Đại hội đông cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty bao gồm tất cả các cổ đông có quyền bỏ phiếu hoặc người được cổ đông uỷ quyền.
Hội đông quản trị: Do đai hội đồng cổ đông của công ty bầu ra. Là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện hết tất cả các quyền nhân danh công ty. Gồm có 5 người: chủ tịch, phó chủ tịch và 3 uỷ viên.
Ban kiểm soát: Cũng do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, gồm 3 thành viên. Thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động quản trị và điều hành sản xuất kinh doanh của công ty. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban Giám Đốc của công ty.
Ban giám đốc: Gồm 1 Tổng giám đốc và 2 Phó tổng giám đốc phụ trách, do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. Giám đốc là người điều hành công ty, lãnh đạo trực tiếp các phòng ban, quyết định mọi hoạt đọng kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ do Tổng giám đóc phân công hoặc uỷ quyền.
Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ theo dõi và quản lý toàn bộ vấn đề có liên quan đến nhân sự như: bố trí lao động, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công nhân viên, đề bạt hay kỷ luật, thực hiện quản ký công văn, thu nhận các văn bản, quy định, thông tư của cấp trên và nhà nước để tham mưu và chỉ đạo các phòng ban có trách nhiệm thi hành.
Phòng kế toán:
- Có nhiệm vụ hoạch toán kinh doanh xuất khẩu và sổ sách kế toán của công ty quyết toán hàng quý, 6 tháng, 1 năm.
- Tổ chức công tác kế toán, kế hoạch thống kê của công ty, phân tích hoạt động tài chính phục vụ cho công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch báo cáo nợ vay ngân hàng, vốn lưu động, vốn đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm thiết bị vật tư, kịp thời báo cáo lãi lỗ hàng tháng, kỳ. Thu chi đúng quy định Nhà nước.
- Đảm nhận công tác quản lý kiểm soát tình hình tài chính của công ty, ghi chép các hợp đồng tình hình sử dụng vốn, hoạch toán công nợ của các đại lý, các đơn vị.
Phòng kinh doanh:
- Là bộ phận giúp cho việc cho Tổng giám đốc trong hoạt động mua bán hàng hoá phục vụ cho xuất khẩu.
- Thực hiện các giao dịch kinh doanh với các khách hàng nước ngoài, hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu và theo dõi thanh toán của khách hàng nước ngoài.
20
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng tháng, quý, năm, trình Tổng giám đốc.
Các bộ phận khác:
- Phân xưởng và xí nghiệp chế biến gạo, nhà máy xay xát chuyên thực hiện thu mua gạo từ các nơi trong thành phố Cần Thơ theo hình thức hợp đồng với người cung ứng, sau đó chế biến thành phẩm phục vụ cho xuất khẩu.
- Xí nghiệp bao bì chuyên sản xuất bao bì đóng gói phục vụ cho công tác xuất khẩu và kinh doanh bao bì phục vụ cho khách hàng như: thùng carton các loại, bao bì phục vụ đóng gói.
- Khu nhà kho để chứa các sản phẩm, nguyên vật liệu… của công ty, ngoài ra còn lợi dụng dụng kho trống nhàn rỗi của công ty khác thuê.
Nhận xét: Cơ cấu bộ máy của công ty chặt chẽ, giữa các phòng ban có sự phối hợp khá linh hoạt trong việc thực hiện nhiệm vụ chức năng của mình. Tuy nhiên việc vẫn chưa có phòng kế hoạch và phòng marketing gây khó khăn trong việc nghiên cứu, tiếp cận thị trường và khách hàng, xây dựng chiến lược, định hướng phát triển trong tương lai. Hiện tại, phòng kinh doanh đang đảm nhiệm luôn vai trò của hai phòng trên. Việc phải đảm nhiệm nhiều vai trò cùng một lúc ảnh hưởng đến việc hoàn thành nhiệm vụ của phòng kinh doanh và chức năng của hai phòng ban trên không được chuyên sâu. Công ty nên có kế hoạch triển khai xây dựng hai phòng ban trên để xúc tiến nhanh việc thực hiện hoạt động của công ty và vai trò chức năng của mỗi phòng ban thực hiện được tốt hơn.
3.1.5Quy trình thu mua, chế biến và phân phối gạo xuất khẩu của công ty
3.1.5.1 Thu mua
Công ty chủ yếu thu mua theo 2 loại gạo chính: gạo nguyên liệu và gạo thành phẩm.
