Khi công chứng một hợp đồng, giao dịch công chứng viên phải thực hiện đúng theo những trình tự do pháp luật quy định. Trình tự công chứng thực hiện theo các bước sau:
- Bƣớc 1 : Tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ công chứng.
Người yêu cầu công chứng nộp 01 ( một ) bộ hồ sơ yêu cầu công chứng và xuất trình bản chính của giấy tờ đã nộp bản sao để đối chiếu; Công chứng viên trực tiếp nhận và kiểm tra các giấy tờ có trong hồ sơ của người có yêu cầu công chứng. Việc kiểm tra này bao gồm kiểm tra giá trị pháp lý của các giấy tờ liên quan và kiểm tra cả hồ sơ có thuộc các trường hợp được phép giao dịch theo quy định của pháp luật hay
Đề tài : Giá trị pháp lý của công chứng trong các giao dịch về quyền sử dụng đất
không (theo thông tin số liệu lưu trữ, mạng nội bộ tại tổ chức hành nghề công chứng và tham khảo các thông báo ngăn chặn của cơ quan thi hành án). Kiểm tra và đảm bảo yêu cầu của đương sự có hợp pháp, nội dung bên trong hợp đồng không vi phạm Pháp Luật, không trái đạo đức xã hội. Đây là một việc làm rất khó khăn, phức tạp, nó đòi hỏi công chứng viên không những phải nắm vững các quy định của pháp luật (như bộ luật Dân sự, luật Hôn nhân gia đình, luật đất đai...), mà còn phải biết vận dụng các điều luật có liên quan tới việc công chứng mà mình đang xem xét một cách chính xác, linh hoạt vào từng trường hợp cụ thể mới có thể giải quyết được một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác các yêu cầu công chứng của đương sự. Ngoài ra công chứng viên phải kiểm tra và xác định sự tự nguyện của các bên tham gia giao kết hợp đồng về sự tự nguyện ý chí và năng lực hành vi dân sự phù hợp theo quy định của Pháp Luật.
Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên ghi vào Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch và thực hiện công chứng.
Trường hợp hồ sơ công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn cụ thể các giấy tờ cần bổ sung và yêu cầu bổ sung.
Trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng, trả lại hồ sơ và thông báo rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu công chứng.
- Bƣớc 2 : Lập văn bản công chứng
Trường hợp các bên có dự thảo hợp đồng thì Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch có đảm bảo đầy đủ nội dung cơ bản của một hợp đồng, đảm bảo quyền và nghĩa vụ của các bên giao kết . Công chứng viên phải kiểm tra một cách cẩn
Đề tài : Giá trị pháp lý của công chứng trong các giao dịch về quyền sử dụng đất
thận, tỉ mỉ để xác định xem nội dung văn bản có phù hợp với quy định của pháp luật hay không, đã thể hiện rõ ràng, đầy đủ ý chí của các bên tham gia giao kết hay chưa. Nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trong trường hợp văn bản do đương sự xuất trình chưa thỏa mãn những yêu cầu trên, công chứng viên có trách nhiệm góp ý, hướng dẫn để người yêu cầu công chứng tiếp tục hoàn chỉnh nội dung văn bản
Trường hợp các bên không có dự thảo hợp đồng thì Công chứng viên soạn thảo hợp đồng ghi lại ý chí của các bên một chính xác.
Công chứng viên phải giải thích rõ nội dung hợp đồng, quyền và nghĩa vụ cho các bên giao kết hợp đồng. Việc giải thích nội dung hợp đồng cho các bên giao kết là thẩm quyền và nghĩa vụ của công chứng viên. Điều này giúp hạn chế tình trạng tranh chấp về sau giữa các bên. Nếu việc giải thích không thỏa mãn được ý chí của các bên thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng giao dịch đó.
- Bƣớc 3 : Ký, chứng nhận văn bản công chứng
Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Công chứng viên có nghĩa vụ thực hiện các bước sau:
- Xác định nhận dạng của người yêu cầu công chứng;
- Xác định khả năng nhận thức, trạng thái tâm lý của người yêu cầu công chứng; - Lấy chữ ký (hoặc dấu vân tay) của người yêu cầu công chứng vào văn bản công chứng;
- Ký tên và đóng dấu công chứng viên vào văn bản công chứng.
Trên đây chính là các phần việc không thể thiếu khi muốn hoàn tất một văn bản công chứng. Bằng việc ký tên và đóng dấu vào văn bản công chứng, công chứng viên đã sử dụng công quyền thừa nhận tính xác thực của văn bản công chứng hay nói chính
Đề tài : Giá trị pháp lý của công chứng trong các giao dịch về quyền sử dụng đất
xác hơn là thừa nhận tính "xác thực" của những thông tin, thỏa thuận, ý chí được nêu ra trong văn bản công chứng.
- Bƣớc 4 : Lƣu trữ văn bản công chứng
Sau khi ký, chứng nhận các văn bản, hợp đồng công chứng, công chứng viên không thể dừng lại ở đó, mà phải tiếp tục thực hiện công đoạn lưu trữ văn bản, hợp đồng đó tại trụ sở của mình. Chúng ta thấy lưu trữ văn bản công chứng do công chứng viên tạo lập và chứng nhận không chỉ đơn thuần là lưu trữ chính văn bản công chứng mà còn bao gồm cả hồ sơ kèm theo những văn bản công chứng đó. Đặc biệt, ngoài văn bản công chứng, những giấy tờ, tài liệu đi kèm theo cũng là một nguồn chứng cứ quan trọng nhằm giải quyết tranh chấp có liên quan đến văn bản công chứng đó. Tuy nhiên, pháp luật cũng quy định chỉ có một số đối tượng cụ thể với một trình tự do luật định mới có quyền yêu cầu công chứng viên cung cấp bản sao văn bản công chứng hoặc đề nghị công chứng viên chuyển giao bản chính văn bản công chứng để phục vụ cho hoạt động tố tụng. Vì vậy việc lưu trữ hồ sơ công chứng có một ý nghĩa hết sức quan trọng.