7. Phương pháp nghiên cứu
1.4.2. Chức năng của công tác quản lý đội ngũ CVHT trường đại học
Theo tác giả Hoàng Tâm Sơn: “Chức năng quản lý có thể hiểu là một dạng hoạt động QL sinh ra một cách khách quan từ hoạt động của khách thể quản lý” [38, tr.34].
Có thể nói chức năng quản lý là hình thái biểu hiện sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý. Chức năng quản lý nảy sinh và là kết quả của quá trình phân công lao động, là bộ phận tạo thành hoạt động QL tổng thể, được tách riêng, có tính chất chuyên môn hóa.
Quản lý đội ngũ CVHT trường ĐH gồm bốn chức năng chủ yếu là: hoạch định, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra.
1.4.2.1. Chức năng hoạch định
Hoạch định là tổng thể các hoạt động liên quan tới đánh giá, dự đoán, dự báo và huy động các nguồn lực để xây dựng chương trình hành động tương lai cho tổ chức. Hoạch định là chức năng đầu tiên của quá trình QL, là cơ sở để thực hiện các chức năng còn lại. Trong thực tế hoạch định có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả QL và sự phát triển bền vững của nhà trường.
Theo James (2001): “Chức năng hoạch định bao gồm những hoạt động quản lý nhằm xác định mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để đạt tới mục tiêu đó. Kết quả của chức năng hoạch định là một bản kế hoạch, một văn bản xác định những phương hướng hành động mà công ty sẽ thực hiện” [29]. Như vậy, hoạch định chính là phương thức xử lý và giải quyết các vấn đề có kế hoạch cụ thể từ trước.
Hoạch định tốt nguồn lực cố vấn học tập giúp cho nhà trường xác định rõ khoảng cách giữa hiện tại và định hướng tương lai về nhu cầu đội ngũ CVHT; chủ động thấy trước
29
được các khó khăn và tìm các biện pháp nhằm đáp ứng nhu cầu đội ngũ CVHT. Đồng thời, hoạch định đội ngũ CVHT giúp cho nhà trường thấy rõ hơn những hạn chế và cơ hội của đội ngũ này mà nhà trường hiện đang có. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong hoạch định các chiến lược phát triển trong tương lai của nhà trường.
Hoạch định trong QL đội ngũ CVHT trường ĐH là quá trình dự đoán, phân tích nhằm xác định nhu cầu, vạch ra các định hướng, lường trước các biến động về đội ngũ CVHT trong tương lai của nhà trường để từ đó đưa ra các chính sách, các chương trình, mục tiêu hoạt động, đảm bảo cho nhà trường có đủ số lượng CVHT với các phẩm chất kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao. Đó phải là những con người có khả năng hoàn thành nhiệm vụ một cách có hiệu quả, nhằm giúp cho nhà trường đạt mục tiêu chung. Hoạch định gồm có các bước: Dự báo, xác định mục tiêu và xây dựng kế hoạch thực hiện mục tiêu.
a. Dự báo
Dự báo là tiên đoán về những điều có thể xảy ra trong tương lai và khả năng thực hiện nó [44].
Trên cơ sở nhận thức hiện trạng của tổ chức, nhà QL phải dự báo về điều kiện môi trường, các chính sách cơ bản có thể áp dụng, các kế hoạch hiện có của tổ chức và các nguồn lực có thể huy động.
Để dự báo chính xác nguồn lực CVHT trường ĐH, nhà QL cần phải đầu tư thích đáng cho công tác điều tra, khảo sát, nghiên cứu, nắm vững chủ trương đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về phát triển kinh tế, văn hóa, khoa học, GD, phải căn cứ vào những văn bản chỉ đạo, chỉ thị, quyết định của ngành về phát triển đội ngũ trường ĐH, đặc biệt là chiến lược phát triển của nhà trường. Từ thực trạng đội ngũ CVHT, người hiệu trưởng có cái nhìn bao quát, phân tích một cách khoa học về nhu cầu, dự báo về những tiêu chí cần phấn đấu trong công tác quản lý đội ngũ CVHT của nhà trường sao cho phù hợp với tình hình thực tế.
Trong dự báo quản lý đội ngũ CVHT, hiệu trưởng cần chú ý về cơ cấu, số lượng cơ cấu, chất lượng đội ngũ CVHT; yêu cầu về năng lực, chuyên môn, nghiệp vụ đối với chức danh CVHT.
