2.3.2.1. Tình hình xuất khẩu theo phƣơng thức thanh toán:
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011
SLHĐXK TG1HĐXKBQ SLHĐXK TG1HĐXKBQ
L/C 45 24.440,012 50 29.659,876
TTR 13 15.966,424 18 16.745,289
Tổng 58 40.406,436 68 46.405,165
Bảng 8: Bảng tình hình thực hiện hợp đồng theo phƣơng thức thanh toán của công ty ( 2010-2011)
(Nguồn: Phòng Kinh doanh- Báo cáo hoạt động xuất khẩu hàng hóa 2010- 2011)
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011
Giá trị (USD) Tỷ lệ (%) Giá trị (USD) Tỷ lệ (%)
L/C 1.742.446,77 74,35 2.366.572,73 75,96
TTR 601.126,56 25,65 748.978,52 24,04
Tổng 2.343.573,33 100 3.155.551,25 100
Bảng 9: Bảng tình hình kim ngạch xuất khẩu theo phƣơng thức thanh toán của công ty ( 2010-2011)
Biểu đồ 5: Biểu đồ thể hiện kim ngạch xuất khẩu theo phƣơng thức thanh toán của công ty (2010-2011)
Nhận xét: Qua 2 bảng số liệu trên, ta có thể nhận thấy rằng số đơn hàng
cũng nhƣ giá trị hợp đồng đều tăng trong 2 năm qua. Thể hiện cụ thể qua từng phƣơng thức thanh toán nhƣ sau:
- Theo phƣơng thức thanh toán tín dụng chứng từ: Năm 2010, Công ty thực hiện 58 đơn hàng xuất khẩu trong đó có 45 hợp đồng thực hiện phƣơng thức thanh toán tín dụng chứng từ, với giá trị đạt 1.742.446,77 USD, chiếm 74,35% trong tổng kim ngạch xuất khẩu. Năm 2011, có 50 hợp đồng với tổng giá trị là 2.366.572,73 USD, chiếm 75,96%, tăng 624.125,96 USD so với năm 2010.
- Theo phƣơng thức thanh toán TTR: Dù số lƣợng thực hiện không nhiều nhƣng giá trị mỗi đơn hàng tƣơng đối lớn. Chủ yếu là một số khách hàng Nhật lâu năm với công ty áp dụng phƣơng thức này. Nhƣ năm 2010 có 13 đơn hàng, với giá trị mỗi đơn hàng là 15.966,424 USD, với tổng giá trị là 601.126,56 USD, chiếm 25,65% trong tổng kim ngạch xuất khẩu của Công ty. Năm 2011, Công ty có 18 hợp đồng sử dụng phƣơng thức thanh toán
1742446.770 2366572.730 601126.560 748987.520 0.000 500000.000 1000000.000 1500000.000 2000000.000 2500000.000 Năm 2010 Năm 2011 L/C TTR
này. Giá trị mỗi hợp đồng là 16.745,289 USD, với tổng giá trị kim ngạch xuất khẩu theo phƣơng thức thanh toán này là 748.978,52USD, chiếm 24,04% trong tổng kim ngạch xuất khẩu của chi nhánh.
Tuy nhiên, công ty vẫn áp dụng phƣơng thức thanh toán bằng L/C, cụ thể là L/C không hủy ngang là chủ yếu nhằm đảm bảo an toàn, tránh rủi ro cho công ty.
2.3.2.2. Quy trình thanh toán hàng xuất khẩu theo phƣơng thức L/C:
Hiện nay, trong phƣơng thức thanh toán L/C, công ty sử dụng hầu hết là L/C không huỷ ngang.
Lấy ví dụ, công ty Thông Thuận kí một hợp đồng xuất khẩu một lô hàng tôm đông lạnh với công ty Fastnet fish của Anh theo phương thức L/C không hủy ngang.
