4.2.2.1 Kiểm tra hồ sơ, mục đích vay vốn
a) Hồ sơ Pháp lý khách hàng
Đối với hộ gia đình, cá nhân:
- Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (bản photo). - Sổ hộ khẩu (sổ tạm trú hoặc thẻ thƣờng trú)
- Thị thực (đối với khách hàng là ngƣời nƣớc ngoài) bản photo có chứng thực của cấp có thẩm quyền.
- Hợp đồng lao động hoặc giấy phép lao động (đối với khách hàng là ngƣời nƣớc ngoài) bản photo.
- Giấy phép đánh bắt thủy sản, hải sản, đăng kiểm tàu thuyền (đối với hộ đánh bắt thủy hải sản) bản photo.
- Giấy ủy quyền của chủ hộ (trƣờng hợp đƣợc chủ hộ ủy quyền) bản chính.
Đối với hộ gia đình, cá nhân vay thông qua tổ vay vốn:
- Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của từng tổ viên (bản photo). - Sổ hộ khẩu (sổ tạm trú hoặc thẻ thƣờng trú của từng tổ viên) bản photo. - Danh sách lãnh đạo tổ và các thành viên trong tổ có xác nhận của UBND cấp xã hoặc phƣờng cho phép hoạt động (bản chính).
- Biên bản thành lập tổ kiêm quy ƣớc hoạt động của tổ (bản chính).
- Quyết định thành lập tổ của UBND cấp xã hoặc phƣờng cho phép hoạt động (bản chính).
- Hợp đồng làm dịch vụ với Agribank (bản chính).
Đối với hộ, cá nhân có đăng ký kinh doanh:
- Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (bản photo).
- Sổ hộ khẩu (sổ tạm trú hoặc thẻ thƣờng trú của từng tổ viên) bản photo. - Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh cá thể (giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) bản photo.
- Giấy chứng nhận/ chứng chỉ hành nghề (đối với mặt hàng/ ngành nghề pháp luật yêu cầu phải có) bản photo có chứng thực của cấp có thẩm quyền.
- Giấy ủy quyền của chủ hộ (trƣờng hợp đƣợc chủ hộ ủy quyền) bản chính.
59
Đối với khách hàng vay tiêu dùng:
- Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (bản photo).
- Sổ hộ khẩu/sổ tạm trú/thẻ thƣờng trú (áp dụng cho hộ gia đình cá nhân không có xác nhận của cơ quan đơn vị nơi công tác trên Giấy đề nghị vay vốn) bản photo.
- Văn bản thỏa thuận ký giữa Agribank nơi cho vay và cơ quan quản lý trả lƣơng (nếu có). Giấy tờ chứng minh nguồn thu nhập để trả nợ (nếu có) bản chính.
b) Hồ sơ vay vốn
Hồ sơ cho vay dưới 50 triệu đồng, bao gồm:
- Sổ lƣu tờ rời (1 bản do khách hàng lập).
- Biên bản thỏa thuận lãi suất tiền vay (1 bản do khách hàng lập)
- Cam kết thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tài sản (dƣới 10 triệu đồng không cần, 1 bản do khách hàng lập).
- Giấy đề nghị kiêm phƣơng án vay vốn (2 bản do khách hàng lập).
Hồ sơ cho vay từng lần trên 50 triệu đồng, bao gồm:
- Giấy đề nghị vay vốn (2 bản do khách hàng lập).
- Dự án sản xuất, kinh doanh, dịch vụ (1 bản do khách hàng lập). - Hợp đồng thế chấp (1 bản do khách hàng lập).
- Biên bản xác định giá trị tài sản đảm bảo (1 bản do khách hàng lập). - Đơn yêu cầu đăng ký thế chấp QSDĐ, tài sản gắn liền với đất (1 bản do khách hàng lập).
- Hợp đồng tín dụng (2 bản do khách hàng lập).
- Báo cáo thẩm định, tái thẫm định ( 1 bản do Ngân hàng lập).
Hồ sơ cho vay theo hạn mức tín dụng trên 50 triệu đồng, gồm:
- Giấy đề nghị vay vốn (2 bản do khách hàng lập).
- Dự án (phƣơng án) sản xuất-kinh doanh-dịch vụ (1 bản do khách hàng lập).
- Hợp đồng thế chấp QSDĐ (1 bản do khách hàng lập).
