- Nhận xét khác:
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn: Phòng kế toán Công ty
Hình 3.2: Sơ đồ Tổ chức bộ máy kế toán Công ty TNHH Bách Tiệp
Kế toán trưởng
Kế toán trưởng do Giám Đốc quyết định, bổ nhiệm, bãi nhiệm và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về việc thực hiện trách nhiệm được giao. Kế toán trưởng có nhiệm vụ và quyền hạn:
- Chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ công việc hàng ngày thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán.
- Tổ chức triển khai các công việc của phòng kế toán theo kế hoạch đã được Giám Đốc phê duyệt, tổng hợp tình hình và kết quả hoạt động của phòng
Kế Toán Trưởng (Tổng hợp) Kế Toán Công Nợ, Chi Phí Kế Toán Tiền Mặt Kế Toán TGNH Thủ Quỹ
24
trong từng tháng, từng quý, từng năm để đối chiếu với nhiệm vụ kế hoạch được giao để báo cáo Giám Đốc công ty.
- Trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra nhân viên trong phòng, triển khai công việc đã được phân công cụ thể cho từng người.
- Chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý toàn bộ tài sản, hồ sơ tài liệu thuộc phòng kế toán (trên cơ sở đó phân công người chịu trách nhiệm cụ thể từng phần việc).
- Có ý kiến đề xuất cho Giám Đốc về việc thay đổi bổ sung nhân sự bộ phận kế toán cho phù hợp với khối lượng và yêu cầu của phòng kế toán trong từng thời điểm hợp lý để Giám Đốc quyết định.
Kế toán tổng hợp
- Kiểm tra việc ghi chép sổ sách, hạch toán các nghiệp vụ theo đúng chế độ quy định.
- Kiểm tra các số liệu và lập chứng từ kết chuyển chi phí, giá vốn, doanh thu.
- Lập báo cáo quyết toán tháng, quý, năm cho công ty.
- Thực hiện và hạch toán các nghiệp vụ về TSCĐ, phân bổ lao động trong kỳ.
- Theo dõi chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Lập các chứng từ, hạch toán các nghiệp vụ về trích lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, Chi phí trả trước, phân bổ chi phí trả trước.
- Lưu hồ sơ quyết toán, hồ sơ của trưởng phòng kế toán. - In báo cáo chi tiết cho các bộ phận kế toán khi có yêu cầu.
Kế toán tiền mặt
- Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thanh toán và thực hiện chính xác, kịp thời các nghiệp vụ bằng tiền mặt thanh toán cho khách hàng và nội bộ của công ty.
- Đối chiếu với kế hoạch thu cho từng đợt được Giám Đốc phê duyệt để thực hiện các nghiệp vụ thanh toán trên cơ sở kiểm tra các hồ sơ chứng từ được thanh toán, được phê duyệt hợp lệ.
- Hoạch toán đầy đủ chính xác và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh theo đúng như quy định.
- Lập báo cáo quỹ hàng ngày và tham gia các công tác kiểm quỹ theo quy định khi có yêu cầu.
- Theo dõi và thực hiện báo cáo tình hình công nợ nội bộ và thanh toán tạm ứng nội bộ.
25
- Kiểm tra tính hợp lệ các hồ sơ thanh toán và thực hiện chính xác, lập kịp thời các nghiệp vụ về thanh toán qua ngân hàng, thanh toán tiền hàng, thuế và các khoản trích nộp khác.
- Liên hệ với ngân hàng để giao nhận các chứng từ của ngân hàng (giấy báo nợ, giấy báo có) kịp thời.
- Hạch toán đầy đủ, chính xác và kịp thời các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền gửi, tiền vay, thanh toán qua ngân hàng đúng theo quy định hiện hành.
- Kiểm tra thường xuyên số dư tiền gửi và tài khoản tiền mặt, kiểm tra chi tiết mỗi loại tiền.
- Đối chiếu và báo cáo cho kế toán trưởng hàng ngày các khoản tiền gửi ngân hàng, chi tiết từng nguồn tiền tồn, khoản thu, sổ phụ của các ngân hàng.
- Cung cấp kịp thời các chứng từ kế toán, các khoản phí ngân hàng cho kế toán công nợ để sao giữ và đối chiếu công nợ khách hàng.
Kế toán chi phí, công nợ
- Theo dõi tình hình thanh toán và công nợ từng khách hàng.
