Cuối tháng, trên cơ sở các tài liệu hạch toán lao động và chính sách xã hội về lao động - tiền lơng và BHXH do Nhà nớc ban hành mà doanh nghiệp đang áp dụng,kế toán tiến hành tính tiền lơng và trợ cấp BHXH phải trả cho công nhân viên.
Việc tính toán tiền lơng thời gian, tiền lơng sản phẩm phải trả ngời lao động đợc trình bầy ở phần trên. Tiền lơng tính toán riêng cho từng ngời, sau đó tổng hợp theo từng bộ phận, tổ sử dụng lao động và đợc kế toán phản ánh vào "Bảng thanh toán lơng" lập cho từng bộ phận đó. Việc trả lơng đợc thực hiện làm 2 kỳ trong tháng. Kỳ I đợc tạm ứng 60% - 70% lơng tháng. Số còn lại kỳ II thanh toán nốt và các khoản trợ cấp trả sau cùng. Trờng hợp công nhân viên đợc hởng trợ cấp
BHXH trong tháng thì căn cứ vào chứng từ liên quan nh: Phiếu nghỉ h- ởng BHXH, Biên bản điều tra tai nạn lao động... để tính toán và tổng hợp vào "Bảng thanh toán BHXH".
"Bảng thanh toán tiền lơng" của các bộ phận trong doanh nghiệp
là cơ sở để chi trả, thanh toán lơng cho công nhân viên, đồng thời là cơ sở để kế toán tổng hợp phân bổ tiền lơng và tính trích BHXH (lập bảng phân bổ tiền lơng và BHXH ).
"Bảng thanh toán BHXH" có thể đợc lập theo từng bộ phận sử
dụng lao động hoặc lập chung toàn doanh nghiệp và làm căn cứ để chi trả BHXH cho công nhân viên đợc hởng trợ cấp BHXH.
Trờng hợp áp dụng tiền thởng cho công nhân viên, cần tính toán và phản ánh vào "Bảng thanh toán tiền thởng" để theo dõi và chi trả theo đũng quy định.
Tiền lơng, trợ cấp BHXH và tiền thởng chi trả cho công nhân viên phải kịp thời, đầy đủ và trực tiếp với ngời lao động. Công nhân viên khi nhận tiền cần thực hiện việc kiểm tra các khoản đợc hởng, các khoản bị khấu trừ ...và có trách nhiệm ký nhận đầy đủ vào "Bảng
thanh toán lơng".
Việc tính tiền lơng và trợ cấp BHXH đợc biểu hiện thông qua sơ đồ sau
Sơ đồ 1.1.
Sơ đồ tiền lơng và trợ cấp BHXH
Sơ đồ tiền lơng và trợ cấp BHXH
Mẫu chứng từ đợc áp dụng theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006-BTC ngày 02/03/2006 hoặc quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ng y 14/09/2006 của Bộ trà ởng Bộ Tài chính.
Đối với ngời lao động nghỉ phép vẫn đợc hởng lơng. Phần lơng này doanh nghiệp vẫn tính vào chi phí sản xuất. Trong thực tế do việc nghỉ phép của công nhân không diễn ra đều đặn trong các tháng nên gây khó khăn cho việc bố trí ké hoạch sản xuất, làm ảnh hởng tới giá thành sản phẩm. Vì vậy để chi phí tiền lơng trong giá thành sản phẩm
Chứng từ hạch
toán lao động (BHXH trả thay lơng)Chứng từ về BHXH
Tính tiền lơng sản phẩm Chứng từ về tiền thởng Tính tiền lơng thời gian Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH Bảng thanh toán tiền lơng Bảng thanh
toán lơng
Bảng thanh toán BHXH
Thanh toán tiền lơng và BHXH ( chi trả + khấu trừ)
không bị biến động nhiều trong trờng hợp này, doanh nghiệp phải thực hiện trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công nhân.
Căn cứ vào quỹ lơng và cấp bậc, số ngày nghỉ quy định để dự tính số lơng sẽ phải chi cho thời gian công nhân nghỉ phép, xác định tỷ lệ trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công nhân.
Công thức: Mức tiền l- ơng nghỉ phép kế hoạch = Tiền lơng thực tế phải trả công nhân
viên trong tháng x
Tỷ lệ trích trớc tiền lơng nghỉ phép Cuối năm kế hoạch, kế toán phải so sánh giữa số lợng thực tế nghỉ phép của công nhân với mức đã trích theo kế hoạch. Số chênh lệch tăng, giảm này sẽ đợcđiều chỉnh tăng, giảm vào chi phí sản xuất tháng 12.