QUY TRÌNH XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY:
3.1.1. Hoàn thiện và nâng cao chất lƣợng công tác nghiên cứu thị trƣờng:
Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tiến hành sản xuất kinh doanh cũng đều phải nghiên cứu, tìm hiểu thị trƣờng. Bởi vì có nghiên cứu, tìm hiểu thị trƣờng thì mới biết đƣợc nhu cầu và thị hiếu của khách hàng. Nghiên cứu thị trƣờng trong và ngoài nƣớc là vấn đề rất quan trọng cho các đơn vị kinh doanh. Thông tin về thị tr- ƣờng giá cả, quy mô thị trƣờng, những khu vực thị trƣờng cho những cơ hội tiêu thụ hấp dẫn nhất, thông tin về khách hàng tiềm năng, luật lệ thƣơng mại thị trƣờng… không những giúp cho việc giải quyết những vấn đề kinh doanh mà còn tạo cơ sở giúp ngƣời quản lý đề ra những quyết định phù hợp, đúng đắn. Khi đàm phán hoặc chuẩn bị ký hợp đồng nếu có các thông tin một cách có hệ thống và cập nhật sẽ tránh đƣợc các sơ suất gây nên thiệt hại.
Do đó công ty nên tiến hành thiết lập phòng chuyên trách hoạt động nghiên cứu thị trƣờng để làm công tác nghiên cứu thị trƣờng một các kỹ lƣỡng, vì đây chính là bƣớc đầu để ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng. Đặc biệt là nghiên cứu thị trƣờng ngoài nƣớc.
Đối tƣợng chủ yếu nghiên cứu thị trƣờng nƣớc ngoài là:
- Nghiên cứu các đối tác truyền thống và đối tác mới, đánh giá năng lực tài chính và chữ tín của họ để có đối sách thích hợp: công ty nên nghiên cứu để nắm bắt tình hình tài chính, thái độ chính trị và kinh tế, khả năng cấp tín dụng, các phƣơng thức mua bán của các Công ty nƣớc ngoài để lựa chọn các Công ty có khả năng ký kết hợp đồng.
Khi nghiên cứu thị trƣờng nƣớc ngoài nên sử dụng nhiều phƣơng pháp: - Sử dụng các loại báo chí, các ấn phẩm và qua mạng internet. Đây là cách
nghiên cứu tại bàn làm việc phổ biến và dễ làm nhất.
- Nghiên cứu trực tiếp ở thị trƣờng tiêu thụ: công ty phải cử ngƣời đến thị trƣờng để nghiên cứu tại chỗ. Phƣơng pháp này tuy phức tạp và tốn kém nh- ƣng cũng là phƣơng pháp hiệu quả, thiết thực nhất. Qua việc nghiên cứu tiếp xúc ở thị trƣờng có thể tạo đƣợc các quan hệ trực tiếp với ngƣời mua hàng.
3.1.2. Tiến hành đàm phán với sự chuẩn bị kỹ lƣỡng để có đƣợc các hợp đồng khả thi và không bị rơi vào thế bất lợi
Có nhiều hình thức đàm phán giao dịch. Nên có sự lựa chọn sao cho phù hợp với đặc điểm của từng đối tác
Ngƣời giao dịch, đàm phán của công ty cần lựa chọn và nắm vững yêu cầu và kỹ năng của từng hình thức đàm phán để đạt kết quả mong muốn.
Đối với đàm phán qua thƣ từ, điện tín: công ty có mạng lƣới thị trƣờng tiêu thụ bó hẹp nên cần sử dụng hình thức này để bắt đầu quan hệ, tìm bạn hàng mới. Mặt khác, hợp đồng xuất khẩu hàng hoá của công ty có một số hợp đồng trị giá nhỏ, vấn đề dễ diễn đạt nên sử dụng hình thức đàm phán này.
Đối với đàm phán giao dịch bằng gặp mặt trực tiếp: Số hợp đồng xuất khẩu mà công ty đã ký kết và thực hiện không nhiều, mặt khác công ty cũng có một số hợp đồng xuất khẩu với giá trị lớn. Do đó nên chọn hình thức đàm phán này, tuy tốn kém nhƣng hình thức giao dịch này rất quan trọng, dễ tạo đƣợc điều kiện kết thúc đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng.
3.1.3. Làm thật tốt và nghiêm túc công tác chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu phù hợp với yêu cầu của hợp đồng và tính chất của loại hàng xuất khẩu
Thực tế cho thấy, thời gian vừa qua kết quả hoạt động xuất khẩu nói chung và quy trình thực hiện Hợp đồng xuất khẩu thuỷ sản nói riêng của công ty chƣa cao do công tác thu mua hàng thuỷ sản xuất khẩu còn nhiều hạn chế. Một trong những
nguyên nhân chủ yếu là do công ty chƣa chủ động trong khâu thu mua nguồn hàng xuất khẩu. Vì vậy giải pháp cấp bách và quan trọng hiện nay công ty cần hƣớng tới là nhằm nâng cao hơn nữa công tác thu mua hàng xuất khẩu.
