mà được tính chung vào chi phí của các phòng ban quản lý của công ty. Việc này khiến nhà quản lý không đánh giá được thành quả hoạt động của từng bộ phận, phòng ban mà chỉ căn cứ trên việc phân tích chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí kế hoạch để đánh giá thành quả hoạt động của các phòng ban trên.
Bảng 2.4: Báo cáo chi phí quản lý tại Pharimexco Quý IV/ 2014
Đơn vị tính: đồng
STT CHỈ TIÊU THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CHÊNH LỆCH TH/KH
1 Lương 4.845.886.774 3.964.545.933 881.340.841
2 Điện 284.057.355 240.350.597 43.706.757
3 Nước 75.365.424 74.335.236 1.030.187
4 Phí thanh toán 368.718.013 297.340.945 71.377.068
5 Chi vận chuyển 1.261.314.437 991.136.483 270.177.954
6 Chi phí nghiên cứu phát triển 913.022.183 748.643.054 164.379.129
7 Chi sửa chữa nhỏ 62.274.607 74.335.236 ( 12.060.629)
8 Chi phí điện thoại và internet 76.542.618 56.990.348 19.552.271
9 Chi phí tiền gửi thư + EMS 60.303.415 44.601.142 15.702.273
10 Chi phí xăng 32.448.898 22.300.571 10.148.327
11 Chi phí văn phòng phẩm 59.845.840 54.512.507 5.333.333
12 Chi phí tiếp khách và hội nghị 329.837.999 265.129.009 64.708.990
13 Khuyến mãi, quảng cáo 4.477.943.852 3.468.977.692 1.008.966.161
15 Chi phí đào tạo 34.966.807 49.556.824 ( 14.590.017)
16 Công tác phí 346.112.460 272.562.533 73.549.927
17 Chi phí khác 600.107.135 495.568.242 104.538.893
TỔNG 13.946.751.296 11.220.000.000 2.726.751.296
Nguồn: Pharimexco
Công ty đã tổ chức được báo cáo về chi phí quản lý phát sinh tại công ty, thực hiện so sánh chi phí thực tế phát sinh so với kế hoạch. Tuy nhiên, ở báo cáo này mới chỉ trình bày về được chênh lệch về số lượng tuyệt đối mà chưa thể hiện được chênh lệch tương đối. Mặc khác, do công ty chưa tách riêng báo cáo chi phí cho các bộ phận riêng rẽ mà lại gộp chung chi phí của hoạt động văn phòng lại với nhau nên chưa đánh giá được trách nhiệm của từng bộ phận cụ thể.
Nhìn chung báo cáo này mang tính chất như một báo cáo về tình hình hoạt động của bộ phận hơn là thành quả quản lý của bộ phận. Có thể nói công ty chưa thiết lập được báo cáo đánh giá thành quả quản lý của chi phí tốt để phản ánh thành quả quản lý của nhà quản lý bộ phận.
b. Bộ phận phát sinh chi phí sản xuất trực tiếp đối với hoạt động sản xuất:
Tại công ty, bộ phận phát sinh chi phí sản xuất trực tiếp là 04 nhà máy sản xuất:
- Nhà máy sản xuất dược phẩm;
- Nhà máy sản xuất Cephalosporin;
- Nhà máy sản xuất dụng cụ y tế;
- Nhà máy sản xuất Capsule.
Mỗi nhà máy là một bộ phận phát sinh chi phí sản xuất trực tiếp riêng biệt theo từng sản phẩm mà nhà máy đó sản xuất. Chi tiết quy trình sản xuất thể hiện tại Sơ đồ 2.7: Tổng quát quy trình sản xuất (Phụ lục 13).
Tại nhà máy, kế toán nhà máy làm nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất bằng cách nhập liệu vào hệ thống Sonec, phòng kế toán công ty xử lý số liệu kế toán. Các nhà máy sản xuất còn được hỗ trợ từ các phòng ban như: phòng đảm bảo chất lượng (QA), phòng kiểm tra chất lượng (QC), phòng kỹ thuật bảo trì, Tổng kho, phòng nghiên cứu phát triển. Tuy nhiên, các chi phí phát sinh từ các phòng ban này để hỗ trợ cho các nhà máy thì chưa được phân bổ mà được tính chung vào chi phí quản lý.
Bảng 2.5: Báo cáo thành quả chi phí sản xuất theo mặt hàng Quý IV/2014 Nhà máy sản xuất Dược phẩm (Phụ lục 2.)
Mặc dù công ty đã lập được báo cáo đánh giá trách nhiệm về tình hình chi phí sản xuất cho từng mặt hàng nhưng chỉ đánh giá được chênh lệch giá thành tổng cộng chứ chưa đánh giá chênh lệch các khoản mục chi phí cụ thể, chưa xác định được sự chênh lệch chi phí này là do nguyên nhân nào, cũng chưa thể hiện được chênh lệch số lượng sản phẩm hoàn thành thực tế so với kế hoạch. Tuy công ty đã lập được báo cáo nhưng chưa thực sự hữu ích đối với người sử dụng và chưa chỉ ra được bộ phận chịu trách nhiệm về sự biến động chi phí.
Từ báo cáo về tình hình thực hiện chi phí của các nhà máy sản xuất, báo cáo về tình hình thực hiện chi phí sản xuất toàn công ty sẽ được lập như sau:
Bảng 2.6: Báo cáo tình hình thực hiện chi phí sản xuất Quý IV/2014
Đơn vị tính: đồng
Nhà máy sản
xuất Thực hiện Kế hoạch Chênh lệch TH/KH Mức Tỷ lệ
Dược phẩm 59.856.840.889 63.128.571.000 (3.271.730.111) 94,82% Capsule 31.467.596.353 26.303.571.000 5.164.025.353 119,63% Cephalosporin 11.458.309.542 13.151.786.000 (1.693.476.458) 87,12% Dụng cụ y tế 12.484.426.814 20.166.072.000 (7.681.645.186) 61,91% Tổng 115.267.173.598 122.750.000.000 (7.482.826.402) 93,90% Nguồn: Pharimexco