- Kết hợp với kế toán thanh toán qua ngân hàng, tiền mặt để theo dõi công nợ khách hàng.
- Hạch toán đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ về công nợ, lập báo cáo công nợ theo đúng quy định.
- Hỗ trợ với kế toán ngân hàng để giải quyết những lệnh chi gấp vào buổi chiều trong ngày.
Thủ quỹ
- Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, ghi chép sổ quỹ, lập phiếu thu, phiếu chi, quản lý cơ sở vật chất, trang phục cho nhân viên.
- Thực hiện chính xác kịp thời và ghi chép phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ thu chi qua ngân quỹ của công ty.
- Giao dịch với các ngân hàng để thực hiện chính xác và đảm bảo trong các nghiệp vụ giao nhận tiền của công ty.
- Kiểm tra cuối ngày, đối chiếu với báo cáo quỹ trong ngày. - Thực hiện kiểm quỹ cuối tháng theo định kỳ.
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán
3.4.2.1 Chế độ kế toán
Niên độ kế toán
Doanh nghiệp áp dụng niên độ kế toán là một năm, bắt đầu từ này 1/1 và kết thúc năm tài chính là ngày 31/12.
26
Hệ thống tài khoản áp dụng
Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài Chính.
Tuyên bố về việc tuân thủ chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán. Các báo cáo tài chính được lập và trình bày theo quy ước giá gốc, phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam và chế độ kế toán Việt Nam.
Mô hình kế toán: tập trung.
Công ty đang sử dụng phầm mềm kế toán: Tri soft
3.4.2.2 Hình thức kế toán
Công ty tổ chức theo hình thức kế toán nhật ký chung.
Nguồn: Phòng kế toán Công ty
Hình 3.3: Sơ đồ Hình thức kế toán nhật ký chung
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày; : Đối chiếu, kiểm tra; : Ghi cuối tháng Trình tự chi sổ kế toán:
- Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ Nhật ký chung. Căn cứ vào số liệu trên Nhật ký chung ghi vào Sổ cái, đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan.
CHỨNG TỪ GỐC
SỔ NHẬT KÝ CHUNG THẺ KT CHI TIẾT
BẢNG TỔNGHỢP
SỔ CÁI TỔNG HỢP
BẢNG CÂN ĐỐI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH SỔ CÁI CHI TIẾT SỔ QUỸ
27
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm tiến hành cộng số liệu trên các sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
- Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp số trên Bảng tổng hợp chi tiết và Sổ chi tiết. Số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo Cáo Tài Chính tại công ty (trên nguyên tắc tổng số phát sinh Nợ và tổng phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh bằng tổng phát sinh Nợ và tổng phát sinh Có trên nhật ký cùng kỳ).
Danh mục chứng từ, sổ sách kế toán tại công ty + Sổ sách kế toán
- Sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng.
- Thẻ kho, sổ tài sản cố định, sổ chi tiết thanh toán
- Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ, sổ chi tiết tiền vay
- Sổ chi tiết bán hàng, sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng
- Sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản
+ Chứng từ sử dụng:
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng kê mua hàng.
- Biên bản kiểm kê hàng hóa, phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền.
- Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng thông thường.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
- Bảng kê mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn.
- Giấy đề nghị thanh toán, giấy thanh toán tiền tạm ứng…
+ Đơn vị tiền tệ
- Doanh nghiệp sử dụng đơn vị tiền tệ là Đồng Việt nam (VNĐ).
