3.2.1.1. Do không kiểm tra L/C kỹ trƣớc khi chấp nhận thực hiện hoặc không đánh giá chính xác khả năng thực hiện L/C của bản than nên công ty không thực hiện đúng những quy định trong L/C dẫn đến thời gian giao hàng chậm so với quy định của L/C do không chuẩn bị hoặc thu gom hàng kịp.
Để tránh rủi ro này công ty nên thực hiện kiểm tra kỹ L/C trƣớc khi thực hiện, dùng kinh nghiệm để ƣớc tính thời gian chuẩn bị hàng và gom hàng, thời gian đƣa hàng lên tàu. Sau đó, đối chiếu với quy định của L/C xem doanh nghiệp có thể hoàn thành việc giao hàng này đúng thời gian quy định hay không. Nếu không thể, công ty cần thực hiện tu chỉnh L/C trƣớc khi thực hiện giao hàng.
Các nội dung trong L/C cần kiểm tra kĩ bao gồm:
- Số hiệu, địa điểm và ngày mở L/C: Là căn cứ để xem khách hàng có mở đúng hạn hay không.
- Ngân hàng mở L/C: Công ty yêu cầu ngân hàng thông báo kiểm tra hộ tính chân thật của ngân hàng mở L/C đề phòng đây là ngân hàng ma, có thể mất trắng giá trị lô hàng. Đồng thời công ty cần kiểm tra L/C có đƣợc mở tại ngân hàng nhƣ đã thỏa thuận không.
- Tên, địa chỉ của ngƣời thụ hƣởng, ngƣời mở L/C. - Loại L/C, trị giá L/C.
- Thời hạn hết hiệu lực của L/C: đây là một khoảng mục rất quan trọng, là căn cứ để thanh toán tiền hàng. Ngày hết hiệu lực của L/C phải sau ngày giao hàng một khoảng thờigian hợp lí đảm bảo thời gian lập và kiểm tra chứng từ cùng với thời gian lƣu giữ và giữ bộ chứng từ đến ngân hàng mở L/C hoặc ngân hàng đƣợc chỉ định.
Hiện nay, thời gian công ty lập một bộ chứng từ khoảng 3-4 ngày và thời gian lƣu giữ chứng từ tại ngân hàng Agribank là 2 ngày, chứng từ đƣợc chuyển từ Việt Nam đi nƣớc ngoài mất khoảng 3-4 ngày.
- Ngày giao hàng, cảng đi, cảng đến
- Mô tả hàng hoá: cần đối chiếu với hợp đồng cho phù hợp về các khoản nhƣ tên hàng, trọng lƣợng, giá cả…
- Bộ chứng từ yêu cầu thanh toán: khi nhận L/C công ty cần kiểm tra kĩ quy định về bộ chứng từ ở các nội dung sau: loại chứng từ; số lƣợng bản chính, bản sao; cơ quan xác nhận chứng từ…
Đặc biệt chú ý đến thời hạn muộn nhất phải xuất trình chứng từ, cách thức thanh toán (phù hợp với hợp đồng).
Sau khi kiểm tra L/C, nếu thấy không phù hợp, công ty gửi lại nhà nhập khẩu và yêu cầu chỉnh sửa lại. Nếu thấy phù hợp, công ty đánh điện đồng ý và tiến hành tổ chức sản xuất để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đảm bảo quy cách hàng hoá nhƣ đã thỏa thuận.
3.2.1.2. Do không kiểm tra L/C kỹ trƣớc khi thực hiện, không tu chỉnh L/C khi thấy không thể thực hiện đúng yêu cầu dẫn đến việc chuyên chở hàng hóa không đúng quy định của L/C dẫn tới: có 2 trƣờng hợp xảy ra:
- Trƣờng hợp chuyển tải hàng hoá:
Khảo sát tuyến vận tải ngay sau khi ký hợp đồng Thuê tàu chuyến nếu hàng nhiều
Chọn hãng tàu có thế mạnh về tuyến vận chuyển đó Tu chỉnh L/C nếu cần
- Trƣờng hợp giao hàng từng phần:
Trƣớc hết phải đọc kỹ để nắm vững yêu cầu của L/C Cho phép giao hàng làm mấy lần
Thời gian giao hàng mỗi lần Khối luợng hàng giao mỗi lần
3.2.1.3. Do không đọc kỹ L/C, đánh giá không đúng khả năng thực hiện của bản than nên việc chuẩn bị hàng hóa không đúng yêu cầu của hợp đồng: để tránh rủi ro này công ty nên:
- Đọc kỹ, mua và chuẩn bị hàng đúng yêu cầu của hợp đồng - Thực hiện tu chỉnh L/C nếu cần
3.2.1.4. Do không xuất trình đuợc bộ chứng từ theo đúng quy định L/C: Có nhiều nguyên nhân:
- Không hiểu rõ yêu cầu của L/C
- Trình độ nghiệp vụ của nhân viên xuất nhập khẩu chƣa cao - Thiếu hiểu biết về các thông lệ quốc tế
- Đối tác thiếu thiện chí thanh toán Biện pháp:
- Bố trí nhân sự giỏi về nghiệp vụ ở khâu lập bộ chứng từ - Làm ăn với đối tác có thiện chí
- Thỏa thuận ngay với nhà nhập khẩu những chứng từ cần xuất trình ngay khi kí hợp đồng ngoại thuơng.