- Biên bản xác định giá trị tài sản bảo đảm (1 bản do khách hàng lập). - Đơn yêu cầu đăng ký thế chấp QSDĐ, tài sản gắn liền với đất (1 bản do khách hàng lập).
60
- Giấy nhận nợ (6 bản do khách hàng lập). - Hợp đồng tín dụng (2 bản do khách hàng lập).
- Báo cáo thẩm định, tái thẩm định (1 bản do Ngân hàng lập).
Khi giải ngân, kế toán nhận được hồ sơ vay vốn của khách hàng từ bộ phận tín dụng chuyển đến phải đầy đủ các hồ sơ sau:
- Danh mục hồ sơ vay vốn (khi giải ngân lần đầu).
- Thông báo/quyết định phê duyệt cấp tín dụng (khi giải ngân lần đầu, nếu có).
- Hợp đồng tín dụng/sổ vay vốn (khi giải ngân lần đầu). - Phụ lục hợp đồng tín dụng (nếu có).
- Giấy đề nghị vay vốn. - Báo cáo thẩm định.
- Giấy nhận nợ (đối với khoản vay có nhiều lần nhận nợ).
- Báo cáo đề xuất giải ngân (đối với khoản vay có nhiều lần nhận nợ). - Chứng từ hạch toán (giấy lĩnh tiền vay, ủy nhiệm chi,…).
c) Kiểm tra mục đích vay vốn
- Kiểm tra mục đích vay vốn của phƣơng án đầu tƣ có phù hợp với đăng ký kinh doanh.
- Kiểm tra tính hợp pháp của mục đích vốn vay (đối chiếu nhu cầu vay với doanh mục hàng hóa cấm lƣu thông, dịch vụ thƣơng mại cấm thực hiện theo quy định của Chính phủ).
- Đối với các khoản vay vốn bằng ngoại tệ, kiểm tra mục đích vay vốn đảm bảo phù hợp với quy định quản lý ngoại hối hiện hành.
4.2.2.2 Hạch toán khi giải ngân
Bộ phận kế toán tiếp nhận hồ sơ giải ngân từ bộ phận tín dụng chuyển qua. Kế toán cho vay kiểm tra tính đầy đủ, tính hợp lý về thông trên hồ sơ, nếu đã đúng theo quy định thì tiến hành hạch toán.
Kế toán cho vay tiến hành nhập MAKH trên hệ thống phần mềm IPCAS, nếu là khách hàng cũ và đăng ký hợp đồng mới, nếu là khách hàng mới thì mở MAKH cho khách hàng.
Kế toán cho vay đối chiếu thông tin trên hồ sơ với thông tin do bộ phận tín dụng đã nhập liệu trên IPCAS. Nếu hồ sơ hợp lệ thì tiến hành giải ngân cho
61
khách hàng, tùy theo yêu cầu của khách hàng có thể giải ngân bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản khác theo yều cầu của khách hàng. Lập phiếu chi gồm 2 liên, liên 2 giao cho khách hàng gồm các nội dung: họ tên khách hàng, số tiền, nội dung vay vốn…
Sau khi hạch toán xong, kế toán cho vay chuyển hồ sơ qua kiểm soát viên. Kiểm soát viên kiểm tra lại một lần nữa tính hợp lệ, đầy đủ của chứng từ. Nếu bộ hồ sơ đầy đủ các yếu tố theo quy định thì kiểm soát viên ký duyệt chứng từ và xử lý:
- Nếu khách hàng lĩnh bằng tiền mặt thì kiểm soát vào nhật ký sổ quỹ và chuyển phiếu chi tiền kèm hồ sơ vay vốn (chứng minh thƣ, sổ vay vốn hoặc hợp đồng tín dụng, một liên giấy đề nghị vay vốn) sang thủ quỹ để chi tiền cho khách hàng.
- Nếu chuyển tiền vay vào tài khoản khách hàng khác thì kế toán viên kiểm soát hồ sơ và ký duyệt. Một liên ủy nhiệm chi đƣợc chuyển qua bộ phận chuyển tiền điện tử để chuyển tiền đi. Sau đó kế toán cho vay lƣu trữ toàn bộ hồ sơ vay vốn và một liên ủy nhiệm chi tại quầy giao dịch để theo dõi thu nợ của khách hàng. Sổ vay vốn trả lại cho khách hàng.
