Qui trình giám định cà phê đƣợc thực hiện qua các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Tiếp nhận yêu cầu
Bộ phận tiếp nhận tiếp nhận yêu cầu giám định của khách hàng qua điện thoại, email, fax. Nội dung yêu cầu của khách hàng gồm có hợp đồng ngoại hoặc L/C, hợp đồng nội và hƣớng dẫn giao hàng gồm số lƣợng, khối lƣợng hàng hóa giám định, chất lƣợng hàng hóa, các văn bản mô tả tình trạng kỹ thuật của bao bì và hàng hóa (nếu có), địa điểm, ngày, giờ hẹn giám định.
Bộ phận tiếp nhận chuyển yêu cầu giám định về phòng giám định để nghiên cứu hồ sơ và phân công thực hiện.
Bƣớc 2: Giám định hàng
Giám định viên nhận lệnh, liên lạc với kho hàng để đến địa điểm giám định theo đúng thời gian của yêu cầu giám định.
Giám định viên tiến hành kiểm tra sơ bộ lô hàng nếu không đúng nhƣ yêu cầu giám định thì liên lạc với văn phòng công ty và kho hàng để dừng việc giám định, nếu đúng thì tiến hành lấy mẫu, phân tích mẫu và so sánh với yêu cầu của hợp đồng, nếu
mẫu không đạt thì báo cáo với kho hàng để sản xuất lại, nếu đạt thì báo cáo cho khách hàng để chuẩn bị phƣơng tiện vận chuyển.
Bƣớc 3: Giám sát xuất hàng
Khi hàng đạt yêu cầu, giám định viên giám sát hàng lên phƣơng tiện vận chuyển (xe, cont..) tiến hành niêm phong phƣơng tiện vận chuyển và viết phiếu giám sát vận chuyển, lƣu mẫu theo quy định.
Trong quá trình giám sát hàng lên phƣơng tiện vận chuyển, giám định viên vẫn tiếp tục thực hiện việc lấy mẫu kiểm tra nếu không đạt thì cho dừng việc lên hàng để tái chế lại.
Bƣớc 4: Giám sát nhập kho hoặc xuất FOB
Giám định viên tiến hành:
Kiểm tra niêm phong của phƣơng tiện.
Giám sát việc nhập kho hoặc xuất FOB về chất lƣợng, trọng lƣợng, số lƣợng.
Lƣu mẫu giám sát theo quy định.
Hoàn tất hồ sơ.
Bƣớc 5: Cấp chứng thƣ
Phòng Hành chính Công ty căn cứ vào hồ sơ giám định sẽ tiến hành cấp chứng thƣ cho khách hàng và lƣu hồ sơ giám định.
Tìm hiểu về qui trình giám định cà phê của CAFECONTROL, tác giả nhận thấy qui trình giám định cà phê có liên quan đến nhiều bên tham gia nhƣ nhà vận chuyển, nhà bốc xếp, kho hàng…. do đó đòi hỏi sự đáp ứng về thời gian theo yêu cầu của khách hàng, bên cạnh đó, yêu cầu nhân viên phải có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm đảm bảo sự công bằng và chính xác.
Nhà máy chế biến cà phê, kho trữ cà phê nằm trên một địa bàn rộng lớn gây khó khăn trong việc di chuyển của nhân viên do đó cần có một sự đáp ứng cao của công ty khi khách hàng yêu cầu giám định ở những địa bàn xa.
Một số hợp đồng yêu cầu những chỉ tiêu phân tích phải dùng đến những thiết bị kỹ thuật cao để xác định vì vậy đòi hỏi phòng Lab của công ty phải trang bị đầy đủ thiết bị phục vụ tốt cho công tác giám định.