4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.1.4.Cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp Bao bì Bình Tây
Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính
Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Xí nghiệp Bao bì Bình Tây
Chất lượng hoạch Kế BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH PHÒNG KẾ HOẠCH - KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN - TÀI VỤ PHÒNG KỸ THUẬT - SẢN XUẤT Tạp vụ BP thổi Bảo vệ Tổ trộn BP cắt Tổ ó kéo QC đi ca QC hành chính Bốc xếp KD - XNK phận Bộ kho KT hành chính KT đi ca CA 1 CA 2 CA 3 CA 1 CA 1 CA 1 CA 2 CA 2 CA 2 CA 3 CA 3 CA 3
2.1.4.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban
- Chức năng của Ban giám đốc:
Do công ty đề bạt, có toàn quyền quyết định mọi hoạt động của xí nghiệp. Là người đại diện pháp luật, chịu trách nhiệm trong mọi hoạt động với Nhà nước, công ty và tập thể người lao động trong xí nghiệp. Ban giám đốc là người ra quyết định đến mọi kế hoạch, chiến lược hoạt động của xí nghiệp, tổ chức thực hiện, phân công nhiệm vụ, tiến hành kiểm tra - giám sát toàn bộ quá trình hoạt động của xí nghiệp nhằm đạt được mục tiêu mà chiến lược đã đề ra. Quan tâm đến người lao động, gắn kết lợi ích của xí nghiệp với lợi ích của người lao động một cách hài hòa. Tạo điều kiện thuận lợi để người lao động được phát huy năng lực của mình, có cơ hội được thăng tiến, phát triển bản thân, có chính sách thưởng - phạt phù hợp, tạo dựng một môi trường văn hóa trong xí nghiệp lành mạnh, công bằng, thoải mái.
- Chức năng và nhiệm vụ của phòng Tổ chức hành chính:
Tham mưu, giúp giám đốc và tổ chức thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, tuyển dụng, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động theo luật và quy chế của xí nghiệp. Soạn thảo văn bản, phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu, tổ chức các cuộc hội nghị trong xí nghiệp. Thực hiện thi đua khen thưởng, kỷ luật, hợp đồng lương, khoa học kỹ thuật, tổ chức các lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức, nâng bậc thợ cho người lao động. Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong xí nghiệp thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế và làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc.
- Chức năng và nhiệm vụ của phòng Kế hoạch kinh doanh:
Tham mưu cho giám đốc về việc định hướng chiến lược hoạt động kinh doanh XK của xí nghiệp. Cung cấp tài liệu sau quá trình tiến hành nghiên cứu thị trường, tìm kiếm thị trường xuất nhập khẩu tiềm năng của xí nghiệp. Chỉ đạo, theo dõi, quản lý hoạt động xuất nhập khẩu của xí nghiệp, đảm bảo tất cả các hoạt động đều được thực hiện hiệu quả đế đảm bảo tiến độ thực hiện đúng hợp đồng. Tiến hành thiết lập các báo cáo định kỳ nhằm xác định, thống kê nhằm xác định chi phí, doanh thu, lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh.
khách hàng xuất khẩu. Tiến hành đàm phán, thỏa thuận để đi đến việc ký kết hợp đồng. Soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hóa xuất khẩu chi tiết, chính xác, đúng với thỏa thuận của hai bên. Lên kế hoạch thực hiện cụ thể để bộ phận sản xuất thực hiện đúng tiến độ. Tiến hành chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ hợp lệ được yêu cầu trong hợp đồng và các hoạt động liên quan để đưa hàng hóa đến tay khách hàng. Còn đối với hoạt động nhập khẩu thì dự báo được sản lượng sản xuất đề nhập khẩu lượng nguyên - vật liệu phù hợp. Đảm bảo cho các hoạt động thanh toán quốc tế được thực hiện đầy đủ và chính xác. Bộ phận kinh doanh - xuất nhập khẩu cần phải am hiểu quy trình giao nhận hàng hóa, điều kiện thương mại Incoterms, các thủ tục hải quan xuất - nhập khẩu, quy trình xin giấy phép, các giấy chứng nhận, kiểm định và thực hiện nghiêm túc đóng thuế xuất nhập khẩu hàng hóa.Tiến hành kiểm tra chất lượng hàng nhập để đảm bảo đúng với yêu cầu sản xuất.