Đối với khách hàng vay vốn có cầm cố tài sản thế chấp thì có thêm phiếu nhập kho tài sản thế chấp, cầm cố đó. Quy trình giải ngân đƣợc thể hiện cụ thể qua hình (4.8) sau:
62
(Nguồn: Phòng Kế toán-Ngân quỹ NHNo&PTNT huyện Thanh Bình)
Hình 4.2 Lƣu chuyển chứng từ trong giai đoạn giải ngân
Chứng từ GD Phiếu chi
Bộ phận Ngân quỹ
Kết thúc
Giao dịch viên Kiểm soát viên
Bắt đầu
Khách hàng
Hồ sơ giải ngân
Xử lý GD giải ngân trên IPCAS
Tiếp nhận yêu cầu kiểm soát, duyệt hồ sơ trên
IPCAS
Hạch toán giải ngân trên IPCAS Hồ sơ giải ngân đã
kiểm tra
Hồ sơ giải ngân đã duyệt
Hồ sơ giải ngân đã duyệt A A Nếu đủ điều kiện Hồ sơ giải ngân đã duyệt
63
a) Hình thức cho vay từng lần:
a1) Nội dung nghiệp vụ và chứng từ sử dụng
Nghiệp vụ 1: ngày 27/8/2013, nhận đƣợc hồ sơ vay vốn từ bộ phận tín dụng chuyển sang:
- Sổ lƣu tờ rời (phụ lục 1).
- Giấy đề nghị kiêm phƣơng án vay vốn (phụ lục 2).
Nội dung nhƣ sau: ông Phạm Phƣớc Vĩnh, ở ấp Trung, Tân Thạnh, Thanh Bình, Đồng Tháp, MSKH là 6507 – 009840611, vay số tiền 40.000.000 đồng để phục vụ cho sản xuất nông nghiệp, lãi suất là 13%/năm. Thời hạn vay 3 năm, lãi đƣợc trả 6 tháng/lần, ngày đáo hạn là 27/8/2017. Sau khi đƣợc lãnh đạo duyệt, kế toán cho vay tiến hành kiểm tra, giải ngân bằng tiền mặt.
Chứng từ giao dịch (phụ lục 3). - Kế toán hạch toán:
Nợ TK 2111: 40.000.000 đ Có TK 1011: 40.000.000 đ - Giấy lĩnh tiền vay (phụ lục 4)
- Đồng thời kế toán theo dõi việc thu, chi tiền mặt trên sổ nhật ký quỹ (phụ lục 5).
Nghiệp vụ 2: ngày 15/7/2014, kế toán cho vay nhận đƣợc hồ sơ vay vốn do bộ phận tín dụng chuyển đến bao gồm:
- Hợp đồng tín dụng (phụ lục 6). - Danh mục hồ sơ vay vốn (phụ lục 7). - Hợp đồng thế chấp QSDĐ (phụ lục 8).
- Đơn yêu cầu đăng ký thế chấp QSDĐ, tài sản gắn liền với đất (phụ lục 9).
- Báo cáo thẩm định (phụ lục 10).
- Giấy đề nghị kiêm phƣơng án vay vốn.
Với nội dung ông Phạm Văn Tèo, ở ấp 2, Phú Lợi, Thanh Bình, Đồng Tháp, đến ngân hàng vay số tiền là 150.000.000 đồng, mục đích sử dụng để mua thuốc tây, lãi suất 1%/tháng, phƣơng thức cho vay từng lần, thời hạn là 9 tháng, trả lãi hàng quý vào ngày 15, ngày trả nợ cuối cùng 15/4/2015. Thế chấp QSDĐ trị giá là 300.000.000 đồng. Kế toán nhận hồ sơ đƣợc duyệt và kiểm tra, do ông Tèo là khách hàng cũ nên có sẳn MSKH, Kế toán tiến hành
64
hạch toán và lập biên nhận giao nhận tài sản bảo đảm (dựa trên chứng từ đơn đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất).
Sau đó, ghi thông tin giải ngân vào phụ lục hợp đồng, theo dõi nợ. Nghiệp vụ phát sinh chứng từ: giấy lĩnh tiền vay (phụ lục 11).
a2) Kế toán tổng hợp
- Nhập tài sản thế chấp: Nợ TK994 : 300.000.000 đ - Hạch toán giải ngân nghiệp vụ 2:
Nợ TK 2111: 150.000.000 đ Có TK 1011: 150.000.000 đ
- Đồng thời phản ánh vào liệt kê giao dịch (phụ lục 12) và báo cáo số dƣ tiền mặt/séc (phụ lục 13).
