toán và tư vấn thuế ATAX
Kiểm soát chất lượng kiểm toán bắt đầu ngay từ ngày làm việc đầu tiên của KTV và sẽ được duy trì cho đến ngày làm việc cuối cùng của họ. Đó là một quá trình xuyên suốt nhằm củng cố mọi phương diện hoạt động của một công ty kiểm toán. Nội dung, lịch trình, phạm vi của những chính sách và thủ
tục kiểm soát chất lượng kiểm toán của một công ty kiểm toán phụ thuộc vào các yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động của công ty, địa bàn hoạt động, cơ
cấu tổ chức, việc tính toán xem xét giữa chi phí và lợi ích.
Chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng kiểm toán của từng công ty có thể khác nhau nhưng phải đảm bảo tuân thủ các quy định về kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại các Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam có liên quan mà cụ thể là Chuẩn mực kiểm toán số 220. Ngoài ra việc kiểm soát chất lượng kiểm toán còn được công ty rất chú trọng đối với mỗi nhân tố ảnh hưởng cũng như trong từng khâu công việc của quá trình kiểm toán.
a. Kiểm soát đội ngũ nhân viên kiểm toán
Ø Chính sách tuyển dụng
• Thứ nhất, công ty xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự cơ bản gồm Xây dựng chương tuyển dụng nhân các bước như sau
+ Lập kế hoạch nhu cầu nhân viên thông thường dựa vào số lượng khách hàng hiện có, mức tăng trưởng dự tính và số nhân viên có thể giảm
được.
+ Chương trình tuyển dụng bao gồm các nội dung sau: Xác định nguồn và phương pháp liên hệ với nhân viên tiềm năng. Phương pháp xác
định thông tin cụ thể về từng nhân viên tiềm năng. Phương pháp thu hút nhân viên tiềm năng và thông báo với họ về công ty. Phương pháp đánh giá và lựa chọn nhân viên sao cho đạt được số lượng nhân viên thi tuyển cần thiết
+ Tiến hành kiểm tra tính hiệu quả của quy trình tuyển dụng là hoạt
động định kì đánh giá các nội dung: Chương trình tuyển dụng, mục tiêu là để
xác định công ty có tuân thủ chính sách và thủ tục tuyển nhân viên có trình độ
hay không. Kết quả tuyển dụng với mục đích tuyển dụng để xem xét công ty có đạt được mục tiêu và nhu cầu tuyển dụng nhân viên hay không.
• Thứ hai, công ty thiết lập các tiêu chuẩn và hướng dẫn việc đánh giá nhân viên dự tuyển ở cùng một chức danh bao gồm:
+ Xác định những đặc điểm cần có ở ứng viên dự tuyển: thông minh, chính trực, trung thực, năng động và có khả năng chuyên môn tốt.
+ Xác định những thành tích, kinh nghiệm mà công ty đòi hỏi ứng cử
viên phải có như học vấn cơ bản, kinh nghiệm làm việc….
+ Lập hướng dẫn về tuyển dụng nhân viên trong những trường hợp đặc biệt như tuyển nhân viên cũ, nhân viên của khách hàng, của đối thủ cạnh tranh….
+ Thu thập các thông tin cơ bản của ứng cử viên thông qua các phương pháp thích hợp như: sơ yếu lí lịch, đơn xin việc, văn bằng trình độ học vấn….
• Thứ ba, công ty có trách nhiệm thông báo cho những người dự tuyển và nhân viên mới về các chính sách có liên quan thông qua các hình thức như:
+ Thực hiện chương trình định hướng nghề nghiệp cho nhân viên mới. + Phát tài liệu hướng dẫn về các thủ tục chính sách cho các đối tượng liên quan.
* Chính sách đào tạo
Sau khi đã tuyển dụng những ứng cử viên phù hợp với nhu cầu làm việc, công ty sẽ tiến hành hoạt động đào tạo. Quy trình đào tạo gồm các bước sau đây:
+ Công ty xây dựng chương trình đào tạo bao gồm các nội dung như: - Những quy định bắt buộc và không bắt buộc của Pháp luật và các Tổ
chức nghề nghiệp đều cung cấp tài liệu cho các nhân viên mới vào làm
- Các chính sách khuyến khích nhân viên tham gia vào các chương trình đào tạo nghề nghiệp ngoài công ty, kể cả hình thức tự học như hỗ trợ chi phí mua sách vở…
- Khuyến khích cán bộ, nhân viên tham gia vào các Ban chuyên môn của tổ chức nghề nghiệp, viết bài, viết sách và tham gia các hoạt động chuyên ngành khác. Đặc biệt là các bài báo, tham luận, sáng kiến kinh nghiệm trong quá trình làm việc được đăng tải trên các tạp chí, website chuyên ngành như
tạp chí kế toán…
- Nêu rõ mục tiêu, yêu cầu về trình độ và kinh nghiệm của người tham gia như khuyến khích tất cả các nhân viên có khả năng đều được tham gia, không phân biệt nhân viên mới hay lâu năm…
- Tổ chức lưu giữ, cung cấp tài liệu kịp thời cho tất cả nhân viên về
chuẩn mực kỹ thuật nghiệp vụ và những tài liệu chính sách, thủ tục kỹ thuật của công ty.
