2. NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM CẢI THIỆN TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY CAO SU
2.1. Thực hiện giải pháp cơ giới hoá công tác kế toán
* Cơ sở xây dựng giải pháp
liệu kế toán hoàn toàn là công tác thủ công, chưa được thực hiện trên các phần mềm kế toán. Chính vì vậy, việc thu thập số liệu là khó khăn, đôi khi không được đầy đủ, cập nhật nhanh chóng, số liệu thu thập được có sự sai lệch nhiều.
Mặt khác, tại công ty cao su 75, phòng tài chính kế toán của công ty hàng năm mới chỉ đưa ra được các số liệu tài chính dưới dạng các báo cáo tài chính, chưa có sự tính toán, phân tích các chỉ số tài chính trong công ty. Các báo cáo tài chính này mới chỉ ở dạng cung cấp số liệu, chưa nói lên được kết quả hoạt động là tốt hay xấu của công ty giữa năm này so với năm khác, chưa cung cấp cho nhà quản lý những kết luận, ý kiến giúp nhà quản lý có căn cứ, cơ sở để đưa ra các quyết định sản xuất kinh doanh.
Chính vì vậy, để cải thiện tình hình tài chính trong công ty thì một trong các biện pháp đầu tiên đó là cơ giới hóa công tác kế toán, hay dùng máy móc, công nghệ thông tin hiện đại để áp dụng vào công tác tài chính kế toán trong công ty.
* Mục tiêu của giải pháp
- Các số liệu kế toán được thu thập đầy đủ và tính toán chính xác hơn - Áp dụng công nghệ, hỗ trợ nhân viên kế toán trong việc lập báo cáo và tính toán các chỉ tiêu tài chính cơ bản trong công ty
- Tiết kiệm thời gian và nhân lực trong công tác kế toán
- Đưa ra các chỉ số tài chính cơ bản giúp cho nhà quản lý ra quyết định tài chính.
* Nội dung của giải pháp
Để công tác kế toán được thực hiện đơn giản, chính xác, góp phần hỗ trợ cho nhà quản lý ra các quyết định kinh doanh hợp lý, những tính năng mà phần mềm kế toán hỗ trợ cho nhân viên:
- Tại các phân xưởng, khi phát sinh một nghiệp vụ nhân viên kế toán nhập số liệu vào hệ thống: Nhân viên kế toán chỉ cần nhập những só liệu như: phiếu nhập xuất kho, đơn đặt hàng... với mức chi phí và giá cả khác nhau vào hệ thống.
- Hệ thống tự động tính toán và xử lý thô số liệu
- Hệ thống đưa ra những số liệu tổng hợp mà kế toán viên và các nhà quản lý cần quan tâm
- Lên các báo cáo tài chính (bảng cân đối kế toán, báo cáo doanh thu, lợi nhuận...)
- Hệ thống tính toán các chỉ số tài chính của công ty
- Đưa ra một vài kết luận cơ bản về tình hình tài chính của công ty * Tổ chức thực hiện
Để thực hiện giải pháp này, công ty phải đáp ứng một số yêu cầu sau: - Công ty có hệ thống máy vi tính với cấu hình hiện đại, đáp ứng được yêu cầu của phần mềm kế toán
- Tiến hành mua phần mềm kế toán (effect, fast accounting...) - Đào tạo nhân viên sử dụng các ứng dụng của phần mềm kế toán - Phòng kỹ thuật phối hợp hoạt động để vận hành và bảo trì hệ thống * Tính khả thi của giải pháp
- Về kinh tế
Giải pháp này đòi hỏi công ty phải đầu tư mua phần mềm kế toán máy với chi phí chuyển giao công nghệ khoảng 120 triệu đồng. Mặt khác, công ty phải có hệ thống máy móc hạ tầng như: máy ví tính cấu hình cao, có kết nối mạng nội bộ giữa các bộ phận, phân xưởng... để khi phát sinh nghiệp 1 nghiệp vụ tại một phân xưởng cũng nhanh chóng được phản ánh lên hệ thống. Dự tính chi phí cho giải pháp như sau:
STT Nội dung Số lượng Định mức chi phí (Triệu đồng)
Chi phí dự kiến (triệu đồng)
1 Mua phần mềm kế toán 1 120 120
2 Mua máy vi tính 7 cái 10 70
3 Mua máy in 5 cái 2,5 7,5
4 Chi phí nhân viên/ tháng 7 người 2,5 17,5
5 Chi phí khác / tháng 2 2
Tổng 217
Với mức chi phí như vậy công ty hoàn toàn có khả năng đầu tư cho giải pháp này. Hiện nay, tại phòng kế toán của công ty đã có 2 máy vi tính, công ty có thể sử dụng 2 máy này và tiến hành nâng cấp phần mềm cho 2 máy này. Như vậy có thể tiết kiệm một phần chi phí cho giải pháp.
- Về nhân sự
Để đảm bảo vận hành phần mềm kế toán đòi hỏi nhân viên phải có trình độ tin học từ trung cấp trở lên và phải có trình độ chuyên môn về kế toán.
Số lượng nhân viên tại phòng kế toán hiện nay là 5 người, tại các phân xưởng đều có kế toán thống kê riêng. Như vậy, công ty đã có đủ nhân sự để thực hiện giải pháp mà không phải tuyển thêm nhân viên mới.
Tuy nhiên, số lượng nhân viên này phần lớn là chưa được đào tạo nhiều về tin học, đặc biệt là việc tiếp cận với những phần mềm tin học mới. Đa số số nhân viên kế toán tại xưởng đều được tuyển chọn từ công nhân lên, đây là một hạn chế về nhân lực của công ty nếu thực hiện kế toán trên phần mềm. Do vậy,công ty cần phải thường xuyên tổ chức các lớp học nâng cao nghiệp vụ và cách sử dụng phần mềm kế toán cho nhân viên của mình.
Hiện nay trên thị trường có những trung tâm tin học, dạy kế toán trên máy với thời gian đào tạo nhanh, đây cũng có thể là một nguồn đào tạo để công ty cử nhân viên của mình chủ động đi học, chứ không chờ vào các lớp đào tạo của bộ tổ chức.
- Về thời gian
Thời gian cho việc cải tiến công nghệ, thay thế phương pháp là kế toán hoàn toàn phụ thuộc vào nguồn vốn công ty đầu tư cho giải pháp này.
Tuy nhiên, theo nghiên cứu của tác giả, nếu công ty thực hiện giải pháp này thì thời gian thuê viết chương trình kế toán khoảng 6 tháng. Trong thời gian đó công ty hoàn toàn có thể thực hiện đồng thời các công việc như trang bị máy móc hạ tầng, cử nhân viên đi đào tạo nghiệp vụ...
* Lợi ích thu được khi thực hiện giải pháp - Thu thập số liệu kịp thời, chính xác
- Giảm thời gian làm việc, tiết kiệm chi phí và hiệu quả làm việc cao - Cung cấp được những chỉ số tài chính cơ bản cho các nhà quản lý, giúp nhà quản lý ra các quyết định chính xác trong hoạt động kinh doanh của công ty.
- Phân tích và dự đoán được xu hướng phát triển về tài chính của công ty, từ đó rút ra được những ưu nhược điểm của hệ thống tài chính trong doanh nghiệp, giúp nhà quản lý tài chính có những biện pháp kịp thời để cải thiện tình hình tài chính, đưa ra những kế hoạch, mục tiêu cần phấn đấu trong thời gian tiếp theo.
- Tiếp cận công nghệ thông tin hiện đại trong hoạt động của công ty.