- Tổ chức tốt mạng lƣới thu mua hàng thuỷ sản xuất khẩu ổn định có chất lƣợng: Hoàn thiện và phát triển các mặt hàng thua mua, thiết lập các kênh thu mua phù hợp. Vấn đề đặt ra cho công ty đó là “xây dựng, củng cố và hợp tác, quan hệ chặt chẽ với các khách hàng quen thuộc” nhằm tạo điều kiện thuận lợi và hiệu quả nhất của công ty trong khâu thu mua hàng hoá. Xét về lâu dài thì biện pháp quan trọng và tối ƣu hơn cả là thiết lập hệ thống thu mua riêng cho hàng thủy sản xuất khẩu.
- Đầu tƣ và xây dựng các nhà máy chế biến, cùng với việc phát triển hệ thống chế biến, tổ chức và quản lý chặt chẽ việc bảo quản hàng xuất khẩu.
- Hoàn thiện và nâng cao kỹ thuật thu mua, phân loại, sơ chế, bảo quản thuỷ sản xuất khẩu để đảm bảo chất lƣợng hàng sau khi thu mua.
3.1.4. Tăng cƣờng công tác giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng với tính kịp thời và nghiêm túc
- Phân công từng ngƣời nắm giữ các thông tin và tình hình thực hiện hợp đồng xuất khẩu đối với từng thị trƣờng, đặc biệt là những thị trƣờng lớn. Từ đó sẽ giúp công ty kiểm soát chặt chẽ hơn việc thực hiện hợp đồng, công việc của từng phòng ban cũng nhƣ các nhân viên đƣợc theo dõi một cách tập trung, cẩn thận hơn.
- Phòng kinh doanh sau khi ký hợp đồng xuất khẩu phải lên kế hoạch cụ thể cho công việc, từng khâu, từng giai đoạn trong quá trình thực hiện để có thể giải quyết nhanh chóng các vƣớng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Công ty phải tạo sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận trong quá trình thực hiện hợp đồng nhƣ bộ phận thu mua hàng xuất khẩu, bộ phận vận chuyển, thanh toán tránh tình trạng ứ đọng hàng hay không đủ hàng.
- Sau khi thực hiện xong 1 hợp đồng hoặc sau 1 giai đoạn kinh doanh nhất định, các phòng nên tổ chức đánh giá lại hiệu quả hoạt động, chỉ ra những sai sót cần sửa chữa, phát huy những mặt tích cực cũng nhƣ giải quyết những vấn đề còn tồn tại và rút ra bài học kinh nghiệm để các lần thực hiện hợp đồng xuất khẩu tiếp theo đƣợc thuận lợi hơn và có hiệu quả hơn.
3.1.5. Nhạy bén và kịp thời phát hiện và khắc phục những sai sót có thể nảy sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, đồng thời nâng cao công tác thực hiện các khâu trong tổ chức thực hiện quy trình hợp đồng.
Khi thực hiện hợp đồng, những sai sót dù lớn hay nhỏ thì cũng không thể tránh khỏi. Vì vậy khi phát hiện những sai sót đó cần phải tìm các biện pháp phù hợp để sửa chữa, đồng thời rút kinh nghiệm cho những lần sau.
Trong khâu kiểm tra hàng trước khi xuất khẩu:
Kiểm tra hàng xuất khẩu là công việc hết sức phức tạp, tốn nhiều công sức, dễ sai sót và xảy ra tranh chấp. Giải pháp chung để khắc phục các khó khăn và tồn tại đó là phân cấp trách nhiệm, xử lý đúng ngƣời, đúng việc. Điều khoản về chất lƣợng trong hợp đồng phải đƣợc quy định thật chi tiết và cụ thể, đặc biệt phải thống nhất theo một tiêu chuẩn nhất định. Công ty phải có đội ngũ cán bộ nắm chắc nghiệp vụ, hiểu biết sâu sắc về quy trình xuất khẩu. Để chất lƣợng hàng hóa đƣợc kiểm tra nhanh chóng, chính xác, độ tin cậy cao, giảm thiểu những sai sót Công ty nên chọn những nhà cung ứng là đối tác quen thuộc, có uy tín...