+ Kiểm tra định kỳ có thể thực hiện dưới hình thức:
- Xem xét định kỳ tình hình tham gia của các nhân viên vào chương trình đào tạo để xác định việc tuân thủ các yêu cầu do công ty đặt ra thông qua các bài kiểm tra, nhận xét của giảng viên trực tiếp giảng dạy các khóa học ngắn hạn, các báo cáo khi trợ lý kiểm toán được phân công công theo những cuộc kiểm toán thực tế
- Xem xét định kì báo cáo đánh giá và những ghi chép khác về các chương trình đào tạo nâng cao để đánh giá xem liệu những chương trình đào tạo này có hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra của công ty hay không. Cân nhắc nhu cầu có một chương trình đào tạo mới và sửa đổi lại chương trình cũ
hoặc loại bỏ những chương trình đào tạo không hiệu quả. Ngoài ra, công ty còn có công tác đào tạo đội ngũ chuyên gia thuộc lĩnh vực và chuyên ngành
hẹp như kiểm toán lĩnh vực ngân hàng, kiểm toán bằng máy tính, phương pháp chọn mẫu….Công ty có thể tự tổ chức các chương trình đào tạo chuyên ngành hẹp hoặc khuyến khích nhân viên, cán bộ tham gia các chương trình
đào tạo bên ngoài và công ty chi trả toàn bộ chi phí cho các khóa học.
b. Kiểm soát đối với hồ sơ kiểm toán
+ Quy định về mã số khách hàng
Mã hồ sơ gồm 12 ký tự (XX999-999-99), trong đó:
- 2 ký tự đầu là ký hiệu cho loại hình kiểm toán với quy định như sau: TC: Kiểm toán báo cáo tài chính
XD: Kiểm toán công trình xây dựng cơ bản TV: Tư vấn về kế toán, tài chính, thuế
MT: Hoạt động dịch vụ máy tính
KH: Các hoạt động khác ngoài các hoạt động trên.
- 3 ký tự tiếp theo chỉ địa danh của đối tượng kiểm toán (lấy theo mã vùng điện thoại các tỉnh, thành phố ví dụ như Đà Nẵng là 511, Lâm Đồng là 063 v.v.).
- 3 ký tự tiếp theo với mã tỉnh sau một dấu cách là mã số khách hàng.
Đối với khách hàng thường xuyên mã số này là cố định. Những khách hàng không thường xuyên thì ký tự đầu nhóm ghi là số 1 nếu phòng kiểm toán 1 thực hiện và số 2 nếu phòng kiểm toán 2 thực hiện. Mã số khách hàng sẽ do ngýời quản lý phòng lưu trữ cung cấp. Đối với báo cáo tài chính mã số khách hàng sẽ được đánh số liên tục từ năm này sang năm khác2 ký tự cuối sau dấu cách là số năm của hồ sơ (nếu là BCTC thì ghi năm kết thúc niên độ, nếu là hoạt động khác thì ghi năm tiến hành kiểm toán, tư vấn v.v.).
Ví dụ:
- TC511-001-13: Đây là mã số của khách hàng số 01 về kiểm toán báo cáo tài chính năm 2013 ở Đà Nẵng.
+ Nguyên tắc sắp xếp giấy làm việc - Tờ thứ nhất: Tờ chủđạo
Tờ này được lập theo từng khoản mục trên Bảng cân đối kế toán và
được đánh số như được quy định trong phần "Chỉ mục giấy làm việc". Tờ
này được sử dụng để phản ánh số liệu của tài khoản kiểm tra trên báo cáo tài chính, số kết luận của kiểm toán viên và chênh lệch giữa hai số này (nếu có), tổng hợp các tài khoản con của tài khoản tổng hợp thể hiện trên các báo cáo tài chính và tổng hợp các điều chỉnh và đề nghị của kiểm toán viên đối với tài khoản đã kiểm toán. Việc ký hiệu chỉ mục của các tài khoản con ngoài việc tuân theo quy định về chỉ mục của tài khoản tổng hợp, phần còn lại do kiểm toán viên quyết định. Tờ chủ đạo được viết trên giấy làm việc in sẵn của Công ty.