3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SXKD
3.5.1 Sơ lược kết quả kinh doanh từ năm 2011- 2013
Trong mọi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp trong một thời gian nhất định đều được đánh giá thông qua nhiều chỉ tiêu. Trong đó lợi nhuận là một trong những chỉ tiêu quan trọng đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh vào cuối kỳ nhất định (tháng, quý, năm). Các doanh nghiệp cũng như các tổ chức kinh tế luôn quan tâm tới vấn đề là thực hiện tốt mục tiêu kế hoạch đề ra đạt được mục đích cuối cùng là lợi nhuận tối ưu với rủi ro là thấp nhất. Đây cũng là mục tiêu chủa Công ty TNHH Bách Tiệp trong suốt quá trình hoạt động. Để có thể thấy rõ tình hình hoạt động của công ty qua các năm như sau:
28
Bảng 3.1: Khái quát doanh thu, chi phí, lợi nhuận của Công ty giai đoạn năm 2011 -2013
ĐVT: 1000 đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 2012/2011 2013/2012
Tuyệt đối % Tuyệt đối % 1.Doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ
2.254.887 2.600.944 3.339.813 346.057 115,35 738.869 128,41
2.Giá vốn hàng bán 1.729.644 1.819.615 2.050.774 89.971 105,20 321.159 112,70 3.Doanh thu hoạt động tài
chính
10.566 2.676 4.153 (7.890) 25,33 1.477 155,19
4. Chi phí bán hàng 189.724 306.424 445.680 116.695 161,61 139.256 145,45 5.Chi phí quản lý doanh
nghiệp
308.327 360.668 366.860 52.341 116,98 6.192 101,72
6.Thu nhập khác 325 7.000 - 6.675 2.153,85 (7.000) 0
7.Chi phí khác 42.100 11.556 450 (30.544) 27,4 (11.106) 3,89
8.Lợi nhuận sau thuế 26.710 91.834 371.932 65.124 343,82 280,098 405,00
29
Qua bảng khái quát doanh thu, chi phí, lợi nhuận của công ty từ năm 2011 đến 2013 cho thấy các chỉ tiêu trên đều tăng qua các năm. Cụ thể, năm 2011 doanh thu đạt 2.254.887 nghìn đồng đến năm 2012 tăng lên 2.600.944 nghìn đồng tăng 115,35 % so với năm 2011, đến năm 2013 doanh thu tiếp tục tăng mạnh lên đến 3.339.813 nghìn đồng tăng 128,41 % so với năm 2012. Giá vốn hàng bán năm 2011 từ 1.729.644 nghìn đồng tăng lên 1.819.615 nghìn đồng năm 2012 (tăng 105,20% so với năm 2011) và đến năm 2013 tăng lên 2.050.774 nghìn đồng (tăng 112,70% so với năm 2012). Doanh thu tài chính giảm qua các năm, năm 2011 từ 10.566 nghìn đồng giảm xuống còn 2.676 nghìn đồng năm 2012 và năm 2013 đạt 4.153 nghìn đồng, công ty không có hoạt động đầu tư tài chính và gốp vốn liên doanh nên công ty không có các khoản chi phí tài chính. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng tăng nhẹ qua các năm cụ thể chi phí bán hàng năm 2011 là 189.724 nghìn đồng năm 2012 là 306.424 nghìn đồng tăng 161,61% so với năm 2011, tiếp tục tăng 2013 là 445.680 nghìn đồng tăng 145,45%, đối với chi phí quản lý doanh nghiệp vào năm 2012 là 360.668 nghìn đồng tăng 116,98 % so với năm 2011 là 308.327 nghìn đồng và năm 2013 là 366.860 nghìn đồng tăng 101,72% so với năm 2012. Thu nhập khác có sự biến động bất thường tuy nhiên khoản thu nhập khác chiếm tỷ trọng không cao so với doanh thu, nên khoản thu nhập này không ảnh hưởng đến doanh thu của công ty, cụ thể năm 2011 thu nhập khác có 325 nghìn đồng tăng lên 7.000 nghìn đồng năm 2012 nhưng sang năm 2013 thì không có thu nhập khác. Về chi phí khác thì có sự giảm dần qua các năm cụ thể năm 2011 là 42.100 nghìn đồng sang năm 2012 giảm còn 11.556 nghìn đồng giảm còn 27,4% so với năm 2011 và năm 2013 là 450 nghìn đồng giảm 3,89% so với năm 2012, điều này chứng tỏ công ty tiết kiệm các khoản chi phí ngày càng tốt hơn. Từ việc tiết kiệm các khoản chi phí cùng với sự tăng trưởng mạnh của doanh thu dẫn tới lợi nhuận sau thuế tăng đều qua ba năm, năm 2012 đạt 91.834 nghìn đồng ( tăng 343,82%) so với năm 2011 là 26.710 nghìn đồng, tiếp tục tăng năm 2013 đạt 371.932 nghìn đồng lợi nhuận (tăng 405,0 %) so với năm 2012. Nhìn chung qua bảng so sánh kết quả hoạt động kinh doanh của ba năm liên tiếp của công ty cho thấy công ty đang hoạt động kinh doanh rất hiệu quả.
3.5.2 Sơ lược kết quả 6 tháng đầu năm 2014
Qua bảng số liệu trên, nhìn chung sáu tháng đầu năm 2014 doanh thu có sự giảm nhẹ và chi phí tăng dẫn tới lợi nhuận giảm.
