e) Về phê duyệt và báo cáo
3.2.3.Về nhận thức, tổ chức thực hiện đấu thầu quốc tế
Đa số các cán bộ phụ trách đấu thầu chưa phân biệt được sự khác biệt giữa hình thức đấu thầu cạnh tranh quốc tế với các hình thức khác. Dó đó, chưa thấy được tính chất và mục đích của đấu thầu quốc tế. Đó là tính cạnh tranh, công bằng, công khai và minh bạch. Chính tính chất này đem lại hiệu quả kinh tế, tiết kiệm vốn đầu tư hơn so với các hình thức đấu thầu khác như chỉ định thầu, đấu thầu hạn chế…
Do không nhận thức đầy đủ các quy định của pháp luật về đấu thầu cũng như các hướng dẫn của Chính phủ và các nhà tài trợ nên việc thực hiện các bước yêu cầu đã không phù hợp. Việc này đã làm lãng phí thời gian và tiền bạc. Đặc biệt, nó làm các thông tin bị rò rỉ hoặc bị tiết lộ, tạo điều kiện cho những hành vi tiêu cực trong đấu thầu phát sinh. Ngoài ra, việc áp dụng sai quy trình còn dẫn đến khiếu kiện về tính chính xác, công khai minh bạch trong hoạt động đấu thầu. Ví dụ: Việc mở thầu phải được tiến hành công khai
ngay sau thời điểm đóng thầu (Điều 33 khoản 3 Luật đấu thầu 2005), nhưng
trong nhiều trường hợp việc mở thầu được thực hiện rất lâu sau khi đóng thầu. Việc quyết định tổ chuyên gia chấm thầu với quá nhiều chuyên gia không đủ năng lực nhằm gây sức ép trong kết quả chấm thầu cũng là vấn đề ảnh hưởng lớn đến chất lượng đánh giá gói thầu. Hậu quả là hàng hóa không đáp ứng được yêu cầu, giá cả không mang tính cạnh tranh.
Một số đơn vị thực hiện mua sắm đấu thầu quốc tế còn tùy tiện sửa đổi hồ sơ mời thầu trong qua trình đấu thầu. Ví dụ, gói thầu mua thang máy - Trung tâm thương mại Hà Nội- Tràng Tiền Plaza [40].
Tóm tắt: Trong hồ sơ mời thầu Gói thầu số 6 đã ghi rõ: "Xuất xứ thiết bị hàng hóa phải của châu Âu, Nhật Bản, Bắc Mỹ cho tất cả các bộ phận".
Sau khi phải hủy bỏ kết quả này lần đầu vì tất cả 4 nhà thầu đều vi phạm. Ngày 25/6/2001 mở thầu lần thứ 2, sau đó chủ đầu tư nêu rõ kết quả là "Công ty Thang máy Thiên Nam đã bị loại do chào thầu cung cấp thang máy được sản xuất tại nhà máy của LG (Hàn Quốc). Hai nhà thầu còn lại là Công ty liên doanh Thang máy SGE-Schindler và Công ty liên doanh Thang máy OTIS-LILAMA".
Nhưng ngày 11/7/2001, chủ đầu tư lại gửi một công văn tới các các nhà thầu, quyết định cho mở rộng xuất xứ thiết bị từ tất cả các nước trên thế giới và yêu cầu tư vấn xét thầu lại, nhưng chỉ cần tập trung xem xét lại hai nhà thầu là Công ty Thang máy Thiên Nam và SGE-Schindler, mặc nhiên loại Công ty liên doanh Thang máy OTIS-LILAMA
Nhận xét: Việc quyết định cho mở rộng xuất xứ hàng hóa thiết bị đối
với Gói thầu số 6 khi đã có báo cáo kết quả chấm thầu và yêu cầu tư vấn đánh giá lại các hồ sơ dự thầu của các nhà thầu là vi phạm quy chế đấu thầu và không đảm bảo tính công bằng giữa các nhà thầu. Mặt khác, trong quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu, không có nhà thầu nào hỏi hoặc yêu cầu cho mở rộng xuất xứ hàng hóa thiết bị. Vì thế, những hồ sơ thầu không đáp ứng được yêu cầu này bị loại là đúng luật. Nếu sửa xuất xứ khác, giá hàng hóa sẽ chênh lệch rất lớn. Ở đây, vấn đề đặt ra là: vì sao hồ sơ mời thầu quy định rất rõ xuất xứ hàng hóa thiết bị thay đổi và vì sao việc mở rộng xuất xứ hàng hóa thiết bị lại được đưa ra sau khi đã mở thầu lần 2. Việc mở rộng xuất xứ hàng hóa thiết bị là để nhằm mục đích cho Công ty trách nhiệm hữu hạn Thiên Nam - nhà thầu chỉ có xuất xứ hàng hóa thiết bị từ Hàn Quốc lọt vào vòng cuối cùng là trái quy định và làm mất tính cạnh tranh trong đấu thầu quốc tế.
Như vậy, thực tế đã xuất hiện tình trạng một số chủ đầu tư đã cố tình sửa đổi hồ sơ mời thầu để tạo điều kiện cho công ty có năng lực cạnh tranh thấp vào đánh giá và loại các nhà thầu có năng lực cạnh cao ngay từ vòng
đầu. Thậm chí còn kết hợp lắt léo, bằng mọi giá tạo điều kiện cho một nhà thầu nào đó trúng thầu. Trong một số trường hợp khác, bên chủ đầu tư còn tự ý sửa đổi tiêu chuẩn đánh giá sau khi đã công bố công khai trong hồ sơ thầu, nhằm đưa ra tiêu chuẩn đánh giá có lợi nhất cho một nhà thầu nhất định. Tóm lại, hiện tượng vi phạm luật pháp về đấu thầu quốc tế trong thời gian qua là rất phổ biến, xảy ra ở mọi lúc, mọi nơi, ở hầu hết các bộ ngành, trung ương và địa phương.