Hình thức đơn đăng ký quyền tác giả không quá phức tạp, hiện tại hình thức đơn đăng ký đã được cơ quan có thẩm quyền đơn giản hóa một số nội dung để thuận tiện, dễ dàng cho những chủ thể muốn đăng ký quyền tác giả.
Theo phương án đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của Bộ Văn hóa - Thể thao - Du lịch được ban hành kèm theo Nghị quyết 69/NQ-CP ngày 27/12/2010 của Chính Phủ về “thành phần hồ sơ”17
đăng ký quyền tác giả đối với tổ chức, cá nhân Việt Nam được quy định như sau:
17 Điểm b, Mục 1, Phần II, Phương án A, Nghị quyết 69/NQ-CP ngày 27/12/2010 về việc đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Văn hóa - Thể thao - Du lịch.
- Quy định “Hồ sơ đăng ký quyền tác giả, quyền liên quan” thay thế “Đơn đăng ký quyền tác giả, quyền liên quan”.
- Quy định ngôn ngữ trong Tờ khai: “đăng ký quyền tác giả” và “đăng ký quyền liên quan” là song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh.
- Quy định cụ thể các tài liệu gửi kèm hồ sơ. Trường hợp bản sao phải có công chứng/chứng thực. Trường hợp, tài liệu được dịch ra tiếng Việt từ tiếng nước ngoài phải công chứng/chứng thực.
- Quy định số lượng tài liệu nộp kèm hồ sơ là 01 bản/mỗi loại. Quy định nộp hai bản sao tác phẩm đăng ký quyền tác giả hoặc hai bản sao, bản định hình đăng ký quyền liên quan như sau: 01 bản lưu tại Cục Bản quyền tác giả, 01 bản đóng dấu ghi số giấy chứng nhận đăng ký gửi trả lại cho chủ thể được cấp giấy chứng nhận đăng ký.
- Quy định số lượng hồ sơ cần nộp là 01 bộ.
Đối với trường hợp chủ thể đăng ký quyền tác giả là tổ chức, cá nhân nước ngoài thì thành phần hồ sơ theo Điểm b, Mục 3, Phần II, Phương án A của Nghị quyết 69/NQ-CP bao gồm:
- Quy định “Hồ sơ đăng ký quyền tác giả, quyền liên quan” thay cho “Đơn đăng ký quyền tác giả, quyền liên quan”.
- Bổ sung tiếng Anh vào mẫu: “Tờ khai đăng ký quyền tác giả” và mẫu “Tờ khai đăng ký quyền liên quan” (Mẫu tờ khai song ngữ: tiếng Việt và tiếng Anh - phụ lục A).
- Quy định rõ các tài liệu gửi kèm hồ sơ. Trường hợp bản sao hoặc tài liệu được dịch ra tiếng Việt từ tiếng nước ngoài phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực.
- Quy định số lượng tài liệu nộp kèm hồ sơ là 01 bản/mỗi loại. Quy định nộp hai bản sao tác phẩm đăng ký quyền tác giả hoặc hai bản sao, bản định hình đăng ký quyền liên quan như sau: 01 bản lưu tại Cục Bản quyền tác giả, 01 bản đóng dấu ghi số giấy chứng nhận đăng ký gửi trả lại cho chủ thể được cấp giấy chứng nhận đăng ký.
- Quy định số bộ hồ sơ cần nộp là 01 bộ.
Theo quy định tại Điều 50 Luật Sở hữu trí tuệ 2005 đã được sửa đổi, bổ sung 2009 thì tác giả, chủ sở hữu quyền tác giả có thể trực tiếp hoặc ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác nộp đơn đăng ký quyền tác giả. Đơn đăng ký quyền tác giả bao gồm:
1. Tờ khai đăng ký quyền tác giả: Tờ khai phải được làm bằng tiếng Việt và do chính tác giả, chủ sở hữu quyền tác giả hoặc người được ủy quyền nộp đơn ký tên và ghi đầy đủ thông tin về người nộp đơn, tác giả, chủ sở hữu quyền tác giả; tóm tắt nội dung tác phẩm; tên tác giả, tác phẩm được sử dụng làm tác phẩm phái sinh nếu tác phẩm đăng ký là tác phẩm phái sinh; thời gian, địa điểm, hình thức công bố; cam đoan về trách nhiệm đối với
các thông tin ghi trong đơn. Mẫu tờ khai đăng ký quyền tác giả được Bộ Văn hóa - Thể thao - Du lịch quy định;
2. Hai bản sao tác phẩm đăng ký quyền tác giả: Cục Bản quyền tác giả Văn học - Nghệ thuật sẽ giữ một bản sao tác phẩm đăng ký quyền tác giả sau khi cấp giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả theo quy định tại Khoản 1 Điều 38 Nghị định 100/2006/NĐ-CP;
Bản sao tác phẩm đăng ký quyền tác giả theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 50 của Luật Sở hữu trí tuệ 2005 đã được sửa đổi, bổ sung 2009 được thay thế bằng ảnh chụp không gian ba chiều đối với những tác phẩm có đặc thù riêng như tranh, tượng, tượng đài, phù điêu, tranh hoành tráng gắn với công trình kiến trúc; tác phẩm có kích thước quá lớn, cồng kềnh.18
3. Giấy ủy quyền nếu người nộp đơn là người được ủy quyền;
4. Tài liệu chứng minh quyền nộp đơn, nếu người nộp đơn thụ hưởng quyền đó của người khác do được thừa kế, chuyền giao, kế thừa;
5. Văn bản đồng ý của các đồng tác giả, nếu tác phẩm có đồng tác giả;
6. Văn bản đồng ý của các đồng sở hữu, nếu quyền tác giả thuộc sở hữu chung.
Các tài liệu quy định tại các mục 3,4,5 và 6 phải được làm bằng tiếng Việt; Trường hợp làm bằng tiếng nước ngoài thì phải được dịch ra tiếng Việt.