3.2.1 Chức năng
Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ là một đơn vị thương mại, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam. Mạng lưới kinh doanh của Công ty trải rộng trên địa bàn 4 tỉnh, thành phố (Tp.Cần Thơ, Hậu Giang, Sóc Trăng và Bạc Liêu). Bao gồm văn phòng Công ty đặt tại trung tâm Thành phố Cần Thơ, các chi nhánh ở các tỉnh cùng với hệ thống kho bể và các cửa hàng kinh doanh xăng dầu.
Công ty có chức năng kinh doanh xăng dầu, các sản phẩm hóa dầu,… đáp ứng cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội, đảm bảo cho nhu cầu an ninh quốc phòng và yêu cầu phát triển kinh tế trong địa bàn được phân công. Ngoài mặt hàng chủ yếu là xăng dầu công ty còn tổ chức kinh doanh nhiều loại hình dịch vụ như: kinh doanh kho bể (giữ hộ hàng hóa, cấp lẻ, nhập ủy thác,…), vận tải xăng dầu, dịch vụ hàng dự trữ quốc gia nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó công ty còn có chức năng thực hiện hợp đồng tái xuất sang Campuchia theo sự ủy nhiệm của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam.
3.2.2 Nhiệm vụ
Cung cấp xăng dầu cho các tỉnh miền Tây ngoài ra còn tham gia tái xuất sang thị trường Campuchia.
Phát huy nguồn lực, tổ chức kinh doanh có hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ kế hoạch mà Tâp đoàn giao. Ngày càng mở rộng thêm các loại hình
khai thác một cách có hiệu quả tài sản, nguồn vốn do ngân sách Nhà nước cấp, đồng thời chống lãng phí gây thất thoát tài sản và ngồn vốn nhằm mang lại lợi ích cho Công ty và xã hội.
Trong công tác kinh doanh tạo ra được nguồn hàng có lợi thế hơn, xây dựng thị trường bán buôn, bán lẻ vững chắc và ổn định. Khai thác lợi thế là trung tâm phân phối nguồn hàng chính cho các Công ty trong ngành ở khu vực Đồng bằng sông Cửu Long. Đẩy nhanh tốc độ phát triển các điểm bán lẻ mới, hệ thống đại lý. Tổ chức kinh doanh có hiệu quả nhằm tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên, tăng thêm phần đóng góp vào ngân sách Nhà nước, góp phần vào công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa khu vực Đồng bằng sông Cửu Long nói riêng và đất nước nói chung.
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC
PHÒNG BAN
3.3.1 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Công ty theo mô hình trực tuyến chức năng. Đứng đầu là Chủ tịch kiêm giám đốc Công ty được Tổng giám đốc ủy nhiệm chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty, là người chịu trách nhiệm cao nhất, đại diện cho nghĩa vụ và quyền lợi của Công ty trước pháp luật và cấp trên về các hoạt động của Công ty.
Ba phó giám đốc: Phó giám đốc nội chính, phó giám đốc tài chính và phó giám đốc kỹ thuật được Giám đốc trực tiếp phân công phụ trách một số công tác, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về những nhiệm vụ mà Giám đốc phân công. Bên dưới nữa là các phòng ban, đứng đầu các phòng ban là các trưởng phòng có nhiệm vụ lãnh đạo và quản lý nhân viên thuộc phòng ban của mình đồng thời tham mưu cho ban giám đốc trong việc tổ chức và điều hành mọi hoạt động của Công ty.
Nguồn: Phòng tổ chức Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ, 2013
Hình 3.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ Giám đốc Công ty: là người điều hành Công ty, đại diện theo pháp luật của Công ty và chịu trách nhiệm trước người bổ nhiệm và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền, nghĩa vụ được giao theo quy định của luật doanh nghiệp Nhà nước và các điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty.
Phó giám đốc tài chính: phụ trách hoạt động kinh doanh, giao dịch với khách hàng, marketing, tổ chức kế toán, xúc tiến bán hàng.
Phó giám đốc kỹ thuật: phụ trách về mặt kỹ thuật, trang thiết bị, chất lượng xăng dầu trong toàn Công ty, nghiên cứu thiết kế và xây dựng công trình.
Phó giám đốc nội chính: Chỉ đạo và điều hành các công tác lao động tiền lương, công tác thanh tra kiểm tra, an toàn phòng cháy chữa cháy, an toàn vệ sinh môi trường.
