Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động ngân hàng đều phải lập chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán sau khi đƣợc tiếp nhận và xử lý bởi các giao dịch viên sẽ đƣợc chuyển đến các bộ phận có liên quan. Sau đây là quá trình luân chuyển chứng từ liên quan đến hoạt động cho vay tại Ngân hàng.
55
Nguồn:Ngân hàng NNo&PTNT chi nhánh huyện Thnah Bình
Hình 4.1 Lƣu chuyển chứng từ trong kế toán cho vay tại Ngân hàng Nếu KH đủ
điều kiện
Ngân quỹ kiểm tra Hồ sơ vay vốn Giấy ĐBTS đã kiểm tra Hồ sơ vay vốn Giấy ĐBTS đã kiểm tra Phiếu chi Phiếu chi Chứng từ giao dịch đã ký KH Chứng từ giao dịch đã ký Kết thúc Nếu đồng ý cho vay Bộ phận KH – KD Bắt đầu KH
Đơn xin vay vốn
Thẩm định, kiểm tra
Đơn xin vay vốn
Đơn xin vay vốn Hồ sơ vay vốn Giấy ĐBTS Chứng từ giao dịch Xét duyệt hồ sơ, chứng từ Lãnh đạo KHKD Xét duyệt, lập chứng từ giao dịch
Đơn xin vay vốn Hồ sơ vay vốn Giấy ĐBTS Chứng từ giao dịch Duyệt hồ sơ
Đơn xin vay vốn Hồ sơ vay vốn đã ký Giấy ĐBTS đã ký Chứng từ giao dịch đã ký GĐ
Bộ phận Kế toán – Ngân quỹ
Hồ sơ vay vốn đã ký Giấy ĐBTS đã ký Chứng từ giao dịch đã kiểm tra Hồ sơ vay vốn
đã kiểm tra Giấy
ĐBTS đã kiểm tra
Chứng từ giao dịch đã
ký
Kiểm tra, so sánh , đối chiếu
56
Giải thích quy trình:
Khách hàng nộp đơn xin vay vốn. Cán bộ tín dụng đƣợc phân công giao dịch với khách hàng có nhu cầu vay vốn, có trách nhệm hƣớng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn và tiến hành thẩm định khoản vay bao gồm:
- Kiểm tra điều kiện vốn vay.
- Kiểm tra hồ sơ cho vay (hồ sơ pháp lý và hồ sơ vay vốn).
- Đề suất khoản vay (mức tiền cho vay, lãi suất cho vay, thời hạn và phƣơng thức cho vay).
Nếu khách hàng không đủ điều kiện vay thì cán bộ tín dụng ngân hàng sẽ trả lại hồ sơ cho khách hàng. Nếu đủ điều kiện cán bộ tín dụng sẽ lập hồ sơ vay vốn (giấy đề nghị vay vốn, hợp đồng tín dụng/sổ vay vốn, giấy tờ đảm bảo khoản vay) và tiến hành thẩm định. Sau đó, lập báo cáo thẩm định. Cán bộ tín dụng và khách hàng cùng lập giấy đảm bảo tài sản (3 liên), chứng từ giao dịch (2 liên) và ký tất cả các chứng từ mới lập. Sau đó trình cho trƣởng phòng tín dụng hoặc phó phòng tín dụng xem, có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ và báo cáo thẩm định do cán bộ tín dụng lập (trƣởng phòng có thể tiến hành tái thẩm định nếu cần thiết). Bộ phận tín dụng sẽ giữ lại 1 liên của chứng từ giao dịch để cuối ngày trình lên lãnh đạo và lƣu giữ tại cơ quan, sau đó ghi ý kiến vào báo cáo thẩm định hoặc tái thẩm định và trình giám đốc quyết định.
