Kế toán tổng hợp tiền lơng và các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ đợc thực hiện trên sổ kế toán các tài khoản liên quan khác nh: TK 334, TK 338, TK 622, TK 627, TK 641,...
Phơng pháp kế toán các nghiệp vụ chính nh sau:
* Nghiệp vụ 1: Hàng tháng, trên cơ sở tính toán tiền lơng phải trả công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 622 - "Chi phí nhân công trực tiếp": Tiền lơng phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất.
Nợ TK 241 - "XDCB dở dang": Tiền lơng công nhân XDCB và sửa chữa TSCĐ.
Nợ TK 627 - "Chi phí sản xuất chung" (6271)
Nợ TK 641 - "Chi phí bán hàng" (6411) Nợ TK 642 - "Chi phí QLDN" (6421)
Có TK 334 - "Phải trả công nhân viên"
* Nghiệp vụ 2: Tiền thởng từ quỹ khen thởng phải trả công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 431 - "Quỹ khen thởng, phúc lợi" (4311) Có TK 334 - "Phải trả công nhân viên"
•Nghiệp vụ 3: Tính số BHXH phải trả trực tiếp cho công nhân viên (tr- ờng hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động...) kế toán phản ánh theo quy định cụ thể về việc phân cấp quản lý sử dụng quỹ BHXH nh sau:
a. Trờng hợp phân cấp quản lý sử dụng quỹ BHXH, doanh nghiệp đợc giữ lại một phần BHXH trích đợc để trực tiếp sử dụng chỉ tiêu cho công nhân viên nh: ốm đau, thai sản… theo quy định. Khi tính số BHXH phải trả trực tiếp cho công nhân viên, kế toán ghi:
Nợ TK 338 “Phải trả phải nộp khác” ( 3383) Có TK 334 “ Phải trả công nhân viên”
Số quỹ BHXH để lại Doanh nghiệp chi không hết hoặc chi thiếu sẽ quyết toán với cơ quan quản lý chuyên trách cấp trên.
b. Trờng hợp chế độ tài chính quy định toàn bộ số trích BHXH phảii nộp lên cấp trên và việc chi tiêu trợ cấp BHXH cho công nhân viên tại doanh nghiệp đợc quyết toán sau khi chi phí thực tế. Vì vậy khi tính số BHXH phải trả trực tiếp công nhân viên, kế toán ghi:
Nợ TK 138 - "Phải thu khác " (1388) Có TK 334 - "Phải trả công nhân viên"
Khoản BHXH phải trả trực tiếp công nhân viên là khoản phải thu từ cơ quan quản lý chuyên trách cấp trên.
* Nghiệp vụ 4: Tính lơng công nhân viên
a. Tính số lơng thực tế phải trả cho công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 627 - "Chi phí sản xuất chung" Nợ TK 641 - "Chi phí bán hàng"
Nợ TK 642 - "Chi phí QLDN" hoặc Nợ TK 335 - "Chi phí phải trả"
Có TK 334 - "Phải trả công nhân viên"
b. Định kỳ hàng tháng, khi tính trích trớc lơng nghỉ phép của công nhân sản xuất, đã ghi sổ:
Nợ TK 622 - "Chi phí nhân công trực tiếp" Có TK 335 - "Chi phí phải trả"
* Nghiệp vụ 5: Các khoản phải thu đối với công nhân viên nh tiền bắt buộc bồi thờng vật chất, tiền BHYT (phần ngời lao động phải chịu thuế), kế toán phản ánh theo định khoản:
Nợ TK 138 - "Phải thu khác" (1388) Có TK 338 - ‘ Phải trả phải nộp khác”
Có TK 138 - "Phải thu khác"
* Nghiệp vụ 6: Kết chuyển các khoản phải thu và tiền tạm ứng chi không hết trừ vào thu nhập của công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 334 - "Phải trả công nhân viên" Có TK 141 - "Tạm ứng"
Có TK 138 - "Phải thu khác" (1388)
* Nghiệp vụ 7: Tính thuế thu nhập mà công nhân viên, ngời lao động phải nộp Nhà nớc, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 334 - "Phải trả công nhân viên": các khoản đã thanh toán (trừ vào phần thu nhập của công nhân viên chức 6%)