Dự báo quản lý đội ngũ CVHT là một trong những cơ sở cần thiết, quan trọng và có ý nghĩa to lớn trong việc đảm bảo chất lượng đào tạo theo HCTC, đảm bảo thời gian, tiến độ
30
học tập, quản lý đào tạo tại trường ĐH. Bên cạnh đó giúp rút ngắn khoảng cách giữa SV với nhà trường.
b. Xác định mục tiêu
Mục tiêu được hiểu là sự cụ thể hóa của mục đích, hình dung mục đích theo các giai đoạn, cấp độ, phạm vi, mực độ nhất định với kết quả cụ thể [28, tr.53].
Việc xác định mục tiêu trong QL có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của toàn bộ hệ thống quản lý bởi vì nếu xác định mục tiêu sai, mọi hoạt động của hệ thống sẽ trở thành vô nghĩa, thậm chí gây ra những hậu quả nghiêm trọng.
Khi xác định mục tiêu nhà quản lý cần chú ý đến các phương diện như: thứ tự ưu tiên của các mục tiêu, xác định khung thời gian cụ thể cho các mục tiêu, các mục tiêu đưa ra phải đo lường được.
Mục tiêu có thể xem xét ở tầm chiến lược (định hướng) và ở phạm vi tác nghiệp (hoạt động). Khi xác định mục tiêu, các nhà quản lý thường dự kiến về số lượng, chất lượng, cơ cấu, chế độ và thể chế:
- Mục tiêu về số lượng: Là dự kiến số lượng CVHT/SV, tùy vào điều kiện thực tế, quy mô đào tạo, số lượng SV của trường ĐH mà quy định cho phù hợp.
- Mục tiêu về chất lượng: Do cố vấn học tập chủ yếu là giảng viên kiêm nhiệm với yêu cầu có ít nhất 2 năm giảng dạy và trình độ từ thạc sĩ trở lên cho nên chuẩn về chất lượng đội ngũ cố vấn học tập theo quy định về chuẩn đội ngũ giảng viên ĐH, đó là phải đạt chuẩn về trình độ chuyên môn, chuẩn về nghiệp vụ sư phạm và chuẩn về đạo đức đồng thời phải có các phẩm chất của một nhà tư vấn như: khả năng giữ bí mật, biết lắng nghe, chia sẻ, thân thiện, cởi mở, có kiến thức rộng, chuyên môn vững vàng…
- Mục tiêu về cơ cấu: Là dự kiến các thành phần, cấu trúc, đảm bảo cân đối, phù hợp, phong phú, toàn diện. Cơ cấu đội ngũ CVHT được xét trên sự tương thích về giới tính, tuổi đời, chuyên môn, nghiệp vụ.
- Mục tiêu về chế độ và thể chế: Là xem xét các chế độ chính sách nhằm đảm bảo các điều kiện tốt nhất giúp CVHT phát huy năng lực, sở trường, hoàn thành tốt công việc được giao, toàn tâm toàn ý đóng góp cho công việc.
Liên quan mật thiết tới mục tiêu là kết quả đạt được so với mục tiêu đã đề ra. Do đó, mục tiêu là nền tảng cho quá trình hoạch định nhằm xây dựng hệ thống QL và quyết định toàn bộ diễn biến của tiến trình QL. Vì vậy, khi xác định mục tiêu QL đội ngũ CVHT, hiệu trưởng nhà trường cần đáp ứng các yêu cầu: đảm bảo tính liên tục và kế thừa, có tiêu chí rõ
31
ràng, thể hiện được sự mong đợi, kỳ vọng của đội ngũ cố vấn, xác định rõ thời gian thực hiện và có kết quả phù hợp.
c. Xây dựng kế hoạch
Kế hoạch là điều vạch ra với các mục tiêu và cách thức để đạt được mục tiêu trong thời gian nhất định [44].
Để kế hoạch hiệu quả, mang tính khả thi, phù hợp với năng lực của tổ chức và xu hướng vận động khách quan thì quá trình xây dựng kế hoạch phải được đầu tư thỏa đáng về nhân lực, vật lực, tài lực và thời gian, thể hiện tính khách quan, mang tính khả thi cao, đảm bảo tính liên tục, kế thừa.
