Ngày nay, do tính chất xã hội hóa cao và phân công ngày càng sâu sắc cho nên vai trò quả lý rất đƣợc coi trọng. Quản lý phải biết vận dụng các qui luật kinh tế và qui luật tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định biện pháp kinh tế, tổ chức kỷ thuật để tác động đến tập thể ngƣời lao động nhằm đạt mục tiêu cao nhất trong sản xuất kinh doanh. Tổ chức quản lý là sự sắp xếp đội ngũ cán bộ quản lý của Công ty theo những bộ phận đảm nhiệm chức năng khác nhau nhƣng có quan hệ mật thiết với nhau nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.
Bộ máy tổ chức quản lý luôn là nhân tổ ảnh hƣởng rất lớn tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Một bộ máy tổ chức quản lý và sản xuất tinh gọn, quyền hạn và trách nhiệm đƣợc phân rõ sẽ giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra trôi chảy, không bị gián đoạn, tránh đƣợc những thiệt hại xảy ra trong sản xuất. Ngƣợc lại một bộ máy quản lý và sản xuất cồng kềnh, quyền hạn và trách nhiệm chồng chéo nhau, lao động sử dụng không có hiệu quả sẽ dẫn đến những thiệt hại đáng tiếc nhƣ sản xuất bị gián đoạn, cán bộ công nhân viên làm việc không hết mình, thiếu tinh thần trách nhiệm trong công việc…dẫn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh bị giảm sút.
Đặc biệt trong ngành chế biến thuỷ sản thì bộ máy tổ chức và quản lý phải đƣợc quan tâm, chú trọng hơn bởi giá cả trong ngành luôn có sự biến động và cạnh tranh mạnh mẽ, nhất là sự biến động của giá cả nguyên liệu đầu vào. Vừa phải đảm bảo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục không bị gián đoạn nhƣng vẫn đảm bảo mức giá mua nguyên liệu ở mức chấp nhận đƣợc. Muốn vậy, đòi hỏi công tác tổ chức quản lý và sản xuất phải có sự phối hợp chặt chẽ với nhau, ngƣời thực hiện nhiệm vụ phải năng động nhạy bén để có thể đƣa ra quyết định kịp thời, đúng đắn.
Chính vì vậy việc xây dựng một bộ máy tổ chức quản lý và sản xuất hợp lý, tinh gọn luôn là vấn đề mà lãnh đạo doanh nghiệp quan tâm. Qua nhiều năm hoạt động Công ty đã xây dựng đƣợc một bộ máy quản lý và sản xuất tƣơng đối tinh gọn, hợp lý thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty
(Nguồn: Phòng tổ chức)
Chức năng và nhiệm vụ:
Hội đồng quản trị:
Do Đại hội cổ đông bầu ra. Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý toàn quyền công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để giải quyết các vấn đề liên quan tới mục đích và quyền lợi của công ty. Đề xuất kế hoạc kinh doanh, đƣa ra các phƣơng hƣớng đầu tƣ phát triển hoặc các lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty. Khi công ty có những biến động lớn thì Hội đồng quản trị đƣa ra các biện pháp nhằm khắc phục biến động đó. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC Phòng tổ chức nhân sự Phòng KD & XNK Phòng Kế toán tài vụ Phòng HACCP Phòng KCS Phòng R&D
Ban Giám đốc:
Ban Giám đốc là ngƣời lãnh đạo cao nhất của Công ty, là ngƣời chỉ đạo Công ty theo mục đích đã định sẵn. Giám đốc trực tiếp điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty với sự tham mƣu giúp việc của các phòng ban, các phân xƣởng và chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng quản trị.
Phòng tổ chức nhân sự:
- Phụ trách công tác hành chính, quản lý nhân sự, quản lý lao động nhƣ chất lƣợng lao động, trình độ lao động, quản lý công tác tiền lƣơng tiền thƣởng, BHXH, BHYT, KPCĐ, cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Bao gồm các bộ phận nhƣ: văn thƣ, lao động tiền lƣơng, đội bảo vệ, nhân viên nhà ăn, đội vệ sinh, lái xe.
- Trƣởng phòng có nhiệm vụ tham mƣu giúp Giám đốc Công ty làm các nhiệm vụ nhƣ:
Công tác tổ chức, bộ máy quản lý Công ty và các phòng ban, phân xƣởng. Xây dựng kế hoạch đào tạo nhân sự, và theo dõi thực hiện.
Xây dựng kế hoạch tăng cƣờng nhân sự và thực hiện. Công tác tiếp nhận, điều chuyển, bố trí sắp xếp các bộ.
Tham gia hội đồng xem xét khen thƣởng, kỷ luật, tuyển dụng lao động.