- Chức năng và nhiệm vụ của phòng Kế toán tài vụ:
Tham mưu cho Giám đốc về công tác quản lý hoạt động tài chính và chế độ kế toán. Thực hiện quản lý tập trung và sử dụng hiệu quả các nguồn tài chính của xí nghiệp theo các chế độ quy định của Nhà nước. Tính toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Xí nghiệp theo thứ tự thời gian bằng giá trị tiền tệ một cách đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời và có hệ thống. Theo định kỳ, lập báo cáo gửi về Công ty và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đúng hạn. Lập kế hoạch tài vụ, bảo đảm nguồn vốn kinh doanh theo yêu cầu của xí nghiệp. Quản lý vốn trong việc thu chi, kiểm soát hồ sơ thu chi, mở - nhận tín dụng thư và thực hiện các nhiệm vụ thanh toán. Kế toán tiền lương: Theo dõi quá trình làm việc của người lao động, tính lương, bảo hiểm xã hội phải trả cho từng người lao động theo đúng chế độ quy định.
- Chức năng và nhiệm vụ của phòng Kỹ thuật sản xuất:
Tham mưu cho giám đốc về công tác kỹ thuật, công nghệ, định mức và chất lượng sản phẩm. Thiết kế, triển khai giám sát về kỹ thuật các sản phẩm làm cơ sở để hạch toán, đấu thầu và ký kết các hợp đồng kinh tế. Theo dõi, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá, vật tư khi mua vào hoặc xuất ra. Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện bảo trì, sửa chữa thiết bị trong sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm, sự an toàn cho con người và thiết bị. Đảm bảo việc lắp đặt thiết bị đúng yêu cầu kỹ thuật, lập hồ sơ
thiết bị, thông số công nghệ, hướng dẫn vận hành và đào tạo công nhân vận hành. Điều hành toàn bộ quá trình sản xuất theo hệ thống quản lý chất lượng, an toàn, tiết kiệm, năng suất, chất lượng, hiệu quả. Cân đối kế hoạch sản xuất, kế hoạch vật tư, nguyên vật liệu, điều độ, ra lệnh sản xuất và theo dõi việc đáp ứng. Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lượng sản phẩm.
2.2 Thực trạng hoạt động kinh doanh xuất khẩu tại Xí nghiệp bao bì Bình Tây trong ba năm gần đây (2012 - 2014) trong ba năm gần đây (2012 - 2014)
2.2.1. Tình hình hoạt động kinh doanh xuất khẩu của Xí nghiệp trong từ năm 2012 đến 2014 2012 đến 2014
Việt Nam đang trong thời kỳ hội nhập, việc giao thương với các quốc gia khác càng trở nên tăng trưởng nhiều hơn với nhiều chủng loại hàng hóa được lưu chuyển trên khắp thị trường thế giới. Cũng theo xu hướng chung đó, hoạt động kinh doanh XK của Xí nghiệp Bao bì Bình Tây cũng có những bước tiến đáng kể.
Hoạt động XK giữ vị trí chủ chốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh bao bì của xí nghiệp. Vì việc sản xuất bao bì nhựa (túi nilon) phải chịu thuế bảo vệ môi trường theo Luật thuế Bảo vệ môi trường khi trao đổi kinh doanh trong nước cũng như NK vào VN (theo Luật thuế Bảo vệ môi trường ban hành năm 2010, Túi ni lông thuộc diện chịu thuế1 có mức thuế là 30.000-50.000 cho 1 kg sản phẩm), nên xí nghiệp chỉ tiến hành kinh doanh XK, không kinh doanh trong nội địa cũng như kinh doanh NK bao bì nhựa nhằm tiết kiệm chi phí.
Hoạt động kinh doanh XK của xí nghiệp được thực hiện theo một quy trình cụ thể. Đầu tiên, xí nghiệp tiến hành nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng và đây là nhiệm vụ của phòng KH-KD. Vì sản phẩm chính của mình là túi nhựa, khi nghiên cứu thị trường, xí nghiệp tiến hành tìm kiếm những thị trường có nhu cầu về sản phẩm lớn, môi trường kinh tế - chính trị- xã hội ổ định và môi trường cạnh tranh công bằng tại các thị trường đó. Thị trường chính mà xí nghiệp muốn hướng đến là thị trường châu Âu vì tại đây có nền kinh tế phát triển, mức sống của người dân cao, nhu cầu về tiêu
1 Thông tư số 152 của Bộ Tài chính quy định, túi ni lông thuộc diện chịu thuế là loại túi, bao bì nhựa mỏng làm từ màng nhựa đơn HDPE, LDPE hoặc LLDPE trừ bao bì đóng gói sẵn hàng hoá và túi nilon đáp ứng tiêu chí thân thiện với môi trường theo quy định của pháp luật.