Trong khâu thuê phương tiện vận tải:
Công ty xuất khẩu chủ yếu là theo điều kiện CFR nên việc thuê tàu do công ty đảm nhận. Do vậy việc sửa chữa những sai sót, đồng thời nâng cao nghiệp vụ thuê tàu là điều cấp thiết công ty phải làm. Hiện nay công ty đang lựa chọn hình thức trực tiếp thuê tàu của nƣớc ngoài. Trƣớc mắt với điều kiện cơ sở hạ tầng hiện có, ngành vận tải đƣờng biển chƣa phát triển. Hiện tại thị trƣờng tàu không ổn định, các thông tin thƣờng xuyên thay đổi do vậy công ty cần thiết lập 1 hệ thống thông tin cập nhật về thị trƣờng tàu nhƣ về giá thuê tàu, độ tuổi của tàu, trọng tải của tàu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
để tránh mắc phải những sai sót và tránh xảy ra rủi ro.
Khâu làm thủ tục hải quan:
Trong khâu này, quá trình làm thủ tục hải quan công ty cần phải chú ý đến việc khai tờ hải quan và lập hồ sơ hải quan cho khớp với thực tế hàng hoá và bộ chứng từ về hàng hoá. Vì nếu xảy ra sự không thống nhất giữa các giấy tờ trong hồ sơ sẽ dẫn đến phải làm lại, mất nhiều thời gian và chậm tiến độ giao hàng.
Nâng cao công tác giao hàng cho phương tiện vận tải:
Để có thể giao hàng một cách nhanh chóng thì hàng XK của công ty lúc nào cũng phải ở trong trạng thái sẵn sàng giao. Khi nhận đƣợc hƣớng dẫn giao hàng cho đối tác thì phải nhanh chóng đƣa hàng đến điểm tập kết. Việc giao hàng cần phải chú ý đến việc tập kết hàng sao cho đúng thời điểm để tránh lãng phí do việc đến sớm hay đến muộn. Đồng thời trong quá trình bốc hàng công ty phải cử ngƣời theo dõi , giám sát để giao hàng đúng số lƣợng tránh tình trạng thiếu hay thừa .
Khâu làm thủ tục thanh toán:
Trong khâu thanh toán hay xảy ra sai sót và rủi ro nhất, điều này ảnh hƣởng lớn đến doanh số của công ty. Do đó khi lựa chọn phƣơng thức thanh toán công ty cần phải chú ý đến đối tác của mình, về khả năng thanh toán của họ, thông qua thông tin của các cơ quan chức năng nhƣ Ngân hàng trong và ngoài nƣớc; Phòng thƣơng mại và công nghiệp Việt Nam cũng nhƣ các đối tác lâu năm. Điều này có thể giúp giảm thiểu rủi ro trong thanh toán.
Hiện nay công ty thƣờng áp dụng hình thức thanh toán chủ yếu là L/C, hình thức thanh toán này tuy đảm bảo nhƣng cũng không tránh khỏi những rủi ro. Vì vậy công ty cần phải am hiểu thật kỹ các tập quán của các nƣớc nhập khẩu, nếu không am hiểu thật kỹ các tập quán của các nƣớc nhập khẩu thì không nên giao dịch bằng phƣơng thức này.
Cần phải nâng cao công tác kiểm tra L/C:
- Công ty phải cử cán bộ bộ kinh doanh XK nắm vững hợp đồng mà mình đang thực hiện, có thái độ làm việc cẩn thận, tỉ mỉ và thận trọng trong công việc để tiến hành kiểm tra L/C.
- Phải kiểm tra và đảm bảo nội dung của L/C là rõ ràng, không mơ hồ, cụ thể chi tiết, không mâu thuẫn nhau và đặc biệt là L/C phải hoàn toàn phù hợp với hợp đồng đã kí kết cả về nội dung lẫn hình thức.
- Nếu phát hiện sai sót, cán bộ kiểm tra L/C cần thông báo ngay cho bên NK và đề nghị sữa chữa ngay L/C, không giao hàng khi L/C chƣa phù hợp vói quy định trong hợp đồng để tránh thiệt hại không đáng có về sau.
- Việc kiểm tra L/C phải đƣợc tiến hành nhanh chóng, chính xác và cán bộ kiểm tra phải là nguời có kinh nghiệm, có trình độ ngoại ngữ và trình độ chuyên môn cao về nghiệp vụ kinh doanh XNK.
Nắm vững nguyên tắc khiếu nại đồng thời đề ra biện pháp giải quyết khiếu
nại phù hợp.