Phòng kế toán Tài vụ
- Phòng này có nhiệm vụ quản lý tài chính của Công ty, phụ trách công tác hỗn hợp, quyết toán báo cáo, có nhiệm vụ kế toán thành phẩm, vật tƣ, tài sản cố định, tiền mặt, tiền gởi, ngoại tệ.
- Xây dựng kế hoạch của Công ty bao gồm kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch tài chính, kế hoạch xây dựng cơ bản.
- Phòng tài vụ căn cứ vào nhu cầu tiền vốn, vật tƣ của các đơn vị cung ứng tiền vốn phục vụ sản xuất kinh doanh và có trách nhiệm quản lý việc sử dụng tiền vốn đúng quy định của Công ty, sở tài chính. Các đơn vị có
nhiệm vụ báo cáo tình hình sử dụng tài chính của đơn vị từng ngày, từng tháng, từng quý, từng năm dƣới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trƣởng. - Phòng tài vụ gồm có các nhân viên: kế toán tổng hợp, kế toán công nợ và
ngân hàng, kế toán tiền lƣơng, kế toán tài sản bằng tiền, thủ quỹ.
Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu
- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu có nhiệm vụ tham mƣu cho Giám đốc về phƣơng hƣớng sản xuất kinh doanh, về công tác quản lý tài chính, hạch toán kế toàn theo đúng quy định của pháp luật.
- Soạn thảo các hợp đồng kinh tế, tổ chức thực hiện và theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu.
- Xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu, chi phí vật tƣ, bao bì, vận chuyển. - Chịu trách nhiệm tiêu thụ hàng hoá, giao dich với khách hàng trong và
ngoài nƣớc, ngiên cứu thị trƣờng tiêu thụ, kế hoạch tiêu thụ, chất lƣợng marketing.
- Giao dịch với ngân hàng để thu hoặc thanh toán tiền hàng, chiết khấu hoặc khiếu nại khách hàng khi có trở ngại xảy ra.
- Tổ chức công tác thu mua, gia công chế biến thành phẩm xuất khẩu và tiêu thụ nội địa, đồng thời xuất khẩu uỷ thác cho các đơn vị bạn. Phòng kinh doanh phối hợp với các phân xƣởng điều chỉnh nguồn hàng, giá cả bán hàng. Sau khi ký hợp đồng phòng kinh doanh thông báo cho phân xƣởng giá thành phẩm, chất lƣợng, qui trình sản xuất, thời gian sản xuất, để cùng nhau thực hiện hợp đồng.
- Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm cung ứng vật tƣ, bao bì cho các phân xƣởng. Còn các phân xƣởng có trách nhiệm thu mua, chế biến sản xuất thành phẩm đúng theo quy định xuất khẩu để phòng kinh doanh thực hiện đúng hợp đồng đã ký.
- Báo cáo thống kê, tổng hợp đánh giá hoạt động xuất nhập khẩu, tham mƣu cho Giám đốc về những biện pháp nhằm thực hiện kế hoạch của Công ty.
Phòng HACCP - KCS
- Chịu trách nhiệm với Giám đốc về quản lý chất lƣợng sản phẩm hàng hoá, vật tƣ, bao bì, các công trình xây dựng cơ bản, máy móc thiết bị của Công ty. Quản lý kỹ thuật cơ điện lạnh, máy móc và phƣơng tiện vận chuyển, kho hàng. Phối hợp với các đơn vị xây dƣng công trình, quản lý chất lƣợng sản phẩm từ cơ sở thu mua, chế biến, tới xuất khẩu, kiểm tra chất lƣợng sản phẩm khi nhập kho Công ty. Quản lý các định mức tiêu hao nguyên liệu, định mức kỹ thuật kịp thời chấn chỉnh đảm bảo nhu cầu sản xuất kinh doanh.
- Một trƣởng phòng phụ trách và chịu trách nhiệm chung về các vấn đề thuộc kỹ thuật của Công ty. Một phó phòng phụ trách chất lƣợng máy móc thiết bị, kiểm tra vật tƣ, phụ tùng, quản lý định mức tiêu hao nguyên liệu, định mức sử dụng vật tƣ thay thế. Các nhân viên phụ trách chất lƣợng sản phẩm Công ty sản xuất hay thu mua.
Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm - R&D:
- Tham mƣu, giúp giám đốc trong lĩnh vực nghiên cứu và phát triển sản phẩm - Nghiên cứu chế biến các sản phẩm mới theo yêu cầu của khách hàng, của
giám đốc và sáng kiến của nhóm nghiên cứu.
- Cải tiến nâng cao các sản phẩm củ thành sản phẩm tốt hơn
- Phối hợp với bộ phận sản xuất để phát triển dây chuyền sản xuất và quy trình công nghệ sản xuất.
- Tiếp nhận và chuyển giao công nghệ sản xuất.