Trên cơ sở đánh giá đúng thực trạng nhà trường, hiệu trưởng trường ĐH xây dựng kế hoạch cụ thể cho công tác QL đội ngũ CVHT trong đó thể hiện được các nội dung về quy hoạch, tuyển chọn, đào tạo, sử dụng và các điều kiện về nguồn lực khác để đảm bảo công tác QL đội ngũ CVHT đạt đến mục tiêu về số lượng, chất lượng và cơ cấu. Nội dung kế hoạch QL đội ngũ CVHT phải tối ưu hóa các nguồn lực về nhân lực, vật lực và tài lực, lựa chọn các phương án tối ưu để thực hiện tốt kế hoạch đề ra. Kế hoạch phải được thực hiện cụ thể, rõ ràng, phản ánh được hoạt động chung của nhà trường trong từng thời điểm nhất định (từng năm, từng học kỳ, từng tháng) đồng thời thấy được trách nhiệm của từng thành viên trong nhà trường.
1.4.2.2. Chức năng tổ chức
Tổ chức nghĩa là liên hiệp nhiều người lại để thực hiện một công tác nhất định [31]. Chức năng tổ chức là một trong những chức năng quan trọng của quy trình QL. Mục đích của chức năng tổ chức trong QL nguồn nhân lực là nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời số lượng và chất lượng nhân lực, phối hợp các nỗ lực thông qua việc thiết kế một cơ cấu tổ chức hợp lý và các mối quan hệ quyền lực.
Thực hiện tốt chức năng tổ chức sẽ đảm bảo được nề nếp, nhịp nhàng trong phối hợp giữa các bộ phận, đảm bảo tính kỷ luật và phát huy được sở trường của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận trong tổ chức.
Con người là trung tâm của tổ chức vì vậy việc bố trí con người phải phù hợp với công việc. Một tổ chức hiện đại là tổ chức mà mọi người cùng hợp tác vì sự phát triển. Do vậy, quản lý đội ngũ CVHT trường ĐH hướng tới sự bình đẳng, hợp tác, cùng phát triển.
Trong công tác quản lý đội ngũ CVHT trường ĐH, trước hết nhà QL cần xác định và phân loại các hoạt động cần thiết cho việc thực hiện các mục tiêu về đảm bảo số lượng, chất
32
lượng, cơ cấu đội ngũ CVHT, phân nhiệm và phân quyền rõ ràng cho các CVHT cũng như các bộ phận chức năng tránh chồng chéo để họ chủ động và phát huy tốt vai trò trách nhiệm của mình, ràng buộc các bộ phận theo chiều dọc và chiều ngang trong các mối quan hệ về trách nhiệm, quyền hạn và thông tin.
Do vậy, nội dung của chức năng tổ chức quản lý đội ngũ cố vấn học tập trường ĐH bao gồm việc xây dựng và phát triển đội ngũ cố vấn học tập đủ về số lượng, đảm bảo về chất lượng và đồng bộ về cơ cấu, xây dựng các mối quan hệ của CVHT trong tổ chức, phân công và tổ chức lao động cho đội ngũ cố vấn học tập một cách khoa học, hiệu quả.
1.4.2.3. Chức năng chỉ đạo
Chỉ đạo là hướng dẫn làm theo đường hướng, chủ trương nhất định [44].
Chỉ đạo là quá trình tác động và ảnh hưởng của chủ thể quản lý tới những người khác nhằm biến những yêu cầu chung của tổ chức, của nhà trường thành những nhu cầu của mọi cán bộ, viên chức trên cơ sở đó mọi người tích cực tự giác và phát huy hết tiềm năng của bản thân để làm việc.
Chỉ đạo là chức năng thể hiện năng lực của nhà quản lý. Đây là quá trình nhà QL theo dõi giám sát các công việc trong tổ chức để chỉ huy, ra lệnh cho các bộ phận và các hoạt động của tổ chức diễn ra đúng hướng, đúng kế hoạch, phát huy được sức mạnh tập thể nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức.
Nội dung chủ yếu của chức năng chỉ đạo gồm:
- Thực hiện quyền chỉ huy và hướng dẫn triển khai các nhiệm vụ, đảm bảo thiết thực và cụ thể với khả năng và trình độ của từng thành viên trong tổ chức.
