1.4.3.1. Thủ tục chứng từ kế toán
Kế toán về tiền lơng BHXH, BHYT và KPCĐ của các doanh nghiệp thờng sử dụng các chứng từ bắt buộc sau: (theo chế độ chứng từ kế toán ) gồm có:
- Bảng chấm công. - Phiếu nghỉ hởng lơng. - Phiếu nghỉ hởng BHXH - Bảng thanh toán tiền lơng. - Bảng thanh toán tiền thởng - Bảng tổng hợp lơng và BHXH. - Bảng phân bổ lơng và BHXH.
- Ngoài ra còn có thể sử dụng các chứng từ hớng dẫn nếu doanh nghiệp thấy cần thiết và có các nghiệp vụ phát sinh thêm liên quan đến những thông tin bổ sung cho việc tính lơng, phụ cấp lơng, BHXH.
- Giấy chứng nhận nghỉ ốm. - Biên bản xác định tai nạn.
- Chế độ trích BHYT, KPCĐ hiện hành.
- Phiếu xác nhận công việc hoặc sản phẩm hoàn thành. - Phiếu báo làm thêm giờ.
- Hợp đồng giao khoán.
Cơ sở chứng từ tính lơng theo thời gian là bảng chấm công, tính l- ơng theo sản phẩm là bảng kê khai khối lợng công việc hoàn thành kèm theo phiếu kiểm tra chất lợng sản phẩm, phiếu nhập kho sản phẩm và phiếu giao việc, các phiếu chi, các chứng từ, các tài liệu khác về các khoản khấu trừ, trích nộp liên quan, các chứng từ trên có thể là căn cứ để ghi sổ trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi vào sổ kế toán. Sau đó kế toán tính lơng, phụ cấp… cho ngời lao động theo hình thức trả lơng và lập bảng thanh toán tiền lơng,thởng.
Bảng thanh toán lơng, thởng sau khi đợc kế toán kiểm tra xác nhận, giám đốc phê duyệt sẽ đợc làm căn cứ để thanh toán lơng. Việc thanh toán lơng và các khoản khác cho ngời lao động đợc chia làm hai kỳ:
- Kỳ I: Tạm ứng
- Kỳ II: Công nhân viên nhận số tiền còn lại sau khi trừ tạm ứng kỳ I và các khoản khấu trừ vào lơng.