dùng lớn, vì vậy mà các siêu thị, trung tâm mua sắm và các cửa hàng có nhu cầu sử dụng sản phẩm túi nhựa để đựng và bảo quản sản phẩm rất lớn, tiếp đến là các thị trường mới nổi ở châu Á cũng là những khách hàng tiềm năng cho xí nghiệp. Vì hoạt động trong lĩnh vực sản xuất XK trong khoảng thời gian đã dài nên xí nghiệp nắm vững thị trường cũng như quy trình nên lựa chọn XK trực tiếp để giảm bớt các chi phí trung gian khác. Bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành việc gửi thư chào hàng, chào giá và đàm phán với khách hàng, sau khi hai bên đã đạt được thỏa thuận, bộ phận sẽ tiến hành soạn thảo HĐNT, chuẩn bị hàng hóa và tiến hành các thủ tục để XK hàng.
Sau một khoảng thời gian hơn 10 năm, xí nghiệp đã đạt được những thành công nhất định, xí nghiệp đã tiến hành khai thác tốt ở các thị trường quen thuộc với khách hàng truyền thống và tăng cường thu hút khách hàng ở các thị trường tiềm năng. Với lực lượng nhân sự nắm rõ thị trường, khách hàng, có khả năng đàm phán, giải quyết vấn đề cũng như nắm vững quy trình XK hàng hóa thì xí nghiệp luôn hoàn thành được mục tiêu của mình. Việc lựa chọn những hãng tàu vận tải uy tín (Mearsk, Delmas) đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng lịch trình, đa dạng trong các phương thức thanh toán (L/C, D/P, TT) tạo ra sự an toàn đối với khách hàng mới cũng như sự thuận tiện với khách hàng truyền thống. Phần lớn, xí nghiệp xuất khẩu định kỳ vào các tháng trong năm, ngoài ra tùy theo nhu cầu của khách hàng mà có thể tăng hoặc giảm lượng XK. Và để hiểu hơn về hoạt động kinh doanh XK của xí nghiệp, ta tiến hành phân tích các chỉ tiêu đánh giá để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp, để từ đó đưa ra những nhận xét đánh giá.
2.2.1.1. Tổng chi phí xuất khẩu
Chi phí trong hoạt động kinh doanh của xí nghiệp bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí tài chính, chi phí quản lý DN và các chi phí khác. Trong hoạt động XK của xí nghiệp, thì chi phí sản xuất kinh doanh hàng XK bao gồm chi phí dùng để thu mua nguyên vật liệu, chi phí bán hàng XK, chi phí lưu thông hàng hóa XK trong và ngoài nước.
Chi phí thu mua nguyên vật liệu chủ yếu là dùng để NK hạt nhựa HDPE, mực in và các hóa chất khác dùng trong sản xuất túi nhựa. Vì nguồn nguyên liệu trong nước không đủ đáp ứng về chất lượng cũng như số lượng nên việc thu mua từ nước ngoài sẽ
giúp tạo ra sản phẩm chất lượng hơn. Hạt nhựa HDPE gồm hai loại là: HDPE-5604F và HDPE-7000F với mức độ an toàn và độ bền cao, phù hợp với tiêu chuẩn sản xuất cũng như yêu cầu của khách hàng. Ta có thể xem xét kim ngạch NK nguyên liệu của xí nghiệp thông qua bảng sau:
Bảng 2.1: Kim ngạch NK nguyên liệu của Xí nghiệp Bao bì Bình Tây từ năm 2012 đến 2014
ĐVT: 1000 USD
Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2013/2012 2014/2013 Tuyệt đối Tương
đối (%) Tuyệt đối
Tương đối (%) Kim ngạch NK 2.380,85 3.096,45 4.167,33 715,6 30,06 1.070,88 34,58 Nguồn: Phòng KH-KD Nhận xét:
Qua bảng này, ta thấy kim ngạch NK nguyên liệu có sự tăng trưởng, năm 2013 tăng 715,6 ngàn USD so với năm 2012 và năm 2014 tăng 1.070,88 ngàn USD. Nguyên nhân của sự tăng trường này là do số lượng hợp đồng đặt hàng tăng, sản lượng sản xuất lớn đòi hỏi nguồn nguyên liệu tăng theo, bên cạnh đó cũng còn nguyên nhân là do giá của nguyên liệu đầu vào tăng (nhà cung ứng của xí nghiệp đến từ thị trường Trung Đông, Thái Lan nơi mà những năm này có tình hình chính trị bất ổn, lượng nguyên liệu đầu vào trở nên khan hiếm) và do tỷ giá hối đoái có sự biến động, tác động đến giá mua, từ đó dẫn đến chi phí cho hoạt động kinh doanh XK tăng.
