Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Hoạt động kiểm soát giúp các nhà quản lý công ty Fujikura Việt Nam kiểm soát các rủi ro mà doanh nghiệp đang hoặc có thể sẽ gặp phải trong tương lai thông qua các hoạt động kiểm soát chủ yếu như:
Xây dựng các định mức xác định về tài chính và các chỉ số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát để điều chỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đề ra.
Tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước để điều chỉnh, bổ sung kịp thời.
Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: Cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính, Kế toán và Thủ kho phải được phân định độc lập rõ ràng.
Doanh nghiệp cũng phải ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền và/ hoặc được uỷ quyên phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó. Xây dựng một văn bản quy định hay quy trình phê duyệt chứng từ giấy và các cấp phê duyệt ở từng bộ phận.
Phân chia trách nhiệm đầy đủ: phân chia quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ đầy đủ, tách biệt giữa các chức năng: xét duyệt, thực hiện, ghi chép và bảo vệ tài sản, để các nhân viên có thể kiểm soát lẫn nhau. Nếu có sai phạm sẽ có thể được phát hiện nhanh chóng, ngăn ngừa tốt các gian lận và sai sót.
Phân bổ nguồn lực, tránh sự kiêm nhiệm chức vụ trong công việc. Hệ thống chứng từ sổ sách:
- Xây dựng lại quy định đánh số thứ tự cho chứng từ, phân biệt rõ ràng số thứ tự giữa phiếu thu và phiếu chi.
- Yêu cầu nhân viên lập và theo dõi bảng danh sách các chứng từ thiếu cần bổ sung, thời hạn phải bổ sung và ghi nhận ngày thực tế nhận được chứng từ đó.
- Ban hành sơ đồ hạch toán chi tiết và sổ tay kế toán hướng dẫn cách hạch toán chi tiết để đảm bảo các nghiệp vụ được ghi sổ một cách thống nhất.
- Quy định cụ thể về quy trình, thời hạn luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận giúp cho các công việc chung được giải quyết nhanh chóng, rõ ràng, hiệu quả.
Phần mềm quản lý:
- Cấp thêm tên người dùng cho bộ phận kế toán đảm bảo mỗi người sử dụng một tên riêng để phân quyền và kiểm soát các chức năng xem, thêm, sữa, xóa ghi lại nhật ký làm việc và các dấu vết của từng nhân viên trong quá trình thao tác.
- Yêu cầu nhân viên phòng hệ thống hay bên bán phần mềm mở rộng phần đánh số thứ tự chứng từ từ 6 lên 7 hay 8. Mở rộng phần diễn giải nội dung nghiệp
vụ, thêm chỉ tiêu diễn giải nghiệp vụ bằng tiếng việt để đáp ứng nhu cầu thông tin cho các cơ quan nhà nước như: cơ quan thuế, cơ quan hải quan, đoàn thanh tra…
- Yêu cầu mở rộng thêm phần kết xuất dữ liệu từ hệ thống, cho phép kết xuất nhiều kỳ, nhiều năm trong một báo cáo.
- Hoàn thiện một số lỗi về nhập liệu và báo cáo trong phần mềm quản lý. Thực hiện giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc bị sử dụng không đúng mục đích.
Có biện pháp ngăn ngừa các nhà quản lý sử dụng kinh phí và tài sản của doanh nghiệp vào các mục đích riêng làm tăng chi phí công ty như: chi phí taxi, chi phí điện thoại, xe công ty,…
Sau đây là các biện pháp phòng chống những rủi ro có thể kiểm soát được: - Về an toàn lao động: công ty phải nghiêm túc thực hiện an toàn lao động, an toàn sản xuất. Khi nhận được thông tin về tai nạn lao động, các nhà quản lý cần ghi nhận, phân tích, tìm hiểu nguyên nhân, đưa ra hướng giải quyết và sau đó phải thông báo tình trạng tai nạn lao động và kết quả làm việc của các nhà quản lý cho toàn thể công nhân trong đơn vị được biết, để các nhân viên có phương pháp phòng vệ, tránh xảy ra tình trạng tai nạn lao động như trên một lần nữa.
- Về an toàn nhà máy, phòng cháy chữa cháy: công ty phải thường xuyên kiểm tra hệ thống phòng cháy chữa cháy, các lối thoát hiểm và các nơi có nguy cơ dễ gây ra cháy nổ để có biện pháp ứng phó kịp thời khi sự cố xảy ra, định kỳ tổ chức các buổi diễn tập phòng cháy chữa cháy.
- Về hệ thống mạng lưới điện: công ty sử dụng hệ thống điện do khu công nghiệp cung cấp nên cũng rất ổn định, tuy nhiên cũng xảy ra trường hợp mất điện đột xuất không có thông báo trước của ban quản lý khu công nghiệp, điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng sản phẩm và tình hình sản xuất, đặc biệt là các chuyền và các bước có sử dụng keo và hóa chất đòi hỏi một sự hoạt động liên tục, việc này cũng ảnh hưởng đến hệ thống máy chủ của công ty do đó doanh nghiệp nên trang bị cho mình hệ thống máy phát điện có thể đáp ứng được nhu cầu cần thiết tối thiểu của doanh nghiệp trong trường hợp mất điện đột xuất này, điều này
giúp đơn vị giảm thiểu rủi ro và hạn chế chi phí phát sinh ở mức thấp nhất có thể chấp nhận được.