a3) Kế toán chi tiết
- Hạch toán trên sổ kế toán chi tiết. Căn cứ số tiền trên chứng từ kế toán giải ngân:
Nợ TK 211101: 150.000.000 đ Có TK 101101: 150.000.000 đ
- Sổ kế toán chi tiết từng khách hàng - sổ phụ (phụ lục 14).
b) Hình thức vay theo hạn mức tín dụng
Đối với khách hàng lần đầu tiên vay vốn phải làm đơn xin vay vốn kèm theo kế hoạch vay vốn. Sau khi xét duyệt hồ sơ vay vốn, ngân hàng và khách hàng ký kết hợp đồng tín dụng trong đó xác định rõ hạn mức tín dụng. Sau đó, mỗi lần vay vốn khách hàng không cần làm lại hồ sơ vay vốn, mà chỉ cần mang các chứng từ sau đến ngân hàng: ủy nhiệm chi, séc kèm giấy nhận nợ.
Hồ sơ vay vốn sau khi đƣợc cán bộ tín dụng kiểm tra, thẩm định trình trƣởng phòng tín dụng và giám đốc duyệt sau đó chuyển qua bộ phận kế toán. Kế toán kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, chứng từ và tiến hành giải ngân trong phạm vi hạn mức tín dụng.
b1) Nội dung nghiệp vụ và chứng từ sử dụng
Nghiệp vụ 3: ngày 10/8/2014, ông Trần Văn Bình, ngụ ở ấp 2, An Phong, huyện Thanh Bình, đến ngân hàng nộp đơn xin vay số tiền 90.000.000 đồng, phục vụ sinh hoạt gia đình. Thế chấp tài sản trị giá 500.000.000 đồng, phƣơng thức vay là hạn mức tín dụng với lãi suất vay 1%/tháng, thời hạn vay là 11 tháng, trả lãi 4 tháng/lần vào ngày 10/12/2014 và 10/2/2015, ngày trả nợ cuối cùng là 10/7/2015, trả vốn phân kỳ, lãi giảm dần theo số dƣ nợ. Khách
65
hàng nhận giải ngân đợt 1 là 50.000.000 đồng. Bộ hồ sơ đƣợc trình trƣởng phòng kinh doanh, giám đốc duyệt, sau đó chuyển cho bộ phận kế toán. Kế toán cho vay nhận hồ sơ đã đƣợc lãnh đạo duyệt và kiểm tra, sau đó giải ngân bằng tiền mặt.
Chứng từ hạch toán: giấy nhận nợ (phụ lục 15).
b2) Kế toán tổng hợp
- Nhập tài sản thế chấp: Nợ TK994: 500.000.000 đ - Kế toán giải ngân:
Nợ TK 2111: 90.000.000 đ Có TK 1011: 90.000.000 đ
- Đồng thời phản ánh vào liệt kê giao dịch (phụ lục 16) và báo cáo số dƣ tiền mặt/séc (phụ lục 17).
b3) Kế toán chi tiết
- Hạch toán trên sổ chi tiết: Nợ TK 211101: 90.000.000 đ
Có TK 101101: 90.000.000 đ
- Sổ kế toán chi tiết từng khách hàng - sổ phụ (phụ lục 18).
4.2.2.3 Hạch toán thu lãi, thu nợ
Thu nợ gốc và lãi
Mọi khoản vay đều đƣợc thu đủ và đúng hạn nhƣ thỏa thuận trên hợp đồng, khách hàng có thể trả nợ trƣớc hạn tùy theo khả năng. Khách hàng mang tiền kèm sổ vay vốn hoặc hợp đồng tín dụng đến ngân hàng đề nghị trả nợ.
