Sơ đồ 4: Sơ đồ quy trình xuất khẩu tại công ty
(Nguồn: Phòng Kinh doanh –Xuất nhập khẩu)
(1) Tìm đối tác
(2) Đàm phán ký kết hợp đồng.
(3) Yêu cầu mở L/C và kiểm tra L/C
(5) Kiểm tra hàng hóa trước khi xuất hàng (4) Chuẩn bị hàng hóa để thực hiện hợp đồng (9) Làm thủ tục thanh toán (8) Giao hàng cho người vận tải (7) Thuê tàu (6) Làm thủ tục hải quan (11) Thanh lý hợp đồng
(10) Giải quyết khiếu nại (nếu có)
Bước 1: Tìm đối tác.
Công tác này do phòng R&D đảm nhiệm. Ở khâu này thì công ty còn tƣơng đối yếu, chƣa chủ động đƣợc tìm đối tác mà chủ yếu là do đối tác tìm đến thông qua uy tín xuất khẩu của công ty trong thời gian trƣớc.
Bước 2: Đàm phán ký kết hợp đồng.
Công tác này do phòng kinh doanh đảm nhiệm theo sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc công ty. Và đàm phán ký kết hợp đồng do ban giám đốc của công ty đàm phán trực tiếp với khách hàng. Sau đó, ban giám đốc bàn bạc với phòng kinh doanh để hoàn chỉnh hợp đồng. Sau đó, ban giám đốc chủ quản ký kết với đối tác. Do qui trình rờm rà nên nó ảnh hƣởng đến khâu ký kết hợp đồng thanh toán, cơ hội kinh doanh của công ty.
Bước 3: Yêu cầu mở L/C và kiểm tra L/C.
Để đảm bảo an toàn, công ty thƣờng áp dụng phƣơng thức thanh toán là L/C. Còn đối với khách hàng quen thì dùng phƣơng thức thanh toán bằng điện - TTR nhƣng phải ứng trƣớc 100% TTR trên giá trị hợp đồng. Nguyên nhân là do giá trị của các đơn hàng thƣờng có giá trị lớn.
Bước 4: Chuẩn bị hàng hóa để thực hiện hợp đồng.
Tùy vào điều khoản đã ký kết với khách hàng mà công ty tổ chức thu mua, chế biến theo yêu cầu. Công ty thƣờng áp dụng tiêu chuẩn HACCP trong quá trình sản xuất của công ty. Ngoài ra, còn tùy thuộc vào từng thị trƣờng mà công ty còn áp dụng các tiêu chuẩn khác nhƣ kiểm tra chất lƣợng và an toàn vệ sinh thực phẩm theo qui định. Bao bì và đóng gói theo yêu cầu của khách hàng.
Bước 5: Kiểm tra hàng hóa trước khi xuất hàng.
Bộ phận KCS sẽ kiểm nghiệm cảm quan trƣớc khi xuất khẩu nhƣ số mẫu, ngày sản xuất/mã số, cỡ, nhiệt độ, trọng lƣợng, tạp chất, vị, mùi, cơ cấu, ký
hiệu/bao bì, gãy vỡ bất thƣờng. Và trƣớc khi xếp hàng thì công ty mời đại diện của trung tâm kiểm tra chất lƣợng an toàn, vệ sinh thủy sản (NAFIQUAVED) giám định.
Bước 6: Làm thủ tục hải quan.
Vì công ty sử dụng phƣơng thức xuất khẩu CFR do đó công ty chỉ làm thủ tục xuất khẩu.
- Khai báo hải quan và nộp bộ chứng từ hàng hoá: Công ty nhận tờ khai hải quan và tiến hành khai báo chi tiết về lô hàng xuất khẩu với các nội dung nh- ƣ: chất lƣợng, số lƣợng, trị giá, tên phƣơng tiện vận tải, xuất khẩu đến nƣớc nào... Sau khi hoàn thành hồ sơ hải quan, Công ty sẽ nộp tờ khai cho cơ quan Hải quan cùng với các chứng từ cần thiết để chứng minh tính hợp pháp của lô hàng.