- Ra các mệnh lệnh bằng văn bản hay bằng lời dựa trên thẩm quyền đã được quy định trong các văn bản pháp quy.
- Thường xuyên đôn đốc, động viện, theo dõi quá trình thực hiện nhiệm vụ của nhân viên, khi thấy có sự sai lệch thì hướng dẫn điều chỉnh những sai sót, lệch lạc xuất phát trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
- Thúc đẩy các hoạt động phát triển là hết sức cần thiết, trong quá trình chỉ đạo người quản lý tạo điều kiện thuận lợi về cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài chính nhằm giúp nhân viên thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao.
Công tác chỉ đạo quản lý đội ngũ CVHT trường ĐH liên quan đến việc tuyển chọn, phân công, đào tạo, bồi dưỡng và sử dụng đội ngũ CVHT.
33
Trong quản lý đội ngũ CVHT, chức năng chỉ đạo có thể coi là quá trình quyết định, là kỹ năng ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định quản lý của hiệu trưởng đối với đối tượng quản lý. Điều quan trọng là người hiệu trưởng phải thực hiện quyền chỉ huy và hướng dẫn triển khai các nhiệm vụ, bảo đảm thiết thực và cụ thể với khả năng và trình độ của từng thành viên trong tổ chức. Năng lực quản lý của hiệu trưởng có ý nghĩa quyết định đối với việc chuyển hóa kế hoạch thành hiện thực. Người hiệu trưởng phải biết cách tập hợp các thành viên trong nhà trường, trong đó chú trọng đến đội ngũ CVHT, làm sao cho mối quan hệ giữa các bộ phận, cá nhân trong nhà trường liên kết chặt chẽ, thống nhất về ý chí hành động, đồng thời phải biết động viên lực lượng này nỗ lực phấn đấu hoàn thành mục tiêu chung và mục tiêu về quản lý đội ngũ cố vấn học tập.
1.4.2.3. Chức năng kiểm tra
Kiểm tra là đo lường và chấn chỉnh hoạt động các bộ phận cấp dưới để tin chắc rằng các mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục tiêu đó đã đang được hoàn
thành [24].
Kiểm tra là một chức năng cơ bản và quan trọng của quản lý.
Kiểm tra nhằm thực hiện ba chức năng: phát hiện, điều chỉnh và khuyến khích. Thông qua kiểm tra nhà QL muốn nắm được nhịp độ, tiến độ và mức độ thực hiện công việc của các thành viên trong tổ chức. Bên cạnh đó nhà QL còn kiểm soát được chất lượng các công việc được hoàn thành từ đó phát hiện những ưu điểm và hạn chế trong toàn bộ hoạt động của tổ chức và quy trình QL để từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp hướng tới việc thực hiện mục tiêu.
Kiểm tra giúp tổ chức theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường cũng như tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới tổ chức.
Nội dung chủ yếu của chức năng kiểm tra là xác định sửa chữa những sai lệch trong hoạt động của tổ chức so với mục tiêu, kế hoạch và tìm kiếm các cơ hội tiềm năng có thể để khai thác, hoàn thiện, cải tiến, đổi mới không ngừng hệ thống.
Để thực hiện tốt chức năng kiểm tra trong quản lý đội ngũ CVHT trường ĐH, hiệu trưởng cần phải chú trọng, rà soát số lượng CVHT đã đáp ứng đủ nhu cầu về quy mô đào tạo, số lượng SV của trường hay chưa để có biện pháp khắc phục kịp thời. Tăng cường kiểm tra hoạt động cố vấn học tập của đội ngũ cố vấn học tập thông qua khảo sát lấy ý kiến sinh viên, kết quả, tỷ lệ sinh viên ra trường đúng thời hạn,…phát hiện những cố vấn học tập có năng lực, phẩm chất, yêu nghề để tạo điều kiện cho họ phát huy năng lực đồng thời nhắc
34
nhở uốn nắn những cố vấn học tập chưa hoàn thành nhiệm vụ để họ khắc phục những hạn chế, vươn lên trong công tác.
Tóm lại, các chức năng quản lý không tách rời nhau mà đan xen, phối hợp, bổ sung cho nhau tạo nên một sự kết nối từ chu trình này đến chu trình kia theo hướng phát triển thông qua các thông tin quản lý.