Gạo nguyên liệu nguồn cung cấp chủ yếu là từ thương lái, nông dân, sau
khi thu mua công ty giao lại cho các chi nhánh để chế biến, đóng gói và xuất khẩu. Gạo nguyên liệu là loại gạo được thu mua hỗn hợp nên bao gồm nhiều giống lúa khác nhau nên tỉ lệ tấm, kích cỡ khác nhau nên sau khi mua cần được phân loại và chế biến lại, sau đó mới có thể xuất khẩu.
Đối với gạo thành phẩm, công ty thu mua từ các doanh nghiệp chế biến và các doanh nghiệp tư nhân tuỳ theo nhu cầu thị trường sẽ ảnh hưởng đến sản lượng thu mua của công ty. Ta có thể đặt các loại gạo với tỷ lệ tấm là 5%, 10%, 15% và 25%, các đơn vị cung cấp gạo đúng theo đơn đặt hàng đã ký với công ty. Sau đó công ty sẽ xuất số lượng gạo đã đặt sẵn đó ra nước ngoài. Gạo có chất lượng hơn rất nhiều so với thu mua gạo từ nông dân và thương lái.
21
Hình thức thu mua: Gạo được thu mua với nhiều hình thức như: bao tiêu sản phẩm, thu mua từ nông dân, thương lái, hàng xáo, hay các phân xưởng, các nhà máy xây xát lúa hay từ các đơn vị chế biến lương thực thực phẩm trong vùng.
Việc thu mua của công ty rất linh hoạt, thường là sau các vụ thu mua lúa hằng năm hoặc tuỳ thuộc vào tình hình thị trường và hợp đồng xuất khẩu.
3.1.5.2 Chế biến
Gạo nguyên liệu được mua là gạo xô, đã bóc vỏ, sau đó sẽ được đưa vào máy lau bóng để sản xuất ra gạo thành phẩm.
Hình 3.2 Quy trình chế biến gạo của công ty
Giai đoạn đầu là thu mua gạo nguyên liệu từ thương lái, tức lúa được mua từ người nông dân đã được bóc bỏ lớp vỏ bên ngoài. Tiếp theo, gạo nguyên liệu sẽ được đưa vào máy lau bóng để sản xuất ra gạo thành phẩm. Trong quá trình sản xuất, ngoài gạo thành phẩm thu được còn có các phụ phẩm khác là tấm và cám. Sau đó, gạo thành phẩm sẽ được chuyển sang khâu đóng gói , dán nhã bao bì để nhập kho và chuẩn bị sẵn sàng cho các hoạt động kinh doanh tiêu thụ nội địa và đặc biệt là xuất khẩu.
Gạo nguyên liệu
Máy lau bóng
Gạo thành phẩm
Đóng gói
Nhập kho
22
3.1.5.3 Phân phối
Công ty phân phối gạo qua hai hình thức: uỷ thác xuất khẩu, xuất khẩu trực tiếp.
Xuất khẩu uỷ thác: được thực hiện theo sự chỉ đạo của Hiệp hội Lương
thực Việt Nam thông qua các hợp đồng đấu thầu cấp chính phủ, giảm được sự cạnh tranh trong nước. Tuy giá cả tương đối cao và đầu ra ổn định nhưng phải chịu sự lệ thuộc vào hoạt động của Hiệp hội.
Xuất khẩu trực tiếp: cho các doanh nghiệp tư nhân nước ngoài, giá cả phải cạnh tranh nên thông thường không cao bằng xuất khẩu theo hình thức uỷ thác. Tuy nhiên, xuất khẩu với hình thức này, tạo được sự độc lập trong hoạt động kinh doanh, không lệ thuộc vào các tổ chức hay doanh nghiệp khác trong Hiệp hội.
Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tư nhân hay chính phủ các nước sau khi mua gạo từ Mekonimex sẽ phân phối lại cho các doanh nghiệp ở thị trường nước ngoài rồi mới đến tay người tiêu dùng. Do đó, công ty chỉ tạo được uy tín đối với các nhà xuất nhập khẩu. Vì thế, thương hiệu của công ty vẫn chưa được người tiêu dùng ở thị trường nước ngoài biết đến.