- Đọc, nghiên cứu kỹ những quy định của L/C đối với bộ chứng từ - Thực hiện tu chỉnh L/C nếu cần
- Đặc biệt, cần nghiên cứu kỹ những rủi ro sai sót thuờng gặp đối với từng chứng từ. Cụ thể nhƣ sau:
Kiểm tra hối phiếu: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Hối phiếu có giá trị thanh toán là hối phiếu bản gốc, có chữ ký của ngƣời ký phát trên hối phiếu.
- Kiểm tra ngày ký phát hối phiếu có trùng hoặc sau ngày B/L hay không vì sau khi giao hang, nhà XK hoàn tất toàn bộ chứng từ rồi mới ký phát hối phiếu đòi tiền. Ngoài ra, ngày ký phát hối phiếu phải nằm trong thời hạn hiệu lực của L/C.
- Kiểm tra số tiền ghi trên hối phiếu, số tiền này phải nằm trong khoảng trị giá của L/C và phải trả bằng 100% trị giá của hoá đơn. Tuy nhiên, nhà xuất khẩu phải căn cứ theo các điều khoản quy định trong “Điều lệ và cách thực hành thống nhất về TDCT” (UCP) phiên bản mà trong L/C dẫn chiếu đến. Ví dụ theo điều 39a, 39b UCP - 600 có quy định về mức dung sai của số tiền, số lƣợng, đơn giá trong L/C. Những từ "độ khoản", "xấp xỉ", "độ chừng" hoặc những từ tƣơng tự đƣợc dùng để nói về số tiền, số lƣợng hoặc đơn giá ghi trong tín dụng thƣ thì đƣợc hiểu là cho phép xê dịch hơn kém không quá 10% số tiền, số lƣợng hoặc đơn giá mà các từ ấy đề cập đến.
Trừ khi L/C quy định không đƣợc giao hàng nhiều hơn hoặc ít hơn số lƣợng quy định, một dung sai 5% hoặc kém có thể đƣợc chấp nhận, miễn là số tiền phải trả không đƣợc vƣợt quá số tiền L/C. Dung sai này không áp dụng khi tín dụng thƣ quy định số lƣợng tính bằng đơn vị bao, kiện hoặc đơn vị chiếc. Nhƣ vậy, việc kiểm tra số tiền ghi trên hối phiếu còn tuỳ thuộc vào điều kiện dung sai cho phép đối với số lƣợng, đơn giá mà L/C quy định.
Nếu L/C quy định giao hàng từng phần, số tiền của hối phiếu phải đáp ứng với giá trị của lô hàng giao trong lần đó, và tổng giá trị của các lô hàng không đƣợc vƣợt quá giá trị của L/C.
Đối với số tiền ghi trên hối phiếu, nếu không ghi số thì căn cứ vào chữ, còn nếu số tiền bằng số khác số tiền bằng chữ thì cũng căn cứ vào chữ.
- Kiểm tra thời hạn ghi trên hối phiếu có giống nhƣ L/C quy định hay không. Trên hối phiếu phải ghi "At sight" nếu là thanh toán trả ngay hoặc "At .... days sight" nếu là thanh toán có kỳ hạn.
- Kiểm tra các thông tin về các bên có liên quan trên bề mặt hối phiếu bao gồm tên và địa chỉ của ngƣời ký phát, ngƣời trả tiền.
- Kiểm tra số L/C và ngày mở L/C ghi trên hối phiếu có đúng hay không ? - Kiểm tra xem hối phiếu đã đƣợc ký hậu hay chƣa ? Nếu bộ chứng từ đã
phải có ký hậu của ngân hàng thông báo hoặc hối phiếu đƣợc ký phát theo lệnh của ngân hàng thông báo. Ký hậu có thể là ký hậu theo lệnh hoặc ký hậu để trống, việc ký hậu phải vô điều kiện và ULB 1930 không cho phép ký hậu một phần số tiền hối phiếu.
