Nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất ra sản phẩm phân bón NPK chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm. Bao gồm: Ure, Kali, Dap, trung-vi lượng (can xi, ma-nhê, lưu huỳnh, kẽm, bore). Với những bất lợi về việc giá cả của nguyên vật liệu tăng giảm không ổn định hay đòi hỏi phải phân biệt từng lô hàng nhập kho,...thì phương pháp tính giá xuất kho bình quân gia quyền từng thời điểm (công thức 2.1) vừa có thể khắc phục được những bất lợi trên, vừa phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả, đồng thời việc tính giá được tiến hành đều đặn. Tuy công việc tính toán khá nhiều và phức tạp, nhưng do lưu lượng nhập xuất ít, bên cạnh đó công ty sử dụng kế toán máy nên việc áp dụng phương pháp bình quân gia quyền từng thời điểm không mấy khó khăn.
a) Tài khoản sử dụng và chứng từ
- Tài khoản sử dụng: Tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 - Chứng từ sử dụng: Lệnh sản xuất; Phiếu xuất kho; Chứng từ ghi sổ; Sổ chi tiết tài khoản 621; Sổ cái tài khoản 621.
b) Trình tự hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Hằng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ có liên quan như:
- Lệnh sản xuất (2 liên): 01 liên giao cho bộ phận sản xuất và 01 liên lưu phòng kế toán tài chính.
- Phiếu xuất kho (3 liên): 01 liên giao thủ kho để thủ kho làm thủ tục xuất vật tư và vào thẻ kho. 01 liên giao cho bộ phận sản xuất và 01 liên lưu tại phòng kế toán tài chính để kế toán làm căn cứ vào các sổ kế toán và lên báo cáo tài chính.
Khi nhận được lệnh sản xuất, kế toán xuất phiếu yêu cầu nguyên vật liệu. Căn cứ vào phiếu yêu cầu nguyên vật liệu, kế toán lập phiếu xuất kho theo mẫu 02-VT xuất nguyên vật liệu (Xem phụ lục 1).
Căn cứ vào phiếu xuất kho xuất nguyên vật liệu trong ngày tại công ty, kế toán lập chứng từ ghi sổ theo mẫu số S02a-DN cho sản phẩm phân bón NPK Hiend xanh 20.20.15 (TR44b) (Xem phụ lục 3)
Sau khi chứng từ ghi sổ được duyệt, kế toán lên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo mẫu S02b-DN (Xem phụ lục 4), và sổ chi tiết tài khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo mẫu S38-DN (Xem phụ lục 5).
Cuối tháng kế toán đối chiếu phiếu xuất kho, chứng từ ghi sổ, sổ kế toán chi tiết lên sổ cái tài khoản nguyên vật liệu trực tiếp theo mẫu số S02c1-DN
Cuối mỗi quý, kế toán sẽ căn cứ vào các phiếu xuất kho trong quý để lập một bảng kê xuất kho nguyên vật liệu như sau:
Bảng 4.1: Bảng kê xuất kho nguyên vật liệu quý II/2013 sản xuất TR44b Đơn vị tính: Đồng
(Nguồn: Thực tập viên tổng tại phòng tài chính-kế toán Công ty Cổ phần Phân bón và Hóa chất Cần thơ)
Chứng từ Tổng số
Số hiệu Ngày Diễn giải
Số lượng (tấn) Thành tiền Ghi nợ tài khoản 621
PXK1400 01/04 Xuất Dap sản xuất TR44b 11,46 146.952.921 146.952.921 PXK1400 01/04 Xuất Ure sản xuất TR44b 7,3 71.622.599 71.622.599 PXK1400 01/04 Xuất Kali sản xuất TR44b 6,6 77.897.285 77.897.285 PXK1400 01/04 Xuất Trung vi lượng 0,1 671.766 671.766 PXK1400 01/04 Xuất sản phẩm xanh 2,5 13.981.875 13.981.875
…… ……. ……… …..…..
Cộng tháng 04 223,76 2.490.524.332 2.490.524.332
PXK1510 03/05 Xuất Dap sản xuất TR44b 9,8 125.666.547 125.666.547 PXK1510 03/05 Xuất Ure sản xuất TR44b 5,8 56.905.627 56.905.627 PXK1510 03/05 Xuất Kali sản xuất TR44b 5,15 60.783.487 60.783.487 PXK1510 03/05 Xuất Trung vi lượng 0,06 403.059 403.059 PXK1510 03/05 Xuất sản phẩm xanh 2,14 11.968.485 11.968.485
…….. ……. …….. ….……
Cộng tháng 05 184,43 2.055.681.838 2.055.681.838
PXK1611 04/06 Xuất Dap sản xuất TR44b 10,5 134.642.728 134.642.728 PXK1611 04/06 Xuất Ure sản xuất TR44b 6,3 61.811.284 61.811.284 PXK1611 04/06 Xuất Kali sản xuất TR44b 6,02 71.051.766 71.051.766 PXK1611 04/06 Xuất Trung vi lượng 0,06 403.059 403.059 PXK1611 04/06 Xuất sản phẩm xanh 2,3 12.863.325 12.863.325
…….. …….. ….……
Cộng tháng 06 197,7 2.198.594.359 2.198.594.359
Căn cứ vào bảng kê 4.1 kế toán kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh trong quý vào tài khoản 154-“Tài khoản chi phí sản xuất dở dang” để tính tổng chi phí phát sinh trong kỳ.