Căn cứ yều cầu trả nợ của khách hàng, kế toán cho vay lập chứng từ giao dịch thu nợ gốc, lãi. Chứng từ đƣợc chuyển qua kiểm soát viên ký duyệt và chuyển qua bộ phận thủ quỹ để thu tiền. Thủ quỹ thu tiền và trả lại sổ vay vốn hoặc hợp đồng tín dụng cho khách hàng. Kế toán hạch toán số tiền gốc, lãi đã thu vào sổ lƣu tờ rời để theo dõi. Quy trình luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ thu nợ gốc và lãi tại bộ phận Kế toán – Ngân quỹ đƣợc cụ thể qua hình sau:
66
(Nguồn: Phòng Kế toán-Ngân quỹ NHNo&PTNT huyện Thanh Bình)
Hình 4.3 Lƣu chuyển chứng từ trong giai đoạn thu lãi Kiểm soát viên
Tiếp nhận yều cầu thu nợ, kiểm soát, duyệt giao dịch
trên IPCAS
Yêu cầu thu nợ đã duyệt A
Yêu cầu thu nợ đã duyệt
Hạch toán thu nợ trên IPCAS
Kết thúc Bảng kê
thu tiền Chứng từ GD Yêu cầu thu nợ
đã duyệt Bộ phận ngân quỹ Giao dịch viên Bắt đầu Khách hàng
Yêu cầu thu nợ
Xử lý giao dịch thu nợ trên IPCAS
Yêu cầu thu nợ đã kiểm tra
67
(Nguồn: Phòng Kế toán-Ngân quỹ NHNo&PTNT huyện Thanh Bình)
Hình 4.4 Lƣu chuyển chứng từ trong giai đoạn thu nợ gốc Kiểm soát viên
Tiếp nhận yêu cầu, duyệt giao dịch trên IPCAS
Yêu cầu tất toán đã duyệt A Giao dịch viên Bắt đầu Khách hàng
Yêu cầu tất toán khoản vay
Xử lý giao dịch trên IPCAS
Kết thúc Yêu cầu tất toán đã
kiểm tra
Bảng kê
thu tiền Chứng từ giao
dịch Yêu cầu tất
toán đã duyệt
A
Yêu cầu tất toán đã duyệt
Hạch toán giao dịch trên IPCAS
68 Tính lãi
Đối với cho vay từng lần, tính và thu lãi theo món (công thức 2.3)
a) Nội dung nghiệp vụ và chứng từ sử dụng
Xét trƣờng hợp nghiệp vụ 1: ông Phạm Phƣớc Vĩnh, theo thỏa thuận trong hợp đồng thì đến ngày 27/2/2014 là ngày ông Vĩnh đến ngân hàng thanh toán số lãi theo kỳ hạn. Ngân hàng áp dụng phƣơng pháp thực thu, kế toán hạch toán:
Tính lãi cho khách hàng từ ngày 27/8/2013 đến ngày 27/2/2014 (185 ngày) Số tiền lãi = 40.000.000*185*(13%/360)= 2.672.222 đồng Chứng từ giao dịch (phụ lục 19). b) Kế toán tổng hợp Kế toán hạch toán: Nợ TK 1011: 2.672.222 đ Có TK 702: 2.672.222 đ
Đồng thời phản ánh vào liệt kê giao dịch (phụ lục 20) và báo cáo số dƣ tiền mặt/séc (phụ lục 21).
c) Kế toán chi tiết
Nợ TK 101101: 2.672.222 đ Có TK 702001: 2.672.222 đ Sổ kế toán chi tiết-sổ phụ (phụ lục 22).
4.2.2.4 Hạch toán gia hạn nợ và chuyển nợ quá hạn
a) Kế toán gia hạn nợ
Khi nhận đƣợc giấy đề nghị gia hạn nợ, cán bộ tín dụng xem xét cho gia hạn nợ, thông qua trƣởng phòng tín dụng trình lên Giám đốc. Khi đƣợc Giám đốc phê duyệt, giấy gia hạn nợ đƣợc chuyển xuống bộ phận kế toán.
- Đóng dấu khắc sẳn (hoặc ghi chú dòng) “gia hạn lần__kỳ__” ở phần trên cùng mặt trƣớc hợp đồng tín dụng để tiện cho việc theo dõi những HĐTD đã gia hạn nợ.
- Điều chỉnh thời hạn nợ, số tiền gia hạn, ngày tháng năm cho gia hạn trên phụ lục hợp đồng và dữ liệu lƣu trữ trên máy tính theo đúng thông báo gia hạn nợ đƣợc phê duyệt.
69
- Thông báo gia hạn nợ đƣợc phê duyệt phải chuyển cho kế toán cho vay trƣớc ngày đến hạn trả nợ ghi trên HĐTD.
a1) Nội dung nghiệp vụ và chứng từ sử dụng
Khi nhận đƣợc giấy đề nghị gia hạn nợ của khách hàng đã đƣợc phê duyệt của giám đốc, kế toán cho vay hạch toán.
Ghi chú vào hợp đồng tín dụng để theo dõi gia hạn nợ.
Điều chỉnh thời hạn gia hạn nợ, số tiền đƣợc gia hạn, ngày tháng năm