Ma tr n EFE cho phép tóm t t đánh giá các thông tin kinh t , nhân kh u, đa lý, chính tr , chính ph , lu t pháp, công ngh và c nh tranh.
C ng theo Fred R. David, vi c phát tri n EFE g m n m b c:
B c 1: L p danh m c các y u t có vai trò quy t đnh đ i v i s thành công nh đã nh n di n trong quá trình ki m tra các y u t bên ngoài; bao g m t ng s t 10 đ n 20 y u t bao g m c nh ng v n h i và m i đe d a nh h ng đ n công ty và ngành kinh doanh c a công ty.
B c 2: Phân lo i t m quan tr ng t 0,0 (không quan tr ng) đ n 1,0 (r t quan tr ng) cho m i y u t . S phân lo i này cho th y t m quan tr ng t ng ng c a y u t đó đ i v i s thành công trong ngành kinh doanh c a công ty. Các c h i th ng có m c phân lo i cao h n m i đe d a, tuy v y m i đe d a c ng có th nh n đ c m c phân lo i cao n u nó đ c bi t nghiêm tr ng hay mang tính đe d a. M c phân lo i thích h p có th đ c xác đnh b ng cách so sánh nh ng nhà c nh tranh thành công v i nh ng nhà c nh tranh không thành công ho c b ng cách th o lu n v y u t này và đ t đ c s nh t trí c a nhóm. T ng s các m c phân lo i đ c n đnh cho các nhân t này ph i b ng 1,0.
B c 3: Phân lo i t 1 đ n 4 cho m i y u t quy t đnh s thành công đ cho th y cách th c mà các chi n l c hi n t i c a công ty ph n ng v i y u t này, trong đó 4 là ph n ng t t, 3 là ph n ng trên trung bình, 2 là ph n ng trung bình và 1 là ph n ng ít. Các m c này d a trên hi u qu c a chi n l c công ty. Nh v y s phân lo i này d a trên công ty, trong khi đó m c phân lo i b c 2 d a theo ngành.
B c 4: Nhân t m quan tr ng c a m i bi n s v i lo i c a nó đ xác đnh s
đi m trung bình v t m quan tr ng.
B c 5: C ng t ng s đi m v t m quan tr ng cho m i bi n s đ xác đnh t ng s đi m quan tr ng cho t ch c.
B t k s các c h i ch y u và m i đe d a đ c bao g m trong ma tr n
đánh giá các nhân t bên ngoài, t ng s đi m quan tr ng cao nh t mà m t t ch c có th có là 4,0 và th p nh t là 1,0. T ng s đi m quan tr ng trung bình 2,5. T ng s đi m quan tr ng là 4,0 cho th y r ng t ch c đang ph n ng r t t t v i các c h i và m i đe d a hi n t i trong môi tr ng c a h . T ng s đi m quan tr ng là 1 cho th y nh ng chi n l c mà công ty đ ra không t n d ng đ c các c h i ho c tránh
đ c các đe d a bên ngoài.