Các bên tham gia gồm có:
- Công ty Thông Thuận : nhà xuất khẩu - Công ty Fastnet Fish: nhà nhập khẩu
- Ngân hàng Agribank: ngân hàng đại diện cho công ty Thông Thuận
- Ngân hàng National Westminter Bank PLC: ngân hàng đại diện cho công ty Fastnet Fish
Qui trình diễn ra nhƣ sau:
Sơ đồ 5: Quy trình nghiệp vụ L/C không hủy ngang
(Nguồn: Phòng Kinh doanh –Xuất nhập khẩu)
Công ty Thông Thuận Công ty Fastnet Fish
National Westminter Bank PLC Ngân hàng Agribank (1) (5) (9) (6) (4) (7) (3) (8) (11) (10) (2)
Giải thích quy trình:
Bƣớc 1: Hai bên ký kết HĐ ngoại thƣơng với phƣơng thức thanh toán là L/C không hủy ngang. Điều kiện giao hàng là CFR.
Bƣớc 2: Công ty Fastnet Fish làm thủ tục mở L/C tại ngân hàng của mình là ngân hàng National Westminter Bank PLC theo các điều khoản ghi trên hợp đồng ngoại thƣơng.
Bƣớc 3: National Westminter Bank PLC gửi thông báo L/C sang ngân hàng của bên bán là Agribank.
Bƣớc 4: Agribank gửi thông báo L/C cho công ty Thông Thuận để kiểm tra xác nhận nội dung của L/C là phù hợp với các điều khoản của Hợp đồng. Nếu có chi tiết hoặc điều khoản nào chƣa phù hợp với hợp đồng, công ty Thông Thuận yêu cầu bên mua tu chỉnh nội dung L/C cho phù hợp.
Bƣớc 5: Công ty Thông Thuận sau khi xem xét nội dung L/C, sẽ thực hiện giao hàng và lập bộ chứng từ phù hợp với yêu cầu của L/C.
Bộ chứng từ đƣợc yêu cầu rõ ràng trong L/C và nội dung và số lƣợng bộ chứng từ phải phù hợp với nội dung ghi trên L/C. Bộ chứng từ thanh toán bao gồm:
7) Các chứng từ khác
Bƣớc 6: Công ty Thông Thuận trình bộ chứng từ thanh toán đến ngân hàng của mình. Agribank tiến hành kiểm tra bộ chứng từ hợp lệ.
Bƣớc 7: Agribank gửi bộ chứng từ kèm hối phiếu và thƣ đòi tiền sang ngân hàng National Westminter Bank PLC.
Bƣớc 8: Ngân hàng National Westminter Bank PLC kiểm tra tính hợp lệ bộ chứng từ thanh toán, tiến hành thanh toán cho ngân hàng bên xuất khẩu.
Bƣớc 9: Agribank ghi có số tiền thanh toán vào tài khoản của công ty Thông Thuận.
Bƣớc 10: Ngân hàng National Westminter Bank PLC trao bộ chứng từ cho công ty Fastnet Fish và phát lệnh đòi tiền Fastnet Fish
Bƣớc 11:Công ty Fastnet Fish kiểm tra bộ chứng từ và tới ngân hàng làm thủ tục thanh toán, ngân hàng ký hậu bộ chứng từ cho Fastnet Fish đi nhận hàng.
2.3.2.3. Thực trạng rủi ro trong thanh toán L/C tại công ty:
Tại công ty, hầu hết các rủi ro xảy ra trong thanh toán L/C từ trƣớc đến nay đều là rủi ro kỷ thuật (sai sót trong bộ chứng từ thanh toán). Chủ yếu là sai sót trong quá trình lập chứng từ: sai tên tàu, kí hiệu tàu, sai tên hàng, số lƣợng hàng… Năm 2010 2011 Bộ % Bộ % Bộ chứng từ sai sót 9 20% 7 14% Bộ chứng từ hoàn hảo 36 80% 43 86% Tổng 45 100 50 100
Bảng 10: Bảng thống kê sai sót kỷ thuật trong quá trình lập chứng từ (2010-2011)
(Nguồn: Phòng Kinh doanh –Xuất nhập khẩu)
Nhận xét: Trong giao dịch thanh toán quốc tế, phƣơng thức thanh toán bằng
L/C chiếm tỷ trọng khá cao, hơn 60%. Theo khảo sát của Phòng Thƣơng mại Quốc tế (ICC), có khoảng 70% chứng từ xuất trình theo L/C đã bị NH từ chối vì có sai sót.
