v. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.2.2 Nghiệp vụ tín dụng chứng từ nhập khẩu tại chi nhánh Tân Bình
2.2.2.1 Sơ đồ quy trình thực hiện
Ở nghiệp vụ tín dụng chứng từ này, Ngân hàng đóng vai trò là Ngân hàng phát hành L/C quy trình thực hiện được chia làm 3 giai đoạn như sau:
Sơ đồ 2.3 Thực tế quy trình nghiệp vụ tín dụng chứng từ nhập khẩu
Nơi thực hiện Bước Quy trình
Giai đoạn 1
Chi nhánh Ngân hàng Bưu điện Liên Việt
1 Tư vấn nghiệp vụ cho Khách hàng có nhu cầu mở L/C
2 Tiếp nhận hồ sơ từ người yêu cầu mở L/C
3 Kiểm tra thông tin trên phiếu đề nghị mở L/C và trình duyệt yêu cầu phát hành L/C
4
Đăng nhập Flexcube, nhập nội dung yêu cầu mở L/C của Khách hàng và hồ sơ liên quan để gửi lên phòng TTQT tại hội sở
Giai đoạn 2
phòng TTQT Hội sở Ngân hàng Bưu điện Liên Việt
5 Thông báo cho phía Ngân hàng bên nhà xuất khẩu L/C đã được mở.
6
Nhận, kiểm tra và kết luận về tính hợp lệ của bộ chứng từ ngân hàng phía nhà xuất khẩu.
7 Ra công văn chỉ thị gửi về chi nhánh
Giai đoạn 3
Chi nhánh Ngân hàng Bưu điện Liên Việt
8 Xin ý kiến Khách hàng là nhà nhập khẩu và tiến hành thanh toán theo công văn chỉ đạo
9 Ký hậu vận đơn (nếu có) và hoàn tất thủ tục khác.
2.2.2.2 Các bước thực hiện
Giai đoạn 1: Tiến hạnh tại chi nhánh Ngân hàng
- Nhân viên tổ TTQT có trách nhiệm tư vấn và hướng dẫn người yêu cầu phát hành L/C đầy đủ, chi tiết các điều kiện, hồ sơ, thủ tục phát hành L/C theo quy định hiện hành liên quan đến nghiệp vụ L/C nhập khẩu khi người yêu cầu phát hành L/C có nhu cầu.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ từ người yêu cầu phát hành L/C.
- Nhân viên tổ TTQT tiếp nhận hồ sơ từ người yêu cầu phát hành L/C theo quy định. Hồ sơ gồm có:
Đơn yêu cầu mở L/C (theo mẫu của LienVietBank).
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp xuất nhập khẩu (đối với Doanh nghiệp giao dịch lần đầu).
Hợp đồng ngoại thương hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương như hợp đồng.
Giấy phép nhập khẩu của Bộ quản lý chuyên ngành đối với hàng nhập khẩu có điều kiện.
Hồ sơ đề nghị vay vốn (đối với L/C phát hành bằng vốn vay). Hợp đồng mua bán ngoại tệ (theo mẫu của LienVietBank). - Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ theo quy định tại thủ tục này.
- Đóng dấu, ký nhận trên Giấy đề nghị phát hành L/C và ghi rõ ngày giờ nhận, tên người nhận, ký nhận.
Bước 3: Kiểm tra thông tin trên phiếu đề nghị mở L/C và trình duyệt yêu cầu phát hành L/C.
- Các nội dung kiểm tra gồm có: hồ sơ pháp lý của Khách hàng, Tiền để ký quỹ và để thu các khoản phí trong tài khoản Khách hàng.