Chú ý một số bất hợp lệ thường gặp khi kiểm tra hối phiếu:
- Thiếu hoặc không chính xác về tên, địa chỉ của các bên liên quan. - Hối phiếu chƣa đƣợc ký hậu.
- Số L/C và ngày mở L/C không chính xác.
- Số tiền ghi trên hối phiếu bằng số và bằng chữ không khớp nhau hay không bằng giá trị của hoá đơn.
Kiểm tra hoá đơn thương mại (thông thường có 3 bản gốc):
- Kiểm tra số bản xuất trình có đúng quy định L/C không.
- Kiểm tra các dữ liệu về ngƣời bán, ngƣời mua nhƣ tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số Fax ... so với nội dung L/C quy định có phù hợp không?
- Hoá đơn có chữ ký xác nhận của ngƣời thụ hƣởng hay không ? Một khi hoá đơn không phải do ngƣời thụ hƣởng lập thì hoá đơn đƣợc coi là hợp lệ khi L/C có quy định chấp nhận chứng từ do bên thứ ba lập "Commercial invoice issued by third party in accepable".
- Mô tả hàng hoá trên hoá đơn có đúng quy định của L/C hay không ? Ta cần dựa trên các nguồn luật điều chỉnh để tiến hành việc kiểm tra. Chẳng hạn nhƣ điều 37c UCP 600 quy định: "Việc mô tả hàng hoá trong hoá đơn thƣơng mại phải phù hợp với mô tả hàng hoá trong tín dụng thƣ. Trong tất cả các chứng từ khác hàng hoá có thể đƣợc miêu tả chung chung nhƣng không đƣợc mâu thuẫn với miêu tả hàng hoá trong tín dụng thƣ".
- Kiểm tra số lƣợng, trọng lƣợng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện cơ sở giao hàng, điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hoá có đầy đủ chính xác theo quy định của L/C hay không và mẫu thuẫn với các chứng từ khác hay không. Cần chú ý các mục số lƣợng, trọng lƣợng, điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng
hoá có mâu thuẫn với các chứng từ hay không nhƣ phiếu đóng gói (Packing list), vận đơn đƣờng biển (B/L) hoặc vận đơn đƣờng hàng không (Airway Bill) hay không ?
- Nếu giao hàng từng phần (Partial Shipment) thì số lƣợng hàng hoá đƣợc giao và đơn giá có phù hợp với quy định của L/C hay không ? Tổng trị giá của các hoá đơn đƣợc phép ít hơn trị giá của L/C nhƣng phải tuân thủ theo điều khoản của UCP mà trong L/C dẫn chiếu đến, quy định về khoản chênh lệch đƣợc phép trong số tiền của tín dụng thƣ. Chẳng hạn nhƣ theo điều 39bUCP 600 quy định về khoản chênh lệch đƣợc phép trong số tiền của tín dụng thƣ là 5%. Nếu L/C không cho phép giao hàng từng phần, theo điều 39a UCP 600, tổng trị giá hoá đơn có thể chênh lệch so với trị giá L/C đến 10% nếu trong thƣ tín dụng có các từ "about", "approximately", "circa"... hoặc các từ tƣơng tự.
- Kiểm tra hoá đơn về các dữ liệu mà ngân hàng đã đề cập trong thƣ tín dụng nhƣ: hợp đồng mua bán, quota, giấy phép xuất nhập khẩu ... và các thông tin khác ghi trong hoá đơn nhƣ: số L/C, loại và ngày mở L/C, tên phƣơng tiện vận tải, cảng xếp, cảng dỡ hàng, số và ngày lập hoá đơn có phù hợp với các chứng từ khác hay không?
Chú ý những bất hợp lệ thường gặp khi kiểm tra hoá đơn thương
mại:
- Tên và địa chỉ của các bên có liên quan đƣợc ghi trên hoá đơn (C/I) khác với L/C và các chứng từ khác.
- Số bản hoá đơn phát hành không đủ theo yêu cầu của thƣ tín dụng.
- Số lƣợng, đơn giá, mô tả hàng hoá, tổng trị giá, điều kiện đóng góp và ký mã hiệu hàng hoá trên hoá đơn không chính xác với nội dung L/C.
- Không có chữ ký theo quy định của L/C.
- Các dữ kiện về vận tải hàng hóa không phù hợp với vận đơn đƣờng biển (B/L). - Số L/C và ngày mở L/C không chính xác. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kiểm tra vận đơn đường biển:
- Kiểm tra số bản chính đƣợc xuất trình: Tùy vào mức độ ký quỹ của ngƣời nhập khẩu mà ngân hàng phát hành yêu cầu phải xuất trình trọn bộ vận đơn hoặc xuất trình 2/3 bộ vận đơn (full set of B/L or 2/3 B/L).