Có TK 333 - "Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc" (3338)
* Nghiệp vụ 8: Khi thanh toán tiền lơng và các khoản thu nhập khác cho công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK - "Phải trả công nhân viên"
Có TK 112 - "Tiền gửi Ngân hàng" Có TK 111 - "Tiền mặt"
* Nghiệp vụ 9: Hàng tháng, khi tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 241 - "XDCB dở dang"
Nợ TK 622 - "Chi phí nhân công trực tiếp" Nợ TK 627 - "Chi phí sản xuất chung " Nợ TK 641 - "Chi phí bán hàng" Nợ TK 642 - "Chi phí QLDN" Có TK 338 - "Phải trả, phải nộp khác" (Chi tiết TK 3382 : KPCĐ TK 3383 : BHXH TK 3384 : BHYT )
* Nghiệp vụ 10: Khi chuyển tiền nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan chuyên trách cấp trên quản lý, kế toán ghi sổ theo định khoản:
(Chi tiết TK 3382 : KPCĐ TK 3383 : BHXH TK 3384 : BHYT ) Có TK 111 - "Tiền mặt"
Có TK 112 - "Tiền gửi Ngân hàng"
* Nghiệp vụ 11: Khi chi tiêu KPCĐ phần để lại tại doanh nghiệp theo quy định, kế toán ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK338 - "Phải trả phải nộp khác" (3382) Có TK 111 - "Tiền mặt"
Có TK 112 - "Tiền gửi Ngân hàng"
+ Cuối kỳ kế toán kết chuyển số tiền lơng công nhân viên đi vắng cha lĩnh:
Nợ TK 334 - “Phải trả công nhân viên”
Có TK 338 - "Phải trả, phải nộp khác" (3388) + Khi trả lơng lĩnh chậm cho công nhân viên:
Nợ TK338 - "Phải trả phải nộp khác" (3388) Có TK 111 - "Tiền mặt"
Có TK 112 - "Tiền gửi Ngân hàng"
+ Trờng hợp số đã trả, đã nộp về KPCĐ, BHXH kể cả số vợt chi lớn
hơn số phải trả, phải nộp khi đợc cấp bù, kế toán hạch toán: Nợ TK 111, 112 - (Số tiền đợc cấp bù đã nhận)
Có Tk 338 - (Số đợc cấp bù)
Tuỳ theo hình thức sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng mà việc hạch toán tiền lơng và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ đợc thực hiện trên sổ kế toán tổng hợp.
Trình tự kế toán và các nghiệp vụ về kế toán tiền lơng và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ đợc tóm tắt bằng sơ đồ sau
Sơ đồ 1.2.
Sơ đồ hạch toán tổng hợp tiền lơng:
(6)(7) (7) (8) (1) 5 (4) TK 338 TK 138 TK 431 TK 641, 642, 627 TK 622 TK 241 TK 138 TK 334 TK 333 TK 141 TK 111, 112 TK335 (2) 3
Chú thích:
1: Tiền lơng phải trả công nhân sản xuất
2: Tiền thởng phải trả công nhân viên từ quỹ khen thởng phúc lợi 3: Các khoản khấu trừ vào tiền lơng công nhân viên
4: Tiền lơng phải trả nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý doanh nghiệp
5: Tiền lơng phải trả công nhân sản xuất
6: Các khoản khấu trừ vào tiền lơng công nhân viên 7: Thanh toán lơng bằng sản phẩm
8: Thanh toán tiền lơng và các khoản khác cho CNV bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Sơ đồ 1.3.
Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lơng:
Chú thích: 9: Trích BHXH, BHYT, KPCĐ TK 338 (3382, 3383, 3384) TK 241 TK 334 TK 622 TK 641, 642, 627 TK 334 TK 111, 112 (11) (9) (10) (12)
10: Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ hoặc chi BHXH, KPCĐ tại đơn vị 11: BHXH, BHYT trừ vào lơng của công nhân viên
12: BHXH trả thay lơng công nhân