Nếu Khách hàng ký quỹ 100%, nhân viên tổ TTQT phòng Khách hàng sẽ tiến hành lập phiếu hạch toán và gửi hồ sơ lên hội sở. Hồ sơ bao gồm: phiếu đề nghị mở L/C của Khách hàng, Phiếu đề nghị mở L/C của chi nhánh, Hợp đồng ngoại thương, Các chứng từ pháp lý khác tùy từng trường hợp cụ thể:
Nếu Khách hàng không ký quỹ 100%, nhân viên tổ TTQT phòng Khách hàng sẽ thẩm định khả năng tài chính của Khách hàng và lập tờ trình cho vay Khách
hàng. Sau đó sẽ gửi hồ sơ lên hội sở giống như trên nhưng kèm theo thêm quyết định cho vay.
Lưu ý: Việc lập Tờ trình thẩm định Khách hàng và trình duyệt phát hành L/C thực hiện theo quy định hiện hành.
- Trên Tờ trình thẩm định Khách hàng phải thể hiện rõ những nội dung sau:
Loại L/C (trả ngay, trả chậm bao nhiêu ngày, xác nhận, chuyển nhượng, L/C cho phép đòi tiền bằng điện/ Thư…).
Trị giá L/C.
Dung sai (nếu có). Số tiền ký quỹ.
Hợp đồng ngoại thương (số và ngày).
Cảng đi, cảng đến, mặt hàng nhập khẩu, người thụ hưởng. Hình thức đảm bảo, nếu:
Tín chấp: ghi rõ “Tín chấp”.
Đảm bảo bằng hạn mức tín dụng: ghi rõ “đảm bảo bằng hạn mức vay/ bảo lãnh/…” .
Đảm bảo bằng tài sản bảo đảm: ghi rõ “tài sản đảm bảo là … (mã tài sản…), tỷ lệ đảm bảo …” .
- L/C sẽ được phát hành trong thời gian sớm nhất kể từ khi Khách hàng gửi bộ hồ sơ đầy đủ. Thông thường là dưới 2 ngày làm việc.
Bước 4: Đăng nhập Flexcube, nhập nội dung yêu cầu mở L/C của Khách hàng và hồ sơ liên quan để gửi lên phòng TTQT tại hội sở.
- Nhân viên tổ TTQT tiến hành đăng nhập vào phần mềm Flexcube để tiến hành nhập dữ liệu, scan/fax hồ sơ phát hành L/C của Khách hàng lên phòng TTQT tại Hội sở. Cách nhập nội dung như sau:
- Tại giao diện chính của phần mềm Flexcube, chọn giao dịch phát hành L/C, chọn mã sản phẩm và chọn loại L/C
- Nhập vào số tiền, loại tiền tệ, ngoại tệ, phần trăm dôi dư (tolerance) và ngày tháng (ngày phát hành, ngày có hiệu lực, ngày hết hạn của L/C, …)
Tại ô Parties, nhập vào các thông tin của người yêu cầu phát hành L/C và thông tin của người thụ hưởng
Tại ô Ship/Docs nhập vào thông tin các chứng từ yêu cầu và thông tin của hành trình (ngày và địa điểm đến, đi, xếp hàng, dở hàng, chuyển hàng từng phần, chuyển tải,…) và mô tả hàng hóa.
Nhập tỷ giá quy đổi, Chọn các mức phí dựa vào biểu phí đã được công bố để tính phí cho Khách hàng, Thu phí VAT
Kiểm tra lại số phí đã in ra, công tác phòng chống rửa tiền nếu không có ghi vấn thì tiến hành lưu lại
Scan/ fax các hồ sơ có liên quan
Giai đoạn 2: được thực hiện tại phòng TTQT tại Hội sở
Bước 5: Thông báo cho phía Ngân hàng bên nhà xuất khẩu L/C đã được mở
- Sau khai nhận được hồ sơ và dữ liệu từ chi nhánh, nhân viên phòng TTQT quốc tế thông báo cho bên phía nhà xuất khẩu và ngân hàng cùa họ về việc L/C đã được mở
- Bước 6: Nhận, kiểm tra và kết luận tính hợp lệ của bộ chứng từ ngân hàng phía nhà xuất khẩu.