23
3.2 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TỪ NĂM 2011- 6Th2014
Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2011 đến 6 tháng đầu năm 2014
Đơn vị tính: triệu đồng Chỉ tiêu 2011 2012 2013 6T2013 6T2014 Chênh lệch 2012/2011 2013/2012 6T2014/6T2013 +/- % +/- % +/- % 1.Tổng doanh thu 367.173,64 504.444,75 492.196,26 212.221,24 221.732,27 137.271,11 37,38 -12.248,49 -2,43 -18.056,88 -7,53 DT về bán hàng và cung cấp DV 347.578,30 495.233,20 482.250,64 209.674,19 220.090,32 147.642,26 42,48 -12.982,56 -2,62 -19.698,83 -8,22 DT từ hoạt động TC 19.586,14 7.653,51 8.256,10 2.547,05 1.641,95 -11.932,63 -60,92 602,59 7,87 -905,10 -35,53 2.Tổng chi phí 341.064,89 494.445,24 490.314,84 212.075,89 221.366,69 153.380,35 44,97 -4.130,4 -0,84 -20.836,21 -8,60 Giá vốn bán hàng 328.338,08 465.136,92 467.188,16 201.374,21 211.162,99 136.798,84 41,66 2.051,24 0,44 -19.734,90 -8,55 Chi phí tài chính 2.973,21 7.517,04 2.089,52 1.402,75 1.248,81 4.543,83 152,83 -5.427,52 -72,20 -153.94 -10,97 Chi phí bán hàng 6.618,09 10.601,49 13.801,70 6.323.81 3.682,97 3.983,40 60,19 3.200,21 30,19 -3.247,17 -46,86 Chi phí quản lý DN 3.134,49 11.156,88 7.140,01 2.975,12 5.271,92 8.022,39 255,94 -4.016,87 -36,00 2.296,80 77,20 3. Lợi nhuận thuần từ HĐKD 26.100.57 8.474,38 287,35 145,35 365,58 -17.626,19 -67,53 -8.187,03 -96,61 235,28 180,57 4. Lợi nhuận khác 8,18 1.525,13 1.594,07 - - 1.516,95 18.544,6 68,94 4,52 - - 5. LN trước thuế 26.108,75 9.999,51 1.881,42 145,35 365,58 -16.109,24 -61,70 -8.118,09 -81,18 235,28 180,57
24
Doanh thu
Nhìn chung doanh thu qua 3 năm và 6 tháng đầu năm 2013 và 2014 của công ty không ổn định. Doanh thu của công ty chủ yếu từ hai nguồn chính là doanh thu về bán hàng cung cấp dịch vụ và doanh thu từ hoạt động tài chính. Trong đó đóng góp chủ yếu trong tổng doanh thu của công ty là từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ. Năm 2012 tổng doanh thu tăng từ 367.173,64 triệu đồng lên 504.444,75 triệu đồng tức tăng 137.271,11 triệu đồng, tương ứng tăng 37,38% so với năm 2011. Doanh thu tăng cao chủ yếu do sản lượng xuất khẩu gạo của công ty trong năm tăng vọt đồng thời công ty ký được nhiều hợp đồng xuất khẩu góp phần gia tăng doanh thu cho công ty. Nhưng đến năm 2013, tổng doanh thu lại sụt giảm từ 504.444,75 triệu đồng xuống còn 492.196,26 triệu đồng giảm 12.248,49 triệu đồng, tương ứng giảm 2,43% so với năm 2012. Nguyên nhân của sự sụt giảm, năm 2013 tình hình xuất khẩu gạo của cả nước gặp nhiều khó khăn do tình hình trong nước và thế giới còn nhiều bất ổn, sức ép cạnh tranh từ gạo Ấn Độ và Thái Lan, cũng như nhu cầu nhập khẩu ở một số thị trường truyền thống của công ty như Philippines, Indonesia giảm mạnh, do đó tình hình xuất khẩu của công ty cũng rơi vào hoàn cảnh khó khăn và chịu ảnh hưởng khá nặng nề. Doanh thu từ hoạt động tài chính của công ty xuất phát từ các hoạt động như: lãi tiền gửi, tiền cho vay, lãi bán ngoại tệ và lãi từ hoạt động liên doanh, do đây không phải là hoạt động chính nên không được công ty đầu tư, vì thế trong những năm qua doanh thu từ hoạt động này thường giảm và luôn chiếm tỷ trọng thấp trong tổng doanh thu của công ty.
Riêng trong 6 tháng đầu năm 2014 tình hình kinh doanh của công ty có nhiều khởi sắc, khi lượng nhập khẩu từ một số thị trường truyền thống của công ty đã tăng trở lại và doanh thu đạt 221.732,27 triệu đồng, tăng 9.511,03 triệu đồng, tương đương tăng 4,48% so với cùng kỳ năm 2013.