Giám đốc căn cứ vào báo cáo thẩm định , tái thẩm định (nếu có) do phòng tín dụng trình, quyết định cho vay hoặc không có vay. Nếu không cho vay thì giám đốc sẽ thông báo bằng văn bản chuyển cho cán bộ tín dụng. Cán bộ tín dụng có trách nhiệm thông báo trực tiếp cho khách hàng. Nếu hồ sơ đƣợc duyệt thì tất cả hồ sơ đƣợc chuyển sang bộ phận kế toán – ngân quỹ. Khi tiếp nhận hồ sơ từ phòng kế hoạch – kinh doanh, kế toán cho vay tiến hành kiểm tra hồ sơ, so sánh, đối chiếu các thông tin, nếu có sai sót thì sẽ trả hồ sơ lại cho phòng Kế hoạch – Kinh doanh để chỉnh sửa. Nếu các thông tin đều hợp lệ, kế toán cho vay tiến hành hạch toán trên máy với phần mềm IPCAS và giải ngân cho khách hàng và lập phiếu chi (2 liên), ngân hàng sẽ giữ lại liên 1 để lƣu trữ và giao cho khách hàng liên 2. Tiếp đó, kế toán cho vay đƣa chứng từ đảm bảo tài sản cho phòng ngân quỹ kiểm tra và chi tiền. Còn hồ sơ còn lại thì kế toán cho vay tiến hành nhập vào sổ sách trong máy và lƣu trữ lại.
Qua sơ đồ cho thấy quá trình luân chuyển chứng từ đƣợc kiểm tra nghiêm ngặt, qua nhiều giai đoạn xét duyệt hồ sơ, nên có một số thuận lợi nhƣ sau:
57
- Hồ sơ và thủ tục của khách hàng đảm bảo đƣợc tính đầy đủ. - Có đầy đủ các thông tin giúp cho việc giải ngân đƣợc nhanh hơn. - Quy trình cho vay đƣợc kiểm soát chặt chẽ từ khâu yêu cầu vay vốn đến khâu giải ngân.
Bên cạnh đó còn vài bất cập:
- Số lƣợng hồ sơ, thủ tục lớn sẽ khó cho việc kiểm tra, kiểm soát gây mất nhiều thời gian.
- Do số lƣợng hồ sơ, thủ tục lớn nên việc tìm kiếm hồ sơ cũng gặp nhiều khó khăn, gây mất nhiều thời gian và đặc biệt là chi phí lƣu trữ cũng chiếm một phần đáng kể.
- Quy trình cho vay còn phải qua nhiều giai đoạn kiểm tra, kiểm soát gây tâm lý lo ngại cho ngƣời vay chủ yếu là nông dân.
Mối quan hệ giữa bộ phận cho vay và bộ phận tín dụng
Hiện nay, tại Agribank Thanh Bình, bộ phận kế toán và bộ phận tín dụng có mối quan hệ tác nghiệp với nhau, cùng nhau phối hợp nhịp nhàng, hỗ trợ cho nhau trong việc cho vay, theo dõi thu nợ, gia hạn và chuyển nợ quá hạn kịp thời. Từ đó nâng cao hiêu quả, chất lƣợng hoạt động cho vay. Cụ thể nhƣ:
- Bộ phận tín dụng có nhiệm vụ xét duyệt và xác định mức dƣ nợ cho vay, còn bộ phận kế toán có nhiệm vụ căn cứ vào hồ sơ vay vốn của khách hàng đã đƣợc cán bộ tín dụng duyệt, tiến hành mở tài khoản cho vay, hạch toán và theo dõi thu nợ, thu lãi. Quá trình thực hiện một món vay, phát tiền vay, theo dõi ngày trả nợ, trả lãi của khách hàng là một quá trình có mối quan hệ mật thiết.
- Nếu bộ phận tín dụng thực hiện kiểm tra, giám sát, đánh giá khách hàng chính xác từ đó định kỳ hạn nợ đúng. Việc thẩm định, đánh giá khách hàng càng chính xác thì việc theo dõi nợ của kế toán cho vay càng thực hiện nhanh chóng và đơn giản. Nếu bộ phận kế toán cho vay theo dõi việc trả nợ, trả lãi của khách hàng theo kỳ hạn một cách đầy đủ, khoa học, có sự phát hiện thay đổi bất thƣờng về tài chính của đơn vị vay sẽ tạo điều kiện bộ phận tín dụng thực hiện việc đôn đốc khách hàng trả nợ, lãi đƣợc kịp thời hơn. Nhờ có sự phối hợp nhịp nhàng này mà hiệu quả kinh doanh của Ngân hàng không ngừng đƣợc nâng lên trong những năm vừa qua, tỷ lệ lãi chƣa thu giảm dần, nợ quá hạn cũng giảm đáng kể, góp phần nâng cao thu nhập cho Ngân hàng, giảm thiểu đƣợc rủi ro trong kinh doanh.
58