- Sau khi nhận được bộ chứng từ, phòng TTQT tại Hội sở sẽ kiểm tra theo đúng các quy định, nguyên tắc cần tuân thủ của L/C.
- Hội sở sẽ ra thông báo về tính hợp lệ và bất hợp lệ của bộ chứng từ Bước 7: Ra công văn chỉ thị về chi nhánh về kết quả kiểm tra.
- Sau khi kiểm tra bộ chứng từ hợp lệ và lưu trữ hồ sơ tại Hội sở để tiện cho việc kiểm tra theo dõi. Phòng TTQT tại hội sở thông báo về cho chi nhánh để nhân viên tổ TTQT của chi nhánh đến nhận bộ chứng từ.
Giai đoạn 3: Thực hiện tại chi nhánh Ngân hàng Bưu điện Liên Việt
Bước 8: Xin ý kiến Khách hàng là nhà nhập khẩu và tiến hành thanh toán theo công văn chỉ đạo
- Nhân viên tổ TTQT nhận chứng từ, thông báo cho Khách hàng và xin ý kiến của Khách hàng để tiến hành việc thanh toán
- Nếu bộ chứng từ hợp lệ, bắt buộc Khách hàng phải thanh toán trong thời gian hiệu lực theo quy định
- Nếu bộ chứng từ bất hợp lệ và Khách hàng chấp nhận thanh toán thì vẫn sẽ thanh toán bình thường. Trường hợp Khách hàng không đồng ý thanh toán thì sẽ có 2 trường hợp xảy ra tùy vào ý kiến của Khách hàng:
Giữ bộ chứng từ chờ chỉ thị trong khi Hội sở sẽ điện thông báo phía ngân hàng nước ngoài để bổ sung hoàn thiện bộ chứng từ. Sau đó, sẽ tiến hành thanh toán bình thường
Hoàn trả lại bộ chừng từ cho phía nhà xuất khẩu. Bước 9: Ký hậu vận đơn (nếu có) và hoàn tất thủ tục khác
- Sau khi Khách hàng thanh toán, nhân viên tổ TTQT phòng Khách hàng sẽ ký hậu vận đơn (nếu có) và giao bộ chứng từ cho Khách hàng để họ đi nhận hang. - Hoản thiện các thủ tục khác để kết thúc nghiệp vụ.
Lưu ý về việc tu chỉnh L/C và hủy L/C
Việc hủy và tu chỉnh L/C có thể xuất phát từ người xuất khẩu hoặc ngân hàng mở L/C và phải thõa mãn các điều kiện: còn trong thời gian hiệu lực của L/C, được thực hiện bằng văn bản, kết quả cuối cùng phải có sự xác nhận của ngân hàng mở L/C.
2.2.3 Nghiệp vụ tín dụng chứng từ xuất khẩu tại chi nhánh Tân Bình 2.2.3.1 Sơ đồ quy trình thực hiện 2.2.3.1 Sơ đồ quy trình thực hiện
Nghiệp vụ tín dụng chứng từ xuất khẩu chủ yếu được thực hiện ở phòng thanh toán quốc tế tại hội sở Ngân hàng Bưu điện Liên Việt và thường được chia làm 3 giai đoạn với sơ đồ như sau:
Sơ đồ 2.4 Thực tế quy trình nghiệp vụ tín dụng chứng từ xuất khẩu
2.2.3.2 Các bước thực hiện
Giai đoạn 1: tiếp nhận và xử lý L/C từ ngân hàng phát hành
Ngân hàng tiếp nhận L/C gốc từ phía ngân hàng phát hành L/C, kiểm tra tính xác thực của L/C để đảm bảo L/C không phải là chân thực.