Trong thời gian qua, tuy công ty chƣa xảy ra sai sót lớn nên chƣa xảy ra vụ tranh chấp khiếu nại nào. Tuy nhiên đối với mặt hàng mực đông lạnh XK dễ hỏng do tác động của thời gian, môi trƣờng nên không thể không tránh khỏi các sai sót ảnh hƣởng đến quyền lợi của mỗi bên. Do vậy, để hạn chế các vấn đề phát sinh, nâng cao hiệu quả giải quyết khiếu nại, đảm bảo tính hiệu quả kinh tế và xã hội trong trƣờng hợp xảy ra khiếu nại công ty cần tìm ra các biện pháp giải quyết khiếu nại phù hợp: có thể dùng một hay vài biện pháp sau đây do hai bên thoả thuận:
- Giao bổ sung cho đủ số hàng thiếu hụt vào một lần hoặc cùng giao với lô hàng tiếp sau;
- Giảm giá số hàng khiếu nại hoặc hạ giá cả lô hàng tỷ lệ thuận với hàng có khuyết tật.
- Khấu trừ một số tiền quy định về hàng khiếu nại khi ngƣời bán thanh toán lô hàng tiếp của HĐ hoặc khi thanh toán.
Nhìn chung, giải pháp hữu hiệu nhất đối với điều khoản khiếu nại và giải quyết khiếu nại chính là hoàn thiện tổ chức thực hiện quy trình HĐXK.
3.1.6. Tiếp tục củng cố và mở rộng thị trƣờng xuất khẩu
Bên cạnh những thị trƣờng truyền thống, công ty nên tích cực tiềm kiếm các thị trƣờng mới có mức tiêu thụ lớn và phù hợp với mặt hàng của công ty nhƣ EU, Nhật Bản... Tùy theo tƣng mặt hàng XK mà đặt ra trọng tâm thị trƣờng phát triển cho phù hợp. Để công ty mở rộng đựợc thị trƣờng tiêu thụ hàng XK nên:
- Làm công tác thông tin thƣơng mại phục vụ cho hoạt động XK: Đảm bảo việc tiêu thụ sản phẩm đƣợc ổn định thì công ty cần thực hiện tốt công tác này nhằm thu hút thêm nhiều khách hàng từ đó ổn định đƣợc tình hình xuất khẩu của mình. Công ty cần xác định hƣớng phát triển của công ty mình, qua đó đề ra chủ trƣơng về kinh tế đối ngoại. Cần biết trƣớc hết là những thông tin cập nhật về giá cả, về thị trƣờng để xác định đƣợc công ty cần bán hàng ở đâu và theo phƣơng thức nào cho hiệu quả nhất.
Cải tiến và nâng cấp trang web của chi nhánh cũng nhƣ của công ty.
Thiết lập mối quan hệ với hiệp hội chế biến thủy sản, các thƣơng vụ của Việt Nam tại các nƣớc xuất khẩu, các cục xúc tiến thƣơng mại, các văn phòng tham tán thƣơng mại Việt Nam tại các nƣớc này.
Tích cực nghiên cứu, lựa chọn và đầu tƣ cho hoạt động tham gia hội chợ, triển lãm các mặt hàng thủy sản.
Tăng cƣờng công tác chào hàng tới các khách hàng truyền thống và khách hàng mới.
Tìm hiểu và vận dụng tốt kiến thức về văn hóa kinh doanh đối với từng khách hàng.
Thực hiện tốt công tác xuất khẩu, đặc biệt là chất lƣợng sản phẩm và thời hạn giao hàng.
- Tăng cƣờng công tác nghiên cứu thị trƣờng: Bởi vì doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần có thị trƣờng tiêu thụ. Bất kỳ doanh nghiệp xuất khẩu thủy sản nào thì cũng muốn có thị trƣờng xuất khẩu ổn định và lâu dài. Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt nhƣ hiện nay, chi nhánh cần nắm vững các thông tin về thị trƣờng. Công ty cần thu thập thông tin của các đối thủ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
cạnh tranh cùng với việc nghiên cứu thị trƣờng tìm hiểu nhu cầu về thị trƣờng kết hợp với bộ phận nghiên cứu sản phẩm mới để tạo ra sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Các biện pháp:
Tìm hiểu các thông tin chung về địa lý, kinh tế, chính trị, các điều kiện cơ sở hạ tầng, môi trƣờng luật pháp.
Tìm hiểu các thông tin về luật xuất nhập khẩu, các quy định, các tiêu chuẩn hàng hóa xuất nhập khẩu, hệ thống thuế nhập khẩu, hàng rào phi thuế quan.
Tìm hiểu hệ thống các ngân hàng chính, hệ thống phân phối.
Nghiên cứu nguồn lực thực tế và uy tín của khách hàng nƣớc ngoài.
Nghiên cứu về tình hình biến động giá trên thị trƣờng.
Tìm hiểu phong tục tập quán, thói quen tiêu dùng của khách hàng.