4. Kết quả thực tập theo đề tà
3.2.3. Giải pháp hạn chế các rủi ro trong thanh toán
Trong hoạt động ngoại thương, hàng hóa được đưa từ nước này sang nước khác và tiền hàng thanh toán cũng được chuyển từ nước này sang nước khác, do khoảng cách
địa lý chênh lệch quá lớn cũng như giá trị hàng hóa cao nên luôn tìm ẩn những rủi ro cả trong khâu XK cũng như thanh toán. Phương thức thanh toán phải được lựa chọn kỹ càng, dự trù trước được những rủi ro có thể xảy ra để có biện pháp xử lý kịp thời là nhiệm vụ mà phòng KH-KD cần thực hiện.
Như tình hình hiện tại của xí nghiệp, 50% là sử dụng thanh toán theo T/T, 30% là nhờ thu và 20% là theo L/C. Trong đó, thanh toán T/T luôn áp dụng cho khách hàng lâu năm với giá trị hợp đồng vừa phải và mua bán thường xuyên, nhờ thu (D/A) cũng với khách hàng lâu năm nhưng giá trị hợp đồng cao, còn lại L/C là đối với khách hàng mới cũng như các khách hàng nhỏ lẻ không ổn định, như vậy xí nghiệp đã phân tán phần nào rủi ro trong hoạt động thanh toán của mình, nhưng cần lưu ý một số điều để đảm bảo thu được tiền hàng như sau:
- Quy định về giá cả trong HĐNT: đối với những hợp đồng có giá trị nhỏ và vừa, xí nghiệp sử dụng phương pháp quy định “giá cố định” ngay lúc ký kết hợp đồng, đảm bảo giá cả quy định cụ thể và chính xác. Song song đó, đối với những hợp đồng có giá trị cao, đỏi hỏi nhiều thời gian để chuẩn bị hàng hóa, xí nghiệp có thể sử dụng phương pháp “giá có thể xét lại”, có nghĩa là một mức giá được xác định lúc ký hợp đồng nhưng khi giao hàng, giá thị trường biến động vượt quá mức 5% đến 10% so với giá ban đầu hoặc chi phí tăng cao thì xí nghiệp có thể thỏa thuận lại với khách hàng một mức giá phù hợp. Sử dụng phương pháp này giúp xí nghiệp đảm bảo được doanh thu của mình ở hiện tại trong trường hợp giá bao bì trên thị trường hiện tại cao hơn quá khứ, cùng với đó là giúp xí nghiệp giảm thiểu bớt thiệt hại trong trường hợp giá cả nguyên vật liệu tăng hay do tình hình ngoại tệ bất ổn định trong thanh toán.
- Quy định về thanh toán trong HĐNT: hiện nay, xí nghiệp sắp xếp khá hợp lý cho từng hình thức thanh toán gắn với từng khách hàng cũng như từng hợp đồng riêng biệt. Tuy nhiên để hạn chế rủi ro, xí nghiệp cần lưu ý phải quy định rõ ràng, chính xác về đồng tiền thanh toán, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán và các chứng từ cần thiết để được thanh toán, soạn thảo hợp đồng theo đúng những gì đã thỏa thuận giữa hai bên cũng như luật pháp của hai nước, tránh những tranh chấp có thể xảy ra khi thực hiện, đặc biệt đối với phương thức thanh toán, xí nghiệp nên lưu ý những điểm sau:
thực hiện đối với những khách hàng uy tín lâu năm, thực hiện nghiêm túc chính xác và đầy đủ nghĩa vụ thanh toán. Xây dựng rõ lộ trình chuyển tiền, ví dụ: chuyển bao nhiêu % tại thời điểm nào và thanh toán nốt phần còn lại tại thời điểm nào? Thỏa thuận thời điểm chuyển tiền trùng với thời điểm giao hàng để tránh rủi ro cho cả hai bên.
Đối với thanh toán nhờ thu, vì thông thường giá trị của hợp đồng cao nên xí nghiệp chủ yếu chọn phương thức trả chậm D/A, hiện tại là thanh toán 50% khi giao hàng và 50% còn lại trong một khoảng thời gian xác định. Để hạn chế rủi ro, xí nghiệp nên chọn phương thức nhờ thu kèm chứng từ, ủy thác cho ngân hàng thu hộ số tiền với điều kiện phải có chữ ký chấp nhận thanh toán của khách hàng thì mới giao chứng từ. Bên cạnh đó, vì giá trị hợp đồng cao, thời gian chuẩn bị lâu, nên xí nghiệp có thể thỏa thuận với khách hàng có thể ứng trước một số tiền tài trợ vốn để sản xuất, đảm bảo thực hiện đúng hợp đồng, số tiền còn lại sẽ được thanh toán sau với những ưu đãi về chiết khấu.
Đối với thanh toán bằng L/C, thông thường phương thức này khá an toàn vì ngân hàng đã bảo đảm thanh toán cho nhà xuất khẩu khi xuất trình đầy đủ bộ chứng từ một cách an toàn, nhanh chóng. Vì vậy mà xí nghiệp có thể tin tưởng khi thực hiện giao dịch mua bán với khách hàng mới, tuy nhiên vì bản chất của L/C là giao dịch trên cơ sở các chứng từ, không phải bằng hàng hóa nên để giữ uy tín với khách hàng, xí nghiệp nên thực hiện nghiêm túc đúng nghĩa vụ của mình, chuẩn bị đầy đủ hàng hóa, đặc biệt là chứng từ để tránh lãng phí thời gian và chi phí khi có sai sót. Khâu chuẩn bị hàng hóa và xin giấy phép là quan trọng nhất nên xí nghiệp cần xây dựng lộ trình chính xác để tránh các tranh chấp xảy ra.
- Đối với khách hàng: xí nghiệp nên chủ động giải quyết dứt điểm các công nợ, giảm khoản phải thu còn tồn đọng trong tay khách hàng bằng cách gửi các văn bản thông báo nhắc nhở hoặc gọi điện thoại khi gần đến hạn thanh toán hoặc quá thời hạn để khách hàng biết. Xí nghiệp chỉ nên cho phép chậm thời hạn thanh toán trong một khoảng thời gian nhất định chỉ với những khách hàng uy tín, đáng tin tưởng hoặc trong những trường bất khả kháng xảy ra đối với khách hàng đó. Đối với những khách hàng thường xuyên chậm thanh toán, gia hạn nhiều lần nhưng rất lâu mới thanh toán đầy đủ tiền hàng thì xí nghiệp nên xem xét lại tình trạng hoạt động và độ tin cậy của khách
hàng này, xí nghiệp có thể chấm dứt quan hệ mua bán với họ để tập trung vào khách hàng khác cũng như tìm kiếm khách hàng mới.