Giai đoạn 2: thông báo L/C cho nhà xuất khẩu và nhận, xử lý bộ chứng từ
Sau khi tiếp nhận L/C từ phía ngân hàng mở L/C, ngân hàng tiến hành thông báo cho nhà xuất khẩu qua điện thoại và giao L/C cho nhà xuất khẩu để họ tiến hành kiểm tra đối chiếu về các điều khoản so với hợp đồng đã ký kết. Lưu ý rằng, bản gốc L/C hoặc L/C sửa đổi sẽ được giao trực tiếp cho khách hàng tại hội sở hoặc qua dịch vụ Bưu điện. Nếu có sai sót thì nhà xuất khẩu phản hồi lại với ngân hàng để tiến hành thông tin sang phía nhà nhập khẩu yêu cầu sửa đổi L/C.
Nếu không sai sót thì nhân viên phòng thanh toán quốc tế sẽ tiến hành thu phí dịch vụ từ phía khách hàng, tiếp nhận và kiểm tra sự phù hợp của bộ chứng từ và trình lãnh đạo ký duyệt.
Trong trường hợp khách hàng có nhu cầu chiết khấu bộ chứng từ thì phòng thanh toán quốc tế sẽ lập tờ trình gửi lãnh đạo ký duyệt dưới hình thức chiết khấu có truy đòi: ngân hàng thực hiện chiết khấu bộ chứng từ nhưng có quyền thu lại tiền chiết khấu, lãi chiết khấu và các chi phí liên quan khác trong trường hợp không nhận được tiền từ ngân hàng nước ngoài. Lưu ý: nhà xuất khẩu có thể xuất trình bộ chứng từ tại bất cứ chi nhánh phòng giao dịch nào trong cả nước để tiến hành chiết khấu.
Giai đoạn 3: gửi bộ chứng từ sáng phía nhà nhập khẩu, thanh toán và đóng hồ sơ.
giai đoạn 1: tiếp nhận và xử lý L/C từ ngân hàng phát
hành
giai đoạn 2: thông báo L/C cho nhà xuất khẩu và nhận
bộ chứng từ
giai đoạn 3: gửi bộ chứng từ sang phía
nhà nhập khẩu, thanh toán và đóng
Sau khi tiếp nhận bộ chứng từ, ngân hàng sẽ gửi bộ chứng từ sang phía ngân hàng phát hành L/C để nhận thanh toán và thanh toán lại cho nhà xuất khẩu. Theo dõi và rà soát lại việc thanh toán để ghi nhận lại số liệu và đóng hồ sơ.
2.2.4 Các rủi ro và nguyên nhân trong quá trình thực hiện nghiệp vụ
Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ
Chuyên viên thanh toán quốc tế phòng khách hàng mắc phải một số sơ sót như: tiếp nhận từ khách hàng những hồ sơ chưa hoàn chỉnh, có mâu thuẫn, không kiểm tra chữ ký mẫu, liệt kê sai chứng từ, số bản gốc, bản sao …
Trong quá trình kiểm tra số liệu, phòng tõa tiền ký quỹ, xác định mức tín dụng
Nhân viên chấp nhận những bộ chứng từ có tỷ lệ ký quỹ không đúng quy định hoặc phong tõa thiếu tiền ký quỹ và phí…
Trong quá trình thao tác trên phần mềm flexcube
Nhân viên thanh toán quốc tế phòng khách hàng tiến hành khai báo số liệu và file scan không phù hợp với thực tế, khai báo thiếu số liệu, scan thiếu file cũng như trong quá trình thao tác đánh máy xảy ra những sơ suất về lỗi như khai tên khách hàng, địa chỉ, tên các ngân hàng tham gia, hoặc bỏ sót các ô cần phải khai báo. Những lỗi phát sinh này thường ít được chú ý và lưu tâm nên dễ dẫn đến những sai sót không đáng có.
Trong công tác trình ký, rà soát và sao lưu hồ sơ
Nhân viên thiếu cẩn trọng trong quá trình rà soát và lưu trữ không đầy đủ các thông tin cần thiết hoặc không xem xét thực hiện đầy đủ các phê duyệt trước khi chuyển giao hồ sơ.