Bộ chứng từ hàng xuất của công ty bao gồm:
Tờ khai hải quan.
Hợp đồng mua bán.
Bảng kê khai hàng xuất bao gồm lƣợng và tiền.
Bộ chứng từ ngân hàng gồm: hóa đơn, bảng kê khai hàng bán, giấy chứng nhận chất lƣợng, giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ, vận đơn của hãng tàu. - Xuất trình hàng hoá để cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra, so sánh lô hàng
xuất khẩu có phù hợp với hợp đồng hay không. Khi tiến hanh làm thủ tục này, công ty đã không tránh khỏi những thiếu sót, hàng hoá trong một số lô hàng không đủ số lƣợng nhƣ trong hợp đồng. Mặc dù đó chỉ là sự chênh lệch nhỏ không đang kể nhƣng lại làm cho tiến độ giao hàng bị chậm lại.
Bước 7: Thuê tàu.
Do công ty sử dụng phƣơng thức xuất khẩu CFR. Do đó, trách nhiệm thuê tàu là do công ty chịu.
Bước 8: Giao hàng cho người vận tải.
Công ty chỉ có trách nhiệm giao hàng qua lan can tàu là hết trách nhiệm. - Công ty giao hàng lên tàu tại cảng quy định: cán bộ công ty làm thủ tục
thông quan XK, tiến hành kiểm tra hàng và lấy giấy chứng nhận về chất lƣợng. Cán bộ của công ty thƣờng xuyên liên lạc với cơ quan điều hành cảng để nắm vững kế hoạch giao hàng nhƣ: ngày, giờ tàu đến cảng và bốc hàng. - Công ty cung cấp cho khách hàng bộ chứng từ gồm: biên lai thuyền phó,
giấy gửi hàng đƣờng biển, vận đơn đƣờng biển, giấy chứng nhận xuất xứ và các giấy tờ khác theo thỏa thuận giữa hai bên.
- Ngoài ra, việc giao hàng của công ty thƣờng đƣợc thực hiện bằng container (giao hàng chiếm đủ container), công ty tiến hành đăng kí thuê container tƣơng thích với số lƣợng hàng giao và vận chuyển container rỗng về địa điểm đóng hàng, tiếp đến làm thủ tục hải quan, mời hải quan đến kiểm hóa để xếp hàng vào container, sau đó thuê ô tô vận chuyển container ra cảng và thuê tàu biển vận chuyển đến cảng nhập khẩu. Tuy nhiên việc giao hàng của công ty đôi khi gặp khó khăn do hàng giao của công ty không đúng lịch trình của cơ quan điều hành cảng, điều này làm trễ thời gian vận chuyển và bốc xếp hàng lên tàu.
Bước 9: Làm thủ tục thanh toán.
Sau khi giao hàng xong thì công ty tiến hành làm thủ tục thanh toán theo hợp đồng, điều kiện trong L/C.
Bước 10: Giải quyết khiếu nại (nếu có).
Nếu có sai sót xảy ra thì khách hàng thông báo cho công ty. Công việc nhận thông báo khi có khiếu nại do phòng kinh doanh đảm nhiệm, phòng sản xuất xét hồ sơ làm hàng xuất khẩu và tìm hiểu nguyên nhân. Sau đó, phòng sản xuất báo cáo kết quả cho ban giám đốc các vấn đề nhƣ truy suất hồ sơ lô hàng, điều tra
nguyên nhân, hành động sữa chữa. Sau đó, tiến hành bàn bạc với khách hàng và tìm cách giải quyết.
Bước 11: Thanh lý hợp đồng.
Đây là khâu cuối cùng của qui trình xuất khẩu của công ty.
Tóm lại, tất cả các bƣớc của qui trình xuất khẩu đều quan trọng. Do đó, công ty cần thực hiện tốt ở tất cả khác khâu nhằm đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng và ngày càng nâng cao uy tín của công ty.