- Nhận xét khác:
4.2 KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ GIÁ VỐN HÀNG BÁN
a) Chứng từ, sổ sách và tài khoản kế toán bán hàng và giá vốn hàng bán
Chứng từ sử dụng:
Đối với doanh thu và cung cấp dịch vụ sử dụng chứng từ: - Hóa đơn GTGT
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi đi bán đại lý.
- Các chứng từ khác có liên quan như: bảng kê bán lẻ, phiếu thu, giấy báo có....
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, văn bản đề nghị trả hàng, chứng từ chấp thuận giảm giá.
Đối với giá vốn hàng bán sử dụng chứng từ:
- Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, bảng kê dự phòng giảm giá hàng tồn kho, quyết định xử lý hàng thiếu hụt.
Sổ sách ghi sổ
- Sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 511, TK 521 (nếu có), TK 531 (nếu có), TK 532 (nếu có).
- Sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 632.
Tài khoản sử dụng
Để theo dõi và phản ánh doanh thu phát sinh trong kỳ, kế toán sử dụng những tài khoản liên quan như sau:
- TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” - TK 131 “ Phải thu khách hàng”
35 - TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng” - TK 3331 “ Thuế GTGT phải nộp” - TK 521 “Chiết khấu thương mại” - TK 531 “ Hàng bán bị trả lại” - TK 532 “ Giảm giá hàng bán”
Đối với giá vốn hàng bán kế toán sử dụng các tài khoản. - TK 632 “ Giá vốn hàng bán”
- TK 156 “ Hàng hóa”
- TK 157 “ Hàng gửi đi bán” - TK 331 “ Phải trả người bán” - ...
b) Luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng và giá vốn hàng bán
Kế toán bán hàng
Khi nhận được đơn đặt hàng (đề nghị mua hàng) kế toán bán hàng xuất hóa đơn GTGT 3 liên (trong đó 1 liên lưu, liên 2 giao khách hàng, liên 3 gửi kế toán hàng hóa), đồng thời cùng lập phiếu xuất thành 2 liên (1 liên lưu lại bộ phận, 1 liên gửi bộ phận kho), bộ phận kho sau nhận phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT sau đó chuyển cho nhân viên giao hàng. Nhân viên giao hàng dựa vào phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT đưa cho khách hàng ký nhận ngày hẹn thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán ngay và giao cho khách hàng liên đỏ hóa đơn bán hàng cùng với hàng hóa. Nhân viên giao hàng lưu phiếu xuất kho và chuyển liên vàng hóa đơn bán hàng cho thủ quỹ. Thủ quỹ sau khi nhận được hóa đơn bán hàng căn cứ vào chữ ký chấp nhận thanh toán để xuất phiếu thu, đối với hóa đơn hẹn ngày thanh toán thì nếu khách hàng trả qua ngân hàng thì chờ lệnh chuyển có của ngân hàng sau đó mới ghi hạch toán đã thu vào sổ kế toán, còn nếu khách hàng trả bằng tiền mặt thì vào ngày hẹn trả tiền thủ quỹ sẽ xuất phiếu thu dựa trên số tiền thực thu.
Lưu đồ luân chuyển chứng từ bán hàng và giá vốn hàng bán (phụ lục 20)
Kế toán giá vốn hàng bán
Khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán bán hàng tiến hành tính giá vốn theo phương pháp bình quân gia quyền tại thời điểm xuất và lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho sẽ chuyển cho thủ kho làm căn cứ xuất hàng. Kế toán bán hàng sẽ lưu chứng từ chuyển cho kế toán tổng hợp.
c) Các nghiệp vụ phát sinh kế toán bán hàng và giá vốn hàng bán
Một số nghiệp vụ phát sinh trong tháng 2 năm 2014 của Công ty TNHH Bách Tiệp.
36
Nghiệp vụ 1:
Theo hóa đơn số 0000254 (đính kèm phụ lục 01), ngày 07/02/2014 công ty bán cho công ty TNHH Nhân Kiến Văn 03 máy lạnh Hitachi X14AA trị giá 18.000.000 đồng/máy, thuế suất thuế GTGT 10%. Công ty đã xuất hàng giao theo phiếu xuất kho số 01 (đính kèm phụ lục 02). Chưa thanh toán
Nghiệp vụ 2:
Theo hóa đơn số 0000255 (đính kèm phụ lục 03) ngày 12/02/2014, công ty bán cho công ty TNHH Một thành viên My 04 máy tính xách tay Lenovo S400, trị giá 7.500.000 đồng/cái, thuế suất thuế GTGT 10%. Công ty xuất trong ngày theo phiếu xuất số 03 (đính kèm phụ lục số 04) và chưa thanh toán.
Nghiệp vụ 3:
Theo hóa đơn số 0000256 (đính kèm phụ lục 05), ngày 18/02/2014. Công bán cho công ty TNHH Hóa chất Thành Long 01 máy tính xách tay Asus X550LC, trị giá 12.749.000 đồng (bao gồm thuế GTGT 10%), xuất theo phiếu xuất số 06 (đính kèm phụ lục số 06). Công ty Thành Long thanh toán bằng tiền mặt theo phiếu thu số 03 (đính kèm phụ lục số 07).
Nghiệp vụ 4:
Theo hóa đơn số 0000258 (đính kèm phụ lục 08), ngày 24/02/2014. Công ty bán cho Công ty TNHH Một thành viên My 05 máy tính bàn Dell 3427 giá 4.500.000 đồng/cái, thuế GTGT 10%, theo phiếu xuất kho số 10 (kèm phụ lục 09). Công ty chưa thanh toán tiền hàng.