3.3.2 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ tổ chức điều hành kinh doanh có hiệu quả trong phạm vi trên địa bàn mà Tổng công ty phân công trên cơ sở thực hiện đầy đủ nguyên tắc, chế độ, quy định của ngành và pháp luật của Nhà
Chi nhánh xăng dầu Sóc Trăng Chủ Tịch Kiêm Giám Đốc Phó giám đốc kỹ thuật Phó giám đốc nội chính Phòng kinh doanh tổng hợp Phòng kế toán tài chính Phó giám đốc tài chính Phòng kinh doanh Phòng tổ chức hành chính Phòng quản lý kỹ thuật Các cửa hàng xăng dầu trực thuộc công ty Chi nhánh xăng dầu Bạc Liêu Chi nhánh xăng dầu Hậu Giang Tổng kho xăng dầu miền Tây Kho xăng dầu Cần Thơ
nước. Phối hợp với các phòng ban khác đề ra giải pháp tối ưu cho công tác kinh doanh.
Phòng kế toán tài chính: Thực hiện nhiệm vụ kế toán tài chính, hạch toán kinh doanh, đồng thời quản lý vật tư, tiền vốn, tài sản nhằm phục vụ đạt hiệu quả cao nhất cho việc thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của Công ty. Kiểm tra kiểm soát việc tuân thủ các nguyên tắc các chế độ kế toán trong Công ty theo hướng dẫn của ngành và pháp lệnh kế toán thống kê do Nhà nước ban hành.
Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ quản lý nhân sự và tiền lương của Công ty, hệ thống hóa các chính sách về lao động, tiền lương, tiền thưởng,…đảm bảo đúng theo quy định hiện hành của Nhà nước.
Phòng kỹ thuật: Tổ chức quản lý toàn bộ tài sản cố định bao gồm: hệ thống bồn bể, công nghệ, thiết bị máy móc. Xây dựng kế hoạch và thực hiện các công trình đầu tư xây dựng cơ bản, thay đổi công nghệ, trang thiết bị.
3.4 TÌNH HÌNH NHÂN SỰ
Bảng 3.1: Tình hình lao động và trình độ lao động tại Công ty xăng dầu Tây
Nam Bộ năm 2013 Bộ phận Số lượng Tỷ trọng (%) Trình độ Số lượng Tỷ trọng (%)
Gián tiếp 116 23,39 Cao học 6 1,21
Đại học, cao đẳng 155 31,25
Trực tiếp 380 76,61
Trung cấp 128 25,81
Sơ cấp 176 35,48 Chưa qua đào tạo 31 6,25
Tổng 496 100,00 496 100,00
Nguồn: Phòng tổ chức Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ, 2013
Qua bảng cho thấy tổng số lao động tại Công ty năm 2013là 496 người, trong đó bộ phận lao động gián tiếp làm việc tại văn phòng là 116 người chiếm 23,39% trong tổng số lao động toàn Công ty; đây là số nhân viên có trình độ cao học là 1,21% và trình độ đại học, cao đẳng là 31,25%, đó là hai nhóm có trình độ cao nhất tại Công ty và đồng thời họ cũng là những nhà quản trị, cán bộ quản lý, chuyên viên làm việc tại văn phòng Công ty và văn phòng các chi nhánh. Bộ phận lao động trực tiếp làm việc tại các cửa hàng xăng dầu và hệ thống các kho chiếm 76,61% trong tổng số nhân viên của Công ty; trong đó số lao động có trình độ trung cấp chiếm 25,81%, trình độ sơ cấp chiếm 35,48% và cuối cùng là lao động chưa qua đào tạo chuyên môn là 6,25%. Như vậy việc phân bổ số lượng nhân viên ở các bộ phận Công ty tùy thuộc vào khối lượng cũng như tính chất công việc mà có sự yêu cầu về trình độ thích hợp.
3.5 MÔ TẢ SẢN PHẨM3.5.1 Đặc điểm 3.5.1 Đặc điểm
Sản phẩm của Công ty là các loại xăng, dầu hỏa, diesel, mazut và các sản phẩm khác với tính năng làm nhiên liệu phục vụ cho các loại động cơ chế hòa khí, động cơ diesel. Đây là những nhiên liệu có đặc tính dễ cháy nổ, dễ bay
hơi nên được bảo quản rất kỹ và được âm dưới lòng đất. Do đó trong quá trình kinh doanh, Công ty rất chú trọng đến khâu phòng cháy chữa cháy và kiểm tra an toàn khi vận chuyển đến các chi nhánh, đại lý, cửa hàng,…để giảm thiểu đến mức thấp nhất mức hao hụt và tránh được những rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra.
