2.3.1Phương pháp thu thập số liệu
Số liệu thu thập dưới dạng thứ cấp do công ty cung cấp, từ các báo cáo tài chính, kế hoạch xuất khẩu của công ty qua những năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu năm 2014. Đồng thời thu thập số liệu sơ cấp trên báo, tạp chí và trên các webside..
Phương pháp phân tích số liệu
Số liệu được phân tích theo từng mục tiêu:
Mục tiêu 1: Sử dụng phương pháp so sánh để thấy được sự biến động tình hình xuất khẩu gạo của công ty trong 3 năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu năm 2014.
Phương pháp so sánh: là phương pháp xem xét các chỉ tiêu phân tích bằng cách dựa trên việc so sánh với một chỉ tiêu gốc. Các phương pháp so sánh:
a) Phương pháp so sánh tuyệt đối dựa trên hiệu số hai chỉ tiêu so sánh là chỉ tiêu phân tích và chỉ tiêu cơ sở để thấy được quy mô và số lượng của sự phát triển.
13
Trong đó: Y0: chỉ tiêu kỳ cơ sở (kỳ gốc) Y1: chỉ tiêu kỳ phân tích
: phần chênh lệch tăng giảm của các chỉ tiêu kinh tế.
b) Phương pháp số tương đối để tính tỷ lệ phần trăm kỳ phân tích so với kỳ chỉ tiêu gốc để thể hiện mức độ hoàn thành hoặc tỷ lệ của số chênh lệnh tuyệt đối với chỉ tiêu gốc để nói lên tốc độ tăng trưởng.
= ((Y1-Y0)/Y0)*100%
Trong đó: Y0: chỉ tiêu kỳ cơ sở Y1: chỉ tiêu kỳ phân tích
: biểu hiện tốc độ tăng trưởng của các chỉ tiêu kinh tế
Mục tiêu 2: Sử dụng ma trận EFE để tóm tắt và đánh giá các yếu tố môi trường bên ngoài tác động đến doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ phản ứng của tổ chức với những cơ hội và nguy cơ, đưa ra những nhận định về môi trường bên ngoài tạo thuận lợi hay khó khăn cho tổ chức, ngoài ra đề tài còn sử dụng ma trận IFE để phân tích môi trường nội bộ của doanh nghiệp, tóm tắt và đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu cơ bản của doanh nghiệp. Việc phân tích IFE sẽ giúp doanh nghiệp nhận thấy được lợi thế cạnh tranh cần khai thác và điểm yếu cơ bản mà doanh nghiệp cần cải thiện.
Bảng ma trận phân tích ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài tác động đến công ty – EFE
Yếu tố bên ngoài chủ yếu
Tầm quan trọng Phân loại Số điểm quan trọng
Tổng số điểm
Các bước phân tích ma trận EFE: gồm 5 bước
Bước 1: Lập danh mục các yếu tố bên ngoài có vai trò quan trọng đối với sự thành công trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, có thế lấy từ 10 đến 20 yếu tố chính tạo ra thuận lợi hay khó khăn cho doanh nghiệp.
Bước2: Phân loại tầm quan trọng từ 0,0 (không quan trọng) đến 1,0 (rất quan trọng) cho mỗi yếu tố. Tổng mức độ phân loại của tất cả các yếu tố trong bảng phải bằng 1,0. Mức phân loại này có ý nghĩa chỉ rõ tầm quan trọng của
14
yếu tố đó với sự thành công trong ngành kinh doanh mà công ty đang tham gia.
Bước 3: Phân loại từ 1 đến 4 cho từng yếu tố, loại của mỗi yếu tố tuỳ thuộc vào mức độ phản ứng của tổ chức đối với yếu tố đó, trong đó: 4 phản ứng tốt; 3 phản ứng trên trung bình; 2 phản ứng trung bình; 1 phản ứng yếu.
Bước 4: Nhân tầm quan trọng với mức phản ứng của doanh nghiệp tương ứng với mỗi yếu tố để xác định điểm đánh giá khả năng thích ứng của doanh nghiệp đối với điều kiện đó của môi trường.
Bước 5: Cộng tổng số điểm đánh giá về khả năng thích ứng của doanh nghiệp đối với toàn bộ các yếu tố bên ngoài.
Đánh giá: Nếu tổng số điểm của ma trận nằm trong khoảng từ 1 điểm đến 4 điểm, sẽ không phụ thuộc vào số lượng các yếu tố trong ma trận.
Nếu tổng số điểm dưới 2,5 các yếu tố ảnh hưởng xấu đến doanh nghiệp. Nếu tổng số điểm trên 2,5 các yếu tố ảnh hưởng tốt đên doanh nghiệp.
Bảng ma trận phân tích ảnh hưởng của các yếu tố bên trong tác động đến công ty- IFE
Yếu tố bên ngoài chủ yếu
Tầm quan trọng Phân loại Số điểm quan trọng
Tổng số điểm
Các bước phân tích ma trận IFE: gồm 5 bước
Bước 1: Liệt kê những yếu tố then chốt bên trong đối với công việc kinh doanh của doanh nghiệp của doanh nghiệp, có thể lấy từ 10 đến 20 yếu tố kể cả mặt cạnh tranh, mặt yếu.
Bước 2: Phân loại tầm quan trọng từ 0,0 (không quan trọng) đến 1,0 (rất quan trọng) cho từng yếu tố. Tầm quant trọng của từng yếu tố tuỳ thuộc vào mức độ ảnh hưởng của nó đến sự thành công của doanh nghiệp trong ngành kinh doanh. Tổng số tầm quan trọng của tất cả các yếu tố phải bằng 1,0.
Bước 3: Xác định trọng số cho từng yếu tố theo thang điểm từ 1 đến 4, trong đó điểm yếu lớn nhất-1; điểm yếu nhỏ nhất- 2; điểm mạnh nhỏ nhất- 3; điểm mạnh lớn nhất- 4.
15
Bước 4: Nhân tầm quan trọng của từng yếu tố với tọng số của nó để xác định số điểm của các yếu tố.
Bước 5: Cộng số điểm của tất cả các yếu tố, để xác định tổng số điểm của ma trận.
Đánh giá: Tổng số điểm của ma trận nằm trong khoảng từ 1 điểm đến 4 điểm, sẽ không phụ thuộc vào số lượng các yếu tố trong ma trận.
Nếu tổng số điểm dưới 2,5: công ty yếu về nội bộ Nếu tổng số điểm trên 2,5: công ty mạnh về nội bộ
Mục tiêu 3: Tổng hợp những vấn đề tồn tại đã được phân tích từ 2 mục tiêu trên đồng thời kết hợp với những kiến thức đã học, cũng như kiến thức tiếp thu được trong quá trình thực tập tại công ty để đề xuất những giải pháp đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu của công ty.
16
CHƯƠNG 3
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ
3.1KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU CẦN THƠ MEKONIMEX XUẤT KHẨU CẦN THƠ MEKONIMEX
3.1.1Lịch sử hình thành và quá trình phát triển
Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần Nông sản Thực phẩm Xuất khẩu Cần Thơ.
Tên tiếng anh: Cantho agricultural products and foodstuff export join stock company.
Tên viết tắt: MEKONIMEX/NS
Trụ sở: 152-154 Trần Hưng Đạo, phường An Nghiệp, quận Ninh Kiều, TP. Cần Thơ.
Trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt và có nhiều Công ty tham gia vào hoạt động xuất khẩu gạo, công ty đã phải đối mặt với không ít khó khăn và thách thức. Nhưng với kinh nghiệm hơn 30 năm hoạt động trong ngành cùng với những nổi lực không ngừng nghỉ của ban lãnh đạo cùng toàn thể nhân viên trong công ty cho đến hôm nay công ty đã tạo dựng cho mình được những thành công nhất, uy tín trên thị trường trong và ngoài nước. Quá trình hình thành của công ty có thể được chia thành các giai đoạn sau:
Giai đoạn 1980- 1983: Tiền thân của Công ty CP Nông sản Thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ là “ Công ty hợp doanh sản xuất chế biến hàng xuất nhập khẩu Hậu Giang” được thành lập vào năm 1980. Do tình hình trong nước thay đổi và có những yêu cầu mới đặt ra nên công ty chỉ hoạy động với tên gọi này trong 3 năm.
Giai đoạn 1983- 1985: Đến ngày 05/06/1983 căn cứ quyết định 110/QĐ- UB của Nhân dân tỉnh Hậu Giang đã quyết định chuyển từ Công ty Hợp doanh sang loại hình Doanh nghiệp nhà nước với tên gọi “ Công ty sản xuất chế biến hàng xuất nhập khẩu”.
Giai đoạn 1986- 1991: Ngày 04/06/1986 Công ty đã đổi tên lần nữa thành Công ty Nông sản Thực phẩm xuất khẩu Hậu Giang. Đến năm 1988 Công ty đã hợp tác với Công ty Viet- Sing (Hồng Kông) với tỷ lệ vốn góp 45%. Từ đó, Công ty có hai nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất kinh doanh xuất khẩu và tham gia liên kết với Hồng Kong để thành lập các xí nghiệp Meko với tổng số vốn là 3,1 triệu USD. Trong giai đoạn này, các xí nghiệp liên doanh của Công ty gồm có: Xí nghiệp (XN) Da Meko, XN Chế biến thức ăn Gia súc
17
Meko, XN May mặc Meko, Xn Lông vũ Meko, XN Gia cầm Meko, XN Thủ công mỹ nghệ Meko, XN Liên doanh thuốc lá Vinasa.
Giai đoạn 1992- 1997: Vì lý do chia tách tỉnh nên Công ty đổi tên thành tên hiện nay là Công ty CP Nông sản Thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ vào ngày 28/11/1992. Đến năm 1997 Công ty đã sát nhập XN Chế biến Nông sản Thực phẩm Cần Thơ và XN thuộc da Tây Đô vào công ty.
Giai đoạn 1998- nay: Năm 1998 chính thức là thành viên trong Liên doanh dầu khí Mekong, Mekong Gas. Ngày 01/10/1998 tham gia góp vốn hình thành Công ty Liên doanh Giày da Tây Đô. Kể từ ngày 12/01/2004 khi Cần Thơ trở thành Thành Phố trực thuộc Trung Ương thì Công ty một lần nữa đổi tên thành Công ty CP Nông sản Thực phẩm xuất khẩu Thành phố Cần Thơ.
Từ năm 1986 đến năm 2004, Công ty đã nhiều lần thay đổi tên nhưng hình thức Doanh nghiệp Nhà nước vẫn được giữ nguyên. Cho đến ngày 20/07/2010 Công ty chuyển sang CP hoá lấy tên là Công ty Cổ phần Nông sản Thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ theo quyết định QĐ 3353/QĐ- UBND ban hành 28/12/2008 của Uỷ Ban Nhân Dân Thành phố Cần Thơ.
Hiện nay, mạng lưới Công ty gồm có: XN bao bì Carton, Phân xưởng chế biến gạo xuất khẩu An Bình, XN chế biến gạo xuất khẩu Thới Thạch, Cụm kho Trà Nóc. Liên doanh với nước ngoài thì có XN thủ công mỹ nghệ Meko và liên doanh trong nước có Công ty Liên doanh sản xuất Giày da Tây Đô.
3.1.2Lĩnh vực kinh doanh
Xuất khẩu: Nông sản, lương thực, thực phẩm, rau quả chế biến.
Nhập khẩu: Phân bón, hoá chất, nguyên liệu, máy móc, thiết bị phụ tùng phục vụ nông nghiệp.
Kinh doanh: Lương thực, thực phẩm, vật tư nông nghiệp, xăng dầu. Đại lý ký gửi hàng hoá xuất nhập khẩu
Sản xuất và gia công sản phẩm may mặc xuất khẩu. Sản xuất bao bì carton, giấy xeo, in lụa.
18
3.1.3Tổ chức bộ máy của công ty
Hình 3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty Mekonimex
Cơ cấu tổ chức công ty theo mô hình trực tuyến- chức năng. Ban giám đốc công ty được sự giúp sức của các trưởng phòng, giám đốc xí nghiệp, trưởng bộ phận ở các phòng ban chức năng và xí nghiệp. Các trưởng phòng, giám đốc xí nghiệp, trưởng bộ phận ở các đơn vị được quyền quyết định trong phạm vi tổ chức của mình.
BAN KIỂM SOÁT ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH KHU NHÀ KHO
Phân Xưởng CB Gạo An Bình
XN CB Gạo Thới Thạch
Nhà máy xay xác lúa gạo Thạnh Thắng
Xí nghiệp SX KD Bao Bì
Các Xí Nghiệp Liên Doanh (02 XN)
19
3.1.4Chức năng và nhiệm vụ
Đại hội đông cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty bao gồm tất cả các cổ đông có quyền bỏ phiếu hoặc người được cổ đông uỷ quyền.
Hội đông quản trị: Do đai hội đồng cổ đông của công ty bầu ra. Là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện hết tất cả các quyền nhân danh công ty. Gồm có 5 người: chủ tịch, phó chủ tịch và 3 uỷ viên.
Ban kiểm soát: Cũng do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, gồm 3 thành viên. Thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động quản trị và điều hành sản xuất kinh doanh của công ty. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và Ban Giám Đốc của công ty.
Ban giám đốc: Gồm 1 Tổng giám đốc và 2 Phó tổng giám đốc phụ trách, do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. Giám đốc là người điều hành công ty, lãnh đạo trực tiếp các phòng ban, quyết định mọi hoạt đọng kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ do Tổng giám đóc phân công hoặc uỷ quyền.
Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ theo dõi và quản lý toàn bộ vấn đề có liên quan đến nhân sự như: bố trí lao động, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công nhân viên, đề bạt hay kỷ luật, thực hiện quản ký công văn, thu nhận các văn bản, quy định, thông tư của cấp trên và nhà nước để tham mưu và chỉ đạo các phòng ban có trách nhiệm thi hành.
Phòng kế toán:
- Có nhiệm vụ hoạch toán kinh doanh xuất khẩu và sổ sách kế toán của công ty quyết toán hàng quý, 6 tháng, 1 năm.
- Tổ chức công tác kế toán, kế hoạch thống kê của công ty, phân tích hoạt động tài chính phục vụ cho công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch báo cáo nợ vay ngân hàng, vốn lưu động, vốn đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm thiết bị vật tư, kịp thời báo cáo lãi lỗ hàng tháng, kỳ. Thu chi đúng quy định Nhà nước.
- Đảm nhận công tác quản lý kiểm soát tình hình tài chính của công ty, ghi chép các hợp đồng tình hình sử dụng vốn, hoạch toán công nợ của các đại lý, các đơn vị.
Phòng kinh doanh:
- Là bộ phận giúp cho việc cho Tổng giám đốc trong hoạt động mua bán hàng hoá phục vụ cho xuất khẩu.
- Thực hiện các giao dịch kinh doanh với các khách hàng nước ngoài, hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu và theo dõi thanh toán của khách hàng nước ngoài.
20
- Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng tháng, quý, năm, trình Tổng giám đốc.
Các bộ phận khác:
- Phân xưởng và xí nghiệp chế biến gạo, nhà máy xay xát chuyên thực hiện thu mua gạo từ các nơi trong thành phố Cần Thơ theo hình thức hợp đồng với người cung ứng, sau đó chế biến thành phẩm phục vụ cho xuất khẩu.
- Xí nghiệp bao bì chuyên sản xuất bao bì đóng gói phục vụ cho công tác xuất khẩu và kinh doanh bao bì phục vụ cho khách hàng như: thùng carton các loại, bao bì phục vụ đóng gói.
- Khu nhà kho để chứa các sản phẩm, nguyên vật liệu… của công ty, ngoài ra còn lợi dụng dụng kho trống nhàn rỗi của công ty khác thuê.
Nhận xét: Cơ cấu bộ máy của công ty chặt chẽ, giữa các phòng ban có sự phối hợp khá linh hoạt trong việc thực hiện nhiệm vụ chức năng của mình. Tuy nhiên việc vẫn chưa có phòng kế hoạch và phòng marketing gây khó khăn trong việc nghiên cứu, tiếp cận thị trường và khách hàng, xây dựng chiến lược, định hướng phát triển trong tương lai. Hiện tại, phòng kinh doanh đang đảm nhiệm luôn vai trò của hai phòng trên. Việc phải đảm nhiệm nhiều vai trò cùng một lúc ảnh hưởng đến việc hoàn thành nhiệm vụ của phòng kinh doanh và chức năng của hai phòng ban trên không được chuyên sâu. Công ty nên có kế hoạch triển khai xây dựng hai phòng ban trên để xúc tiến nhanh việc thực hiện hoạt động của công ty và vai trò chức năng của mỗi phòng ban thực hiện được tốt hơn.
3.1.5Quy trình thu mua, chế biến và phân phối gạo xuất khẩu của công ty
3.1.5.1 Thu mua
Công ty chủ yếu thu mua theo 2 loại gạo chính: gạo nguyên liệu và gạo thành phẩm.
Gạo nguyên liệu nguồn cung cấp chủ yếu là từ thương lái, nông dân, sau
khi thu mua công ty giao lại cho các chi nhánh để chế biến, đóng gói và xuất khẩu. Gạo nguyên liệu là loại gạo được thu mua hỗn hợp nên bao gồm nhiều giống lúa khác nhau nên tỉ lệ tấm, kích cỡ khác nhau nên sau khi mua cần được phân loại và chế biến lại, sau đó mới có thể xuất khẩu.
Đối với gạo thành phẩm, công ty thu mua từ các doanh nghiệp chế biến