- Tờ thứ hai: Tờ chương trình kiểm toán
Tờ này có thể được lập theo khoản mục tổng hợp hay khoản mục chi tiết trên Bảng cân đối kế toán tùy theo từng tài khoản. Do đó chỉ mục của nó có thể là chỉ mục của khoản mục tổng hợp có thể là chỉ mục của khoản mục chi tiết cộng thêm hai chữ "Chương trình", viết tắt là "CT". Tờ chương trình kiểm toán được in sẵn và yêu cầu kiểm toán viên trả lời.
- Tờ thứ ba: Thực hiện các bước kiểm toán theo chương trình lập
Chỉ mục của tờ giấy này bao gồm hai phần, phần thứ nhất chính là chỉ
mục của khoản mục trên báo cáo tài chính; phần thứ hai chính là số thứ tự của tờ giấy, nó được đánh số sau dấu xuyệt "/" và có số thứ tự tiếp theo sau số thứ
tự của tờ chủđạo. Nội dung thể hiện tờ giấy này bao gồm những tính toán độc lập của kiểm toán viên so sánh với việc ghi nhận trong sổ của khách hàng, hoặc những nội dung kiểm tra của kiểm toán viên. Tờ này được viết trên giấy làm việc in sẵn của Công ty.
- Tờ thứ tư: xác nhận của bên thứ ba
Các tờ giấy còn lại: các tài liệu liên quan khác
(Tờ giấy ở đây không có ý nghĩa về mặt định lượng mà chỉ có ý nghĩa
định tính, có nghĩa là nó chứa đựng một khối lượng công việc có tính chất giống nhau đã được thực hiện).
- Nguyên tắc đánh số tham chiếu giấy làm việc:
Cách đánh số tham chiếu số liệu từ trang này sang trang khác được thực hiện như sau:
Mã số của trang tham chiếu trước sẽ được ghi vào bên trái của số cần tham chiếu.
Mã số của trang tham chiếu sau sẽ được ghi vào bên phải của số cần tham chiếu
2.2.3. Kiểm soát nhóm kiểm toán thực hiện kiểm toán công ty khách hàng
Sau khi hợp đồng kiểm toán giữa công ty và khách hàng được kí kết, ATAX sẽ tiến hành lựa chọn nhóm kiểm toán thực hiện kiểm toán. Nhóm kiểm toán phải đảm bảo có ít nhất một KTV có chứng chỉ CPA, đủ khả năng hướng dẫn, giám sát các trợ lý kiểm toán. Nhóm kiểm toán thực hiện công ciệc của mình dưới sự giám sát, hướng dẫn chặt chẽ bởi một KTV điều hành. Tính độc lập, khách quan của nhóm kiểm toán cũng được kiểm soát rất chặt chẽ. Các KTV được phân công thực hiện kiểm toán phải trả lời các câu hỏi liên quan đến tính độc lập với khách hàng. (PHỤ LỤC 01)
Sau khi nhận thấy không có bất cứ tình huống nào dẫn đến vi phạm tính
độc lập,các KTV sẽ làm bản cam kết về tính độc lập. (PHỤ LỤC 02)
2.2.4. KSCLKT tại Công ty TNHH Kiểm toán và tư vấn thuếATAX theo các giai đoạn của quy trình kiểm toán ATAX theo các giai đoạn của quy trình kiểm toán
như công việc kiểm soát chất lượng kiểm toán tại công ty được thực hiện chủ
yếu trong các giai đoạn của quy trình kiểm toán. Như đã trình bày ở chương 1, tác giả sẽ trình bày nội dung đối với một cuộc kiểm toán báo cáo tài chính nói chung, qua đó tác giả sẽ cố gắng trình bày rõ nét trách nhiệm tách bạch của từng cấp độ tham gia kiểm soát đểđảm bảo chất lượng Kiểm toán
Thực trạng này được thể hiện cụ thể như sau
a. KSCL giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
Đây là một khâu kiểm soát vô cùng quan trọng, quyết định lớn đến thành công của cuộc kiểm toán, là cơ sở, là nền tảng cho những công việc tiếp theo.
