Công ty xăng dầu Nghệ An là một tổ chức kinh tế có đầy đủ tư cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch. Tổ chức bộ máy của Công ty có 06 phòng nghiệp vụ, 01 tổ công nghệ thông tin và các đơn vị trực thuộc, gồm: 02 kho cảng xăng dầu; 01 trung tâm kinh doanh tổng hợp; 65 cửa hàng bán lẻ xăng dầu.
Hình 3.2: Mô hình bộ máy tổ chức của Công ty xăng dầu Nghệ An
- Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trực thuộc Công ty:
+ Chủ tịch công ty: do Tổng Công ty bổ nhiệm; Chủ tịch công ty nhân danh chủ sở hữu tổ chức thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty; có quyền nhân danh Công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty; chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ sở hữu công ty về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao theo quy định của Luật doanh nghiệp và pháp luật có liên quan.
+ Giám đốc Công ty: Do bổ nhiệm để điều hành mọi hoạt động SXKD của Công ty hàng ngày, chịu trách nhiệm trước Pháp luật và Chủ tịch công ty về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.
+ Phó giám đốc Công ty: Tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công ty về các lĩnh vực được phân công.
+ Các phòng, ban chuyên môn: Được lập ra để giúp Ban giám đốc, có nhiệm vụ tham mưu trong lĩnh vực chuyên môn của mình đảm bảo cho hoạt động SXKD đạt hiệu quả cao và thực hiện đúng chế độ chính sách quy định đối với Nhà nước và người lao động, cụ thể như sau:
Phòng kinh doanh: Tham mưu trong công tác xây dựng các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, dự thảo hợp đồng kinh tế, áp dụng chiến lược, sách lược kinh doanh, chính sách mặt hàng và các chính sách khác như: tiếp thị, quảng cáo, các hoạt động bán hàng, các dịch vụ sau bán hàng... Điều tra nghiên cứu thị trường để xây dựng kế hoạch
Giám đốc công ty
Kho xăng dầu; Trung tâm KDTH Các cửa hàng bán lẻ xăng dầu Phòng KDXD Phòng KDTH Phòng KTTC Phòng TCHC Chủ tịch công ty Tổ CNTT Phòng TT BV Phòng QLKT
kinh doanh, đảm bảo nguồn hàng cho công việc kinh doanh. Trực tiếp chỉ đạo điều hành kinh doanh tại các đơn vị trực thuộc.
Tổ Công nghệ Thông tin: Xây dựng, duy trì và cải tiến các phần mềm quản trị nội bộ công ty, quản trị và triển khai hệ thống an ninh mạng cục bộ. Đầu tư, mua sắm, bảo trì phần cứng công nghệ thông tin. Tổ chức truyền, nhận, cung cấp thông tin quản lý chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác điều hành quản lý toàn Công ty.
Phòng Kế toán - Tài chính: Làm nhiệm vụ tham mưu cho Lãnh đạo Công ty trong công tác quản lý tài chính, tổ chức công tác hạch toán kế toán đảm bảo đúng chế độ và chuẩn mực kế toán; Lập các kế hoạch về nhu cầu vốn và sử dụng các nguồn vốn đảm bảo có hiệu quả, xây dựng kế hoạch tài chính, phân tích các hoạt động tài chính của Công ty từng thời kỳ...
Phòng thanh tra - bảo vệ: Có nhiệm vụ thanh tra, kiểm tra các đơn vị trực thuộc về mọi mặt: Quản lý hàng hóa, công nợ; Kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy chế của Nhà nước, Công ty và tình hình thực hiện nội quy lao động của Công ty…; lập và xây dựng các phương án bảo vệ tài sản của các đơn vị trực thuộc Công ty.
Phòng quản lý kỹ thuật: Tham mưu trong việc đầu tư phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật, áp dụng tiến bộ khoa học - kỹ thuật vào quá trình SXKD của Công ty, tham mưu trong công tác mua sắm và quản lý thiết bị kỹ thuật, công tác quản lý số lượng và chất lượng hàng hoá theo tiêu chuẩn mà Nhà nước quy định... Đảm bảo công tác an toàn phòng cháy, chữa cháy, phòng chống bão, lụt...
Phòng Tổ chức hành chính: Tham mưu trong lĩnh vực sắp xếp tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp, quản lý người lao động; Hướng dẫn việc thực hiện các chế độ tiền lương, tiền thưởng và chế độ khác cho người lao động; Tham mưu giải quyết các quyền lợi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, chế độ bảo hộ lao động; Thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách đối với người lao động...; Tổ chức thực hiện công tác hành chính quản trị, quản lý việc sử dụng các trang thiết bị văn phòng. Lập và thực hiện kế hoạch xây dựng và tu sửa nhỏ tại Văn phòng Công ty; Giúp Lãnh đạo Công ty tiếp đón khách...
Trung tâm kinh doanh tổng hợp: Thực hiện nhiệm vụ bán buôn, bán lẻ các loại dầu nhờn, nhựa đường, gas lỏng, bếp gas... Tổ chức nhập, xuất, điều chuyển hàng hóa trong nội bộ Công ty.
Hệ thống các của hàng bán lẻ xăng dầu: Thực hiện nhiệm vụ bán buôn chuyển thẳng, bán lẻ trực tiếp cho các khách hàng có nhu cầu về xăng dầu các loại có khối lượng hàng dưới một xe ôtô vận tải (≤ 6.000 lít). Hệ thống này rất quan trọng và là nơi thay mặt Công ty tiếp xúc với khách hàng hàng ngày. Hiện tại, Công ty có 63 cửa hàng xăng dầu phủ khắp trên đường bộ và các địa bàn nằm xa trung tâm tỉnh.