Đối với công ty Thông Thuận, nhìn vào bảng số liệu ta thấy, các rủi ro nghiêm trọng dẫn đến từ chối thanh toán chƣa xảy ra, nhƣng sai sót kỷ thuật trong khi lập bộ chứng từ thanh toán vẫn còn chiếm tỷ lệ khá lớn.
- Năm 2010, có 45 hợp đồng thanh toán theo phƣơng thức L/C. Trong đã có 9 bộ chứng từ còn gặp sai sót, chiếm 20%; còn lại 36 bộ là chứng từ phù hợp và đƣợc thanh toán ngay.
- Tình hình sai sót có giảm vào năm kế tiếp, mặc dù công ty có số lƣợng hợp đồng nhiều hơn: tỷ trọng bộ chứng từ sai sót chiếm 14%
Điều này thể hiện khâu lập chứng từ đã có cải thiện nhƣng các sai sót kỹ thuật vẫn còn tồn tại. Các sai sót kỹ thuật dù chƣa gây hậu quả nghiêm trọng nhƣng chắc chắn cũng sẽ gây cho công ty những phí tổn cả về thời gian và tiền bạc. Hơn nữa, thời gian khắc phục những sai sót cũng sẽ ảnh hƣởng đến khách hàng, ảnh hƣởng đến chất lƣợng dịch vụ của công ty.
Nguyên nhân:
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến những sai sót trong bộ chứng từ thanh toán
Nguyên nhân chủ quan:
- Trong khâu ký kết hợp đồng ngoại thƣơng, ngƣời mua và ngƣời bán đã không thoả thuận rõ ràng về các chi tiết giao hàng hoặc L/C, dẫn đến công ty hiểu nhầm ý đối tác trong việc tổ chức thực hiện hợp đồng, chứng từ thanh toán không phù hợp.
- Quá trình kiểm tra khi nhận L/C thiếu sự kỹ lƣỡng, những sai sót nhỏ không đƣợc phát hiện để yêu cầu bên mở L/C tu chỉnh cho phù hợp.
- Công tác lập chứng từ thiếu cẩn thận.
Nguyên nhân khách quan:
- L/C không đƣợc phát hành chuẩn xác có chủ ý xấu hoặc L/C không hoàn chỉnh, không khả thi.
- Một số nhà nhập khẩu đã cài một số điều khoản không khả thi để bắt lỗi chứng từ làm cơ sở từ chối nhận hàng hoặc làm cơ sở mặc cả để giảm giá.
2.3.2.4. Các biện pháp hạn chế rủi ro mà công ty sử dụng:
Khi có sai sót trong bộ chứng từ thanh toán trong phƣơng thức L/C, công ty giải quyết theo một trong những cách sau:
- Cách 1: Công ty ký xác nhận sai sót bộ chứng từ. Thƣờng là các chi tiết sai sót nhỏ, không đáng kể. Công ty tin tƣởng bên bán chấp nhận đƣợc.
- Cách 2: Công ty lập lại một số chứng từ
Một số chứng từ có sai sót nội dung chi tiết nhƣng các sai sót này có thể gây khó khăn cho ngƣời nhập khẩu. Công ty phải lập lại chứng từ này.
Năm 2010 2011 Bộ % Bộ % Xác nhận sai sót bộ chứng từ 6 66,67 5 71,42 Lập lại chứng từ 3 33,33 2 28,58 Tổng 9 100 7 100
Bảng 11: Bảng thống kê các biện pháp xử lý sai sót kĩ thuật
(Nguồn: Phòng Kinh doanh –Xuất nhập khẩu)
Nhận xét: Nhìn vào bảng thống kê ta thấy, có hai biện pháp mà công ty
thƣờng sử dụng nhất khi chứng từ xảy ra sai sót là xác nhận sai sót bộ chứng từ và lập lại chứng từ.
