4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.1.4.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban
- Chức năng của Ban giám đốc:
Do công ty đề bạt, có toàn quyền quyết định mọi hoạt động của xí nghiệp. Là người đại diện pháp luật, chịu trách nhiệm trong mọi hoạt động với Nhà nước, công ty và tập thể người lao động trong xí nghiệp. Ban giám đốc là người ra quyết định đến mọi kế hoạch, chiến lược hoạt động của xí nghiệp, tổ chức thực hiện, phân công nhiệm vụ, tiến hành kiểm tra - giám sát toàn bộ quá trình hoạt động của xí nghiệp nhằm đạt được mục tiêu mà chiến lược đã đề ra. Quan tâm đến người lao động, gắn kết lợi ích của xí nghiệp với lợi ích của người lao động một cách hài hòa. Tạo điều kiện thuận lợi để người lao động được phát huy năng lực của mình, có cơ hội được thăng tiến, phát triển bản thân, có chính sách thưởng - phạt phù hợp, tạo dựng một môi trường văn hóa trong xí nghiệp lành mạnh, công bằng, thoải mái.
- Chức năng và nhiệm vụ của phòng Tổ chức hành chính:
Tham mưu, giúp giám đốc và tổ chức thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, tuyển dụng, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động theo luật và quy chế của xí nghiệp. Soạn thảo văn bản, phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu, tổ chức các cuộc hội nghị trong xí nghiệp. Thực hiện thi đua khen thưởng, kỷ luật, hợp đồng lương, khoa học kỹ thuật, tổ chức các lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức, nâng bậc thợ cho người lao động. Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong xí nghiệp thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế và làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc.
- Chức năng và nhiệm vụ của phòng Kế hoạch kinh doanh:
Tham mưu cho giám đốc về việc định hướng chiến lược hoạt động kinh doanh XK của xí nghiệp. Cung cấp tài liệu sau quá trình tiến hành nghiên cứu thị trường, tìm kiếm thị trường xuất nhập khẩu tiềm năng của xí nghiệp. Chỉ đạo, theo dõi, quản lý hoạt động xuất nhập khẩu của xí nghiệp, đảm bảo tất cả các hoạt động đều được thực hiện hiệu quả đế đảm bảo tiến độ thực hiện đúng hợp đồng. Tiến hành thiết lập các báo cáo định kỳ nhằm xác định, thống kê nhằm xác định chi phí, doanh thu, lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh.
khách hàng xuất khẩu. Tiến hành đàm phán, thỏa thuận để đi đến việc ký kết hợp đồng. Soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hóa xuất khẩu chi tiết, chính xác, đúng với thỏa thuận của hai bên. Lên kế hoạch thực hiện cụ thể để bộ phận sản xuất thực hiện đúng tiến độ. Tiến hành chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ hợp lệ được yêu cầu trong hợp đồng và các hoạt động liên quan để đưa hàng hóa đến tay khách hàng. Còn đối với hoạt động nhập khẩu thì dự báo được sản lượng sản xuất đề nhập khẩu lượng nguyên - vật liệu phù hợp. Đảm bảo cho các hoạt động thanh toán quốc tế được thực hiện đầy đủ và chính xác. Bộ phận kinh doanh - xuất nhập khẩu cần phải am hiểu quy trình giao nhận hàng hóa, điều kiện thương mại Incoterms, các thủ tục hải quan xuất - nhập khẩu, quy trình xin giấy phép, các giấy chứng nhận, kiểm định và thực hiện nghiêm túc đóng thuế xuất nhập khẩu hàng hóa.Tiến hành kiểm tra chất lượng hàng nhập để đảm bảo đúng với yêu cầu sản xuất.
- Chức năng và nhiệm vụ của phòng Kế toán tài vụ:
Tham mưu cho Giám đốc về công tác quản lý hoạt động tài chính và chế độ kế toán. Thực hiện quản lý tập trung và sử dụng hiệu quả các nguồn tài chính của xí nghiệp theo các chế độ quy định của Nhà nước. Tính toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Xí nghiệp theo thứ tự thời gian bằng giá trị tiền tệ một cách đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời và có hệ thống. Theo định kỳ, lập báo cáo gửi về Công ty và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đúng hạn. Lập kế hoạch tài vụ, bảo đảm nguồn vốn kinh doanh theo yêu cầu của xí nghiệp. Quản lý vốn trong việc thu chi, kiểm soát hồ sơ thu chi, mở - nhận tín dụng thư và thực hiện các nhiệm vụ thanh toán. Kế toán tiền lương: Theo dõi quá trình làm việc của người lao động, tính lương, bảo hiểm xã hội phải trả cho từng người lao động theo đúng chế độ quy định.
- Chức năng và nhiệm vụ của phòng Kỹ thuật sản xuất:
Tham mưu cho giám đốc về công tác kỹ thuật, công nghệ, định mức và chất lượng sản phẩm. Thiết kế, triển khai giám sát về kỹ thuật các sản phẩm làm cơ sở để hạch toán, đấu thầu và ký kết các hợp đồng kinh tế. Theo dõi, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá, vật tư khi mua vào hoặc xuất ra. Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện bảo trì, sửa chữa thiết bị trong sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm, sự an toàn cho con người và thiết bị. Đảm bảo việc lắp đặt thiết bị đúng yêu cầu kỹ thuật, lập hồ sơ
thiết bị, thông số công nghệ, hướng dẫn vận hành và đào tạo công nhân vận hành. Điều hành toàn bộ quá trình sản xuất theo hệ thống quản lý chất lượng, an toàn, tiết kiệm, năng suất, chất lượng, hiệu quả. Cân đối kế hoạch sản xuất, kế hoạch vật tư, nguyên vật liệu, điều độ, ra lệnh sản xuất và theo dõi việc đáp ứng. Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lượng sản phẩm.
2.2 Thực trạng hoạt động kinh doanh xuất khẩu tại Xí nghiệp bao bì Bình Tây trong ba năm gần đây (2012 - 2014)