- Kiểm tra loại vận đơn: Vận đơn có nhiều loại nhƣ vận đơn đƣờng biển, vận đơn đƣờng thuỷ, vận đơn đa phƣơng thức. Căn cứ vào quy định của thanh toán viên của ngân hàng kiểm tra xem loại vận đơn có phù hợp không.
- Kiểm tra mục ngƣời gửi hàng (Shipper): Tên và địa chỉ của ngƣời gửi hàng, ngƣời gửi hàng thƣờng là ngƣời thụ hƣởng. Ngân hàng vẫn chấp nhận một chứng từ vận tải trên đó một bên thứ ba đƣợc đề cập cho dù trong L/C không quy định nhƣ vậy.
- Kiểm tra mục ngƣời nhận hàng (Consignee): Đây là mục quan trọng trên vận đơn đƣờng biển (B/L) và luôn đƣợc quy định rõ trong L/C.
- Kiểm tra mục thông báo (Notify): Trong L/C thƣờng quy định "Notify applicant" tức thông báo cho ngƣời mở L/C, mục Notify trên B/L sẽ ghi tên và địa chỉ đầy đủ của ngƣời làm giấy đề nghị mở L/C.
- Kiểm tra tên cảng xếp hàng (Port of Loading) và cảng dỡ hàng (Port of Discharge) có phù hợp với quy định của L/C hay không? Theo điều 23a mục iii UCP 600 quy định, thì trên B/L nội dung mục Port of Loading có thể khác với mục Place of Receipt và mục Port of Discharge khác với mục Place of Delivery nhƣng hai mục đó phải phù hợp với quy định trong L/C. - Kiểm tra nội dung hàng hóa đƣợc nêu trên B/L có phù hợp với quy định
trong L/C và các chứng từ khác hay không. Nội dung đƣợc kiểm tra bao gồm: tên hàng hoá, ký mã hiệu hàng hoá, số lƣợng, số kiện hàng hoá, tổng trọng lƣợng hàng hoá. Đặc biệt ngân hàng chú ý đến mục ký mã hiệu hàng hoá đƣợc ghi trên thùng hàng, số hiệu container hoặc số hiệu lô hàng đƣợc gửi lên tàu so với nội dung L/C và Packing List.
- Kiểm tra đặc điểm của vận đơn:
Vận đơn đã xếp hàng (Ship on board B/L), vận đơn này xác nhận hàng đã đƣợc xếp xong lên tàu.
Vận đơn nhận hàng để xếp (Received for shipment B/L). Vận đơn này
cho thấy hàng mới chỉ đƣợc giao cho ngƣời chuyên chở, chứ chƣa tiến hành xếp hàng. Loại vận đơn này không đƣợc ngân hàng chấp nhận và từ chối thanh toán khi có sự chấp thuận và từ chối của ngƣời nhập khẩu.
Căn cứ vào thực trạng hàng đã giao, vận đơn có 2 loại:
Vận đơn hoàn hảo (Clean on board B/L)
Vận đơn không hoàn hảo (Unclean on board B/L)
- Kiểm tra mục cƣớc phí có phù hợp với quy định của L/C hay không? Ở Việt Nam hàng hoá đƣợc nhập khẩu chủ yếu đƣợc thực hiện theo điều kiện giao hàng là CIF và CFR nên hầu hết các L/C đều quy định cƣớc phí trả trƣớc "Freight Prepaid". Nếu vận tải đơn quy định cƣớc phí phải thu "Freight Collect" thì ngƣời nhập khẩu sẽ không chấp nhận chứng từ nhƣ vậy.
- Kiểm tra ngày ký vận đơn xem có hợp lệ hay không?
- Các sửa đổi, bổ sung trên B/L phải đƣợc xác nhận bằng chữ ký và con dấu, đồng thời kiểm tra cácthông tin nhƣ số L/C, ngày mở L/C và các chứng từ khác nhƣ hoá đơn, hợp đồng ...
Chú ý những bất hợp lệ thường gặp ở vận đơn đưởng biển:
- Tên, địa chỉ và các thông tin khác về ngƣời gửi hàng, ngƣời nhận hàng, ngƣời đƣợc thông báo không phù hợp theo quy định của L/C.
- Các thay đổi bổ sung trên vận đơn không có xác nhận bao gồm chữ ký và con dấu của ngƣời lập.
- Vận đơn thiếu tính xác thực do ngƣời lập vận đơn không nêu rõ tƣ cách pháp lý đối với trách nhiệm chuyên chở lô hàng này.