Ngoài ra còn có các chi phí trong quá trình lưu thông hàng hóa. Vì xí nghiệp là DN có quy mô vừa, để tiết kiệm chi phí đa số các điều kiện thương mại XK của xí nghiệp chủ yếu là FOB nên xí nghiệp không phải chịu cước phí thuê tàu, bảo hiểm cũng như xếp dỡ hàng hóa, phí lưu thông chỉ bao gồm phí đóng gói hàng, xin Giấy chứng nhận xuất xứ, làm thủ tục hải quan và phí liên quan đến thanh toán trong ngân hàng. Thông thường, những mức phí này qua các năm ít có sự biến động, không ảnh hưởng nhiều đến chi phí XK của xí nghiệp.
cũng như các yếu tố khác của xí nghiệp, ta tiến hành đánh giá chi phí XK thông qua các chỉ tiêu.
Bảng 2.2: Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý chi phí của Xí nghiệp bao bì Bình Tây từ năm 2012 đến 2014
ĐVT: Triệu đồng
Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Doanh thu xuất khẩu 105.638,4 119.574,5 147.751,8
Chi phí xuất khẩu 103.896,2 118.357,9 146.845,5
Lợi nhuận xuất khẩu 1.742,2 1.216,6 906,3
Tỷ suất chi phí theo doanh thu 0,98 0.99 0,99
Tỷ suất chi phí theo lợi nhuận 59,64 97,29 162,02
Nguồn: Phòng KH-KD Nhận xét:
Qua ba năm, ta thấy chi phí trong hoạt động kinh doanh XK của xí nghiệp có xu hướng tăng, năm 2013 tăng 1,14 lần và năm 2014 tăng 1,24 lần so với năm 2013. Các nguyên nhân dẫn đến chi phí có sự gia tăng qua các năm chủ yếu là do chi phí nguyên vật liệu tăng (như đã phân tích ở trên) và do chi phí bán hàng qua ba năm cũng có sự gia tăng. Cụ thể chi phí bán hàng trong báo cáo kinh doanh của xí nghiệp qua các năm từ 2012 đến 2014 lần lượt là 7.542,8 - 8.979,4 - 11.264,6 triệu đồng. Các con số này cho ta thấy rằng xí nghiệp đang tập trung phát triển hoạt động bán hàng, dẫn đến chi phí có sự gia tăng. Ngoài những khách hàng truyền thống, xí nghiệp đang nỗ lực mở rộng thị trường XK, tìm kiếm khách hàng mới vì vậy mà các chi phí chi trả cho việc nghiên cứu thị trường, quảng cáo và hoạt động bán hàng được tăng cường.
Tiếp đến là xét về chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí XK. Đối với tỷ suất chi phí theo doanh thu, ta có các con số thể hiện khá lớn, để thu được 1 đồng doanh thu, xí nghiệp đã phải bỏ ra đến 0.98 (năm 2012) và 0.99 (năm 2013, 2014) đồng chi phí. Đối
với tỷ suất chi phí theo lợi nhuận, hằng năm các con số lại gia tăng đáng kể, để thu được một đồng lợi nhuận thì xí nghiệp phải bỏ ra 59,64 (năm 2012), 97,29 ( năm 2013) và 162.02 (năm 2014) đồng chi phí. Các tỷ suất đều gia tăng qua hằng năm, từ những con số này cho ta thấy khả năng quản lý chi phí của xí nghiệp chưa thực sự tốt, chi phí quá lớn để thu về mức lợi nhuận như mong đợi. Xí nghiệp cần có các hoạt động kiểm soát chi phí hiệu quả hơn, tìm kiếm các nguồn cung ứng nguyên liệu với mức giá ổn định hơn cũng như phát huy hoạt động bán hàng hiệu quả, tránh để tình trạng lãng phí chi phí.
2.2.1.2. Tổng doanh thu xuất khẩu
Ta có doanh thu trong hoạt động kinh doanh của xí nghiệp gồm doanh thu bán hàng và doanh thu từ hoạt động tài chính và các thu nhập khác. Và đối với hoạt động kinh