3.2.3.1 Sơ đồ tổ chức
Nhân sự của Ngân hàng đƣợc phân bổ ở những bộ phận khác nhau, mỗi bộ phận thực hiện chức năng riêng của mình. Nhƣng giữa các bộ phận có mối quan hệ, trao đổi với nhau để công việc vận hành một cách dễ dàng và nhanh chóng. Các bộ phận đƣợc thực hiện theo các hình thức sau:
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức của NHNo&PTNT Chi nhánh huyện Phong Điền
Nguồn: NHNo&PTNT Chi nhánh huyện Phong Điền
Với đội ngũ quản lý và nhân viên là 29 ngƣời (năm 2014), cơ cấu tổ chức của NHNo&PTNT Chi nhánh huyện Phong Điền đƣợc chia thành các bộ phần khác nhau và mỗi bộ phận đều thực hiện các chức năng riêng của mình. Nhƣng giữa các bộ phận luôn có mối quan hệ, trao đổi với nhau để công việc vận hành một cách dễ dàng và nhanh chóng.
3.2.3.2 Chức năng của các phòng ban a) Chức năng Ban giám đốc
* Giám đốc: Giám đốc là ngƣời chịu trách nhiệm chỉ đạo điều hành nghiệp vụ kinh doanh nói chung và hoạt động cung cấp tín dụng nói riêng
trong phạm vi đƣợc ủy quyền. Công việc cụ thể của Giám đốc liên quan tới hoạt động tín dụng bao gồm:
- Xem xét nội dung thẩm định do phòng tín dụng trình lên để quyết định cho vay hay không cho vay và chịu trách nhiệm với quyết định của mình.
- Ký hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay và các hồ sơ do Ngân hàng, khách hàng cùng lập.
- Quyết định các biện pháp xử lý nợ, cho gia hạn nợ, điều chỉnh kỳ hạn trả nợ, chuyển nợ quá hạn, thực hiện các biện pháp xử lý khách hàng.
* Phó giám đốc:
- Giám sát trực tiếp tình hình hoạt động của phòng Kế hoạch kinh doanh, đôn đốc thực hiện đúng quy chế đã đề ra.
- Thay mặt giải quyết các công việc của đơn vị khi Giám đốc đi vắng. - Điều hành công việc của đơn vị theo sự phân công, ủy quyền của Giám đốc, báo cáo lại kết quả và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về nhiệm vụ đƣợc phân công.
b) Chức năng của các phòng
* Phòng Kế hoạch – Kinh doanh:
- Nghiên cứu xây dựng chiến lƣợc khách hàng tín dụng, phân loại khách hàng và đề xuất các chính sách ƣu đãi đối với từng loại khách hàng nhằm mở rộng theo hƣớng đầu tƣ tín dụng khép kín: sản xuất, chế biến, tiêu thụ, xuất khẩu và gắn tín dụng sản xuất, lƣu thông và tiêu dùng.
- Phân tích kinh tế theo ngành, nghề kinh tế kỹ thuật, danh mục khách hàng, lựa chọn biện pháp cho vay an toàn và đạt hiệu quả cao.
- Thẩm định và đề xuất cho vay các dự án tín dụng theo phân cấp ủy quyền.
- Thƣờng xuyên phân loại dƣ nợ, phân tích nợ xấu, tìm nguyên nhân và đề xuất hƣớng khắc phục.
* Phòng kế toán – Ngân quỹ:
- Kế toán:
+ Lập kế hoạch tài chính, quyết toán thu chi tài chính.
+ Thu thập và lƣu trữ hồ sơ khách hàng và các chứng từ có giá.
+ Thực hiện các khoản nộp ngân sách Nhà Nƣớc và quyết toán tiền lƣơng với cán bộ Ngân hàng.
+ Trực tiếp hoạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Nghiệp vụ cho vay, thu nợ, chuyển nợ quá hạn, đồng thời trực tiếp thu hay giải ngân khi có phát sinh trong ngày.
+ Theo dõi nghiệp vụ huy động tiền gửi, hƣớng dẫn khách hàng mở tài khoản tiền gửi, thực hiện dịch vụ chuyển tiền nhanh và các dịch vụ thanh toán chuyển tiền khách.
- Ngân quỹ:
+ Quản lý kho quỹ, thực hiện đúng chế độ quy định nghiệp vụ về kho quỹ.
+ Kiểm tra lƣợng tiền mặt và ngân phiếu trong kho hàng ngày.
+ Khóa sổ ngân quỹ, cuối ngày kết hợp với kế toán theo dõi ngân quỹ phát sinh trong ngày để kịp thời điều chỉnh hợp lý khi có sai sót, giúp bộ phận kế toán cân đối nghiệp vụ huy động và sử dụng vốn.
* Phòng giao dịch Giai Xuân
- Tổ chức huy động vốn, cho vay, thu nợ, chuyển tiền, làm thẻ ATM và các dịch vụ khác đối với khách hàng.
- Phòng giao dịch đƣợc Ngân hàng ủy nhiệm vốn kinh doanh và chịu trách nhiệm về việc sử dụng vốn này sao cho có hiệu quả nhất.
=> Giữa các phòng ban điều có mối quan hệ mật thiết chặt chẽ với nhau để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của một Ngân hàng. Cơ cấu tổ chức đang đƣợc đổi mới theo hƣớng gọn nhẹ, hiệu quả. Qua đó cho thấy rằng, NHNo&PTNT Chi nhánh huyện Phong Điền đang cố gắng xây dựng một mô hình Ngân hàng đa năng, hiện đại, hƣớng tới sản phẩm mới, thị trƣờng mới để tăng sức cạnh tranh.