Chi phí
Qua bảng 3.1, có thể nhận thấy tổng chi phí công ty cũng có mức tăng giảm biến động qua mỗi năm. Năm 2011 tổng chi phí của công ty là 341.064,89 triệu, sang năm 2012 tổng chi phí là 494.445,24 triệu đồng tăng 153.380,35 triệu đồng, nguyên nhân của sự tăng này là do chi phí công ty bỏ ra để phục vụ việc xuất khẩu trong năm tăng, đặc biệt phải kể đến hai loại chi phí có mức tăng cao nhất là chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, trong đó chi phí bán hàng trong năm 2012 là 10.601,49 triệu đồng tăng 60,20% do chi phí vật liệu, chi phí mua ngoài để phục vụ cho xuất khẩu tăng và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 255,93% so với năm 2011, sở dĩ khoản chi phí này
25
tăng cao trong năm là do công ty thực hiện tăng lương cho nhân viên để khuyến khích họ làm việc nhằm năng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, đồng thời do công ty mua sắm thêm tài sản cố định phục vụ cho hoạt động của công ty. Mặc khác năm 2012, công ty xuất khẩu vào nhiều thị trường mới nên phải bỏ ra nhiều chi phí để thâm nhập vào những thị trường này nên đẩy chỉ phí của công ty tăng cao. Sang đến năm 2013, tổng chi phí của công ty có chiều hướng giảm nhưng chỉ ở mức thấp đạt 490.314,84 triệu đồng tức chỉ giảm 0,84%. Tuy các khoản chi phí như chi phí tài chính và chi phí quản lý doanh nghiệp đều giảm lần lượt là 72,2% và 36,0% so với năm 2012, nhưng chi phí bán hàng của công ty vẫn còn ở mức cao. Sở dĩ trong năm 2013 hoạt động kinh doanh của công ty có nhiều biến động và gặp khó khăn nhưng chi phí bán hàng của công ty vẫn còn ở mức cao nguyên nhân là do, năm 2013 trong lúc lượng gạo thế giới đang còn tồn kho lớn dẫn đến giá gạo giảm thì công ty thu mua tạm trữ lúa gạo từ nông dân với giá cao để đảm bảo nông dân có thu lãi đẩy giá vốn hàng bán trong năm tăng 0,44% so với năm 2012, thêm vào đó việc công ty mua sắm nhiều trang thiết bị phục vụ cho chế biến xuất khẩu gạo vào năm 2012, do đó chi phí khấu hao TSCĐ được tính vào chi phí bán hàng tăng, dẫn đến chi phí bán hàng tăng cao nhất trong 3 năm và tăng 30,19% so với năm 2012.
Đối với tình hình trong 6 tháng đầu năm 2014, tổng chi phí công ty là 221.366,69 triệu đồng tăng 4,48% so với cùng kỳ 2013. Nguyên nhân cũng là do các khoản chi phí công ty bỏ ra để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty tăng.
Lợi nhuận
Lợi nhuận trước thuế của công ty giảm mạnh qua các năm. Lợi nhuận trước thuế năm 2011 đạt cao nhất 26.108,75 triệu đồng, phần lớn là do lợi nhuận từ bán hàng và cung cấp dịch vụ. Sang năm 2012 lợi nhuận công ty giảm xuống mạnh còn 8.618,90 triệu đồng tức đã giảm 13.267,90 triệu đồng. Năm 2012 tuy doanh số đạt cao nhất trong vòng 3 năm qua nhưng lợi nhuận vẫn giảm chủ yếu là do giá vốn bán hàng và các khoản chi phí bỏ ra quá lớn, do đó mặc dù doanh thu từ hoạt động bán hàng tăng cao nhưng bù lại chi phí bỏ ra quá lớn dẫn đến lợi nhuận giảm đáng kể. Đến năm 2013, lợi nhuận tiếp tục giảm chỉ đạt 1.881,42 triệu đồng, giảm 81,18% so với năm 2012, trong đó đóng góp chủ yếu từ lợi nhuận khác là thu nhập từ thanh lý tài sản, xử lý hàng thừa trong kiểm kê giảm. Năm 2013 hoạt động kinh doanh của công ty gặp nhiều khó khăn do đó lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của công ty chỉ đóng góp 287,35 triệu đồng, giảm 96,60% so với năm 2012, mặt khác cho đến năm 2013 thì tổng chi phí công ty bỏ ra còn quá cao, đều đó cho thấy công ty cần
26
thắt chặt hơn trong công tác quản lý, thực hiện tối đa chính sách tiết kiệm, chống lãng phí để giảm chi phí, nâng cao mức lợi nhuận cho công ty.
Đối với tình hình 6 tháng đầu năm 2014, lợi nhuận công ty có phần được cải thiện đạt 365,58 triệu đồng, tăng 220,23 triệu đồng so với cùng kỳ năm 2013. Chủ yếu là doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty tăng lên.
Nhìn chung tình hình kinh doanh của công ty còn nhiều bất ổn, lợi nhuận giảm mạnh qua mỗi năm. Tuy nhiên theo như tình hình trong 6 tháng đầu