Xăng: Là một trong những sản phẩm quan trọng của công nghiệp chế biến dầu mỏ và ngày nay đã thực sự trở thành sản phẩm quen thuộc của con người. Xăng không phải đơn thuần chỉ là sản phẩm của một quá trình chưng cất từ một phân đoạn nào đó của dầu mỏ hay một quá trình chưng cất đặc biệt khác. Nó là một sản phẩm hỗn hợp được lựa chọn cẩn thận từ một số thành phần, kết hợp với một số phụ gia nhằm đảm bảo các yêu cầu hoạt động của động cơ trong những điều kiện vận hành thực tế và cả trong điều kiện tồn chứa, dự trữ khác nhau.
Chỉ tiêu đánh giá chất lượng của xăng dựa trên: Trị số octan, thành phần cất phân đoạn, ăn mòn đồng, hàm lượng nhựa thực tế, độ ổn định oxy hóa, hàm lượng lưu huỳnh, hàm lượng chì, áp suất hơi bảo hòa, hàm lượng bezen, hàm lượng kim loại,…
Dầu hỏa: Là tên chỉ chung một phân đoạn chưng cất dầu mỏ, sôi chủ yếu trong khoảng 200 – 3000C. Có thể dùng làm nguyên liệu cho máy kéo, cho động cơ phản lực, đồng thời sử dụng nhiều trong sinh hoạt hàng ngày như: bếp đun, sưởi ấm, thắp sáng, dùng trong cắt kim loại bằng dầu hỏa, làm dung môi khi sản xuất keo sơn, vải tẩm dầu,…gọi là dầu hỏa dân dụng.
Chỉ tiêu đánh giá chất lượng của dầu hỏa dựa trên: Điểm chớp lửa cốc kín, thành phần cất, hàm lượng lưu huỳnh, chiều cao ngọn lửa không khói, ăn mòn đồng,…
Diesel: Là một loại nhiên liệu lỏng, sử dụng chủ yếu cho động cơ diesel và các tubin. Nhiên liệu diesel được sản sản xuất chủ yếu từ phân đoạn gazoil và là sản phẩm của quá trình chưng cất trực tiếp dầu mỏ, có đầy đủ những tính chất lý hóa phù hợp động cơ diesel.
Chỉ tiêu đánh giá chất lượng của diesel dựa trên: Chỉ số xetan, hàm lượng lưu huỳnh, nhiệt độ cất, điểm chớp lửa cốc kín, độ nhớt động học, cồn cacbon, điểm đông đặc, hàm lượng nước, hàm lượng tro, tạp chất dạng hạt, ăn mòn đồng,…
Mazut: Còn gọi là nhiên liệu đốt lò hay dầu FO. Mazut là phần cặn của quá trình chưng cất dầu mỏ ở áp suất khí quyển hoặc cặn chưng cất của các sản phẩm của quá trình chế biến sâu các phân đoạn nguyên liệu của dầu thô, phần tách chiết ra trong công nghệ sản xuất dầu nhờn truyền thống. Mazut được dùng cho các lò nồi hơi, các lò nung trong công nghệ sành sứ, thủy tinh, luyện gang thép và cho thiết bị động lực học của tàu thủy.
3.5.2 Ứng dụng của sản phẩm
Xăng dầu là nguồn nguyên liệu không thể thiếu được trong các ngành công nghiệp, nông nghiệp cũng như trong cuộc sống hàng ngày. Trong các ngành công nghiệp và nông nghiệp, nó giúp các nhà máy, xí nghiệp vận hành
máy móc liên tục tạo ra vô số các loại sản phẩm và động cơ phục vụ cho quá trình sản xuất phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của con người. Đồng thời, Trong cuộc sống hàng ngày nó còn là nguồn nguyên liệu cho các loại phương tiện lưu thông của con người được nhanh hơn, tiết kiệm được thời gian và chi phí.
3.5 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN TRIỂN
3.5.1 Thuận lợi
Trong môi trường kinh doanh của công ty đặc biệt có những thuận lợi đáng kể, đầu tiên đó chính là uy tín của công ty ở khu vực, cùng danh tiếng lâu đời của Petrolimex được thành lập ngay sau ngày miền nam giải phóng, điều này đã tạo nên nét văn hóa riêng trong kinh doanh của công ty nói riêng và của Petrolimex nói chung tại khu vực Đồng bằng sông Cửu Long. Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ là thành viên của Tập đoàn xăng dầu Việt Nam đây là doanh nghiệp Nhà nước kinh doanh xăng dầu lớn nhất Việt Nam nên nguồn hàng luôn được đảm bảo về số lượng và chất lượng.
