a. Mục tiêu của kiểm soát chất lượng ở giai đoạn thực hiện kiểm toán
Trong giai đoạn này, các bước hướng dẫn, kiểm tra, giám sát của trưởng nhóm đối với các trợ lý KTV hay của các trợ lý KTV cấp trên đối với cấp thấp hơn đều mang mục đích nhằm xác định:
+ Công việc có được thực hiện theo kế hoạch, chương trình kiểm toán hay không
+ Công việc được thực hiện và kết quả thu được đã lưu giữ đầy đủ vào hồ sơ kiểm toán hay không
+ Tất cả những vấn đề quan trọng đã được giải quyết hoặc đã được phản ánhtrong kết luận kiểm toán chưa.
+ Những mục tiêu của thủ tục kiểm toán đã đạt được hay chưa.
+ Các kết luận đưa ra trong quá trình kiểm toán có nhất quán với kết quả củacông việc đã được thực hiện và có hỗ trợ cho ý kiến kiểm toán hay không.
b. Nội dung công tác kiểm soát chất lượng trong giai đoạn thực hiện kiểm toán
Giai đoạn này nhằm thu thập bằng chứng đầy đủ và thực hiện triển khai các công việc kiểm toán theo chương trình kiểm toán nhằm cho ra ý kiến nhận xét, sửa đổi, bổ sung, góp ý kiến cho đơn vị.
Kiểm soát chất lượng trong giai đoạn này do trưởng đoàn phụ trách cuộc kiểm toán đảm nhiệm. Nội dung kiểm soát chất lượng ở giai đoạn này:
Trong quá trình làm việc, với sự phân công công việc đã được xác lập, trưởng đoàn là người hướng dẫn, chỉ đạo, giám sát chung để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đều theo đúng mục tiêu trong kế hoạch. Nếu xét thấy công việc của một người nào đó sai lệch, hoặc có vướng mắc, trưởng đoàn có trách nhiệm chỉ đạo kịp thời và chịu trách nhiệm với toàn bộ công việc của các trợ
lý KTV. Trong nhóm kiểm toán, các KTV nhiều kinh nghiệm hơn có trách nhiệm hướng dẫn các trợ lý kiểm toán cấp thấp hơn trong công việc được giao. Thông qua việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị mà trưởng nhóm sẽ hướng dẫn trợ lý kiểm toán viên thực hiện những mục tiêu ưu tiên, những đặc điểm, tính chất hoạt động sản xuất, kinh doanh và những vẫn đề
cần lưu ý khi xem xét một tài khoản nào đó của khách hàng. Điều này sẽ làm tăng tính hiệu quả của cuộc kiểm toán. Trợ lý kiểm toán viên sẽ ít áp lực hơn trong việc kiểm tra chứng từ để đảm bảo tất cả các mục tiêu mà có thể tập trung giải quyết những mục tiêu quan trọng. Trưởng nhóm mỗi nhóm kiểm
toán sau khi phân công công tác còn phải thực hiện giám sát chặt chẽ để xác
định xem: KTV và trợ lý KTV có đầy đủ kỹ năng và năng lực chuyên môn cần thiết để thực hiện công việc được giao hay không những trợ lý có hiểu rõ quy định theo chuẩn mực cũng như có thường xuyên duy trì, cập nhật, và nâng cao kiến thức không trợ lý có hiểu và làm theo đúng yêu cầu của người hướng dẫn không, có thực hiện được theo đúng kế hoạch kiểm toán tổng thể
và chương trình kiểm toán không.
Người được giao giám sát chất lượng cuộc kiểm toán phải thực hiện các trách nhiệm sau: Nếu phát hiện KTV, trợ lý KTV vi phạm đạo đức nghề
nghiệp kiểm toán hay có biểu hiện cấu kết với khách hàng làm sai lệch báo cáo tài chính thì người giám sát phải có báo cho người có thẩm quyền xử lý. Nếu xét thấy kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán không đáp ứng được kỹ năng và năng lực chuyên môn cần thiết để thực hiện cuộc kiểm toán, thì phải đề nghị
người có thẩm quyền thay kiểm toán viên hay trợ lý kiểm toán để đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán. Ngoài ra, công ty kiểm toán phải thường xuyên theo dõi tính đầy đủ và tính hiệu quả trong quá trình thực hiện các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán của công ty.