Sơ đồ 2.1. Quy trình giai đoạn chuẩn bị kiểm toán + Ở giai đoạn này bao gồm các công việc cụ thể như sau
- Lập và gửi kế hoạch kiểm toán trình lên ban giám đốc phê duyệt và ra quyết định kiểm toán, việc này được thực hiện bởi Ban kiểm soát của công ty
- Khảo sát, kiểm soát khách hàng, thu thập thông tin về hệ thống kiểm
Đoàn kiểm toán
Các kiểm toán viên trong đoàn kiểm toán
(3) soạnthảo kế hoạch kiểm tra Giámđốc công ty
Ban soát xét
(1)Gửi tờ trình về việc kiểm tra kế hoạch KT (2) Kiểm tra, phê duyệt
(4) Kiểm tra phê duyệt kế hoạch kiểm tra
soát nội bộ, tình hình tài chính và các thông tin có liên quan về khách hàng. Việc này do đoàn kiểm toán thực hiện.
- Kiểm soát việc lập kế hoạch kiểm toán, xác định trọng yếu và rủi ro kiểm toán
- Xét duyệt và ban hành kế hoạch kiểm toán cho các thành viên trong tổ
kiểm toán.
+ Những tiêu chí đánh giá chất lượng nội dung công việc trên là
- Mức độ đáp ứng yêu cầu về thông tin thu thập được từ khách hàng
đảm bảo cho công việc ký kết hợp đồng kiểm toán.
- Tính hợp lý của việc vận dụng các phương pháp chuyên môn của KTV, trong quá trình phỏng vấn, quan sát, kiểm tra số liệu trên giấy tờ liên quan…đảm bảo cho việc lập kế hoạch kiểm toán, thiết kế chương trình kiểm toán.
- Sự phù hợp về mục tiêu kiểm toán giữa kế hoạch kiểm toán chi tiết và Kế hoạch kiểm toán tổng quát.
- Sự phù hợp giữa nội dung, đối tượng, phạm vi kiểm toán với phương pháp kiểm toán xác định trong Kế hoạch kiểm toán.
- Sự phù hợp giữa mục tiêu, nội dung, phạm vi và đối tượng kiểm toán với việc bố trí thời gian, các nguồn nhân, vật lực trong Kế hoạch kiểm toán.
+ Nội dung và trình tự thực hiện công tác KSCLKT giai đoạn chuẩn bị kiểm toán
Chất lượng của cuộc kiểm toán được quyết định bởi ba khâu, đó là: - Khâu khảo sát, thu thập thông tin ở tại các đơn vị cần được kiểm toán - Khâu lập kế hoạch kiểm toán do Trưởng đoàn kiểm toán thực hiện - Khâu lập kế hoạch kiểm toán chi tiết cho các tổ trưởng tổ kiểm toán thực hiện
kiểm soát chất lượng kiểm toán ba khâu này được thực hiện thông qua các cấp soát xét sau:
Ø Kiểm soát của Ban kiểm soát
Phân công nhiệm vụ cho các phòng nghiệp vụ khảo sát, lập kế hoạch của các cuộc kiểm toán. Trong khi đó, khi nhận được nhiệm vụ thì trưởng phòng nghiệp vụ thành lập Tổ khảo sát ( gồm những kiểm toán viên có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn phù hợp với công việc được giao), trực tiếp chỉ đạo thực hiện việc khảo sát thu thập thông tin về đơn vị được kiểm toán,
đánh giá thông tin thu thập được để lập kế hoạch kiểm toán.
Công việc cụ thể của tổ khảo sát về việc thu thập thông tin khách hàng
được thể hiện như sau:
+ Đối với khách hàng mới
Công việc cần làm: Khảo sát, thu thập thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ, thu thập thông tin về tình hình tài chính, hệ thống thông tin kế toán của khách hàng. Phương pháp mà các kiểm toán viên áp dụng là trao đổi, phỏng vấn, quan sát, thu thập, nghiên cứu tài liệu văn bản về điều lệ, quy chế
hoạt động, thu thập thông tin qua báo, đài, internet… + Đối với khách hàng cũ
Công việc cần làm: Đến công ty cần được kiểm toán quan sát, trao đổi và phỏng vấn, nghiên cứu lại các quy chế hoạt động và đánh giá lại hệ thống kiểm soát nội bộ, nguyên nhân chính là để đề phòng việc khách hàng cũ thay
đổi về loại hình kinh doanh, vốn điều lệ, cơ cấu nhân sự, thay đổi cơ chế hoạt
động..
Sau đó Tổ trưởng tổ khảo sát được phân công làm nhiệm vụ trên sẽ