30
Bảng 3.2: Khái quát doanh thu, chi phí, lợi nhuận của Công ty 6 tháng đầu năm 2013 và 6 tháng đầu năm 2014
ĐVT :1000 đồng Chỉ tiêu 6 tháng đầu năm 2013 6 tháng đầu năm 2014 2014/2013
Tuyệt đối %
1.Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
1.669.907 1.615.100 (54.807) 96,72
2.Giá vốn hàng bán 1.025.387 1.203.873 178.486 117,41
3.Doanh thu hoạt động tài chính 2.077 1.991 95.86 95,86
4.Chi phí bán hàng 222.840 220.523 (2.317) 98,96
5.Chi phí quản lý doanh nghiệp 183.430 188.582 5.152 102,81
6.Thu nhập khác - - - -
7.Chi phí khác 225 - (225) 0
8.Lợi nhuận sau thuế 185.966 (5.075) (191.041) (2,73)
31
Cụ thể sáu tháng đầu năm 2014 doanh thu bán hàng có sự sụt giảm so với cùng kỳ năm 2013 là từ 1.669.907 nghìn đồng còn 1.615.100 nghìn đồng, tuy nhiên sự sụt doanh thu không đáng kể (giảm 3,28 %), giống như doanh thu bán hàng và doanh thu tài chính sáu tháng đầu năm 2014 cũng giảm nhẹ so với sáu tháng đầu năm 2013 từ 2.077 nghìn đồng còn 1.991 nghìn đồng (giảm 4,14 %). Ngược lại với doanh thu thì chi phí giá vốn hàng bán và chi phí quản lý doanh nghiệp của sáu tháng đầu năm 2014 tăng so với cùng kỳ năm 2013. Giá vốn hàng 6 tháng đầu năm 2014 tăng 1.203.873 nghìn đồng so với cùng kỳ năm 2013 là 1.025.387 nghìn đồng (tăng 117,41 %), chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 188.582 nghìn đồng của sáu tháng đầu năm 2014 so với cùng kỳ năm 2013 là 183.430 nghìn đồng (tăng 102,81%). Do doanh thu giảm cùng với chi phí tăng dẫn tới lợi nhuận sáu tháng đầu năm 2014 giảm mạnh âm 5.075 nghìn đồng so với cùng kỳ năm 2013 là 185.966 nghìn đồng (giảm âm 2,73%). Qua kết quả trên cho thấy đầu năm 2014 tình hình kinh doanh của doanh nghiệp không đạt hiệu quả, do có chiến lược kinh doanh chưa phù hợp với nhu cầu thị trường dẫn tới doanh thu bán hàng giảm và công tác quản lý chi phí không đạt hiệu quả dẫn tới tăng chi phí, làm cho lợi nhuận âm làm cho hiệu quả kinh doanh của công ty không đạt kết quả cao.
3.6THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG PHÁP HOẠT ĐỘNG
3.6.1 Thuận lợi
Hiện nay việc áp dụng khoa học công nghệ vào cuộc sống đang được chú trọng đáng kể. Vì vậy các thiết bị nghành công nghệ thông tin là mối quan tâm hàng đầu giúp cho con người hoàn thành công việc nhanh hơn và tốt hơn mang lại hiệu quả kinh tế cao. Nắm bắt được cơ hội này công ty đã đa dạng hóa các sản phẩm của mình để có một môi trường tiêu thụ đa dạng và phong phú.
Công ty có một vị trí thuận lợi nằm giáp trung tâm thành phố thuận lợi cho việc buôn bán và trao đổi hàng hóa.
Sản phẩm của Công ty được nhà nước công nhận hàng Việt Nam chất lượng cao nên có độ tin cậy lớn cho người tiêu dùng.
3.6.2 Khó khăn
- Công ty mới thành lập nên nên thị trường tiêu thụ còn hạn chế. - Khoa học kỹ thuật phát triển mạnh nên các thiết bị dễ bị lạc hậu - Công ty chỉ buôn bán trong nước chưa tiêu thụ được ra nước ngoài. - Các khoản phải thu khách hàng đang còn chiếm tỷ trọng cao.
- Mặt hàng của Công ty dễ bị hư hỏng nên cần phải được bảo quản một cách nghiêm ngặt.
32
3.6.3 Định hướng phát triển trong tương lai