Nghiệp vụ 5:
Theo hóa đơn số 0000259 (đính kèm phụ lục 10), ngày 25/02/2014 Công ty bán cho Công ty TNHH Một thành viên My 05 máy lạnh Hitachi X14 giá 18.000.000 đồng/cái, thuế GTGT 10%, theo phiếu xuất kho số 11 (kèm phụ lục 11). Công ty chưa thanh toán tiền hàng.
Nghiệp vụ 6:
Theo hóa đơn số 263 (đính kèm phụ lục 22), ngày 28/02/2014 Công ty bán hàng cho Công ty TNHH Nhân Kiến Văn 05 máy lạnh Hitachi X18CX giá 17.510.000 đồng/cái, thuế GTGT 10%, chiết khấu 2.550.000 đồng trên hóa đơn.
Với cách hạch toán như trên, tổng doanh thu phát sinh trong tháng là 447.358.636 đồng.
Giá vốn háng bán
Căn cứ các phiếu xuất kho và bảng Báo Cáo NXT tổng hợp tháng 02 năm 2014 (đính kèm phụ lục 12), kế toán ghi:
37
Kế toán bán hàng
Do công ty sử dụng phần mềm kế toán nên việc thực hiện các nghiệp phát sinh khi bán hàng sẽ dễ dàng hơn. Sau đây là bảng tổng doanh thu của các nghiệp phát sinh ở mục c: Bảng 4.2 Tổng hợp doanh thu bán hàng ở tháng 2/2014 Nghiệp vụ Số hóa đơn Số lượng Đơn giá (tr/đ) Thành tiền (tr/đ) VAT (10%) (tr/đ) 1 254 03 18 54 5,4 2 255 04 7,5 30 3 3 256 01 11,59 11,59 1,159 4 258 05 4,5 22,5 2,25 5 259 05 18 90 9 6 263 05 17,51 85 8,5 … … … … … … Tổng 447,359 47,736 Giải thích:
(1) Khi nhận hóa đơn bán hàng GTGT kế toán viên tiến hành định khoản vào phần mềm kế toán trên máy tính theo số chứng từ và ngày phát sinh. Lưu lại chứng từ
(2) Phần mềm máy tính tự động cập nhật số liệu vào các sổ có liên quan: sổ nhật ký chung, sổ chi tiết 511 (phụ lục 28), và các sổ tài khoản có liên quan.
Sổ chi tiết bán hàng được in ra khi cần thiết, sổ thể hiện ngày ghi sổ, số hóa đơn, ngày phát sinh, diễn giải các tài khoản đối ứng và số phát sinh theo từng nhóm hàng mà công ty đã qui định.
Giá vốn hàn bán
Đối với giá vốn hàng bán, khi mỗi lần xuất kho kế toán chỉ nhập vào phần mềm máy tính số lượng xuất kho và cuối tháng phần mềm tự cập nhật giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
Bảng 4.3 Tổng hợp giá vốn hàng bán tháng 2/2014 Nghiệp vụ Số hóa đơn Số lượng Đơn giá xuất
(tr/đ) Thành tiền (tr/đ) 1 254 03 17,45 52,35 2 255 04 6,023 6,023 3 256 01 10,818 10,818 4 258 05 3,068 15,34
38 5 259 05 17,45 87,25 6 263 05 14,517 72,585 … …. …. … … Tổng 363,233 Giải thích:
Khi nhận hóa đơn bán hàng số 254 thì kế toán tiến hành vào phần mềm kế toán ghi nhận số lượng xuất. Lưu lại hóa đơn.
e) Thực hiện kế toán tổng hợp kế toán bán hàng và giá vốn hàng bán
Với các nghiệp vụ trên do công ty sử dụng phần mềm kế toán nên khi thực hiện kế toán chi tiết cũng là thực hiện kế toán tổng hợp, chỉ cần vào phần mềm in xuất sổ cái các tài khoản 511, 111, 113, 632… các sổ có liên quan.
Nhận xét:
Kế toán doanh thu: Khi phát sinh các khoản doanh thu kế toán lập và xuất hóa đơn bán hàng và ghi nhận doanh thu theo điều kiện ghi nhận doanh thu và nguyên tắc thận trọng, kế toán kiểm tra chứng từ hợp lý, hợp lệ kế toán mới tiến hành định khoản vào phần mềm kế, sau đó mới tiền hành ghi vào phần mềm kế toán máy. Tuy nhiên bộ phận kế toán kiêm lập các hóa đơn cũng như các chứng liên quan khác, dễ xảy ra gian lận và sai sót.
Kế toán giá vốn hàng bán: Kế toán thực hiện tính giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân gia quyền cố định, nên mỗi lần xuất hàng công ty không ghi nhận giá vốn, kế toán máy sẽ tính giá tạm tính xuất kho của từng mặt hàng tại thời điểm xuất, đến khi cuối kỳ kế toán chỉ cần lấy tổng số tiền xuất từ bảng Nhập – Xuất – Tồn kết chuyển vào tài khoản giá vốn hàng bán, sau đó kết chuyển sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Điều này giúp công ty đơn giản được công tác kế toán cho mỗi lần xuất. Tuy nhiên, không đáp ứng được yêu cầu kịp thời của kế toán. Ngoài ra, cũng do kế toán ghi nhận giá vốn vào cuối kỳ nên không đảm bảo được nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí.