Khi cơ quan quản lý nhà nước về quyền tác giả xem xét, thẩm định lại những hồ sơ mà tác giả, chủ sở hữu quyền tác giả cung cấp và khi xét thấy đầy đủ, đúng quy định pháp luật thì sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả cho tác giả, chủ sở hữu quyền tác giả theo quy định tại Khoản 1 Điều 51 Luật Sở hữu trí tuệ 2005 đã được sửa đổi, bổ sung 200920. Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cụ thể là Cục Bản quyền tác giả tại Khoản 1 Điều 39 Nghị định 100/2006/NĐ-CP được quy định như sau: “Cục Bản quyền tác giả có thẩm quyền cấp, cấp lại, đổi, hủy bỏ hiệu lực Giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả, Giấy chứng nhận đăng ký quyền liên quan quy định tại các khoản 1 và 2 Điều 51 của Luật Sở hữu trí tuệ.”
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 39 Nghị định 100/2006/NĐ-CP thì Sở Văn hoá - Thông tin (hiện nay là Sở Văn hóa - Thể thao - Du lịch) sau khi tiếp nhận đơn đăng ký cấp Giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả, Giấy chứng nhận đăng ký quyền liên quan theo quy định pháp luật, chuyển Cục Bản quyền tác giả Văn học - Nghệ thuật xem xét, giải quyết theo thẩm quyền; Sở Văn hoá - Thể thao - Du lịch có trách nhiệm chuyển cho tổ chức, cá nhân nộp đơn ngay sau khi nhận được kết quả xem xét, giải quyết của Cục Bản quyền tác giả Văn học - Nghệ thuật.
Ngoài ra thì tác giả, chủ sở hữu quyền tác giả phải nộp một khoản lệ phí để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả theo quy định tại Khoản 3 Điều 39 Nghị định 100/2006/NĐ-CP: “Tổ chức, cá nhân có nghĩa vụ nộp phí, lệ phí khi tiến hành các thủ tục liên quan đến quyền tác giả, quyền liên quan cho Cục Bản quyền tác giả Văn học - Nghệ thuật theo quy định pháp luật.” Khoản lệ phí này được quy định tại Thông tư 29/2009/TT- BTC quy định về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp giấy chứng nhận quyền tác giả, quyền liên quan như sau:
Mức lệ phí 100.000 đồng/Giấy chứng nhận đối với các loại hình tác phẩm sau:
- Tác phẩm văn học, khoa học, sách giáo khoa, giáo trình và tác phẩm khác được thể hiện dưới dạng chữ viết hoặc ký tự khác (gọi chung là loại hình tác phẩm viết);
- Bài giảng, bài phát biểu và bài nói khác; - Tác phẩm báo chí;
- Tác phẩm âm nhạc;
20Điều 51. Thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả, Giấy chứng nhận đăng ký quyền lên quan
1. Cơ quan quản lý nhà nước về quyền tác giả, quyền liên quan có quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả, Giấy chứng nhận đăng ký quyền liên quan.
- Tác phẩm nhiếp ảnh.
Mức lệ phí 300.000 đồng/Giấy chứng nhận đối với các loại hình tác phẩm sau: - Tác phẩm kiến trúc;
- Bản họa đồ, sơ đồ, bản đồ, bản vẽ liên quan đến địa hình, công trình khoa học. Mức lệ phí 400.000 đồng/Giấy chứng nhận đối với các loại hình tác phẩm sau: - Tác phẩm tạo hình;
- Tác phẩm mỹ thuật ứng dụng.
Mức lệ phí 500.000 đồng/Giấy chứng nhận đối với các loại hình tác phẩm sau: - Tác phẩm điện ảnh;
- Tác phẩm sân khấu được định hình trên băng, đĩa.
Mức lệ phí 600.000 đồng/Giấy chứng nhận đối với các loại hình tác phẩm sau: - Chương trình máy tính, sưu tập dữ liệu hoặc các chương trình chạy trên máy tính.
Vậy Cục Bản quyền tác giả sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả cho tác giả, chủ sở hữu quyền tác giả khi các chủ thể này nộp đầy đủ các tài liệu, hồ sơ liên quan và lệ phí đúng theo quy định pháp luật.
Mẫu giấy chứng nhận đăng ký quyền tác theo quy định tại Quyết định 88/2006/QĐ- BVHTT (hiện nay là Bộ Văn hóa - Thể thao - Du lịch): Mẫu số 3 (phụ lục B kèm theo).