Theo thống kê về các biện pháp xử lý sai sót bộ chứng từ mà công ty đã thực hiện, ta thấy cách xử lý phổ biến của công ty là xác nhận sai sót bộ chứng từ.
Tuy đây là sai sót nhỏ và ngƣời mua thƣờng chấp nhận các sai sót này. Nhƣng cách xử lý này vẫn chứa đựng những rủi ro trong trƣờng hợp khách hàng thiếu thiện chí.
Đối với trƣờng hợp lập lại chứng từ, việc lập lại mất thêm thời gian, tiền bạc cho công ty. Hơn nữa, một số trƣờng hợp công ty có thể lập lại chứng từ không kịp với thời hạn tối đa trình bộ chứng từ cho ngân hàng theo quy định trong L/C.
2.3.3. Đánh giá hoạt động thanh toán bằng phƣơng pháp L/C tại công ty:
Trong những năm qua, mặc dù Công ty đã có nhiều cố gắng, nhƣng hoạt động kinh doanh nói chung và tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói riêng vẫn chƣa đạt hiệu quả cao do trong việc tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng công ty không tránh khỏi những thiếu sót và bộc lộ một số điểm hạn chế.
2.3.3.1. Điểm mạnh:
- Công ty có một hệ thống khách hàng truyền thống uy tín luôn tạo điều kiện mở rộng thị trƣờng xuất khẩu cho công ty thông qua việc giới thiệu, truyền miệng về năng lực làm việc và chất lƣợng sản phẩm dịch vụ của công ty.
- Công ty lựa chon ngân hàng Agribank là ngân hàng thông báo L/C. Đây là một ngân hàng làm việc lâu năm trong lĩnh vực thanh toán quốc tế tại Việt Nam. Do đó, có thể tận dụng đƣợc kinh nghiệm làm việc của đội ngủ nhân viên ngân hàng trong việc kiểm tra tính chân thật của L/C.
- Quy trình thanh toán L/C của công ty hầu nhƣ đi theo đúng trình tự, không đi tắt, bỏ qua các trung gian. Do đó, giảm rủi ro xảy ra.
2.3.3.2. Điểm yếu:
Sau khi nhận đựoc L/C từ ngân hàng thông báo, công ty phải tiến hành kiểm tra nội dung, hình thức của L/C. Đây là công tác hết sức quan trọng trong quy trình XK theo L/C. Nếu không phát hiện những điều không hợp lí hoặc không phù hợp với hợp đồng có thể dẫn đến bồi thƣờng hợp đồng và bị từ chối thanh toán.
- Nội dung các điều khoản trên L/C khác với nội dung các điều khoản ghi trên hợp đồng.
- L/C có thêm những điều khoản mà rất có thể công ty không thể thực hiện đƣợc, dẫn đến bộ chứng từ thanh toán bất hợp lệ.Tuy nhiên, tại công ty hiện nay công tác này còn chƣa đƣợc chú trọng. Do đó, gây ra những sai sót kỷ thuật khi lập bộ chứng từ thanh toán.
- Nhân viên xuất nhập khẩu tiến hành công việc theo thói quen và kinh nghiệm, chƣa có những hiểu biết sâu sắc về các thông lệ quốc tế, đồng thời gặp cản trở về ngôn ngữ . Do đó, nhiều lúc không nắm bắt đƣợc hết nội dung L/C.
Trong khâu giao hàng cho phƣơng tiện vận tải: Việc giao hàng của Công ty đôi khi gặp khó khăn do hàng giao không đúng lịch trình của cơ quan điều hành cảng, điều này làm trễ thời gian vận chuyển ảnh hƣởng xấu tới kết quả thực hiện hợp đồng.