Trong giai đoạn này, trưởng đoàn luôn thực hiện nguyên tắc kiểm soát chất lượng sát sao, để nhằm cho công việc được thực hiện hoàn chỉnh, đúng phương pháp, giải đáp, hướng dẫn kịp thời, đảm bảo tiến độ công việc. Khi có thắc mắc, trở ngại không giải quyết được thì trưởng đoàn là người chịu trách nhiệm họp thảo luận lấy ý kiến với nhóm kiểm toán, liên lạc với phòng tư vấn hoặc ban soát xét để được tư vấn. Nếu cần thiết, sẽ điều động người có chuyên môn hơn đến giải quyết hoặc có thể tham khảo ý kiến chuyên gia ngoài công ty. Đối với những hợp đồng kiểm toán cho tổng công ty có nhiều
đơn vị trực thuộc ở các tỉnh, thành cách xa nhau khiến cho một đoàn kiểm toán không thể thực hiện hết được. Mỗi đoàn kiểm toán trong khi tiến hành
kiểm toán cần phải thường xuyên liên lạc với một người trực tiếp điều hành cả cuộc kiểm toán để tiện phân công công việc đồng thời phối hơp hoạt động giữa các nhóm để công việc đảm bảo diễn ra liên tục, hiệu quả. Trưởng đoàn mỗi nhóm trực tiếp chịu trách nhiệm kiểm soát nhóm kiểm toán của mình
đồng thời chịu sự kiểm soát của cấp cao hơn. Kết quả kiểm toán của từng nhóm sẽ được tập hợp về người trực tiếp điều hành cả cuộc kiểm toán, tổng hợp, rà soát trước khi ra báo cáo. Chú ý rằng trước khi thực hiện kiểm toán bất cứ đơn vị nào, thì chương trình kiểm toán luôn được in ra, có thể theo dạng rút gọn để các kiểm toán viên đánh dấu √ cho những công việc đã thực hiện cũng như tham chiếu trên giấy làm việc. Tất cả các tài liệu cần thiết, giấy tờ làm việc hay các bằng chứng thu thập được đều được lưu giữ cẩn thận trong hồ sơ kiểm toán theo một trình tự logic quy định trước để thuận tiện việc theo dõi không chỉ trong cuộc kiểm toán hiện tại mà bất kỳ cuộc kiểm toán nào sau này đều phải có hồ sơ làm việc cũ để đối chiếu, làm cơ sở cho các nhận định về các sự kiện trước. Trưởng đoàn phân công một người trong nhóm chịu trách nhiệm đóng, lưu giữ hồ sơ và người này chịu trách nhiệm về
các thủ tục quy định lưu giữ hồ sơ như đánh số chỉ mục để tiện tham chiếu, kiểm tra sự trình bày trên giấy làm việc có thể hiện đầy đủ những phương pháp đã ghi trên mẫu giấy làm việc in sẵn. Hồ sơ kiểm toán đóng một vai trò rất quan trọng trong việc kiểm tra và đánh giá chất lượng kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán Theo Chuẩn mực kiểm toán số 230 “Hồ sơ kiểm toán” thì: “Hồ sơ kiểm toán: Là các tài liệu do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ. Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được thể hiện trên giấy, trên phim, ảnh, trên phương tiện tin học hay bất kỳ phương tiện lưu trữ
nào khác theo quy định của pháp luật hiện hành.
Hồ sơ kiểm toán được lập và lưu trữ thành hai bộ: Hồ sơ kiểm toán chung: Là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin chung về khách hàng liên
quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của một khách hàng. Hồ sơ kiểm toán năm: Là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin về khách hàng chỉ liên quan tới cuộc kiểm toán một năm tài chính. Hồ sơ
kiểm toán là công cụ hữu ích cho công tác KSCL kiểm toán, bởi vì: Hồ sơ
kiểm toán giúp cho viêc kiểm tra và soát xét công việc từ thấp đến cao: Trưởng nhóm (KTV chính) là người kiểm tra và yêu cầu các trợ lý KTV giải trình các nội dung ghi nhận trên giấy tờ làm việc của mình. Sau Ban soát xét tiếp tục kiểm soát dựa trên hồ sơ kiểm toán đã có sự kiểm tra của trưởng nhóm kiểm toán. Sau mỗi lần kiểm tra, người kiểm tra sẽ ký tên vào từng giấy tờ làm việc để xác nhận và chịu trách nhiệm về việc kiểm tra của mình. Đây là cơ sở để giám đốc hoặc người có thẩm quyền xác nhận chung về chất lượng của hồ sơ kiểm toán này. Hồ sơ kiểm toán lưu giữ đầy đủ thông tin cần thiết về khách hàng cũng như ghi nhận toàn bộ các bước công việc, quá trình thực hiện công việc của cả KTV chínhvà trợ lý KTV. Thông qua hồ sơ kiểm toán, KTV chính giám sát công việc của các trợ lý và điều hành phối hợp làm việc, qua đó đánh giá khả năng của các trợ lý KTV, kịp thời hướng dẫn hay thay
đổi sự phân công phân việc cho hợp lý. Hồ sơ kiểm toán được một người chịu trách nhiệm về lưu giữ, đóng hồ sơ theo đúng quy định của công ty kiểm toán giúp cho việc tìm kiếm, kiểm soát dễ dàng hơn. Ngoài ra, để trợ giúp cho hồ sơ kiểm toán được thực hiện tốt hơn, khoa học và logic hơn thì trong vấn
đề kiểm soát chất lượng hồ sơ, không thể không nhắc đến một thủ tục nhằm tham chiếu và lưu hồ sơ dễ theo dõi hơn, đó là các chỉ mục giấy làm việc và các ký hiệu sử dụng thống nhất trong giấy làm việc. Chỉ mục giấy làm việc:
được đánh dấu tiêu đề mỗi trang giấy làm việc theo quy định tại chương trình kiểm toán mẫu do VACPA ban hành để sắp xếp hồ sơ kiểm toán được logic. Các ký hiệu sử dụng thống nhất trong giấy làm việc là một quy định cụ thể về
của công ty, quy định về ký hiệu sử dụng trong chương trình kiểm toán mẫu. Sử dụng chỉ mục giấy làm việc và các ký hiệu thống nhất này làm cho công việc kiểm toán có hiệu quả hơn, công việc kiểm soát cũng thuận tiện hơn.