Về vị trí địa lý, Công ty nằm ở trung tâm thành phố Cần Thơ là trung tâm của Đồng bằng sông Cửu Long nên rất thuận lợi cho giao dịch mua bán. Về mặt cơ sở vật chất kỹ thuật, có thể nói Tổng kho miền Tây là một kho lớn và hiện đại nhất khu vực và rất thuận lợi cho việc vận chuyển đường thủy cũng như đường bộ.
Về kênh phân phối, Công ty đã thiết lập được một mạng lưới kinh doanh phủ kín tất cả các địa bàn trong khu vực.
Bên cạnh đó, Công ty còn có đội ngũ lao động có trình độ chuyên môn cao, nhiều kinh nghiệm, lao động lành nghề được đào tạo chuyên sâu, có tinh thần trách nhiệm và nhiệt tình trong công việc xem lợi ích Công ty gắn liền với lợi ích cá nhân.
3.5.2 Khó khăn
Hoạt động theo cơ chế bán hàng được hưởng chiết khấu, trên thực tế đã hạn chế tính chủ động khả năng linh hoạt trog kinh doanh của Công ty, nhất là thời điểm giá xăng dầu thế giới biến động lớn. Tình hình kinh doanh xăng dầu trên địa bàn được phân công của Công ty ngày càng phức tạp hơn. Nhiều đầu mối nhập khẩu trực tiếp đã có mặt tại Cần Thơ với hệ thống kho cảng hiện đại, khả năng cạnh tranh cao như: Saigon petro, Công ty liên doanh dầu khí Mekong (Petro Mekong), Công ty dầu khí Đồng Tháp, Vinapco,…
Tốc độ phát triển mạng lưới bán lẻ của tư nhân khá nhanh, phương thức bán hàng linh hoạt (bán tận nơi, thanh toán chậm, hậu mãi,…) vì chất lượng không đúng tiêu chuẩn như xăng ron 92 lại pha chung với xăng ron 90 hoặc dầu trắng và phẩm màu, không đủ hàng. Trong khi đó Công ty là doanh nghiệp Nhà nước luông chấp hành nghiêm chỉnh các quy định làm cho sức cạnh tranh ở khu vực bán lẻ giảm sút.
Sự quản lý của Nhà nước đối với thị trường xăng dầu còn hạn chế, từ chính sách thuế thiếu đồng bộ và không nhất quán dẫn đến tình trạng cạnh tranh không lành mạnh giữa các đơn vị kinh doanh.
3.5.3 Phương hướng phát triển
Trong tình hình hiện nay quan hệ cung – cầu mất cân đối, cung vượt xa cầu, áp lực cạnh tranh gay gắt phải đương dầu với các đơn vị kinh doanh chung ngành hàng về số lượng, chất lượng, thị trường tiêu thụ, Công ty cần phải khắc phục những hạn chế vẫn còn mất phải. Bên cạnh đó, Công ty cần phải không ngừng nâng cao hơn nữa những ưuđiểm để tạo thuận lợi cho việc mở rộng thị trường nhằm đạt lợi nhuận cao hơn.
Phát triển các loại hình dịch vụ như: Vận tải xăng dầu, ao lường, giữ xe,…nhằm hỗ trợ tốt hơn cho hoạt động kinh doanh chính của Công ty.
Tiếp tục xây dựng phát triển hệ thống cửa hàng xăng dầu, đầu tư để hiện đại hóa các cửa hàng tạo điều kiện thuận lợi nhất cho khách hàng mua lẻ. Đồng thời để dảm bảo nguồn doanh thu ổn định Công ty phải mở rộng thị trường mới, đứng vững trên thị trường đã có trong điều kiện hiện nay.
Để kinh doanh có hiệu quả đảm bảo sự phát triển của đơn vị cững như toàn ngành đòi hỏi Công ty phải thực hiện triệt để tiết kiệm và giảm chi phí bán hàng, đầu tư xây dựng có hiệu quả và không ngừng phát triển thị trường, đảm bảo an toàn tài chính.
3.6 KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY QUA 3 NĂM 2011 – 2013 CÔNG TY QUA 3 NĂM 2011 – 2013
Bảng 3.2: Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2011 – 2013 của Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ
Đơn vị tính: triệu đồng Chỉ tiêu Năm Chênh lệch 2012/2011 2013/2012 2011 2012 2013 Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Tổng doanh thu 6.879.934 6.655.670 4.900.342 -224.264 -3,26 -1.755.328 -26,37 Tổng chi phí 6.879.783 6.660.277 4.897.347 -219.506 -3,19 -1.762.930 -26,47 LNTT 151 -4.607 2.995 -4.758 -3150,99 7.602 165,01 Thuế TNDN 441 2 0 -439 -99,55 -2 -100,00