Trong khâu thanh toán: Phƣơng thức thanh toán còn bó hẹp, áp dụng phƣơng thức thanh toán bằng L/C còn tồn tại khó khăn nhƣ làm mất nhiều thời gian và chi phí sử dụng vốn lớn, nguyên nhân là do khi mở L/C có nhiều tập quán nƣớc nhập khẩu mà Công ty không thoả mãn, thời gian giao dịch bằng L/C qua nhiều công đoạn. Mặt khác tình trạng chậm thanh toán tiền hàng vẫn tồn tại do nhiều khách hàng quen lợi dụng phƣơng thức thanh toán bằng điện chuyển tiền (TTR) nên kéo dài thời gian thanh toán.
Tóm lại, có thể nói trong nền kinh tế thị trƣờng cạnh tranh khốc liệt và tham gia vào nền kinh tế thế giới biến động đã đem lại cho công ty nhiều cơ hội thuận lợi cũng nhƣ thách thức, khó khăn. Trong những năm qua, mặc dù phải đối mặt với môi trƣờng kinh doanh phức tạp nhƣng công ty đã có nhiều cố gắng và hoàn thành khá tốt chỉ tiêu đề ra. Điều này tạo nền móng quan trọng bƣớc đầu, từ đó chuẩn bị hoàn thiện hơn nữa việc tổ chức thực hiện quy trình HĐXK trong tƣơng lai.
CHƢƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH XUẤT KHẨU VÀ HẠN CHẾ RỦI RO KHI ÁP DỤNG PHƢƠNG THỨC L/C
TẠI CÔNG TY
Trong các cuộc giao thƣơng quốc tế ngày nay, thanh toán theo L/C (thƣ tín dụng) luôn là phƣơng thức thanh toán quan trọng nhất giữa những doanh nghiệp. Thanh toán theo L/C tạo sự thuận lợi tối đa cho doanh nghiệp. Nhƣng những rủi ro vẫn có thể xảy ra nếu các doanh nghiệp không cẩn thận khi thanh toán theo phƣơng thức L/C.
Qua phân tích qui trình thanh toán hàng xuất khẩu tại công ty, ta nhận thấy đƣợc tầm quan trọng của công tác lập bộ chứng từ thanh toán đối với ngƣời xuất khẩu. Với một đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, ham học hỏi; công tác lập chứng từ của công ty ít xảy ra sai sót dẫn đến tình trạng bộ chứng từ bị từ chối thanh toán. Tuy nhiên, công tác lập bộ chứng từ tại công ty nói riêng và các doanh nghiệp XNK ở Việt Nam nói chung bên cạnh những ƣu điểm còn có một số hạn chế do sơ sót và bất cẩn trong thao tác đánh máy, ghi chép thông tin trong quá trình lập chứng từ.
Trong tiến trình hội nhập kinh tế thế giới đã gia tăng mạnh mức độ giao thƣơng cả hai chiều. Nay các DN XNK không phải thông qua các đầu mối trung gian, nếu đủ điều kiện, có thể thƣơng thảo trực tiếp với các nhà cung cấp ở nƣớc sở tại. Đây là lợi thế lớn cho các DN nƣớc ta tiết giảm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên, trong thời gian gần đây các DN XNK đã gặp phải rất nhiều vụ gian lận trong thanh toán quốc tế và tình trạng này ngày càng phức tạp. Nếu các doanh nghiệp giao thƣơng thông qua các trung gian, đầu mối thƣơng mại lớn có thƣơng hiệu, uy tín trên thƣơng trƣờng thì DN ít có nguy cơ gặp rủi ro. Nhƣng thực tế hiện nay nhiều DN XNK giao thƣơng trực tiếp thƣờng là những nhà cung cấp nhỏ, nhà môi giới kinh doanh nhỏ ở nƣớc sở tại - họ hoàn toàn có thể giao dịch theo kiểu khách hàng vãng lai, làm một thƣơng vụ rồi thôi. Vì vậy DN rất dễ gặp rủi ro xuất phát từ gian lận thƣơng mại khi giao dịch thanh toán.