Trong công tác liên lạc với khách hàng
Nhân viên thanh toán quốc tế phòng khách hàng chậm trễ trong việc thông báo đến khách hàng dẫn đến các phản hồi chậm trễ làm kéo dài thời gian thực hiện nghiệp vụ. Nguyên nhân chính yếu của những rủi ro trong quá trình thực hiện nghiệp vụ trên là xuất phát phần lớn từ sự chủ quan, thiếu cẩn trọng của các nhân viên thanh toán quốc
tế phòng khách hàng trong các khâu từ tiếp nhận đến xử lý hồ sơ, bộ chứng từ khách hàng cung cấp.
2.2.5 Tình hình kết quả kinh doanh hoạt động tín dụng chứng từ. Bảng 2.4 Số liệu về doanh số thanh toán tín dụng chứng từ Bảng 2.4 Số liệu về doanh số thanh toán tín dụng chứng từ
Đơn vị: triệu USD
Chỉ tiêu 2013 2014 So sánh 2013/2014 Giá trị Tỷ lệ % Giá trị Tỷ lệ % Giá trị Tốc độ tăng % Toàn ngân hàng Tổng số 219.76 - 387.86 - 168.1 76.5% L/C nhập 147.24 67% 252.11 65% 104.87 71.22% L/C xuất 72.52 33% 135.75 35% 63.23 87.19% Chi nhánh Tân Bình Tổng số 9.97 - 18.23 - 8.26 82.85% L/C nhập 6.18 62% 12.4 68% 6.22 100.65% L/C xuất 3.79 38% 5.83 32% 2.04 53.83%
Đơn vị: triệu USD
Biểu đồ 2.3 Doanh số L/C xuất nhập khẩu của toàn Ngân hàng Bưu điện Liện Việt và của chi nhánh Tân Bình năm 2013 - 2014
Nhận xét:
Theo báo cáo tài chính trong năm 2014 vừa qua, doanh số hoạt động thanh toán quốc tế bao gồm các hoạt động chuyển tiền, nhờ thu, tín dụng chứng từ của toàn ngân hàng đạt 881.5 triệu USD, tăng 75% so với năm 2013. Trong đó hoạt động tín dụng chứng từ góp phần không nhỏ. Cụ thể như sau:
Về phía toàn ngân hàng:
Tổng doanh số L/C tăng từ 219.76 triệu USD năm 2013 lên 387.86 triệu USD năm 2014 tức là tăng 168.1 triệu USD đạt tốc độ 76.5%. Trong đó:
- L/C nhập khẩu tăng từ 147.24 triệu USD (chiếm 67%) năm 2013 lên 252.11 triệu USD (chiếm 65%) năm 2014, tức là tăng 104.87 triệu USD đạt tốc độ 71.22% - L/C xuất khẩu tăng từ 72.52 triệu USD (chiếm 33%) năm 2013 lên 135.75 triệu
USD (chiếm 35%) năm 2014, tức là tăng 63.23 triệu USD đạt tốc độ 87.19%
Vế phía chi nhánh Tân Bình
Tổng doanh số L/C tăng từ 9.97 triệu USD năm 2013 lên 18.23 triệu USD năm 2014 tức là tăng 8.26 triệu USD đạt tốc độ 82.85%. Trong đó:
0 50 100 150 200 250 300 350 400 450 năm 2013 năm 2014 Toàn ngân hàng
L/C nhập khẩu L/C xuất khẩu
0 5 10 15 20 năm 2013 năm 2014 chi nhánh Tân Bình
- L/C nhập khẩu tăng từ 6.18 triệu USD (chiếm 62%) năm 2013 lên 12.4 triệu USD (chiếm 68%) năm 2014, tức là tăng 6.22 triệu USD đạt tốc độ 100.65% - L/C xuất khẩu tăng từ 3.79 triệu USD (chiếm 38%) năm 2013 lên 5.83 triệu USD
(chiếm 32%) năm 2014, tức là tăng 2.04 triệu USD đạt tốc độ 53.83%
Nhận xét
Nhìn chung, các số liệu về doanh số xuất nhập khẩu theo phương thức tín dụng chứng